Galéria: 12 tipp a jobb telefonos találkozókhoz
ma sok alkalmazott támogatja az e-mailt telefonon keresztül bármilyen munkával kapcsolatos kommunikációhoz. Miért? Egyesek egyszerűen az elektronikus üzenetküldés kényelmét részesítik előnyben; mások számára ez időgazdálkodás kérdése (az üzenet beírása és a ‘Küldés’ gombra kattintás gyakran kevesebb időt vesz igénybe, mint egy személy felhívása és beszélgetése); aztán vannak olyanok, akik nem szeretik a saját hangjukat.
de mint kiderült, az első számú bűnös a beszédtől való félelem, amely magában foglalja a félénkséget, az idegességet és a szorongást-mondja Darlene Price, a Well Said, Inc.elnöke. a Well Said szerzője! Előadások és beszélgetések, amelyek eredményeket érnek el (AMACOM).
“a félelem, a bizonytalanság és a kétség, hogy mit kell mondani és hogyan kell mondani, megakadályozza, hogy sok leendő hívó mosolyogjon és tárcsázzon”-mondja. “Ellentétben az SMS-ekkel vagy az e-mailekkel, ahol a szavak szerkesztésének és ellenőrzésének luxusa van, a telefonos beszélgetés valós időben él. Ha egyszer elmondtál valamit, nem vonhatod vissza. Mi több, nem is láthatja azokat az embereket, akikkel beszél, vagy felmérheti az üzenetére adott reakcióikat. Akár attól tart, hogy megbotlik a szavain, elfelejti a legfontosabb pontokat, vagy rosszat mond, a telefonos beszélgetés ijesztő lehet.”
de ez még mindig szükséges a legtöbb munkaterületen-és az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogyan kell beszélni a telefonon.
“ha üzleti szakember vagy, ez több okból is elengedhetetlen” – mondja Price. “Ha még nem mutat be rendszeresen telefonon keresztül, akkor jó esély van arra, hogy végül meg kell tennie, ahogy emelkedik a ranglétrán. Emellett egyre több állásinterjút és üzleti találkozót tartanak telefonon, mert könnyebb, gyorsabb és olcsóbb minden érintett számára.”
egy másik ok: soha nem kap második esélyt arra, hogy nagyszerű első benyomást keltsen. A telefonhívás gyakran az első találkozás két ember között, különösen az állásinterjúk és az értékesítés során. “A telefonhívás első 10-15 másodperce megszakíthatja vagy megszakíthatja annak esélyét, hogy megkapja a kívánt eredményt” – mondja. “Függetlenül attól, hogy milyen okos, tapasztalt vagy jól képzett vagy, a hívók kritikus véleményeket alkotnak, elsősorban a szavak és a hangszín kombinációja alapján: mit mondasz és hogyan mondod. Mivel nem látnak telefonon keresztül, a hangod hatása közvetíti az üzeneted lényegét, és maradandó benyomást kelt velük.”
Végül—és talán a legfontosabb—az impact telefonon történő beszéde gyakran előmenetelhez vezet, mondja. Ralph Waldo Emerson azt mondta: “a beszéd hatalom. Beszédével képes befolyásolni másokat a jó érdekében, legyen szó akár felvételről, projekt finanszírozásáról, termék megvásárlásáról, javaslat elfogadásáról, költségvetés jóváhagyásáról vagy ügyének támogatásáról.”Ezek a lehetőségek a hatalommal való beszélgetésre egyre inkább telefonon történnek. Hacsak nem szólal fel hatással, mások nem fogják tudni, hogy milyen értéket hoz az asztalra.
Képekben: 12 tipp a jobb telefonos találkozókhoz
Price azt mondja, hogy az üzleti életben a telefonon való beszélgetés során a leggyakoribb hiba a hanghangra vonatkozik. “A monoton, udvariatlan, zavart vagy bármilyen módon szakszerűtlen hanghang azonnali negatív üzenetet küld. Telefonon keresztül a hangod-minden más elemnél jobban-közvetíti érzelmi hozzáállását a hívóhoz, ezért kritikusan fontos, hogy a megfelelő üzenetet küldje a hangján keresztül.”
