Jak napisać dobry e-mail z przypomnieniem lub SMS [Ultimate Guide With Templates]

jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy jest upewnienie się, że śledzisz swoich klientów. Rzeczy często prześlizgują się przez szczeliny podczas codziennego życia, a czasami ludzie zapominają o rzeczach, które zarezerwowali lub spotkaniach, w których powinni uczestniczyć. Dlatego wysyłanie Delikatnego e-maila z przypomnieniem do klientów jest tak ważne.

przypomnienia e-maile i przypomnienia SMS-y są świetne, jeśli chodzi o upewnianie się, że nie zapominają o nadchodzących spotkaniach lub terminach. E-mail z przypomnieniem pomoże Ci zdobyć więcej osób w drzwiach do sprzedaży, podczas gdy SMS z przypomnieniem może być wygodniejszy dla niektórych osób, które nie sprawdzają regularnie swoich e-maili. Ważne jest również, aby wiedzieć, który z nich będzie działał lepiej dla Twojej firmy.

oto kilka wskazówek, jak wysłać e-mail z przypomnieniem lub wiadomości SMS z przypomnieniem, które faktycznie działają. Omówimy również, dlaczego są one niezbędne dla każdej firmy i który z nich jest lepszy – przypomnienie e-mail lub SMS.

omówimy…

jakie są korzyści z używania wiadomości e-mail z przypomnieniem lub wiadomości SMS?

co jest lepsze, e-maile z przypomnieniami czy wiadomości SMS z przypomnieniami?

kiedy należy wysłać e-mail z przypomnieniem?

kiedy należy wysłać przypomnienie SMS?

Jak napisać świetny e-mail z przypomnieniem?

Jak napisać świetne przypomnienie przez SMS?

jakie są korzyści z używania wiadomości e-mail z przypomnieniem lub wiadomości SMS?

istnieje wiele korzyści z wysyłania klientom delikatnych wiadomości e-mail z przypomnieniem lub wiadomości SMS z przypomnieniem. Co najważniejsze, takie wiadomości zapewniają, że odbiorca wie, kiedy są ich spotkania.

przypomnienia nie tylko ułatwiają zarządzanie kalendarzami, ale także oszczędzają czas i pieniądze.

oto kilka korzyści płynących z dobrego e-maila z przypomnieniem:

mniej nie pokazuje się

kiedy ludzie są przypominani o swoich spotkaniach, rzadziej zapominają się pojawić. Oznacza to, że będziesz mieć mniej zmarnowanych godzin i możesz lepiej zaplanować swój dzień. Nie pokazy szkodzą firmom na wiele sposobów: mogą kosztować dużo pieniędzy, lojalnych klientów, którzy utknęli na długich listach oczekujących, a nawet szkodzić reputacji Twojej firmy.

bardziej efektywne spotkania

wiadomości przypominające ułatwiają odbiorcy wcześniejsze przygotowanie się do spotkania. Przypomnienia nie muszą być tylko dla klientów – mogą być przydatne wewnętrznie w biurze i mogą zachęcić pracowników i klientów do przygotowania się do swoich dni.

Ulepszona obsługa klienta

e-mail z przypomnieniem pomaga również osiągnąć doskonałą obsługę klienta. Bycie proaktywnym z przypomnieniami może prowadzić do większej liczby klientów wybierających Twoją firmę niż konkurencję.

częste przypomnienia dla pracowników zapewniają, że trzymają się swoich zadań i timebox wystarczająco dużo czasu, aby zachwycić klientów. Może to obejmować rozmowy o sukcesie klienta, śledzenie sprzedaży itp. i doprowadzić do zdrowszych rurociągów i bardziej zadowolonych klientów.

pomagają utrzymać porządek

przypomnienia pomagają również wszystkim zachować porządek. Są doskonałym sposobem przypominania ludziom, kiedy muszą iść do lekarza lub fryzjera lub zabrać psa do weterynarza. Delikatny e-mail z przypomnieniem może pomóc w upewnieniu się, że ludzie wiedzą, co nadchodzi.

co jest lepsze; e-maile z przypomnieniem czy wiadomości SMS z przypomnieniem?

