hogyan lehet jó emlékeztető e-mailt vagy SMS-t írni [végső útmutató sablonokkal]

a vállalkozás működtetésének egyik legfontosabb szempontja az, hogy megbizonyosodjon arról, hogy követi-e ügyfeleit. A dolgok gyakran csúsznak át a repedéseken a mindennapi élet során, és néha az emberek elfelejtik azokat a dolgokat, amelyeket lefoglaltak, vagy találkozókat, amelyeken részt kellene venniük. Ezért olyan fontos egy szelíd emlékeztető e-mail küldése az ügyfeleknek.

az emlékeztető e-mailek és az emlékeztető SMS-ek nagyszerűek, ha arról van szó, hogy ne felejtsék el a közelgő találkozóikat vagy határidőiket. Az emlékeztető e-mail segít abban, hogy minél több ember kerüljön az ajtóba az eladáshoz, míg az emlékeztető SMS kényelmesebb lehet néhány ember számára, akik nem ellenőrzik rendszeresen az e-mailjeiket. Az is fontos, hogy tudja, melyik működne jobban a vállalkozása számára.

tehát itt jön néhány tipp, hogyan lehet emlékeztető e-mailt vagy emlékeztető SMS-t küldeni, amelyek valóban működnek. Kitérünk arra is, hogy miért szükségesek minden vállalkozáshoz, és melyik a jobb – e-mail emlékeztető vagy SMS.

kitérünk…

milyen előnyökkel jár az emlékeztető e-mail vagy SMS üzenet használata?

melyik a jobb, emlékeztető e-mailek vagy emlékeztető SMS üzenetek?

mikor kell emlékeztető e-mailt küldeni?

mikor kell SMS emlékeztetőt küldeni?

hogyan írsz egy nagyszerű emlékeztető e-mailt?

hogyan írsz egy nagyszerű emlékeztetőt szöveges úton?

milyen előnyökkel jár az emlékeztető e-mail vagy SMS üzenet használata?

rengeteg előnye van annak, ha az ügyfelek szelíd emlékeztető e-maileket vagy emlékeztető SMS-eket küldenek. A legfontosabb, hogy az ilyen üzenetek biztosítják, hogy a címzett tudja, mikor találkoznak.

az emlékeztetők nemcsak megkönnyítik az emberek számára a naptárak kezelését, hanem időt és pénzt is megtakarítanak.

Íme néhány a jó emlékeztető e-mail előnyei közül:

Kevesebb meg nem jelenés

amikor az embereket emlékeztetik a találkozóikra, kevésbé valószínű, hogy elfelejtik megjelenni. Ez azt jelenti, hogy kevesebb elvesztegetett óra lesz, és jobban megtervezheti a napját. A No-show-k sok szempontból károsítják a vállalkozásokat: sok pénzbe kerülhetnek, hűséges ügyfelek, akik hosszú várólistákon ragadnak, sőt károsíthatják vállalkozása hírnevét.

hatékonyabb találkozók

az emlékeztető Üzenetek segítenek abban, hogy a címzett könnyebben felkészüljön a találkozóra. Az emlékeztetőknek nem csak az ügyfeleknek kell lenniük – belsőleg hasznosak lehetnek egy irodai környezetben is, és ösztönözhetik a személyzetet és az ügyfeleket, hogy felkészüljenek napjaikra.

továbbfejlesztett ügyfélszolgálat

egy emlékeztető e-mail is segít elérni a kiváló ügyfélszolgálatot. Az emlékeztetőkkel való proaktív viselkedés azt eredményezheti, hogy több ügyfél választja vállalkozását a versenytársak helyett.

a személyzet gyakori emlékeztetői biztosítják, hogy a feladatok tetején maradjanak, és elegendő idő áll rendelkezésre az ügyfelek örömére. Ez magában foglalhatja az ügyfelek sikerhívásait, az értékesítés nyomon követését stb., és egészségesebb csővezetékeket és elégedettebb ügyfeleket eredményez.

segítenek a szervezett maradásban

Az Emlékeztetők mindenkinek segítenek a szervezett maradásban is. Ők egy kiváló módja annak, hogy emlékeztesse az embereket, amikor kell menni az orvos kinevezések vagy a fodrászok, vagy hogy a kutya az állatorvoshoz. A szelíd emlékeztető e-mail hosszú utat jelenthet annak biztosításában, hogy az emberek tudják, mi jön.

