ギャラリー：より良い電話会議のための12のヒント
そう多くの従業員はあらゆる仕事関連コミュニケーションのための電話上の電子メールを今日好む。 どうして？ 他の人のために、それは時間管理の問題です（メッセージを入力し、”送信”をクリックすると、多くの場合、人を呼び出して会話をするよりも時間がかかりま; そして、自分の声の音が好きではない人がいます。
しかし、それが判明したように、ナンバーワンの犯人は、恥ずかしさ、緊張、不安を含む話すことの恐怖である、とWell Said,Inc.の社長、Darlene Price氏は述べています。 そして、よくの著者は言いました！ 結果を得るプレゼンテーションと会話（AMACOM）。
「何を言うべきか、どのように言うべきかに対する恐怖、不確実性、疑問は、多くの自称発信者が笑顔でダイヤルするのを妨げます」と彼女は言います。 “あなたが編集し、あなたの言葉を校正の贅沢を持っているテキストメッセージや電子メールとは異なり、電話で話すことは、リアルタイムでライブです。 あなたが何かを言ったら、それを取り戻すことはありません。 さらに、あなたも、あなたが話している人に人々を見たり、あなたのメッセージに彼らの反応を測定することはできません。 あなたは、あなたの言葉の上にトリップあなたのキーポイントを忘れて、または間違ったことを言って恐れているかどうか、電話で話すことは怖いこ”
しかし、それはまだほとんどの作業ラインで必要です-そして、従業員は電話に影響を与えると話す方法を知っている必要があります。
「あなたがビジネスの専門家であれば、これはいくつかの理由で不可欠です」とPrice氏は言います。 “あなたはまだ電話で定期的に提示していない場合は、あなたがランクを介して上昇として、最終的にする必要があります良いチャンスがあります。 また、より多くの就職の面接やビジネスミーティングは、関係するすべての人にとってより簡単で、より速く、より安価であるため、電話で行われます。”
もう一つの理由：あなたは偉大な第一印象を作るために二度目のチャンスを得ることはありません。 電話は、多くの場合、特に就職の面接や販売で、二人の間の最初の出会いです。 「その電話の最初の10〜15秒は、あなたが望む結果を得るチャンスを作ったり壊したりする可能性があります」と彼女は言います。 「あなたがどれほどスマートで、経験豊富で、教育を受けているかにかかわらず、発信者は主にあなたの言葉と声のトーンの組み合わせに基づいて批判的な意見を形成します：あなたが言うこととあなたがそれをどのように言うか。 彼らは電話であなたを見ることができないので、あなたの声の影響はあなたのメッセージの核心を伝え、彼らと永続的な印象を作成します。”
最後に、そしておそらく最も重要なのは、電話でインパクトを持って話すことは、しばしばキャリアの進歩につながると彼女は言います。 “ラルフ*ワルド*エマーソンは言った”スピーチは力です。”あなたのスピーチでは、あなたを雇う、あなたのプロジェクトに資金を供給する、あなたの製品を購入する、あなたの提案を採用する、あなたの予算を承認する、またはあなたの原因をサポートするかどうかにかかわらず、他の人に良い影響を与えることができます。”力と話すこれらの機会は、電話でますます起こっています。 影響と話さなければ、他はあなたがテーブルに持って来る価値を知らない。写真では
: より良い電話会議のための12のヒント
Priceは、ビジネスでは、電話で話すときの最も一般的な間違いは声のトーンに関連していると言います。 “単調、無礼、気を取られ、またはどのような方法で専門外である声のトーンは、即時の否定的なメッセージを送信します。 電話では、あなたの声—他のどの要素よりも-発信者に向かってあなたの感情的な態度を伝えるので、あなたの声を通して正しいメッセージを送信するこ”
マルチタスクはもう一つの一般的な間違いです、と彼女は言います。 “リスナーはあなたを見ることができないので、電話会議を続けるようにしようとしている間、秘密に他のタスクに追いつくために魅力的です。 だけでなく、あなたは会話の中で重要なポイントを欠場する可能性があり、リスナーはあなたの声で厄介な一時停止と気晴らしのトーンを聞くことがで”
もう一つの大きな失態：信用のないスピーチの使用。 たとえば、「um」、「uh」、「er」、「like」、「sort of」、「you know」などのフィラーの単語やフレーズを繰り返し使用します。”スピーチの明快さと信頼性を危険にさらす他の習慣は、あまりにも速く話し、あまりにも多く話し、中断し、注意深く耳を傾けず、適切に通話の準備をして
しかし、良いニュースは、潜在的に悪い電話を具体的な結果と測定可能な結果を持つ生産的な会議に変えるためには、いくつかの簡単なテクニックしか 電話で会議を最適化するための12のヒントは次のとおりです。
会議の準備をし、開会の挨拶をリハーサルします。 事前に、明確な議題を設定し、参加者に配布すると、価格は示唆しています。 “目的、出席者の名前、場所、開始時間と終了時間、カバーするトピックのリスト、および必要な結果やアクションが含まれています。 その後、会議に自信を持って熱狂的なスタートを確保するために、声のトーンとあなたの開口部の内容を声を出して練習します。”
すべての会議にはリーダーが必要だと彼女は言います。 “あなたがコールのリーダーではない場合は、資格のある候補者にタスクを割り当てるようにしてください。”リーダーは、時間通りに呼び出しを開き、トピックと時間を管理し、議論を容易にし、フィールドQ&A、次のステップをレビューし、時間通りに閉じます。