zarówno e-maile z przypomnieniami, jak i teksty są świetne dla firm. To, czy jedna z nich jest bardziej skuteczna od drugiej, zależy od tego, do kogo wysyłasz wiadomość.

na przykład, może to zależeć od długości lub szczegółowości przypomnienia – dłuższe wiadomości są znacznie łatwiejsze do wysłania przez e-mail. Możesz dodać inną stylizację lub markę Do wiadomości. Lub, wrażliwość na czas wiadomości może być również czynnikiem-ludzie wydają się być znacznie bardziej prawdopodobne, aby sprawdzić swoje wiadomości SMS niż e-maile.

niezależnie od tego, e-maile z przypomnieniami i wiadomości SMS z przypomnieniami są skutecznymi narzędziami do wykorzystania w komunikacji z klientem. Ostatecznie musisz eksperymentować z tym, co jest najlepsze dla Twojej firmy i klientów, ale jeśli nie jesteś pewien, dlaczego nie wybrać obu? To podwaja szanse, że Twoje wiadomości będą widoczne i daje klientom wystarczająco dużo czasu, aby skontaktować się z tobą, jeśli zajdzie taka potrzeba.

kiedy należy wysłać e-mail z przypomnieniem?

możesz wysłać e-mail z przypomnieniem przed zbliżającym się spotkaniem lub po nieodebranym spotkaniu.

przypomnienia wysłane przed czyjąś wizytą mogą być wysyłane z kilkugodzinnym, kilkudniowym, a nawet tygodniowym wyprzedzeniem. Chodzi o znalezienie właściwej równowagi. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepsze jest wyprzedzanie klientów w połączeniu z kilkugodzinnym powiadomieniem. W ten sposób mogą zaplanować swoje tygodnie z wyprzedzeniem, a także zostać przypomnieni o nadchodzącym zobowiązaniu na czas, aby to zrobić.

tego typu przypomnienia pomagają zapobiegać niepojawom i zapewniają klientom możliwość anulowania lub zmiany kolejności spotkania, jeśli zajdzie taka potrzeba. Daje to również, jako właściciel firmy, szansę na obsadzenie potencjalnie wolnego miejsca.

dla porównania e-maile z przypomnieniami wysyłane po tym, jak ktoś nie dotrzyma terminu lub umówi się na spotkanie powinny być wysłane JAK NAJSZYBCIEJ. Może to pomóc Twojej firmie w znalezieniu gry, odzyskać potencjalną utraconą firmę i zachęcić klientów do zmiany rezerwacji spotkania.

kiedy należy wysłać przypomnienie SMS?

przypomnienie SMS jest wysyłane przez wiadomości tekstowe telefonu zamiast e-maili, listów lub połączeń.

przypomnienie zostanie wysłane na telefon danej osoby i jest idealne dla osób, które mogą nie mieć łatwego dostępu do adresu e-mail lub lepiej czytać krótkie wiadomości tekstowe. Działają one jednak tak samo, jak przypomnienia e-mail.

powinieneś zdecydować się na wysyłanie przypomnień SMS, gdy nie musisz docierać do zbyt wielu informacji, używać wysoce spersonalizowanych stylizacji lub zawierać więcej niż jednego linku do witryny. Gdy wystarczy Data i godzina, przypomnienia SMS doskonale wykonają zadanie.

na szczęście niektóre firmy programistyczne umożliwiają również wysyłanie darmowych przypomnień tekstowych do klientów. Ogólnie rzecz biorąc, wiadomości SMS mają wyższą otwartą stawkę, więc jeśli znajdziesz platformę przypomnień, która oferuje ją za darmo, masz zwycięzcę!

Kliknij tutaj, aby otrzymać darmowe szablony przypomnień SMS!

