Les propriétaires de petites entreprises intelligentes savent à quel point il est important de protéger les informations sensibles et de les garder entre de mauvaises mains. Cela signifie avoir des systèmes en place pour s’assurer que les fichiers et les enregistrements numériques sont sûrs et sécurisés. Tout aussi important, bien sûr, est la façon dont vous manipulez tout le papier qui traverse votre lieu de travail et où il va lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Même dans notre monde connecté en ligne, il y a encore beaucoup d’informations échangées sous forme physique. Le simple fait de le jeter dans le bac de recyclage sans prendre de mesures pour protéger les informations qu’il révèle est une invitation pour les voleurs de données à faire leur sale boulot.
Voici quelques-uns des différents types de documents que vous devriez être certain de déchiqueter ou de détruire.
- Tout ce qui pourrait être utilisé pour le vol d’identité
- Documents liés aux services bancaires, aux finances et aux impôts
- Documents contenant des détails confidentiels sur votre entreprise
- Documents liés à la santé et aux ressources humaines
- Documents juridiques et contrats
- Renseignements sur l’assurance et factures
Tout ce qui pourrait être utilisé pour le vol d’identité
Qu’ils révèlent des renseignements personnels sur un employé ou un client, les documents contenant des renseignements qui pourraient être utilisés pour le vol d’identité sont une évidence pour le déchiqueteur. Pensez aux dossiers de paie pour votre personnel, aux copies d’identifications avec photo ou aux informations de carte de crédit et d’adresse personnelle pour vos clients. Si vous pensez que quelque chose écrit ou imprimé sur un morceau de papier est même le moins sensible, il n’y a aucun sens à ne pas le déchiqueter.
Documents liés aux services bancaires, aux finances et aux impôts
Qu’il s’agisse de dossiers de paie, de budgets annuels, d’anciennes déclarations de revenus et de vérifications, ou de relevés de compte bancaire et de chèques annulés, vous ne voulez pas que ce genre de documents reste intact dans une benne à ordures ou un bac de recyclage. Si vous avez du papier avec des détails financiers de toute nature, même des informations périmées, ne payez pas le prix d’une élimination bâclée! Envoyez-le à la déchiqueteuse et gardez tout le monde en sécurité.
Documents contenant des détails confidentiels sur votre entreprise
Protégez le travail acharné que votre petite entreprise effectue en se débarrassant correctement de tous les documents contenant des informations exclusives qui pourraient profiter à vos concurrents. Cela signifie des dossiers liés à la recherche et au développement de nouveaux produits et idées, ou des plans et propositions de projets futurs. Les autres documents de cette catégorie comprennent tout ce qui concerne les rapports et les tests internes, les formules exclusives, même les manuels de formation et d’exploitation.
Documents liés à la santé et aux ressources humaines
Tous les dossiers médicaux de votre personnel ou de vos clients doivent être traités avec la sensibilité qu’ils méritent. Il en va de même pour les éléments liés à la dotation, qu’il s’agisse de curriculum vitae et de candidatures, de rapports disciplinaires ou d’évaluations du rendement et d’examens des employés. Protégez le droit de chacun à la vie privée en veillant à ce que les documents de cette description soient traités avant leur élimination.
Documents juridiques et contrats
Voici une règle empirique très simpliste qui pourrait vous éviter de sérieux maux de tête plus tard: si un avocat a été impliqué dans un document, assurez-vous qu’il est disposé correctement. Vous ne voulez pas jouer avec des documents juridiques, des contrats ou quelque chose de similaire, alors faites preuve de prudence et envoyez-les tous à la déchiqueteuse lorsque vous êtes sûr qu’ils ne sont plus nécessaires.
Renseignements sur l’assurance et factures
Les dossiers relatifs à l’assurance de votre petite entreprise et à son contenu doivent toujours être détruits et non jetés. Il en va de même pour les anciennes factures de services publics ou toute autre chose se rapportant à votre lieu de travail lui-même, comme les factures d’Internet et de service de téléphonie cellulaire. Ces documents contiennent généralement des numéros de compte et des détails d’adresse, qui doivent toujours rester privés.
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