melyik a jobb; emlékeztető e-mailek vagy emlékeztető SMS üzenetek?

mind az emlékeztető e-mailek, mind a szövegek nagyszerűek a vállalkozások számára. Az, hogy az egyik hatékonyabb-e, mint a másik, attól függ, kinek küldi az üzenetet.

például függhet az emlékeztető hosszától vagy részletességétől – a hosszabb üzeneteket sokkal könnyebb elküldeni e-mailben. Érdemes különböző stílusokat vagy márkajelzéseket hozzáadni az üzenethez. Vagy, az üzenet időérzékenysége szintén tényező lehet – az emberek általában sokkal nagyobb valószínűséggel ellenőrzik SMS-üzeneteiket, mint az e-maileket.

ettől függetlenül az emlékeztető e-mailek és az emlékeztető SMS-ek egyaránt hatékony eszközök az ügyfél kommunikációjában. Végül meg kell kísérleteznie, hogy melyik a legjobb az üzleti és ügyfélkör számára, de ha nem biztos benne, miért nem megy mindkettővel? Ez megduplázza annak esélyét, hogy üzenetei láthatók legyenek, és elegendő időt biztosít az ügyfeleknek, hogy kapcsolatba lépjenek veled, ha szükséges.

mikor kell emlékeztető e-mailt küldeni?

emlékeztető e-mailt küldhet egy közelgő találkozó előtt vagy egy elmulasztott találkozó után.

a valaki kinevezése előtt elküldött emlékeztetőket néhány órával, nappal vagy akár hetekkel előre el lehet küldeni. Minden a megfelelő egyensúly megtalálásáról szól. Tapasztalataink szerint az ügyfelek jó idő előtti megbökése néhány órás értesítéssel kombinálva működik a legjobban. Így előre megtervezhetik heteiket, és időben emlékeztethetik őket a közelgő elkötelezettségükre.

az ilyen típusú emlékeztetők segítenek megakadályozni a meg nem jelenést, és biztosítják, hogy az ügyfelek szükség esetén lemondhassák vagy átrendezhessék a találkozójukat. Ez is ad, mint egy vállalkozás tulajdonosa, a lehetőséget, hogy töltse ki a potenciálisan megüresedett helyet.

összehasonlításképpen, az emlékeztető e-maileket, amelyeket valaki elmulasztott egy határidőt vagy időpontot, a lehető leghamarabb el kell küldeni. Ez segíthet vállalkozásának a felzárkózásban, a potenciális elveszett üzlet helyreállításában, és arra készteti az ügyfeleket, hogy újrafoglalják a kinevezésüket.

mikor kell SMS emlékeztetőt küldeni?

SMS-emlékeztetőt küld a telefon szöveges üzenetein keresztül e-mailek, levelek vagy hívások helyett.

az emlékeztető elküldésre kerül a személy telefonjára, és ideális azok számára, akik esetleg nem férnek hozzá könnyen egy e-mail címhez, vagy jobban tudnak rövid szöveges üzeneteket olvasni. Hatékonyan ugyanúgy működnek, mint az e-mail emlékeztetők.

akkor válassza az SMS-emlékeztetők küldését, ha nem kell túl sok információt átvennie, erősen testreszabott stílusokat kell használnia, vagy egynél több weboldal linket kell tartalmaznia. Ha elég egy dátum és idő, az SMS emlékeztetők tökéletesen elvégzik a munkát.

szerencsére néhány szoftvercég lehetővé teszi, hogy ingyenes szöveges emlékeztetőket küldjön az ügyfeleknek. Általánosságban elmondható, hogy az SMS-ek magasabb nyitási arányt mutatnak, tehát ha talál egy emlékeztető platformot, amely ingyenesen kínálja, akkor van egy nyertese!

kattintson ide az ingyenes SMS emlékeztető sablonok!

hogyan írsz egy szelíd emlékeztető e-mailt?

ha emlékeztető e-mailről van szó, nagyon fontos, hogy vegye figyelembe a hangot. A maradéknak elég szelídnek, de hatásosnak is kell lennie. Az ügyfelek nem akarnak olvasni a tekercseket és a tekercseket, de pontosan tudniuk kell, hogy milyen lehetőségeik vannak.

