Hoe schrijf je een goede herinnering e-mail of SMS [ultieme gids met sjablonen]

een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een bedrijf is ervoor te zorgen dat u follow-up met uw klanten. Dingen glippen vaak door de mazen tijdens het dagelijks leven, en soms vergeten mensen dingen die ze hebben geboekt of vergaderingen die ze zouden moeten bijwonen. Dat is de reden waarom het verzenden van een zachte herinnering e-mail naar klanten is zo belangrijk.

herinneringsmails en herinneringsberichten zijn geweldig als het gaat om ervoor te zorgen dat ze hun komende afspraken of deadlines niet vergeten. Een herinnering e-mail zal u helpen om meer mensen in de deur voor uw verkoop, terwijl een herinnering SMS kan handiger zijn voor sommige mensen die niet hun e-mails regelmatig controleren. Het is ook belangrijk dat u weet welke beter zou werken voor uw bedrijf.

dus hier komen enkele tips over het verzenden van een herinnering e-mail of herinnering SMS-berichten die daadwerkelijk werken. We zullen ook behandelen waarom ze nodig zijn voor elk bedrijf, en welke is beter – een e-mail herinnering of een SMS.

we behandelen …

wat zijn de voordelen van het gebruik van een herinneringsmail of SMS-bericht?

Wat is beter, herinneringsmails of sms-berichten?

Wanneer moet u een herinneringsmail sturen?

Wanneer moet u een SMS-herinnering versturen?

Hoe schrijf je een geweldige herinneringsmail?

Hoe schrijf je een geweldige herinnering via tekst?

wat zijn de voordelen van het gebruik van een herinneringsmail of SMS-bericht?

er zijn veel voordelen aan het versturen van e-mails of sms-berichten met een zachte herinnering aan klanten. Belangrijker nog, dergelijke berichten zorgen ervoor dat de ontvanger weet wanneer hun afspraken zijn.

herinneringen maken het niet alleen gemakkelijker voor mensen om hun agenda ‘ s te beheren, maar het bespaart ook tijd en geld.

hier zijn enkele voordelen van een goede herinneringsmail:

Minder no-shows

wanneer mensen worden herinnerd aan hun afspraken, zullen ze minder snel vergeten op te dagen. Dit betekent dat u minder verspilde uren hebt en uw dag beter kunt plannen. No-shows Schade bedrijven in vele opzichten: ze kunnen veel geld kosten, trouwe klanten die vastzitten op lange wachtlijsten, en zelfs schade toebrengen aan de reputatie van uw bedrijf.

efficiëntere vergaderingen

herinneringsberichten helpen door het gemakkelijker te maken voor de ontvanger om zich vooraf voor te bereiden op zijn afspraak. Herinneringen hoeven niet alleen voor klanten te zijn – ze kunnen ook intern binnen een kantooromgeving nuttig zijn en kunnen medewerkers en klanten stimuleren om zich voor te bereiden op hun dagen.

verbeterde klantenservice

een herinneringsmail helpt ook een uitstekende klantenservice te bereiken. Proactief zijn met herinneringen kan ertoe leiden dat meer klanten uw bedrijf verkiezen boven dat van een concurrent.

frequente herinneringen aan medewerkers zorgen ervoor dat ze hun taken goed uitvoeren en timebox genoeg tijd om klanten tevreden te stellen. Dit kan onder meer Customer success calls, sales follow-ups, enz., en resulteren in gezondere pijpleidingen en meer tevreden klanten.

ze helpen u georganiseerd te blijven

herinneringen helpen ook iedereen georganiseerd te blijven. Ze zijn een uitstekende manier om mensen eraan te herinneren wanneer ze naar de afspraken van hun dokter of naar de kapper moeten gaan of de hond naar de dierenarts moeten brengen. Een zachte herinnering e-mail kan een lange weg te gaan om ervoor te zorgen dat mensen weten wat er komt.

