갤러리:더 나은 전화 회의를위한 12 가지 팁
오늘날 많은 직원들이 업무 관련 커뮤니케이션을 위해 전화를 통해 이메일을 선호합니다. 왜? 일부는 단순히 전자 메시징의 편의를 선호;다른 사람을 위해,그것은 시간 관리의 문제(메시지를 입력하고’보내기’를 클릭하면 종종 사람을 호출하고 대화를하는 것보다 시간이 덜 걸립니다); 그리고 자신의 목소리의 소리를 좋아하지 않는 사람들이있다.
하지만 밝혀,번호를 하나의 범인은 수줍음,긴장,불안을 포함 말하기의 두려움이다,달린 가격,잘 말했다 사장은 말한다. 그리고 저자는 잘 말했다! 결과를 얻을 프리젠 테이션 및 대화(아마 콤).
“무엇을 말하고 어떻게 말해야하는지에 대한 두려움,불확실성 및 의심은 많은 발신자가 웃고 전화를 걸지 못하게합니다.”라고 그녀는 말합니다. “문자 메시지 나 이메일을 보내는 것과 달리 단어를 편집하고 교정 할 수있는 고급 스러움이 있으며 전화로 말하는 것은 실시간으로 진행됩니다. 일단 당신이 뭔가를 말하면,그것을 되돌릴 수는 없습니다. 더 많은 것은인 무엇,당신은 당신이 말하고 있는 사람들을 보거나 당신의 메시지에 그들의 반응을 측정할 조차 수 없다. 당신이 당신의 말에 걸려 넘어지는 것을 두려워하든,핵심 포인트를 잊어 버리거나,잘못된 것을 말하는 것을 두려워하든,전화로 이야기하는 것은 무서울 수 있습니다.”
그러나 대부분의 업무에서 여전히 필요하며 직원은 전화에 미치는 영향으로 말하는 방법을 알아야합니다.
“당신은 비즈니스 전문가 인 경우,이 여러 가지 이유로 필수적이다,”가격은 말한다. “당신은 이미 전화로 정기적으로 제시하지 않는 경우,당신이 계급을 통해 상승으로 당신은 결국해야 할 좋은 기회가있다. 또한,점점 더 많은 면접과 비즈니스 미팅은 쉽게 때문에 전화로 실시하고 있습니다,빠른,그리고 관련된 모든 사람을위한 저렴.”
또 다른 이유:당신은 좋은 첫인상을 만들 수있는 두 번째 기회를 얻을 수 없다. 전화 통화는 종종 두 사람 사이의 첫 만남입니다,특히 면접 및 판매. “그 전화의 처음 10~15 초는 당신이 원하는 결과를 얻을 수있는 기회를 만들거나 깨뜨릴 수 있습니다.”라고 그녀는 말합니다. “당신이 얼마나 똑똑하고,경험 있고,잘 교육 받았는지에 관계없이,발신자는 주로 당신의 말과 음성 톤의 조합에 따라 비판적인 의견을 형성합니다:당신이 말하는 것과 당신이 말하는 방법. 그들이 전화에 너를 보기 때문에,너의 음성의 충격은 너의 메시지의 요점을 전하고 그들에 계속되는 느낌을 창조한다.”
마지막으로—그리고 아마도 가장 중요한 것은-전화로 충격으로 말하면 종종 경력 발전으로 이어진다고 그녀는 말합니다. 랄프 왈도 에머슨은”연설은 권력이다.’당신의 연설로,당신은 당신을 고용하거나,프로젝트에 자금을 지원하거나,제품을 구매하거나,제안을 채택하거나,예산을 승인하거나,원인을 지원할 수 있습니다.”권력과 대화 할 수있는 이러한 기회는 전화를 통해 점점 더 많이 일어나고 있습니다. 너가 충격에 위로 말하면 않는한,다른 사람은 너가 테이블에 가져오는 가치를 않않을 것이다.
사진: 더 나은 전화 회의를위한 12 가지 팁
가격은 비즈니스에서 전화로 이야기 할 때 가장 흔한 실수는 음성 톤과 관련이 있다고 말합니다. “모노톤,무례하고,산만하거나,전문가가 아닌 음성 톤은 즉각적인 부정적인 메시지를 보냅니다. 전화로,당신의 음성-다른 어떤 성분 보다는 더 많은 것-발신자로 당신의 감정적인 태도를 전한다,그래서 당신의 음성을 통해 적당한 메시지를 보내는 것이 긴요하게 중요하다.”