nem szeretné, hogy küldjön egy emlékeztető e-mailt, hogy túl durva, vagy hogy jön ki, mint parancsolgató. Üzenetének kedvesnek, mégis informatívnak kell lennie annak érdekében, hogy a legjobb eredményt hozza létre, és mind az Ön, mind az ügyfelek számára előnyös legyen.

tehát itt van néhány dolog, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az emlékeztető e-mailek olyan jók, mint lehetnek:

használjon alkalmazást e-mail emlékeztetők küldésére

rengeteg különböző kinevezési ütemezési platform áll rendelkezésre a piacon, és a platformok (mint például a 10to8) életmentők lehetnek, amikor a kinevezési emlékeztetők küldésére kerül sor.

emlékeztető e-mail küldése alkalmazás nélkül valódi fájdalom lehet, mert manuálisan kell megadnia az összes információt a találkozóról.

a kinevezési ütemezési platformok viszont automatizált emlékeztető e-mail funkcióval rendelkeznek, és megkönnyítik az emlékeztetők küldését a sok technikai ismeret nélküli emberek számára. Ráadásul nagyon felhasználóbarátak is, és nem igényelnek túl sok időt a beállításhoz.

tehát, ha olyan emlékeztető e-maileket keres, amelyek problémamentesek és könnyen használhatók, akkor ne keressen tovább, mint egy találkozó ütemezési platform, mint például a 10to8.

bölcsen válassza ki a tárgy Sort

Miután beállította az emlékeztető ütemező szoftverét, itt az ideje, hogy kitalálja, hogyan küldhet emlékeztető e-mailt. Gondolkodnia kell a testreszabásukon is.

az egyik legfontosabb dolog, amit meg kell tennie, az e-mail tárgysorának kiválasztása. Ez segít abban, hogy e-mailjei kiemelkedjenek az emberek postaládájában, és biztosítsák, hogy nagyobb valószínűséggel nyitják meg őket. Az emlékeztető e-mailhez megfelelő tárgysor kiválasztása bonyolult lehet, de ne feledje, hogy a tárgysornak mindig tömörnek és lényegesnek kell lennie.

légy kedves

bár határozottan el akarsz jutni az üzenet pontjához, nem akarsz csak egyenesen beugrani a ‘találkozód holnap van’. Ne feledje, hogy egy másik személlyel beszél, ezért fontos, hogy úgy kezelje őket.

ha meg akarja győződni arról, hogy az emlékeztető e-mailjei hatékonyak-e, az egyik legjobb dolog, ha kedves vagy. Gondoljon arra, hogy az emlékeztető hogyan fog találkozni az emberek postaládáiban. Kedvesnek és barátságosnak akarsz tűnni, ugye?

néhány gyors módszer ennek elérésére:

• köszöntse a címzettet; A legtöbb automatizált megoldás lehetővé teszi, hogy személyre szabja a szöveget az ügyfél keresztnevével, ezért használja ezt a lehetőséget, ha teheti.
• adj hozzá egy szép megjegyzést: “alig várom, hogy találkozzunk!”vagy egyszerűen” szép napot!”még egy rövid emlékeztetőhöz is hozzáadhat egy kis gondosságot.
• írja alá az üzenetet; ideális esetben adja hozzá annak a személyzetnek a nevét, aki aláírásként nyújtja a szolgáltatást az üzenethez emberi érintésként.

mondd el, amit mondani akarsz (nem több, nem kevesebb)

kaptál már olyan e-mailt, amely csak tonna szöveggel kavart, és végül törölte pusztán azért, mert nem zavarta az olvasást? Én is!

nem ezt akarod, ugye?

azt szeretné, hogy az emlékeztető üzenet tömör és egyértelmű legyen. Úgy tűnhet, hogy sokkal több tartalomra van szüksége az emlékeztető e-mailekhez, de nem.

ha rövid és édes lesz, az nemcsak megkönnyíti az olvasást, hanem biztosítja, hogy az üzenet zavartalanul átjusson a mondanivalón.

tehát általában elég csak azt mondani, amit mondani kell, nem több vagy kevesebb.