ボリュームと良い発声をたっぷり使って、はっきりとした心地よい声のトーンを使用してください。 あなたが電話で話しているとき、あなたの声は主な通信手段です。 したがって、十分に大声で聞いて、フレンドリーな魅力的な方法で話すことは非常に重要である、価格は述べています。 “あなたの声を評価するには、電話での会話のあなたの側を記録してみてください。 その後、録音を聞いてください。 あなたは幸せに聞こえるか、イライラしていますか？ 熱狂的または退屈？ 役に立つかせっかち？ 自信や臆病？ あなたはつぶやいたり、はっきりと話していますか？”
は電話会議の具体的な目的を述べている。 挨拶と歓迎の後、すぐにコールの理由、目的、およびカバーされるべきポイントの簡単なプレビューを述べます。 これは焦点および方向を提供する。 それはまた、あなたが準備し、担当し、成果をもたらす成功した会議にコミットしていることを示している、と彼女は言います。
良いボディランゲージを使用します。 価格は傾聴者が物理的に見ることができないのによい姿勢によって作成される信任を聞くことができることを説明する。 “あなたが実際に対面して会議にいるかのようにまっすぐに座ってください。 また、あなたがさらに指揮自信を持って声のトーンを投影するために話すときに立ってみてくださ あなたが会話の中で同じようにジェスチャーし、あなたが発信者とアイコンタクトを作っている想像して そして微笑することを覚えなさい—傾聴者は実際にあなたの声のにやにや笑いを聞くことができる。”
積極的に聞いて、中断を避けてください。 「それは面白い」、「ああ、本当に」、「ええと、」、「良い」、「なるほど」、「行ってください」、「はい、理解しています」、「もっと言ってください」などのフレーズを含む「口頭のうなずき」を使用して注意力を示してください。..”メモを取り、誰が何を言うのかを追跡し、価格が示唆しています。 “他のスピーカーと忍耐強くあり、結論に突き合わせか、または跳ばないで下さい。 それから、反射声明を作り、聞くものを確認し、明白にするために質問をしなさい。”
静かな環境を確保し、マルチタスクを避けます。 集中力を最適化し、混乱を最小限に抑えるには、ドアを閉じるか（オフィスがある場合）、バックグラウンドノイズのない静かな場所で会うように手配し 音がする可能性のある電子機器の電源を切るか、または沈黙させます。 “あなたの発信者にあなたが彼らと対面していた場合、あなたが望む完全な注意を与えてください。”
可能な場合はスピーカーフォンを避けてください。 理想的には、電話受信機に直接話すか、高品質のヘッドセットを使用して、価格は言います。 あなたの耳と肩の間の受信機をあやすことを避けて下さい。 これは通常、くぐもった音を与え、あなたの首を緊張させます。 スピーカーフォンを使用することが絶対に必要である場合は、スピーカー（複数可）にできるだけ近くに配置し、発信者がすべてのコメントを聞くことができるよ “主なポイントは、良好な音質を確保することです。 悪い配置の受信機、スピーカーフォンからあまりにも多くの距離、または悪い接続は、コールを台無しにすることができます。 通話の開始時に、リスナーとの良好な接続があり、誰もがはっきりと聞くことができることを確認します。”
誰かを保留にする必要がある場合は、許可を求め、理由を説明してください。 「理由を言わずに誰かを突然保留にするのは失礼です」と彼女は言います。 “また、決してそれらを呼び出すために提供することなく、15または20秒以上のために保持している誰かを残します。”
あなたの言葉を慎重に選択してください。 あなたが人ではなく電話で話しているとき、リスナーが意味を提供するためにあなたの非言語的な手がかりを持っていないので、言葉自体は大きな影 それは事前にあなたの話すポイントを準備し、リハーサルすることが特に重要だ理由です、価格は言います。 “また、あいまいさ、俗語、中傷や専門用語を避けてください。 あなたの言語および調子を肯定的、誘う、および明るい保ちなさい。”
あなたが話す前に自分自身を特定し、他の人に同じことをするように指示します。 「ゲームを推測するのは避けてください」と彼女は言います。 “誰もがあなたの声を認識すると仮定しないでください。 あなたが話すたびに自分自身を識別する—またはあなたの声が確立され、容易に認識されるまで、少なくとも最初の三、四回。”同様に、すべての発信者に自分自身を識別するよう奨励してください。 誰かが自分自身を識別せずに話す場合は、”スピーカーは誰ですか？”
名前によって他の人に直接質問やコメント。 あなたが対面しているとき、あなたはあなたの質問やコメントに応答するために、特定の人をキューにあなたの目とボディランゲージを使用することができ、プライス氏は述べています。 しかし、電話会議をしているときは、その人に名前で対処してください。 “また、あなたが言った最後のことに対する応答が必要な場合は、”コメントはありますか？”代わりに、特定の個人に順番に応答するように指示してください：”ジェフとアリス、私はあなたがこの分野で多くの経験を持っていることを知ってい ジェフ、あなたの考えから始まろう。”
企業の視点から見ると、”悪い”電話会議の主な結果は、時間、お金、生産性の喪失です。 個々の観点から、’悪い’電話会議のホストであることを起こればリーダーおよびマネージャーとしてあなたの評判は危険にさらされるかもしれない。 “すべての従業員は、雇用者の時間とお金の良いスチュワードである責任があります—これはあなたの同僚と会社のための測定可能な結果をもたらす会議”
写真の中で：より良い電話会議のための12のヒント
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