L’information a besoin de contexte, et nous devons fournir ce contexte d’une manière qui ne charge pas les utilisateurs mais les soutient. Cela signifie que nous devons tirer pleinement parti des technologies de reconnaissance et d’analyse pour rationaliser et automatiser la façon dont nous développons ce contexte.
Un de ces outils est les métadonnées. Les métadonnées offrent des avantages significatifs en termes de compréhension de l’information de nouvelles manières et de capacité à tirer parti de cette intelligence pour stimuler l’innovation et l’expérience client.
Qu’est-ce que les métadonnées ?
Il n’y a pas de définition unique des « métadonnées » qui soit internationale et universellement acceptée – il existe plutôt de nombreuses définitions ou descriptions similaires qui couvrent la plupart du temps les mêmes points. Vous devez adopter celui qui convient le mieux au contexte de vos activités de gestion de l’information et à l’organisation dans laquelle vous travaillez.
La norme ISO de gestion des enregistrements 15489 fournit cette définition simple :
« Données décrivant le contenu, le contenu et la structure des enregistrements et leur gestion dans le temps. »
Le département américain de la Défense a une définition des métadonnées dans sa norme DoD 5015.2, qui est également similaire aux normes ISO, à savoir:
« Données décrivant les données stockées: c’est-à-dire les données décrivant la structure, les éléments de données, les interrelations et d’autres caractéristiques des enregistrements électroniques. »
Cela illustre plusieurs des autres fins que servent les métadonnées dans les systèmes de gestion électronique des documents (GRE).
Enfin, NISO, l’Organisation Nationale américaine de Normalisation de l’Information, définit les métadonnées comme suit ::
» Informations structurées qui décrivent, expliquent, localisent ou facilitent la récupération, l’utilisation ou la gestion d’une ressource d’information. »
Remarquez les similitudes et les différences dans ces définitions et réfléchissez à leur lien avec le contexte de votre propre travail. Les métadonnées sont souvent appelées données sur les données ou informations sur les informations.
Quelle est la Valeur commerciale des métadonnées ?
La valeur principale des métadonnées vient de la façon dont elles sont alignées sur les buts et objectifs métier spécifiques et les soutiennent. Voici quelques-unes des façons dont les métadonnées apportent de la valeur à l’entreprise:
- Classification – Les métadonnées jouent un rôle clé dans la classification ou l’organisation de votre rétention de contenu – Les métadonnées peuvent être utilisées pour suivre des éléments tels que les dates associées à la planification des enregistrements associée à un document.
- Sécurité de l’information – Les métadonnées peuvent être utilisées pour marquer un paramètre de sécurité, valider les droits d’accès et de modification, et ainsi contrôler la distribution.
- Expérience client – Les métadonnées peuvent également être utilisées pour capturer l’évaluation du contenu par les utilisateurs, indiquant par exemple que le contenu est » précieux ou » inutile » ou même » daté. »
- « Trouvabilité » de l’information – Les métadonnées sont extrêmement précieuses en tant que mécanisme d’amélioration de la recherche et de la récupération en permettant aux utilisateurs de cibler une requête sur un certain champ, tel que l’auteur, le sujet, la date, etc.
Les métadonnées sont une partie importante des phases de capture, de création et d’organisation du contenu du cycle de vie du contenu. Si les métadonnées associées ne sont pas capturées en même temps que le contenu, vous créerez rapidement une collection de contenu difficile à gérer, à trouver et à récupérer.
En bref, les métadonnées sont l’un des fondements de la gestion efficiente et efficace de l’information.