Wat is beter; herinneringsmails of sms-berichten?

zowel herinneringsmails als teksten zijn zeer geschikt voor bedrijven. Of het ene effectiever is dan het andere hangt af van wie je het bericht stuurt.

het kan bijvoorbeeld afhangen van de lengte of gedetailleerdheid van een herinnering – langere berichten zijn veel gemakkelijker te verzenden via e-mail. U kunt verschillende styling of branding toe te voegen aan het bericht. Of, de tijdsgevoeligheid van het bericht kan ook een factor – mensen hebben de neiging om veel meer kans om hun SMS-berichten dan e-mails te controleren.

hoe dan ook, herinneringsmails en sms-berichten zijn beide effectieve tools om te gebruiken in uw klantcommunicatie. Uiteindelijk, je nodig hebt om te experimenteren met welke het beste is voor uw bedrijf en klantenkring, maar als je onzeker bent, waarom niet gaan met beide? Dat verdubbelt de kans dat uw berichten zal worden gezien en geeft klanten voldoende tijd om contact met u op als ze nodig hebben.

Wanneer moet u een herinneringsmail sturen?

u kunt een herinneringsmail sturen voor een aankomende afspraak of na een gemiste afspraak.

herinneringen die worden verzonden voordat iemand een afspraak maakt, kunnen enkele uren, dagen of zelfs weken van tevoren worden verzonden. Het gaat allemaal om het vinden van de juiste balans. In onze ervaring werkt een duwtje in de rug van klanten ruim van tevoren in combinatie met het geven van een paar uur van tevoren het beste. Op deze manier kunnen ze hun weken vooruit plannen en ook worden herinnerd aan hun aanstaande inzet op tijd om het te maken.

dit soort herinneringen helpen no-shows te voorkomen en zorgen ervoor dat klanten de kans hebben om hun afspraak te annuleren of te herschikken als dat nodig is. Dit geeft u ook, als ondernemer, de kans om een potentieel vacante plek te vullen.

ter vergelijking: herinneringsmails die worden verzonden nadat iemand een deadline of afspraak heeft gemist, moeten zo snel mogelijk worden verzonden. Dit kan helpen uw bedrijf catchup spelen, herstellen van potentiële verloren zaken, en duwt klanten om hun afspraak opnieuw te boeken.

Wanneer moet u een SMS-herinnering versturen?

een SMS-herinnering wordt verzonden via SMS-berichten in plaats van e-mails, brieven of oproepen.

de herinnering zal naar de telefoon van de persoon worden verzonden en is ideaal voor mensen die niet gemakkelijk toegang hebben tot een e-mailadres of beter in het lezen van korte tekstberichten. Ze effectief werken op dezelfde manier als e-mailherinneringen al.

u moet kiezen voor het verzenden van SMS-herinneringen Als u niet te veel informatie hoeft over te brengen, gebruik maken van sterk aangepaste styling, of meer dan één website link. Wanneer een datum en tijd is genoeg, SMS herinneringen zal het werk perfect te doen.

gelukkig staan sommige softwarebedrijven u ook toe om gratis tekstherinneringen naar klanten te sturen. Over het algemeen hebben SMS-berichten een hogere open rate, dus als je een herinneringsplatform vindt dat het gratis aanbiedt, dan heb je een winnaar!

Klik hier voor uw gratis sms-herinneringssjablonen!

