Types de Communication

La communication est le processus de transmission d’informations et de compréhension d’une personne à une autre. Ainsi, la communication signifie comprendre des informations, des faits ou des opinions de quelqu’un.

La communication peut se présenter sous diverses formes, elle peut être classée sur la base suivante:

1. Sur la base de la Structure Organisationnelle
2. Sur la base de la Direction
3. Sur la base du Mode d’Expression

Types de Communication

1. Communication Formelle
2. Communication Informelle
3. Communication Descendante
4. Communication Ascendante
5. Communication Horizontale
6. Communication Diagonale
7. Communication Non Verbale
8. Communication Verbale
9. Communication orale
10. Communication écrite

1. Structure organisationnelle
   • Communication formelle
   • Communication informelle
2. Direction
   • Communication Descendante
   • Communication ascendante
   • Communication Horizontale
   • Communication Diagonale
3. Mode d’expression
   • Communication Non Verbale
   • Communication Verbale
     1. Communication Orale
     2. Communication Écrite

Sur la base de la Structure organisationnelle

Dans la structure organisationnelle de communication d’entreprise, il existe deux types de communication:

• Communication formelle
• Communication informelle

Communication formelle

La communication formelle est un flux d’informations via des canaux formellement établis dans une organisation. Ce type de communication peut être orale ou écrite.

• Principalement contrôlé par des gestionnaires
• Il est de nature hiérarchique et associé à la relation supérieure et subordonnée
• Généralement lié au statut formel et aux positions d’une personne
• Il peut être ascendant, descendant et horizontal.

Avantages de la communication formelle

• Suit le principe d’unité de commandement
• Le flux ordonné d’informations et systématique
• Aide à fixer les responsabilités pour une meilleure efficacité
• Les gestionnaires ont le contrôle total de la nature et de la direction de la communication
• Aide à maintenir la relation d’autorité
• Le flux d’instruction est très spécifique, clair et défini.
• Utile pour maintenir un contact direct avec les subordonnés.

Inconvénient de la communication formelle

• C’est un processus qui prend beaucoup de temps
• Il manque de contacts et de relations personnelles
• Il peut être résisté et déformé
• Il retarde le message de communication en raison de la procédure formelle
• Il entrave la circulation libre, fluide et précise de l’information

Communication informelle

La communication informelle fait référence à la communication sur la base de relations personnelles. C’est un type de communication qui n’est pas structuré, non officiel et non planifié.

• Il ne suit pas les canaux formels établis par la direction
• Il circule souvent entre amis et intimes et concerne des questions personnelles plutôt que « positionnelles ».
• Il ne peut pas être démontré sur la carte et n’est pas réglementé par des règles et une procédure formelles.

La communication informelle est le résultat d’une interaction sociale et satisfait le désir naturel des gens de communiquer les uns avec les autres. La communication informelle est utile pour contrer les effets de la fatigue et de la monotonie au travail et sert de source d’informations sur le travail.

Il est également appelé communication de la vigne. La communication sur le vin de raisin contient des informations non officielles. Ce n’est pas une source de communication fiable. Les gestionnaires doivent faire très attention à une telle communication.

Avantages de la communication informelle

• C’est un canal de communication flexible et fiable
• Il crée une coopération mutuelle
• Il peut être une aide précieuse pour communiquer les règles, les valeurs et le moral de l’organisation
• Il est utile pour construire un travail d’équipe dans l’organisation
• Il fournit une rétroaction efficace au responsable
• Il complète la communication formelle
• Il crée des relations publiques réussies dans l’organisation
• S’il est mis en œuvre efficacement, il mènera au succès

Inconvénients de la communication informelle

• Cela crée des malentendus et de l’incertitude
• En raison des perceptions différentes des personnes impliquées dans le chuchotement, les interprétations en chaîne de l’information peuvent changer
• Il est difficile de croire à l’information car sa source ne peut être identifiée
• Cela conduit parfois à la fuite d’informations secrètes
• L’information qui la traverse est inexacte et déformée
• Il est difficile de la contrôler car son flux et sa direction ne peuvent pas être vérifiés

Sur la base de Direction

Sur la base des directions, la communication peut être de quatre types de communication:

1. Communication descendante
2. Communication ascendante
3. Communication Horizontale
4. Communication Diagonale

Communication descendante

La communication qui a lieu des supérieurs aux subordonnés dans une chaîne de commandement est connue sous le nom de communication descendante.

Ce type de communication peut prendre la forme d’ordres, d’instructions, de politiques, de programmes, etc. Il peut être écrit ou verbal.