a Multitasking egy másik gyakori hiba, mondja. “Mivel a hallgatók nem láthatnak téged, csábító, hogy titokban felzárkózzon más feladatokhoz, miközben megpróbál folytatni egy telefonos találkozót. Nem csak akkor valószínű, hogy hiányzik a kritikus pontokat a beszélgetés, a hallgatók hallani kínos szünetek és egy hang a figyelemelterelés a hang.”
egy másik nagy baklövés: a hiteltelen beszéd használata. Például a kitöltő szavak és kifejezések ismétlődő használata, beleértve az “um”, “uh”, “er”, “mint”, “valahogy”, “tudod.”Más szokások, amelyek veszélyeztetik a beszéd tisztaságát és hitelességét, túl gyorsan beszélnek, túl sokat beszélnek, félbeszakítanak, nem figyelnek figyelmesen, és nem készülnek fel megfelelően a hívásra.
de a jó hír az, hogy csak néhány egyszerű technikára van szükség ahhoz, hogy egy potenciálisan rossz telefonhívás produktív találkozóvá váljon, kézzelfogható eredményekkel és mérhető eredményekkel. Íme 12 tipp az ülések telefonon történő optimalizálásához:
készülj fel a találkozóra, és próbáld meg a nyitó megjegyzéseket. Előzetesen állítson be egy világos napirendet, és terjessze azt a résztvevőknek-javasolja Price. “Tartalmazza a célt, a résztvevők nevét, a helyszínt, a kezdési és befejezési időket, a lefedendő témák listáját, valamint a kívánt eredményeket vagy intézkedéseket. Ezután, hogy biztosítsa a találkozó magabiztos lelkes kezdetét, gyakorolja hangosan a nyitás hangszínét és tartalmát.”
hozzárendel egy vezetőt. Minden találkozónak szüksége van vezetőre, ő mondja. “Ha nem te vagy a hívás vezetője, mindenképpen rendelje hozzá a feladatot egy képzett jelölthez.”A vezető időben megnyitja a felhívást, kezeli a témákat és az időt, megkönnyíti a beszélgetést, a Q&a mezőket, áttekinti a következő lépéseket és időben bezárja.
használjon tiszta, kellemes hangszínt, bőséges hangerővel és jó kiejtéssel. Amikor telefonon beszél, a hangja az elsődleges kommunikációs eszköz. Ezért kritikus fontosságú, hogy elég hangosan beszéljen ahhoz, hogy meghallgassák, barátságos módon, mondja Price. “A hangjának értékeléséhez próbálja meg rögzíteni a telefonbeszélgetés oldalát. Ezután hallgassa meg a felvételt. Boldognak vagy bosszúsnak hangzik? Lelkes vagy unatkozik? Segítőkész vagy türelmetlen? Magabiztos vagy félénk? Motyogsz, vagy tisztán beszélsz?”
adja meg a telefonos találkozó konkrét célját. Az üdvözlés és üdvözlés után azonnal adja meg a hívás okát, a célokat és a lefedendő pontok rövid áttekintését. Ez biztosítja a fókuszt és az irányt. Ez azt is mutatja, hogy felkészült, felelős és elkötelezett egy sikeres találkozó iránt, amely eredményeket hoz, mondja.
használjon jó testbeszédet. Price elmagyarázza, hogy bár a hallgatók nem láthatnak fizikailag, hallhatják a jó testtartás által létrehozott bizalmat. “Ülj egyenesen, mintha valójában szemtől szemben lennél a találkozón. Próbáljon felállni, amikor beszél, hogy még parancsolóbb magabiztos hanghangot vetítsen ki. Gesztus, mint a beszélgetés során, és képzelje el, hogy szemkontaktust létesít a hívókkal. Ne felejtsen el mosolyogni—a hallgató valóban hallja a vigyort a hangjában.”
figyeljen aktívan, és ne szakítsa félbe. Jelezze figyelmességét a “verbális bólintások” használatával, amelyek olyan kifejezéseket tartalmaznak, mint “ez érdekes”, “Ó, tényleg”, “Uh-huh”, “jó”, “látom”, “kérem, folytassa”, “Igen, értem” és “kérem, mondjon többet erről…”Jegyezze fel és kövesse nyomon, hogy ki mit mond, Price javasolja. “Légy türelmes a többi előadóval, és ne butt-in vagy ugorj a következtetésekre. Ezután tegyen reflektív kijelentéseket, és tegyen fel kérdéseket, hogy ellenőrizze és tisztázza, amit hall.”