Jak napisać delikatny e-mail z przypomnieniem?

jeśli chodzi o e-mail z przypomnieniem, bardzo ważne jest, aby pamiętać o tonie. Reszta powinna być wystarczająco delikatna, ale także wpływowa. Klienci nie chcą czytać przez bębny i bębny tekstu, ale muszą również dokładnie wiedzieć, jakie są ich opcje.

nie chcesz wysyłać e-maila z przypomnieniem, który jest zbyt surowy lub który wypada jako apodyktyczny. Twoja wiadomość musi być miła, ale pouczająca, aby stworzyć najlepszy wynik i przynieść korzyści zarówno Tobie, jak i Twoim klientom.

oto kilka rzeczy, aby upewnić się, że e-maile z przypomnieniami są tak dobre, jak to tylko możliwe:

Użyj aplikacji do wysyłania przypomnień e-mail

na rynku dostępnych jest wiele różnych platform planowania spotkań, a platformy (takie jak 10to8) mogą uratować życie, jeśli chodzi o wysyłanie przypomnień o spotkaniach.

wysłanie e-maila z przypomnieniem bez aplikacji może być prawdziwym bólem, ponieważ musisz ręcznie wprowadzić wszystkie informacje o wizycie.

z drugiej strony Platformy planowania spotkań mają zautomatyzowaną funkcję e-mail z przypomnieniami i ułatwiają wysyłanie przypomnień osobom bez dużej wiedzy technicznej. Ponadto są one bardzo przyjazne dla użytkownika i nie wymagają zbyt wiele czasu na konfigurację.

jeśli więc szukasz e-maili z przypomnieniami, które są bezproblemowe i łatwe w użyciu, nie szukaj dalej niż platforma do planowania spotkań, taka jak 10to8.

mądrze wybierz temat

po skonfigurowaniu oprogramowania do planowania przypomnień nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniami. Musisz również pomyśleć o ich dostosowaniu.

jedną z najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić, to wybrać temat wiadomości e-mail. Pomoże to Twoim e-mailom wyróżnić się w skrzynkach odbiorczych i upewnić się, że są one bardziej prawdopodobne, aby je otworzyć. Wybór odpowiedniego tematu wiadomości e-mail z przypomnieniem może być trudny, ale pamiętaj, że temat powinien być zawsze zwięzły i konkretny.

Bądź miły

chociaż zdecydowanie chcesz przejść do punktu w wiadomości, nie chcesz po prostu wskoczyć prosto z „twoje spotkanie jest jutro”. Pamiętaj, że rozmawiasz z inną osobą, więc ważne jest, aby traktować ją jako taką.

jeśli chcesz mieć pewność, że e-maile z przypomnieniami są skuteczne, jedną z najlepszych rzeczy do zrobienia jest bycie miłym. Pomyśl o tym, jak przypomnienie trafi do skrzynek odbiorczych innych osób. Chcesz być miły i przyjacielski, prawda?

kilka szybkich sposobów, aby to osiągnąć:

• Pozdrów odbiorcę; Większość zautomatyzowanych rozwiązań pozwoli ci spersonalizować tekst z imieniem klienta, więc skorzystaj z tej opcji, jeśli możesz.
• dodaj miły komentarz:”lub po prostu” miłego dnia!”może dodać odrobinę troski nawet do krótkiego przypomnienia.
• podpisz wiadomość; najlepiej Dodaj nazwę personelu, który będzie świadczył usługę jako podpis do wiadomości jako ludzki dotyk.

Powiedz to, co musisz powiedzieć (nie więcej, nie mniej)

czy kiedykolwiek otrzymałeś e-mail, który po prostu bełkotał z tonami tekstu, a skończyło się na usunięciu go tylko dlatego, że nie mogłeś się przejmować czytaniem? Ja też!

nie tego chcesz, prawda?

chcesz, aby Twoja wiadomość z przypomnieniem była zwięzła i prosta. Może się wydawać, że potrzebujesz dużo więcej treści do e-maili z przypomnieniami, ale tak nie jest.

trzymanie ich krótko i słodko nie tylko ułatwi czytanie, ale także zapewni, że wiadomość dotrze do tego, co należy powiedzieć, bez żadnych nieporozumień.

więc samo mówienie tego, co musisz powiedzieć, nie mniej lub bardziej, zwykle wystarczy.