Les messages suivants sont induits dans ce type de communication:

• Confirmation de la performance
• Affectation et directions de travail
• Ordres, orientations et responsabilités
• Type idéologique d’information
• Procédure et pratiques d’organisation.

Avantages de la communication descendante

• Il est utile pour contrôler le subordonné
• Il explique les plans et les politiques de l’organisation aux employés.
• C’est un outil pour déléguer des pouvoirs
• Il est utile de lier les employés à un niveau différent
• Il encourage l’efficacité de la communication ascendante par le feedback
• Il aide à préparer les gens à introduire le changement

Inconvénients de la communication descendante

• Elle a tendance à favoriser la communication unidirectionnelle
• Elle prend beaucoup de temps car les informations passent à différents niveaux
• Parfois, un gestionnaire peut filtrer les informations ou retenir certaines informations par crainte qu’elles ne soient désagréable
• Comme la communication prend du temps, le message devient parfois inefficace et peut perdre de sa signification

Communication ascendante

Lorsque des messages sont transmis de bas en haut de la hiérarchie organisationnelle, on parle de communication ascendante.

La fonction principale de la communication ascendante est de fournir des informations à la direction. Il est essentiellement de nature participative et ne peut prospérer que dans un environnement organisationnel démocratique. Il peut prendre la forme d’un rapport d’étape, de suggestions, de griefs, de plaintes, etc.

Avantages de la communication ascendante

• La direction peut utiliser efficacement la rétroaction dans son plan et ses procédures
• Aider les subordonnés à communiquer leurs points de vue à la direction
• Il soutient des idées et des suggestions innovantes
• Soutien en harmonie et coopération mutuelle entre la direction et les subordonnés
• Les gestionnaires sont en mesure d’évaluer l’impact de la communication

Inconvénients de la communication ascendante

• Le subordonné ne fournit que des informations favorables à la haute direction
• Il peut être découragé en raison de l’absence de réponse appropriée de la direction
• Il faut beaucoup de temps pour transmettre le message à un niveau supérieur
• Possibilité de manipulation volontaire d’informations pour atteindre des objectifs personnels.
• Il existe une menace que le supérieur puisse réagir négativement

Communication horizontale

Lorsque la communication a lieu entre deux personnes ou plus qui travaillent aux mêmes niveaux, elle est appelée communication horizontale.

Ce type de communication a lieu principalement lors d’une réunion de comité ou de conférences. L’objectif principal de cette communication est d’établir une coordination interministérielle.

Avantages de la communication horizontale

• Il aide à éviter la duplication du travail
• Il résout les conflits inter-départements
• Il facilite l’établissement d’une coordination entre les différents départements de l’organisation
• Le processus de communication est calculé en douceur sans aucune barrière.
• Il aide à maintenir un soutien social et émotionnel parmi le groupe de pairs.

Inconvénients de la communication horizontale

• Il y a un manque de motivation pour communiquer
• Habituellement, ils cachent des informations en raison de la rivalité entre eux
• Il manque d’autorité

Communication diagonale

La communication diagonale est un échange d’informations entre les personnes à un niveau différent entre les lignes ministérielles.

Ce type de communication est utilisé pour diffuser des informations à différents niveaux d’une organisation afin d’améliorer la compréhension et la coordination afin d’atteindre les objectifs organisationnels.

Ainsi, lorsque les personnes qui ne travaillent ni dans le même département ni à un niveau similaire communiquent, on parle de communication diagonale. Elle couvre tous les niveaux de la structure organisationnelle.

Avantages de la communication diagonale

• Elle augmente l’efficacité organisationnelle
• Elle facilite le changement organisationnel
• Elle crée l’intégrité et l’harmonie dans l’organisation
• Elle aide à accélérer l’action et à gagner du temps

Inconvénients de la communication diagonale

• Elle viole le principe d’unité de commande
• C’est une manière non systématique de communiquer.

Sur la base du Mode d’Expression

1. Communication Non Verbale
2. Communication Verbale

Communication non verbale

La communication par des expressions, des gestes ou une posture est une communication non verbale. Il fait référence au flux d’informations, à travers les expressions faciales, le ton de la voix et d’autres mouvements du corps.

En d’autres termes, c’est un type de communication autre que les mots. Il transmet le sentiment, les émotions, l’attitude d’une personne envers une autre. Une personne peut communiquer son sentiment aux autres rapidement et économiquement en utilisant une forme de communication non verbale. Cela ne nécessite pas l’utilisation de mots car une personne peut exprimer ses sentiments par son langage corporel.

