À moins que vous ayez un stockage illimité à la maison ou au bureau, vous vous demandez peut-être si vous devez vraiment conserver tous vos documents et, le cas échéant, pendant combien de temps. Il n’y a pas de réponse unique. La durée dépend du type de document et des dépenses ou événements connexes. Avant d’allumer la déchiqueteuse, voici quelques directives générales concernant la conservation des documents liés aux transactions immobilières.
La règle empirique de l’IRS
L’IRS stipule que vous devez conserver les déclarations de revenus et les pièces justificatives pendant au moins trois ans après avoir produit la déclaration. Pourquoi? Le délai de prescription (le temps que l’IRS doit vous auditer ou le temps que vous pouvez modifier votre déclaration) est généralement de trois ans. Toutefois, les règles passent de trois ans si vous (1) conservez les pièces justificatives pendant six ans si vous avez sous-déclaré un revenu de plus de 25% du revenu brut indiqué dans votre déclaration; ou (2) si aucune déclaration n’est produite ou s’il y a fraude, la loi reste ouverte indéfiniment. Les experts financiers vous recommandent de conserver vos documents pendant au moins sept ans après la production de votre déclaration.
Documents pour les propriétaires
Documents à conserver tant que vous ou votre conjoint êtes propriétaire de la propriété
- Actes de propriété
- Conventions, codes et restrictions d’association de condos
- Reçus et factures d’amélioration des immobilisations
- Rapports d’inspection de la maison
Documents à conserver jusqu’à l’expiration de votre garantie ou de votre police
- Contrats de service et garanties domiciliaires
- Polices d’assurance habitation
- Reçus de réparation domiciliaire
Documents à conserver indéfiniment
- Dossiers de hypothèques payées (certificat de satisfaction ou libération de privilège)
- Déclarations de clôture (déclaration de règlement ou feuille de règlement HUD-1)
- Liste des biens du ménage
Documents à conserver jusqu’à l’expiration du délai de prescription (généralement trois ans après la date d’échéance de la déclaration)
- Déclarations de revenus
- Déclarations de clôture
- Paiements d’impôt foncier (conserver les factures d’impôt et les chèques annulés)
- Reçus et factures d’amélioration du capital
- Formulaire 1098 Déclarations d’intérêts hypothécaires
- Formulaire 1099-S Produit de transactions immobilières
- Preuve que votre maison était votre résidence principale pendant au moins deux des cinq années précédentes (p. ex., factures de services publics, inscriptions des électeurs, déclarations de revenus antérieures)
- Dossiers d’emploi pour l’aide à vivre (p. ex., Formulaire W-2s, Formulaire W-4s, états de paie et d’avantages sociaux) conservez tous les registres des impôts sur l’emploi pendant au moins quatre ans après le dépôt du 4e trimestre pour l’année
Documents pour l’investissement Immobilier
Documents à conserver tant que vous êtes propriétaire de la propriété
- Actes de propriété
- Évaluations ou évaluations utilisées pour déterminer l’amortissement
- Reçus et factures d’amélioration des immobilisations
- Reçus pour réparations et entretien
- Reçus de paiement d’assurance
Documents à conserver jusqu’à l’expiration de votre police ou de votre contrat
- Polices d’assurance
- Contrats de bail de locataire
Documents à conserver indéfiniment
- Accords de partenariat ou de LLC pour des investissements immobiliers
- Déclarations de clôture (aka déclaration de règlement ou feuille de règlement HUD-1)
Documents divers
Documents à conserver tant que vous ou votre conjoint êtes propriétaire du bien
- Contrats de vente et actes originaux des propriétaires pour une maison reçus en don
- La juste valeur marchande des biens hérités à la date du décès du défunt et de son décès et toutes les règles pour l’utilisation par les héritiers de la maison
- Décrets de divorce avec clause de vente à domicile
Documents à conserver jusqu’à la mise à jour
- Testaments et fiducies de biens
Exigences de conservation des documents d’État
Les directives ci-dessus suivent les directives de l’IRS. Lorsque vous déterminez la durée de conservation de vos documents, n’oubliez pas de rechercher les exigences de conservation des dossiers fiscaux de votre État. Il y a certains États où le délai de prescription est plus long que celui de l’IRS.
La Façon Dont Vous Stockez Vos Documents Est tout aussi Importante
Lorsqu’il s’agit d’archiver des documents, réfléchissez à la manière dont vous les stockerez en toute sécurité. Les documents peuvent être stockés traditionnellement sur papier, numériquement ou une combinaison.
Stockage papier
Le stockage de documents sous forme papier peut sembler redondant dans le monde numérique d’aujourd’hui, mais il y a des raisons d’envisager cette option. Une copie papier est une bonne sauvegarde en cas de perte de données. Les documents doivent être stockés dans une armoire ignifuge verrouillée ou un coffre-fort.
Stockage numérique
Vous pouvez également numériser et stocker vos documents sous forme numérique. De nombreuses entreprises proposent un stockage en nuage où vous pouvez facilement accéder à tous vos fichiers. Après avoir téléchargé vos documents, déchiquetez les copies papier inutiles.
Assurez-vous que toutes les parties concernées savent où les documents sont stockés et comment y accéder. Et consultez toujours votre comptable et / ou votre avocat lors de la création d’une politique de conservation des dossiers. Les exigences légales peuvent différer dans certaines circonstances et doivent être prises en compte lors de la création d’une police.