biztosítson csendes környezetet és kerülje a többfeladatos feladatokat. A koncentráció optimalizálása és a zavarok minimalizálása érdekében csukja be az ajtót (ha van irodája), vagy gondoskodjon arról, hogy csendes helyen találkozzon háttérzaj nélkül. Kapcsolja ki vagy Némítsa el az esetleges elektronikus eszközöket. “Adja meg hívóinak azt a teljes figyelmet, amelyet akkor tenne, ha szemtől szemben állna velük.”
lehetőség szerint kerülje a kihangosítókat. Ideális esetben beszéljen közvetlenül a telefonvevőbe, vagy használjon kiváló minőségű fülhallgatót-mondja Price. Kerülje el, hogy a Vevőt a füle és a válla közé szorítsa. Ez általában tompa hangot ad, és megfeszíti a nyakát. Ha a kihangosító használata feltétlenül szükséges, győződjön meg róla, hogy a lehető legközelebb van a hangszóró(K) hoz, és mindenkit felszólít, hogy beszéljen, hogy a hívók meghallják az összes megjegyzést. “A lényeg a jó hangminőség biztosítása. A rosszul elhelyezett Vevő, a kihangosítótól való túl nagy távolság vagy a rossz kapcsolat tönkreteheti a hívást. A hívás kezdetén erősítse meg a hallgatókkal, hogy jó a kapcsolat, és hogy mindenki tisztán hallja.”
ha valakit várakoztatnod kell, kérj engedélyt és magyarázd el az okot. “Udvariatlan, ha valakit hirtelen tartásba helyezünk anélkül, hogy elmondanánk nekik, miért” – mondja. “Soha ne hagyja, hogy valaki 15 vagy 20 másodpercnél tovább tartson anélkül, hogy visszahívná őket.”
gondosan válassza ki a szavait. Amikor telefonon beszél, nem pedig személyesen, a szavak maguk is nagyobb hatást gyakorolnak, mert a hallgatónak nincs nonverbális jelzése a jelentés biztosításához. Ezért különösen fontos, hogy előkészítse és gyakorolja a beszédpontokat idő előtt, mondja Price. “Kerülje a kétértelműséget, a szlenget, a rágalmakat és a zsargont. Tartsa a nyelvet és a hangot pozitív, hívogató és optimista.”
azonosítsd magad, mielőtt beszélsz, és utasíts másokat is erre. “Kerülje a találgatásokat” – mondja. “Ne feltételezd, hogy mindenki felismeri a hangodat. Azonosítsa magát minden alkalommal, amikor beszél—vagy legalább az első három vagy négy alkalommal, amíg a hangja meg nem állapodik és könnyen felismerhető.”Hasonlóképpen ösztönözze az összes hívót, hogy azonosítsa magát. Ha valaki anélkül beszél, hogy azonosítaná magát, ismételje meg a pontot azzal, hogy megkérdezi: “ki a felszólaló?”
közvetlen kérdések és megjegyzések másoknak név szerint. Ha szemtől szemben vagy, használhatja a szemét és a testbeszédét, hogy egy adott személyt válaszoljon a kérdésére vagy megjegyzésére, mondja Price. De amikor konferenciahívást folytat, név szerint szólítsa meg a személyt. “Továbbá, ha választ szeretne kapni az utolsó dologra, amit mondott, kerülje a kérdést:” vannak-e megjegyzések? Ehelyett utasíts bizonyos személyeket, hogy egymás után válaszoljanak: ‘Jeff és Alice, tudom, hogy sok tapasztalatotok van ezen a területen. Jeff, kezdjük az ötleteiddel.”
a vállalat szempontjából a “rossz” telefonos megbeszélések elsődleges következményei az idő, a pénz és a termelékenység elvesztése, zárja Price. Egyéni szempontból, ha történetesen egy ‘rossz’ telefonos találkozó házigazdája vagy, a vezető és a menedzser hírneve veszélybe kerülhet. “Minden alkalmazott felelőssége, hogy jó gondnoka legyen a munkaadója idejének és pénzének—ez a találkozók tervezésével és lebonyolításával kezdődik, amelyek mérhető eredményeket hoznak a munkatársak és a vállalat számára.”
képekben: 12 tipp a jobb telefonos találkozókhoz
Kövess engem a Twitteren, a Forbes-on és a Google+ – on.