Galleria: 12 Consigli per riunioni telefoniche migliori
Così molti dipendenti oggi favore e-mail su telefono per qualsiasi comunicazione legata al lavoro. Perché? Alcuni preferiscono semplicemente la comodità della messaggistica elettronica; per altri, è una questione di gestione del tempo (digitare un messaggio e fare clic su “invia” richiede spesso meno tempo rispetto a chiamare una persona e avere una conversazione); e poi ci sono quelli a cui non piace il suono della propria voce.
Ma a quanto pare, il colpevole numero uno è la paura di parlare, che include timidezza, nervosismo e ansia, dice Darlene Price, presidente di Well Said, Inc. e autore di Ben detto! Presentazioni e conversazioni che ottengono risultati (AMACOM).
“La paura, l’incertezza e il dubbio di cosa dire e come dirlo impedisce a molti aspiranti chiamanti di sorridere e comporre”, dice. “A differenza di SMS o e-mail in cui si ha il lusso di modificare e prove le tue parole, parlando al telefono è in diretta in tempo reale. Una volta che hai detto qualcosa, non puoi riprenderla. Inoltre, non puoi nemmeno vedere le persone a cui stai parlando o valutare le loro reazioni al tuo messaggio. Se si teme inciampare le tue parole, dimenticare i punti chiave, o dire la cosa sbagliata, parlare al telefono può essere spaventoso.”
Ma è ancora necessario nella maggior parte delle linee di lavoro employees e i dipendenti devono sapere come parlare con impatto al telefono.
“Se sei un professionista, questo è imperativo per diversi motivi”, dice Price. “Se non stai già presentando regolarmente al telefono, c’è una buona probabilità che alla fine dovrai salire attraverso i ranghi. Inoltre, sempre più colloqui di lavoro e incontri di lavoro sono condotti per telefono perché è più facile, più veloce e più economico per tutti i soggetti coinvolti.”
Un altro motivo: non hai mai una seconda possibilità di fare una grande prima impressione. Una telefonata è spesso il primo incontro tra due persone, specialmente nei colloqui di lavoro e nelle vendite. “I primi 10-15 secondi di quella telefonata possono fare o rompere le tue possibilità di ottenere il risultato che desideri”, dice. “Indipendentemente da quanto intelligente, esperto, o ben istruiti si può essere, chiamanti formano opinioni critiche basate principalmente sulla combinazione delle tue parole e tono di voce: Quello che dici e come lo dici. Poiché non possono vederti al telefono, l’impatto della tua voce trasmette il punto cruciale del tuo messaggio e crea un’impressione duratura con loro.”
Infine-e forse la cosa più importante-parlare con impatto al telefono spesso porta a un avanzamento di carriera, dice. “Ralph Waldo Emerson ha detto’ Il discorso è potere.”Con il tuo discorso, sei in grado di influenzare gli altri per il bene, che si tratti di assumerti, finanziare il tuo progetto, acquistare il tuo prodotto, adottare la tua proposta, approvare il tuo budget o sostenere la tua causa.”Queste opportunità di parlare con il potere stanno accadendo sempre di più al telefono. A meno che tu non parli con impatto, gli altri non conosceranno il valore che porti in tavola.
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Prezzo dice che nel mondo degli affari, l’errore più comune quando si parla al telefono si riferisce al tono di voce. “Un tono di voce monotono, scortese, distratto o poco professionale in qualsiasi modo invia un messaggio negativo immediato. Al telefono, la tua voce-più di ogni altro elemento-trasmette il tuo atteggiamento emotivo verso il chiamante, quindi è di fondamentale importanza inviare il messaggio giusto attraverso la tua voce.”
Il multitasking è un altro errore comune, dice. “Dal momento che gli ascoltatori non possono vederti, si è tentati di recuperare di nascosto altri compiti durante il tentativo di portare avanti una riunione telefonica. Non solo si rischia di perdere punti critici nella conversazione, gli ascoltatori possono sentire pause imbarazzanti e un tono di distrazione nella tua voce.”
Un altro grande errore: l’uso del discorso screditante. Ad esempio, l’uso ripetitivo di parole e frasi di riempimento tra cui “um”, “uh”, “er”, “like”, “sort of”, “sai.”Altre abitudini che mettono a repentaglio la chiarezza e la credibilità del discorso stanno parlando troppo velocemente, parlando troppo, interrompendo, non ascoltando attentamente e non preparando adeguatamente la chiamata.
Ma la buona notizia è che bastano poche semplici tecniche per trasformare una telefonata potenzialmente negativa in un incontro produttivo con risultati tangibili e risultati misurabili. Ecco 12 suggerimenti per ottimizzare le riunioni al telefono:
Preparati per la riunione e prova le tue osservazioni di apertura. In anticipo, impostare un ordine del giorno chiaro e distribuirlo ai partecipanti, Prezzo suggerisce. “Includi l’obiettivo, i nomi dei partecipanti, la posizione, gli orari di inizio e di fine, l’elenco degli argomenti da trattare e i risultati o le azioni desiderate. Quindi, per garantire un inizio entusiasta fiducioso alla riunione, pratica ad alta voce il tono della voce e il contenuto della tua apertura.”
Assegna un leader. Ogni riunione ha bisogno di un leader, lei dice. “Se non sei il leader della chiamata, assicurati di assegnare l’attività a un candidato qualificato.”Il leader apre la chiamata in tempo, gestisce gli argomenti e il tempo, facilita la discussione, i campi Q&A, rivede i prossimi passi e chiude in tempo.