멀티 태스킹은 또 다른 일반적인 실수라고 그녀는 말합니다. “청취자가 당신을 볼 수 없기 때문에 전화 회의를 진행하는 동안 은밀하게 다른 작업을 따라 잡는 것이 유혹적입니다. 대화안에 긴요한 점을 놓치게 뿐만 아니라 너는 할 것 같다,청취자는 너의 음성안에 주의 산만의 어색한 쉼 그리고 음색을 들을 수 있는다.”
또 다른 큰 실수:불신 연설의 사용. 예를 들어,”음”,”어”,”어”,”좋아요”,”일종의”,”알다시피.”연설 명확성과 신뢰성을 위태롭게하는 다른 습관은 너무 빨리 말하고,너무 많이 말하고,방해하고,주의 깊게 듣지 못하고,전화를 제대로 준비하지 못하는 것입니다.
그러나 좋은 소식은 잠재적으로 나쁜 전화를 가시적 인 결과와 측정 가능한 결과를 가진 생산적인 회의로 바꾸는 데는 몇 가지 간단한 기술 만 필요하다는 것입니다. 다음은 전화로 회의를 최적화하기 위한 12 가지 팁입니다.
회의 준비 및 개회 발언 리허설. 사전에 명확한 의제를 설정하고 참가자들에게 배포,가격은 제안합니다. “목표,참석자 이름,위치,시작 및 종료 시간,다루어야 할 주제 목록,원하는 결과 또는 행동을 포함하십시오. 그때,회의에 자부하는 열성적인 시작을 지키기 위하여는,너의 오프닝의 음성 음색 그리고 내용을 큰소리로 실행하십시요.”
리더를 지정합니다. 모든 회의에는 지도자가 필요하다고 그녀는 말합니다. “만약 당신이 전화의 지도자,자격 갖춘된 후보에 작업을 할당 해야 합니다.”리더는 제 시간에 전화를 열고 주제와 시간을 관리하며 토론을 용이하게하고 다음 단계를 검토하고 제 시간에 닫습니다.
볼륨과 좋은 발음의 듬뿍 목소리의 명확하고 쾌적한 톤을 사용합니다. 너가 전화에 말할 때,너의 음성은 1 차적인 커뮤니케이션 차량 이다. 따라서,큰 소리로 충분히 듣고 친절한 매력적인 방식으로 말하는 것은 매우 중요하다,가격은 말한다. “당신의 목소리를 평가하려면 전화 대화의 측면을 녹음 해보십시오. 그 후 녹음을 듣습니다. 당신은 행복하거나 짜증 소리를합니까? 열정 또는 지루? 도움이 또는 참을성이? 자기 확신 또는 겁 많은? 당신은 중얼 거리거나 분명하게 말하고 있습니까?”
전화 회의의 구체적인 목적을 명시하십시오. 인사 및 환영 후에,즉시 외침,목적 및 커버될 점의 짧은 시사를 위한 이유를 진술하십시오. 이것은 초점과 방향을 제공합니다. 그것은 또한 당신이 준비하고,담당하고,결과를 산출하는 성공적인 회의에 전념하고 있음을 보여줍니다.
좋은 신체 언어를 사용하십시오. 가격은 청취자가 육체적으로 당신을 볼 수 없더라도,좋은 자세를 통해 창조된 신뢰를 들을 다는 것을 설명한다. “마치 당신이 실제로 회의에 얼굴을 맞대고 있는 것처럼 똑바로 앉으십시오. 너가 더군다나 지휘하는 자부하는 음성 음색을 계획하기 위하여 말할 때 또한 서는 시험. 당신이 대화에서와 같이 제스처와 호출자와 눈 접촉을 만들고 있다 상상. 그리고 미소를 기억—청취자는 실제로 당신의 목소리에 미소를들을 수 있습니다.”
적극적으로 듣고 방해를 피하십시오. “흥미 롭다”,”오,정말로”,”어-허”,”좋아”,”나는 본다”,”계속하십시오”,”예,이해합니다”및”에 대해 더 말할 수 있습니까?..”메모를하고 누가 무엇을 말하는지 추적하십시오. “다른 스피커와 인내심 하 고 엉덩이 또는 결론에 점프 하지 마십시오. 그때,사려깊은 계산서를 만들 너가 듣는 것을 검사하,명백하게 하기 위하여 질문을 물으십시요.”