Hoe schrijf je een zachte herinneringsmail?

als het gaat om een herinnering e-mail, is het erg belangrijk om nota te nemen van de toon. De rest moet zacht genoeg zijn, maar ook impactvol. Klanten willen niet te lezen door middel van rollen en rollen van tekst, maar ze moeten ook precies weten wat hun opties zijn.

u wilt geen te harde of bazige herinneringsmail sturen. Uw bericht moet vriendelijk maar informatief zijn om het beste resultaat te creëren en zowel u als uw klanten te profiteren.

dus, hier zijn een paar dingen om ervoor te zorgen dat uw herinneringsmails zo goed zijn als ze kunnen zijn:

gebruik een app om e-mailherinneringen te verzenden

er zijn tal van verschillende afsprakenplanningplatforms beschikbaar op de markt vandaag en platforms (zoals 10to8) kunnen levensredders zijn als het gaat om het verzenden van afsprakenherinneringen.

het verzenden van een herinneringsmail zonder een app kan een echte pijn zijn omdat u handmatig alle informatie over de afspraak moet invoeren.

platforms voor het plannen van afspraken hebben daarentegen geautomatiseerde herinneringsmailfunctionaliteit en maken het gemakkelijk voor mensen zonder veel technische kennis om herinneringen te verzenden. Plus ze zijn ook zeer gebruiksvriendelijk en niet te veel tijd nodig om op te zetten.

dus, als u op zoek bent naar herinneringsmails die probleemloos en gemakkelijk te gebruiken zijn, zoek dan niet verder dan een afspraak scheduling platform zoals 10to8.

Kies uw onderwerpregel wijselijk

zodra u met uw herinneringssoftware bent ingesteld, is het tijd om uit te zoeken hoe u een herinnerings-e-mail verzendt. U zult ook moeten nadenken over het aanpassen van hen.

een van de belangrijkste dingen die u moet doen is uw e-mailonderwerp kiezen. Dit zal helpen uw e-mails opvallen in de inboxen van mensen en ervoor zorgen dat ze meer kans om ze te openen. Het kiezen van de juiste onderwerpregel voor uw herinneringsmail kan lastig zijn, maar vergeet niet dat de onderwerpregel altijd beknopt en to the point moet zijn.

wees aardig

hoewel u zeker tot het punt in uw bericht wilt komen, wilt u niet meteen beginnen met ‘uw afspraak is morgen’. Denk eraan, je spreekt met een andere persoon, dus het is belangrijk om ze als zodanig te behandelen.

Als u ervoor wilt zorgen dat uw herinneringsmails effectief zijn, is een van de beste dingen om te doen aardig zijn. Denk na over hoe uw herinnering zal komen over in de inboxen van mensen. Je wilt aardig en vriendelijk lijken, toch?

enkele snelle manieren om dit te bereiken:

• groet de ontvanger; De meeste geautomatiseerde oplossingen kunt u de tekst personaliseren met de voornaam van de klant, dus maak gebruik van deze optie als je kunt.
• voeg een leuke opmerking toe: “Ik kijk ernaar uit u te ontmoeten!”of gewoon” heb een mooie dag!”kan een beetje zorg toevoegen aan zelfs een korte herinnering.
• teken het bericht; idealiter voeg de naam van het personeel dat de Dienst zal verlenen als handtekening toe aan het bericht als een menselijke aanraking.

Zeg wat je moet zeggen (niet meer, niet minder)

heb je ooit een e-mail ontvangen die gewoon doorliep met tonnen tekst en je uiteindelijk verwijderd omdat je niet de moeite nam om te lezen? Ik ook!

dat is niet wat je wilt, toch?

u wilt dat uw herinneringsbericht beknopt en eenvoudig is. Het lijkt misschien dat je veel meer inhoud nodig hebt voor herinneringsmails, maar dat doe je niet.

door ze kort en zoet te houden, wordt het niet alleen gemakkelijker om ze door te lezen, maar wordt er ook voor gezorgd dat de boodschap zonder enige verwarring wordt overgebracht wat er gezegd moet worden.

dus, gewoon zeggen wat je moet zeggen, niet meer of minder, is meestal genoeg.

een call to action

inclusief een call-to-action, omdat dit een lange weg zal gaan om uw berichten effectiever te maken.

als u e-mails verzendt voor iets als een aanstaande afspraak, dan is een van de beste dingen die u kunt doen, mensen vragen om te antwoorden.