Certains éléments importants de la communication non verbale sont:

• Langage corporel: Posture, Geste, Contact visuel, Silence, etc.
• Proximité : Espace (espace intime, espace public), Temps, Environnement etc.
• Para Langue: Voix, Volume, Pause, Hauteur, stress approprié, etc.

Avantages de la communication non verbale

• C’est une source d’information fiable
• Le message peut être transmis rapidement
• C’est un moyen de communication économique
• Cela crée une meilleure compréhension

Inconvénients de la communication non verbale

• Les expressions et les gestes sont vus par n’importe qui, il manque donc de secret.
• Cela crée un malentendu dû à la non-compréhension des gestes
• Cela nécessite la présence physique des deux parties
• Un message long et détaillé ne peut être transmis
• Le sens du geste change selon le temps et le lieu, il est donc difficile à comprendre universellement
• Il n’y a pas de preuve écrite en cas de litige à l’avenir.

Communication verbale

La communication verbale est un échange d’informations par des mots écrits ou oraux. La communication verbale consiste à parler, écouter, écrire, lire, etc. C’est le mode de communication le plus préféré.

Il peut s’agir de deux types de Communication verbale:

1. Communication orale
2. Communication écrite

Communication orale

Lorsqu’un message est exprimé par des mots parlés, il peut s’agir de conversations en face à face ou à l’aide de modes électroniques tels que téléphone, téléphone cellulaire, etc.

Cela peut également prendre la forme d’une conversation informelle, de discussions de groupe, de réunions, etc. C’est un moyen d’échange d’informations plus efficace car le récepteur entend non seulement le message mais observe également les gestes physiques du locuteur.

Avantages de la communication orale

• La communication orale est utile pour fournir un bon leadership
• Elle offre la possibilité de participer à la prise de décision de tous les membres
• Elle permet de gagner du temps et d’atteindre très rapidement le destinataire du message
• C’est une source de communication économique
• Elle est plus efficace car le langage corporel peut être observé en même temps que l’audition du message
• La réaction peut être reçue facilement et rapidement
• Le message peut être transmis clairement car, en cas de confusion, le des éclaircissements peuvent être demandés immédiatement.

Inconvénients de la communication orale

• Elle nécessite la présence des deux parties, c’est-à-dire expéditeur et destinataire
• L’inconvénient majeur de ce type de communication est l’absence de preuve, donc elle n’a aucune validité juridique
• Elle n’est pas adaptée lorsque les messages sont longs
• Elle ne laisse pas suffisamment de temps pour réfléchir avant de transmettre le message
• Elle implique un coût élevé si les deux parties sont à distance place 6. Le message peut être déformé.

Communication écrite

Lorsque les opinions sont échangées sous forme écrite, plutôt que par des mots parlés, c’est connu comme communication écrite.

Il peut être exprimé à travers des graphiques, des images et des diagrammes. Il comprend des journaux, des rapports, des lettres, des circulaires, des magazines, etc. Lors de l’utilisation de la communication écrite, les mots doivent être sélectionnés très soigneusement car les messages envoyés ne peuvent pas être modifiés. il est de nature formelle et ne peut être négligé.

Avantages de la communication écrite

• Elle fournit une référence future: elle devient un enregistrement permanent et bénéfique pour la formulation de nouvelles politiques.
• C’est exact. Des erreurs ne sont pas susceptibles de se produire car il est ouvert à la vérification et son authenticité peut être vérifiée.
• Il ne nécessite pas la présence physique des deux parties.
• Il assure la transmission d’informations de manière uniforme
• Il est utile de transmettre des informations complexes et il facilite l’attribution des responsabilités
• Il élimine généralement les conflits et les malentendus
• Il facilite la transmission d’un message à un grand nombre de personnes en même temps
• La communication écrite est acceptable en tant que document juridique.

Inconvénients de la communication écrite

• C’est un mode de communication qui prend du temps et de l’argent
• Il manque de secret car le message passe entre différentes mains, ainsi, on dit qu’il est une arme à double tranchant
• Il n’est pas utile en cas d’urgence
• Il n’a aucune chance de modifier les messages transmis
• Il n’est pas possible d’obtenir un retour immédiat
• Il devient peu impressionnant s’il est mal rédigé
• Il peut être mal interprété
• Il nécessite des formalités inutiles.

Notes de communication d’entreprise

(Cliquez sur le sujet pour lire)

Référence

1. Murphy, Hildebrandt (1991), Effective Business Communication, McGraw Hill, New York.
2. Communication d’entreprise: « K.K. Sinha, Société d’édition Golgotia.
3. Communication d’entreprise: « M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Livres Excel.
4. Éléments essentiels de la communication d’entreprise: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Fils du Sultan Chand &.

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