조용한 환경을 보장하고 멀티 태스킹을 피하십시오. 집중력을 최적화하고 중단을 최소화하려면(사무실이있는 경우)문을 닫거나 배경 소음이없는 조용한 장소에서 만날 준비를하십시오. 소리가 날 수 있는 전자 장치를 끄거나 음소거합니다. “너의 호출자에게 너가 그들에 얼굴을 맞대면 이으면 너가 하고자 한 충분한 주의를 주십시요.”
가능한 경우 스피커폰을 사용하지 마십시오. 이상적으로,전화 수신기에 직접 말하거나 높은 품질의 헤드셋을 사용,가격은 말한다. 당신의 귀와 어깨 사이 수신기를 요람에 눕는 것을 피하십시오. 이것은 일반적으로 숨막히는 소리를 제공하고 목을 긴장시킵니다. 스피커폰을 사용 하 여 절대적으로 필요한 경우 스피커(들)에 최대한 가까이 배치 하 고 호출자가 모든 의견을 들을 수 있도록 모든 사람을 촉구 다는 것을 확인 하십시오. “중요한 점은 좋은 음질을 보장하는 것입니다. 잘못 배치 된 수신기,스피커폰에서 너무 많은 거리 또는 잘못된 연결은 통화를 망칠 수 있습니다. 호출의 시작에서,당신은 좋은 연결을 가지고 모두가 명확하게들을 수있는 청취자와 확인합니다.”
누군가를 보류해야 할 경우 허가를 요청하고 그 이유를 설명하십시오. “왜 그런지 말하지 않고 갑자기 누군가를 붙잡는 것은 무례합니다.”라고 그녀는 말합니다. “또한,다시 전화를 제공하지 않고 15 또는 20 초 이상 잡고 사람을 두지 마십시오.”
신중하게 단어를 선택하십시오. 당신이 직접 대신 전화로 말할 때,단어 자체는 청취자가 의미를 제공하는 비언어적 단서를 가지고 있지 않기 때문에 더 큰 영향을 미칩니다. 그렇기 때문에 사전에 말하기 포인트를 준비하고 연습하는 것이 특히 중요합니다. “또한 모호성,속어,비방 및 전문 용어를 피하십시오. 당신의 언어와 음색을 긍정적이고,초대하고,낙관적으로 유지하십시오.”
말하기 전에 자신을 확인하고 다른 사람들도 똑같이하도록 지시하십시오. “추측 게임을 피하십시오.”라고 그녀는 말합니다. “모든 사람이 당신의 목소리를 인식 할 것이라고 가정하지 마십시오. 당신이 말할 때마다 또는 적어도 당신의 목소리가 확립되고 쉽게 인식 될 때까지 처음 3~4 번 자신을 식별하십시오.”마찬가지로 모든 발신자가 자신을 식별하도록 장려하십시오. 누군가가 자신을 식별하지 않고 말하는 경우,요청하여 점을 반복,”누가 스피커 제발?”
이름으로 다른 사람에게 직접 질문과 의견. 당신이 얼굴을 맞대고있을 때,당신은 당신의 질문이나 의견에 응답하는 특정 사람을 큐에 눈과 신체 언어를 사용할 수 있습니다,가격은 말한다. 그러나 당신이 전화 회의에 일 때,이름에 의하여 사람을 연설하십시오. “또한 마지막으로 말한 것에 대한 응답을 원한다면’의견이 있습니까?’대신,순서대로 응답하는 특정 개인을 지시:’제프와 앨리스,난 당신이 분야에서 많은 경험을 가지고 알고. 제프,당신의 아이디어로 시작합시다.”
회사의 관점에서’나쁜’전화 회의의 주요 결과는 시간,돈 및 생산성의 손실이라고 가격은 결론 지었다. 개인적인 관점에서,당신이’나쁜’전화 회의의 주인인 것을 일어나는 경우에,지도자 및 매니저로 당신의 명망은 위태롭게 할지도 모른다. “각 직원은 그들의 고용주의 시간 및 돈의 좋은 청지기 이는 책임이 있는다-이것은 너의 협력자 및 회사를 위해 잴 수 있는 결과를 열매를 산출하는 회의 계획 그리고 지휘 시작하십시요.”
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