Dołącz wezwanie do działania

w tym wezwanie do działania, ponieważ to znacznie poprawi skuteczność Twoich wiadomości.

jeśli wysyłasz e-maile na zbliżające się spotkanie, jedną z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić, to poprosić ludzi o RSVP.

to służy kilku celom: po pierwsze, potwierdza, że twoi klienci otrzymali przypomnienie, a po drugie informuje, czy nadal mogą uczestniczyć. Daje im to szansę na zmianę terminu, jeśli nie mogą umówić się na spotkanie, a także zapewnia klientom sposób na skontaktowanie się z Tobą, budowanie marki i zwiększanie świadomości klientów.

warto również uwzględnić kilka różnych opcji, które klienci mogą wziąć w ramach tego CTA. Na przykład możesz zaprosić ich do odpowiedzi na wiadomość, jeśli uczestniczą w spotkaniu, lub dać im możliwość zmiany lub anulowania.

Kliknij tutaj, aby uzyskać darmowe szablony przypomnień e-mail.

używaj dobrej gramatyki

jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez ludzi podczas pisania e-maila z przypomnieniem jest lekceważenie dobrej gramatyki.

to może nie wydawać się czymś, o czym musisz myśleć – w końcu nie jest to szkolny esej – ale czy naprawdę chcesz, aby e-maile biznesowe były niechlujne i nieprofesjonalne? To nie jest dobre odbicie na Twojej marce.

co więcej, źle sformułowane przypomnienia mogą być traktowane jako oszustwa i podejrzane, a ludzie mogą oznaczać je jako spam, który zaszkodzi twoim stawkom dostawy.

jak wysłać profesjonalne przypomnienie smsem?

a co z przypomnieniami wysyłanymi przez SMS? Podczas gdy wiele z tych samych wskazówek, o których wspomnieliśmy, ma zastosowanie, istnieje kilka różnic, o których musisz pamiętać.

oto jak wysłać profesjonalne, ale delikatne przypomnienie za pomocą tekstu.

pamiętaj o liczbie znaków

jedną z różnic między wiadomościami e-mail z przypomnieniem a wiadomościami SMS z przypomnieniem jest to, że SMS jest zwykle ograniczony do 160 znaków. W związku z tym będziesz chciał być bardzo zwięzły, jeśli chodzi o to, co mówi wiadomość z przypomnieniem.

nie używaj zbyt wielu wielkich liter

zbyt wiele wielkich liter w SMS może wydawać się krzykliwe i niegrzeczne – a nawet spamem. Ograniczaj kapitele do minimum i używaj ich tylko do podkreślania ważnych punktów, jeśli w ogóle.

zachowaj prostotę

czasami wiadomości przypominające mogą być trochę zbyt długie i słowne, ale będziesz chciał, aby były krótkie i słodkie za pomocą SMS. Podziel również wiadomości z przypomnieniami na akapity, aby ułatwić czytelnikowi przeglądanie, jeśli musisz używać długich.

nie przesadzaj z emotikonami

może to być zbyt kuszące, aby zakończyć tekst z kilkoma uśmiechniętymi buźkami, ale oprzeć się pokusie, gdy wysyłasz SMS-a z przypomnieniem. Emotikony mogą sprawić, że wiadomość wydaje się trochę zbyt przyjazna i nieprofesjonalna. Nie wspominając już o tym, że mogą nie wyświetlać się w ten sam sposób na wszystkich urządzeniach.

użyj Nicei

mimo, że chcesz krótko i słodko, nadal ważne jest, aby używać Nicei w przypomnieniu SMS. Na przykład użyj słów takich jak „proszę” i „dziękuję”. Pamiętaj też, aby powiedzieć „cześć”, użyć nazwy odbiorcy i wylogować się z marki.

ogólnie…

wysyłanie przypomnień to świetny sposób na pozostawanie w kontakcie z klientami, nie będąc zbyt natarczywym, zapewniając doskonałą obsługę klienta poprzez proaktywność i oszczędzając firmę przed kosztownymi niepojawami. Przypomnienia pomagają zapobiegać wypadkom z kalendarza.

mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł odpowiedzieć na wiele pytań dotyczących wysyłania wiadomości e-mail z przypomnieniem. Teraz nadszedł czas, aby przetestować i zobaczyć, jaka strategia wiadomości przypominających działa dla Twojej firmy.