Galleri: 12 Tips For Bedre Telefonmøter
Så mange ansatte favoriserer i dag e-post over telefon for arbeidsrelatert kommunikasjon. Hvorfor? Noen foretrekker bare bekvemmeligheten av elektroniske meldinger; for andre er det et spørsmål om tidsstyring (skrive en melding og klikke ‘send’ tar ofte mindre tid enn å ringe en person og ha en samtale); og så er det de som ikke liker lyden av sin egen stemme.
men som det viser seg, er den første skyldige en frykt for å snakke, som inkluderer skinnhet, nervøsitet og angst, sier Darlene Price, president For Well Said, Inc. og forfatter Av Well Said! Presentasjoner Og Samtaler Som Får Resultater (AMACOM).
» frykten, usikkerheten og tvilen om hva jeg skal si og hvordan jeg skal si det, forhindrer mange som ønsker å være innringere fra å smile og ringe,» sier hun. «I motsetning til teksting eller e-post hvor du har luksusen til å redigere og korrekturere ordene dine, snakker over telefonen i sanntid. Når du har sagt noe, er det ingen å ta det tilbake. Hva mer, du kan ikke engang se folk som du snakker eller måle deres reaksjoner på meldingen. Enten du frykter snubler over dine ord, glemme de viktigste punktene, eller si feil ting, snakke over telefonen kan være skummelt.»
Men det er fortsatt nødvendig i de fleste arbeidslinjer-og ansatte trenger å vite hvordan de skal snakke med innvirkning på telefonen.
» hvis du er en profesjonell bedrift, er dette viktig av flere grunner, » Sier Price. «Hvis du ikke allerede presenterer regelmessig over telefonen, er det en god sjanse for at du til slutt må når du stiger gjennom rekkene. Også flere og flere jobbintervjuer og forretningsmøter gjennomføres via telefon fordi det er enklere, raskere og billigere for alle involverte.»
En annen grunn: Du får aldri en ny sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk. En telefonsamtale er ofte det første møtet mellom to personer, spesielt i jobbintervjuer og salg. «De første 10 til 15 sekundene av den telefonsamtalen kan gjøre eller ødelegge sjansene dine for å få resultatet du ønsker,» sier hun. «Uansett hvor smart, erfaren eller velutdannet du kan være, danner innringere kritiske meninger basert primært på kombinasjonen av ordene dine og stemmetonen: Hva du sier og hvordan du sier det. Fordi de ikke kan se deg over telefon, virkningen av stemmen din formidler crux av meldingen og skaper et varig inntrykk med dem.»
Til Slutt—og kanskje viktigst-å snakke med innflytelse over telefonen fører ofte til karriereutvikling, sier hun. Ralph Waldo Emerson sa: «Tale er makt. Med talen din kan du påvirke andre til det gode, enten det er å ansette deg, finansiere prosjektet ditt, kjøpe produktet ditt, vedta forslaget ditt, godkjenne budsjettet ditt eller støtte din sak.»Disse mulighetene til å snakke med makt skjer mer og mer over telefonen . Med mindre du snakker med innflytelse, vil andre ikke vite verdien du tar med til bordet.
I Bilder: 12 Tips For Bedre Telefonmøter
Pris sier at i virksomheten er den vanligste feilen når du snakker i telefonen knyttet til taletone. «En stemme tone som er monoton, uhøflig, distrahert eller uprofesjonell på noen måte sender en umiddelbar negativ melding. Over telefonen formidler stemmen din—mer enn noe annet element-din følelsesmessige holdning til den som ringer, så det er kritisk viktig å sende riktig melding gjennom stemmen din.»
Multitasking Er en annen vanlig feil, sier hun. «Siden lytterne ikke kan se deg, er det fristende å skjult ta opp andre oppgaver mens du prøver å bære på et telefonmøte. Ikke bare er du sannsynlig å gå glipp av kritiske punkter i samtalen, lytterne kan høre pinlige pauser og en tone av distraksjon i stemmen din.»
En annen stor tabbe: bruken av diskrediterende tale. For eksempel, repeterende bruk av filler ord og uttrykk, inkludert «um, «»uh, «»er, «»som, «»slags, «» du vet.»Andre vaner som truer taleklarhet og troverdighet, snakker for fort, snakker for mye, forstyrrer, unnlater å lytte oppmerksomt og ikke forbereder seg på samtalen.
men den gode nyheten er, det tar bare noen få enkle teknikker for å slå en potensielt dårlig telefonsamtale til et produktivt møte med konkrete resultater og målbare resultater. Her er 12 tips for å optimalisere møter over telefon:
Forbered deg på møtet og øv inn dine åpningsanmerkninger. På forhånd, sett en klar agenda og distribuere den til deltakerne, Foreslår Price. «Inkluder mål, deltakernavn, sted, start-og sluttider, listen over emner som skal dekkes, og ønskede resultater eller handlinger. Deretter, for å sikre en trygg entusiastisk start på møtet, øve høyt stemmen tone og innholdet i åpningen.»
Tilordne en leder. Hvert møte trenger en leder, sier hun. «Hvis du ikke er leder av samtalen, må du sørge for å tilordne oppgaven til en kvalifisert kandidat.»Lederen åpner samtalen i tide, styrer emner og tid, forenkler diskusjon, felt Q & A, vurderer neste trinn og lukkes i tide.