dit dient een paar doeleinden: ten eerste, het bevestigt dat uw klanten de herinnering hebben ontvangen, en ten tweede laat het u weten of ze zijn nog steeds in staat om bij te wonen. Het geeft hen een kans om te herschikken als ze hun afspraak niet kunnen maken en biedt klanten ook een manier om contact met u op te nemen, het opbouwen van uw merk en het verhogen van het bewustzijn van de klant.

het is ook de moeite waard om een paar verschillende opties op te nemen die klanten binnen die CTA zouden kunnen nemen. Je kunt ze bijvoorbeeld uitnodigen om het bericht te beantwoorden als ze de vergadering bijwonen, of hen de optie geven om ook te herschikken of te annuleren.

Klik hier voor enkele gratis e-mailherinneringssjablonen.

gebruik goede grammatica

een van de meest voorkomende fouten die mensen maken bij het schrijven van een herinneringsmail is het negeren van goede grammatica.

het lijkt misschien niet iets waar je over na moet denken – Het is toch geen schoolopstel-maar wil je echt dat je zakelijke e-mails als slordig en onprofessioneel overkomen? Dat is geen goede reflectie op je merk.

verder kunnen slecht geformuleerde herinneringen overkomen als oplichterij en achterdochtig en mensen kunnen ze uiteindelijk markeren als spam, wat uw leveringspercentages zal schaden.

hoe verstuurt u een professionele herinnering via tekst?

hoe zit het met herinneringen die via SMS worden verzonden? Hoewel veel van dezelfde tips die we hebben genoemd van toepassing zijn, zijn er een paar verschillen die je moet onthouden.

zo verstuur je een professionele maar zachte herinnering via tekst.

houd het aantal tekens in gedachten

een van de verschillen tussen herinneringsmails en herinneringsberichten is dat een SMS doorgaans beperkt is tot 160 tekens. Als zodanig, u zult willen zeer beknopt zijn als het gaat om wat uw herinneringsbericht zegt.

gebruik niet te veel hoofdletters

te veel hoofdletters in een SMS kunnen shouty en onbeleefd lijken-of zelfs spammy. Houd de hoofdletters tot een minimum en gebruik ze alleen om belangrijke punten te benadrukken als ze al zijn.

houd het eenvoudig

soms kunnen herinneringsberichten iets te lang en lang zijn, maar u wilt ze kort en zoet houden met een SMS. Splits ook herinneringsberichten in alinea ‘ s om het makkelijker te maken voor de lezer om te skimen, als u lange moet gebruiken.

ga niet te ver met emoji

het kan al te verleidelijk zijn om een tekst af te maken met een stel smileygezichten, maar weersta de drang wanneer u een herinnerings-SMS verstuurt. Emoji ‘ s kunnen het bericht lijken een beetje over-vriendelijk en onprofessioneel. Niet te vergeten dat ze misschien niet op dezelfde manier op alle apparaten weer te geven.

gebruik subtiliteiten

ook al ga je voor kort en zoet, het is nog steeds belangrijk om subtiliteiten te gebruiken in een SMS-herinnering. Gebruik bijvoorbeeld woorden als’ alsjeblieft ‘en’dank je wel’. Vergeet ook niet om ‘hallo’ te zeggen, gebruik de naam van de ontvanger, en af te melden bij uw merk.

Overall …

het versturen van herinneringen is een geweldige manier om contact te houden met uw klanten zonder te opdringerig te zijn, uitstekende klantenservice te bieden door proactief te zijn, en uw bedrijf te redden van dure no-shows. Herinneringen houden mensen op het juiste spoor en helpen om calendar ongelukken te voorkomen.

we hopen dat dit artikel heeft geholpen bij het beantwoorden van veel van de vragen die u hebt over het verzenden van een herinneringsmail. Nu is het tijd om te testen en te zien welke herinneringsboodschap strategie werkt voor uw bedrijf.