Usa un tono di voce chiaro e piacevole con abbondanza di volume e buona enunciazione. Quando parli al telefono, la tua voce è il principale veicolo di comunicazione. Pertanto, parlare ad alta voce abbastanza per essere ascoltato e in modo amichevole e coinvolgente è di fondamentale importanza, dice Price. “Per valutare la tua voce, prova a registrare il tuo lato di una conversazione telefonica. In seguito, ascolta la registrazione. Sembri felice o infastidito? Entusiasta o annoiato? Utile o impaziente? Sicuro di sé o timido? Stai borbottando o parlando distintamente?”
Indicare lo scopo specifico della riunione telefonica. Dopo il saluto e il benvenuto, indicare immediatamente il motivo della chiamata, gli obiettivi e una breve anteprima dei punti da coprire. Questo fornisce messa a fuoco e direzione. Mostra anche che sei preparato, responsabile e impegnato in un incontro di successo che produce risultati, dice.
Usa un buon linguaggio del corpo. Price spiega che anche se gli ascoltatori non possono vederti fisicamente, possono sentire la fiducia creata attraverso una buona postura. “Siediti dritto come se fossi effettivamente nella riunione faccia a faccia. Anche provare in piedi quando si parla di proiettare un tono di voce ancora più comandante fiducioso. Gesto come si farebbe in una conversazione e immaginare che si sta facendo il contatto visivo con i chiamanti. E ricordatevi di sorridere – l’ascoltatore può effettivamente sentire il sorriso nella tua voce.”
Ascoltare attivamente ed evitare di interrompere. Indica la tua attenzione usando” cenni verbali”, che includono frasi come” È interessante”,” Oh, davvero”,” Uh-huh”,” Buono”,” Vedo”,” Per favore vai avanti”,” Sì, capisco “e” Potresti per favore dire di più…”Prendi appunti e tieni traccia di chi dice cosa, suggerisce Price. “Sii paziente con gli altri oratori e non buttarti a capofitto o saltare alle conclusioni. Quindi, fai dichiarazioni riflessive e fai domande per verificare e chiarire ciò che senti.”
Garantire un ambiente tranquillo ed evitare il multitasking. Per ottimizzare la concentrazione e ridurre al minimo le interruzioni, chiudi la porta (se hai un ufficio) o organizza un incontro in un luogo tranquillo senza rumori di fondo. Spegnere o silenziare tutti i dispositivi elettronici che potrebbero suonare. “Dai ai tuoi chiamanti la massima attenzione che faresti se fossi faccia a faccia con loro.”
Evitare vivavoce quando possibile. Idealmente, parlare direttamente nel ricevitore del telefono o utilizzare un auricolare di alta qualità, Prezzo dice. Evitare di cullare il ricevitore tra l’orecchio e la spalla. Questo di solito dà un suono ovattato e affatica il collo. Se l’utilizzo di un vivavoce è assolutamente necessario, assicurarsi di posizionarlo il più vicino possibile agli altoparlanti e sollecitare tutti a parlare in modo che i chiamanti possano ascoltare tutti i commenti. “Il punto principale è garantire una buona qualità del suono. Un ricevitore mal posizionato, troppa distanza dal vivavoce, o una cattiva connessione può rovinare una chiamata. All’inizio della chiamata, conferma con gli ascoltatori di avere una buona connessione e che tutti possono sentire chiaramente.”
Se è necessario mettere qualcuno in attesa, chiedere il permesso e spiegare il motivo. “È scortese mettere qualcuno in attesa bruscamente senza dirgli perché”, dice. “Inoltre, non lasciare mai qualcuno che tiene per più di 15 o 20 secondi senza offrire di richiamarli.”
Scegli attentamente le tue parole. Quando parli al telefono invece che di persona, le parole stesse hanno un impatto maggiore perché l’ascoltatore non ha i tuoi segnali non verbali per fornire significato. Ecco perché è particolarmente importante preparare e provare i tuoi punti di conversazione prima del tempo, dice Price. “Inoltre, evitare ambiguità, gergo, insulti e gergo. Mantieni la tua lingua e il tono positivo, invitante e ottimista.”
Identificatevi prima di parlare e istruite gli altri a fare lo stesso. “Evita i giochi di indovinare”, dice. “Non dare per scontato che tutti riconosceranno la tua voce. Identificare se stessi ogni volta che si parla—o almeno le prime tre o quattro volte fino a quando la tua voce è stabilito e facilmente riconoscibile.”Allo stesso modo, incoraggiare tutti i chiamanti a identificarsi. Se qualcuno parla senza identificarsi, ripeti il punto chiedendo: “Chi è l’oratore per favore?”
Domande dirette e commenti ad altri per nome. Quando sei faccia a faccia, puoi usare gli occhi e il linguaggio del corpo per indicare una persona specifica per rispondere alla tua domanda o commento, dice Price. Ma quando sei su una chiamata in conferenza, rivolgersi alla persona per nome. “Inoltre, se vuoi una risposta all’ultima cosa che hai detto, evita di chiedere:’ Ci sono commenti?’Invece, indirizzare alcune persone a rispondere in sequenza:’ Jeff e Alice, so che avete un sacco di esperienza in questo settore. Jeff, iniziamo con le tue idee.”
Dal punto di vista di un’azienda, le conseguenze principali di una riunione telefonica “cattiva” sono una perdita di tempo, denaro e produttività, conclude Price. Da un punto di vista individuale, se vi capita di essere l’ospite di una riunione telefonica ‘cattivo’, la vostra reputazione come leader e manager può essere compromessa. “Ogni dipendente ha la responsabilità di essere un buon amministratore del tempo e del denaro del proprio datore di lavoro—questo inizia con la pianificazione e lo svolgimento di riunioni che producono risultati misurabili per i colleghi e l’azienda.”
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