Bruk en klar, behagelig tone i stemmen med mye volum og god enunciation. Når du snakker i telefonen, er stemmen din det primære kommunikasjonskjøretøyet. Derfor er det kritisk viktig å snakke høyt nok til å bli hørt og på en vennlig engasjerende måte, Sier Price. «For å evaluere stemmen din, prøv å ta opp din side av en telefonsamtale . Etterpå, lytt til opptaket. Høres du glad eller irritert ut? Entusiastisk eller kjedelig? Hjelpsom eller utålmodig? Selvsikker eller engstelig? Mumler du eller snakker tydelig?»
Oppgi det spesifikke formålet med telefonmøtet. Etter hilsen og velkommen, oppgi umiddelbart årsaken til samtalen, målene og en kort forhåndsvisning av punktene som skal dekkes. Dette gir fokus og retning. Det viser også at du er forberedt, ansvarlig, og forpliktet til et vellykket møte som gir resultater, hun sier.
Bruk godt kroppsspråk. Pris forklarer at selv om lytterne ikke kan se deg fysisk, kan de høre tilliten skapt gjennom god holdning. «Sitt rett opp som om du faktisk var i møtet ansikt til ansikt . Også prøve å stå opp når du snakker til prosjektet en enda mer imponerende trygg stemme tone. Gest som du ville i samtale og forestille du gjør øyekontakt med innringere. Og husk å smile-lytteren kan faktisk høre glise i stemmen din.»
Lytt aktivt og unngå å avbryte. Angi din oppmerksomhet ved å bruke «verbale nikker», som inkluderer setninger som «det er interessant»,» å, virkelig»,» uh-huh»,» Bra»,» jeg ser»,» Vennligst fortsett»,» Ja, jeg forstår » og » Kan du si mer om…»Ta notater og holde styr på hvem som sier hva, Price antyder. «Vær tålmodig med andre høyttalere og ikke støt inn eller hopp til konklusjoner. Deretter gjør reflekterende uttalelser og still spørsmål for å bekrefte og avklare hva du hører.»
Sørg for et stille miljø og unngå multitasking. For å optimalisere konsentrasjonen og minimere forstyrrelser, lukk døren (hvis du har et kontor) eller avtal å møte på et rolig sted uten bakgrunnsstøy. Slå av eller slå av alle elektroniske enheter som kan høres. «Gi dine innringere den fulle oppmerksomheten du ville hvis du var ansikt til ansikt med dem.»
Unngå høyttalertelefoner når det er mulig. Ideelt sett, snakk direkte inn i telefonmottakeren eller bruk et høykvalitets hodesett, Sier Price. Unngå å legge mottakeren mellom øret og skulderen. Dette gir vanligvis en dempet lyd og stammer nakken din. Hvis det er helt nødvendig å bruke en høyttalertelefon, må du sørge for at du plasserer den så nært som mulig til høyttaleren (e) og oppfordrer alle til å snakke opp slik at innringerne kan høre alle kommentarer. «Hovedpoenget er å sikre god lydkvalitet. En dårlig plassert mottaker, for mye avstand fra høyttalertelefonen eller en dårlig tilkobling kan ødelegge en samtale. Ved starten av samtalen, bekreft med lyttere at du har en god forbindelse og at alle kan høre tydelig.»
hvis du må sette noen på vent, be om tillatelse og forklare årsaken. «Det er uhøflig å sette noen på vent brått uten å fortelle dem hvorfor,» sier hun. «Også, aldri la noen holde i mer enn 15 eller 20 sekunder uten å tilby å ringe dem tilbake.»
Velg dine ord med omhu. Når du snakker over telefonen i stedet for personlig, har ordene seg en større innvirkning fordi lytteren ikke har dine ikke-verbale tegn for å gi mening. Derfor er det spesielt viktig å forberede og øve dine talepunkter på forhånd, Sier Price. «Unngå også tvetydighet, slang, slurs og jargong. Hold språket ditt og tone positivt, innbydende og optimistisk.»
Identifiser deg selv før du snakker og instruer andre om å gjøre det samme. «Unngå å gjette spill,» sier hun. «Ikke anta at alle vil gjenkjenne stemmen din. Identifiser deg selv hver gang du snakker-eller i det minste de første tre eller fire ganger til stemmen din er etablert og lett gjenkjent.»På samme måte oppfordrer alle innringere til å identifisere seg. Hvis noen snakker uten å identifisere seg, gjenta poenget ved å spørre, «Hvem er høyttaleren, vær så snill?»
Direkte spørsmål og kommentarer til andre ved navn. Når du er ansikt til ansikt, kan Du bruke øynene og kroppsspråket til å cue en bestemt person for å svare på spørsmålet ditt eller kommentaren, Sier Price. Men når du er på en konferansesamtale, adresse personen ved navn. «Også, hvis du vil ha et svar på det siste du har sagt, unngå å spørre,» Er det noen kommentarer?’I stedet, direkte enkelte individer til å svare i rekkefølge:’ Jeff Og Alice, jeg vet at du har mye erfaring på dette området . Jeff, la oss begynne med ideene dine.»
fra et selskaps perspektiv er de primære konsekvensene av et «dårlig» telefonmøte et tap av tid, penger og produktivitet, Konkluderer Price. Fra et individuelt perspektiv, hvis du tilfeldigvis være vert for en ‘dårlig’ telefon møte, ditt rykte som leder og manager kan bli truet. «Hver ansatt har et ansvar for å være en god forvalter av arbeidsgiverens tid og penger – dette begynner med å planlegge og gjennomføre møter som gir målbare resultater for dine medarbeidere og selskapet.»
I Bilder: 12 Tips For Bedre Telefonmøter
Følg Meg På Twitter, Forbes og Google+.