Include a call to action

beleértve a call-to-action-t is, mivel ez hosszú utat fog megtenni az üzenetek hatékonyabbá tétele érdekében.

ha e-maileket küld valami közelgő találkozóról, akkor az egyik legjobb dolog, amit tehet, hogy megkéri az embereket, hogy válaszoljanak.

ez néhány célt szolgál: először is megerősíti, hogy ügyfelei megkapták az emlékeztetőt, másodszor pedig tudatja Önnel, hogy továbbra is képesek-e részt venni. Ez lehetőséget ad nekik arra, hogy átütemezzék, ha nem tudják megbeszélni a találkozót, és az ügyfelek számára is lehetőséget nyújt arra, hogy kapcsolatba lépjenek veled, építsék márkájukat és növeljék az ügyfelek tudatosságát.

érdemes néhány különböző lehetőséget is felvenni, amelyeket az ügyfelek igénybe vehetnek a CTA – n belül. Például meghívhatja őket, hogy válaszoljanak az üzenetre, ha részt vesznek az értekezleten, vagy lehetőséget adhat nekik az átrendezésre vagy a lemondásra is.

kattintson ide néhány ingyenes e-mail emlékeztető sablonért.

jó nyelvtan használata

az egyik leggyakoribb hiba, amelyet az emberek emlékeztető e-mail írásakor követnek el, a jó nyelvtan figyelmen kívül hagyása.

lehet, hogy nem úgy tűnik, mintha valamit meg kell gondolni – ez nem egy iskolai esszé után – de tényleg azt szeretné, hogy az üzleti e-maileket, hogy találkoznak, mint hanyag és szakszerűtlen? Ez nem egy nagy tükrözi a márka.

ezenkívül a rosszul megfogalmazott emlékeztetők csalónak és gyanúsnak tűnhetnek, és az emberek végül spamként jelölhetik meg őket, ami árt a szállítási arányoknak.

hogyan küldhet professzionális emlékeztetőt szöveges úton?

mi a helyzet az SMS-ben küldött emlékeztetőkkel? Míg az általunk említett tippek közül sok érvényes, van néhány különbség, amelyet meg kell emlékezni.

így küldhet professzionális, de szelíd emlékeztetőt szöveges úton.

tartsa szem előtt a karakterek számát

az emlékeztető e-mailek és az emlékeztető SMS-ek közötti egyik különbség az, hogy az SMS általában 160 karakterre korlátozódik. Mint ilyen, nagyon tömörnek kell lennie, amikor arról van szó, amit az emlékeztető üzenet mond.

ne használjon túl sok nagybetűt

túl sok nagybetűt egy SMS – ben kiabálónak és durvanak, vagy akár spamnek tűnhet. Tartsa a nagybetűket minimálisra, és csak a fontos pontok hangsúlyozására használja őket, ha egyáltalán.

Keep it simple

néha az emlékeztető Üzenetek kissé túl hosszúak és hosszúak lehetnek, de SMS-ben rövidek és édesek maradnak. Ezenkívül ossza fel az emlékeztető üzeneteket bekezdésekre, hogy megkönnyítse az olvasó számára a lefölözést, ha hosszúakat kell használnia.

ne menj emoji a vízbe

ez lehet túl csábító, hogy befejezze a szöveget egy csomó mosolygó arcok, de ellenállni a késztetésnek, ha küld egy emlékeztető SMS. Hangulatjelek lehet, hogy az üzenet úgy tűnik, egy kicsit túl barátságos és szakszerűtlen. Nem is beszélve arról, hogy előfordulhat, hogy nem minden eszközön jelennek meg ugyanúgy.

Apróságok használata

annak ellenére, hogy rövidre és édesre megy, még mindig fontos, hogy az SMS-emlékeztetőben finomságokat használjon. Például használj olyan szavakat ,mint a ‘Kérem’ és a ‘köszönöm’. Ne felejtsen el köszönni, használni a címzett nevét, és kijelentkezni a márkájáról.

összességében…

az Emlékeztetők küldése nagyszerű módja annak, hogy kapcsolatban maradjon az ügyfelekkel anélkül, hogy túl rámenős lenne, kiváló ügyfélszolgálatot nyújtva proaktívan, és megmentheti vállalkozását a költséges meg nem jelenésektől. Emlékeztetők tartsa az embereket a pályán, és segít megelőzni naptári balesetek.

reméljük, hogy ez a cikk segített megválaszolni az emlékeztető e-mail küldésével kapcsolatos számos kérdést. Most itt az ideje, hogy tesztelje és megnézze, milyen emlékeztető üzenet stratégia működik az Ön vállalkozása számára.