De nos jours, travailler avec le courrier électronique et utiliser des clients de messagerie tels que Microsoft Outlook ou Apple Mail est assez courant. Cependant, il y a un peu plus à envoyer des pièces jointes, en particulier des fichiers volumineux, que des connaissances générales.
Dans cet article de compétences rapides, nous couvrons tout ce que vous devez savoir pour envoyer de gros fichiers avec succès par e-mail.
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Quelle est la taille maximale d’une pièce jointe ?
En général, lorsque vous joignez des fichiers à un e-mail, vous pouvez être assez confiant que jusqu’à 10 Mo de pièces jointes seront corrects. Aujourd’hui, peu de serveurs de messagerie ont des limites plus petites que celles-ci (bien que certaines anciennes configurations de bureau puissent avoir des limites inférieures). Gmail et Yahoo Mail, à titre d’exemple, vous permettent tous deux de joindre jusqu’à 25 Mo.
Cependant, ce n’est pas parce que vous pouvez l’attacher et l’envoyer qu’il peut être reçu. Le serveur utilisé par le destinataire prévu doit être configuré pour accepter des pièces jointes de plus de 10 Mo, ce qui est loin d’être une certitude.
Comment savez-vous combien vous avez attaché? Tous les services de messagerie affichent la taille du fichier entre parenthèses. Gardez simplement une trace de ce que vos pièces jointes ajoutent. Si vos pièces jointes dépassent 10 Mo, envisagez l’une des options ci-dessous.
Parfois, la taille du fichier s’affiche en Ko (kilo-octets), plutôt qu’en Mo (mégaoctets). Il y a 1024 kilo-octets dans un mégaoctet, mais aux fins de l’arithmétique mentale rapide, vous pouvez travailler sur la base de leur nombre de 1 000 (si vous recherchez une réponse précise, Google affichera une calculatrice de conversion rapide si vous recherchez des phrases comme « combien de Mo est de 716,8 Ko »).
Réduisez le fichier
Quelles options avez-vous lorsque vous avez vraiment besoin d’envoyer un fichier, mais que vous avez atteint la limite de téléchargement? Si vous dépassez un peu la limite, vous pourrez peut-être résoudre le problème simplement en compressant votre fichier d’origine.
Pour ce faire, recherchez simplement le fichier dans son dossier, faites un clic droit dessus et sélectionnez « compresser. »La compression d’un fichier de cette manière réduit souvent d’environ 20% un fichier, ce qui vous aide à vous faufiler sous la restriction de pièce jointe.
Fractionnez les fichiers en archives en plusieurs parties
Si vous souhaitez toujours envoyer votre fichier par e-mail, vous pouvez prendre des mesures pour diviser votre fichier en parties plus petites. Par exemple, si vous aviez un document de 15 Mo que vous deviez envoyer par e-mail, vous pouvez choisir d’utiliser un logiciel de compression de fichiers tel que 7-Zip (fonctionne uniquement avec Windows) pour créer une archive contenant ce fichier, en le divisant en deux morceaux de 7,5 Mo.
Il existe des instructions étape par étape pour diviser des fichiers plus volumineux en parties plus petites sur le blog How-To Geek.
Vous pouvez ensuite joindre chacune des pièces individuelles à des e-mails séparés, en n’oubliant pas d’avertir le destinataire que vous faites cela. Le destinataire devrait télécharger chaque pièce jointe séparément, puis utiliser un programme d’extraction de fichier pour extraire le fichier plus volumineux et divisé et le reconstituer.
Cette méthode fonctionne mais prend beaucoup de temps. Il y a une autre option, cependant.
Envoyer des fichiers via un service de stockage en nuage
L’option la plus simple, lors de l’envoi de fichiers trop volumineux ou trop nombreux, consiste plutôt à utiliser un service de stockage et de partage de fichiers en nuage. Plusieurs options sécurisées et fiables sont disponibles, notamment Dropbox et Google Drive.
Les deux plus grands services de messagerie web, Gmail et Outlook.com , ont tous deux intégré leurs services de partage de fichiers (Google Drive et SkyDrive respectivement) dans leurs produits. Essayez d’envoyer un fichier trop volumineux et vous serez invité à le télécharger sur le cloud et à partager un lien à la place.
Si vous envoyez votre message via Outlook sur votre bureau ou si vous préférez un service de stockage en ligne qui ne s’intègre pas directement à un fournisseur de messagerie (tel que Dropbox), ne vous inquiétez pas. Téléchargez simplement votre fichier, faites un clic droit dessus et sélectionnez « partager le lien ». Il suffit de coller le lien dans votre e-mail et le destinataire pourra accéder au fichier en cliquant dessus.
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