Organiser des Salons Automobiles – Comment planifier un Salon Automobile ?

Organiser des salons automobiles peut être un animal délicat. Dans cet article, j’expliquerai le processus de planification pour organiser un événement réussi, ainsi que les trophées de couverture, le marketing et d’autres domaines clés de cet article. Je toucherai également à la définition de la différence entre les rencontres automobiles et les salons automobiles.

Salons automobiles par rapport aux Salons automobiles

Les temps ont changé au fil des ans et les salons automobiles commencent à prendre le dessus sur les salons automobiles. Quelle est la différence? Les rencontres en voiture ne sont vraiment pas différentes d’une croisière. Cependant, les croisières sont généralement associées aux classiques et à la communauté des hot rod qui dure depuis des années.

Du côté de l’importation de la maison, de plus en plus de rencontres apparaissent et sont plus adaptées à la communauté / genre stanced. Il n’y a pas de trophées impliqués, juste une réunion organisée qui peut également avoir des vendeurs présents. Il n’y a généralement aucune exigence pour assister à une réunion, tant que vous avez des roues (et qu’elles ne doivent pas être droites), vous êtes invités à y assister. Certains meets offrent un parking VIP qui est une méthode utilisée pour facturer un prix plus élevé pour un parking « premium ».

Les salons automobiles sont généralement organisés avec un budget plus élevé avec une compétition jugée pour gagner essentiellement un prix ou un trophée en espèces. Il y a des exigences pour participer à des salons automobiles qui nécessitent généralement des modifications personnalisées, mais il existe des classes de stock qui s’adaptent généralement aux classiques.

Préparez-vous

Business Plan: L’organisation de salons automobiles ne signifie pas nécessairement que vous avez besoin d’un business plan. Certains peuvent dire que c’est exagéré mais, à la fin de la journée, vous voulez être prêt. Un spectacle qui avait autrefois 100 voitures, peut devenir 1000 ou plus; vous voulez être prêt pour ce jour-là. Ce qui soulève un bon point, la plupart des personnes qui organisent des salons automobiles veulent obtenir le plus de participation possible, mais vous devez vous structurer vous-même et votre équipe pour l’évolutivité; pour pouvoir gérer tous les aspects de l’entreprise. »

Il est très important d’identifier les partenaires dans ce plan. Quand l’argent commence à être ballotté, la cupidité prend le meilleur de certaines personnes. Ce n’est pas toujours des arcs-en-ciel et des licornes, alors assurez-vous d’avoir une approche commerciale, un plan et un accord bien définis.

Dans ce business plan, vous définirez votre public cible. Classiques, Hot Rods, Importations, Camions, etc. et déterminez essentiellement le genre d’émission que vous souhaitez animer.

Charité, À but lucratif ou les deux: Déterminez la cause de votre événement. Si c’est pour amasser des fonds pour une cause ou si vous cherchez à faire un profit. Les salons automobiles caritatifs iront très loin avec les automobilistes. Selon la cause, vous obtiendrez des gens qui sortent des boiseries pour vous aider à collecter des fonds. La clé est d’être honnête. Vous voulez faire savoir aux gens où va l’argent et combien vous avez amassé. Il y a des émissions qui trompent les gens et ne cherchent qu’à gagner de l’argent. Ne soyez pas l’un d’entre eux. Même si vous ne le faites pas exprès, il s’agit de définir un plan d’affaires et un budget solides à l’avance pour que tout soit pris en compte.

Personnel: Il est important d’identifier les acteurs clés qui vous aideront dans le processus de planification de votre événement lors de l’organisation de salons automobiles. Définir les rôles et qui est capable de s’occuper de quoi et pouvoir compter sur ces personnes pour tenir leur fin de contrat. Planifier un événement réussi peut être épuisant mentalement et physiquement, avoir un système de soutien solide de personnes autour de vous qui peuvent tenir leur fin de contrat est très très important!

Il est également recommandé de ne recruter que les personnes dont vous avez besoin pour certaines tâches. Par exemple, vous n’avez pas besoin d’avoir tout le monde présent lors de la planification de votre budget. J’ai constaté que plus vous avez de personnes impliquées, plus il est difficile de trouver un terrain d’entente. Les gens ont leur propre agenda la plupart du temps et il est difficile de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.

Vous pouvez structurer votre personnel presque comme un organigramme d’entreprise. Ce tableau n’a pas besoin d’être publié ou vu par votre personnel, mais, dans le fond de votre esprit, vous avez une équipe qui a une structure et vous savez qui répond à qui quand il s’agit de cela.

Voici quelques rôles recommandés pour votre émission:

• Directeur général – Supervise l’ensemble de l’opération et coordonne les différents chefs d’équipe, si nécessaire.
• Marketing – Vous avez besoin de plusieurs personnes pour aider au marketing. Avoir une personne clé dans l’équipe pour diriger cet effort et coordonner avec les partenaires, etc. aidera votre plan de marketing à se dérouler sans heurts.
• Juger – C’est probablement LE rôle le plus important de tout le spectacle. Sans un personnel de jugement compétent, expérimenté et très complet, votre réputation de spectacle pourrait tomber dans les égouts. Assurez-vous également de sélectionner des personnes fiables. Il n’y a rien de plus bouleversant qu’un juge qui ne se présente pas au juge.
• Personnel de l’événement – Stationnement– Inscription, Circulation, Sécurité sont autant d’exemples de membres du personnel dont vous aurez besoin le jour de votre événement.
• Sponsor / Coordinateur de la publicité – Pour aider à alléger certaines contraintes budgétaires que vous aurez en organisant votre propre événement, la recherche de sponsors et / ou d’annonceurs est un moteur important de l’organisation de votre propre spectacle. Quelques exemples de ce que vous pouvez rechercher auprès des sponsors:
  • Argent – Pour vous aider avec vos frais généraux, vous pouvez rechercher des sponsors qui sont prêts à contribuer financièrement. Veuillez noter que la plupart des sponsors voudront un reçu à des fins fiscales, alors assurez-vous d’avoir vos canards d’affilée et de ne pas organiser de salon automobile souterrain pour simplement obtenir de l’argent « gratuit ».
  • Sacs cadeaux – Cadeaux pour les 100 premiers concurrents qui s’inscrivent. Koozies, t-shirts, chapeaux, coupons, etc., le ciel la limite. Les gens de voiture adorent les trucs GRATUITS!
  • Services – Selon les entreprises auxquelles vous vous adressez, elles peuvent peut-être fournir un service pendant le salon. Divertissement, sécurité, enlèvement des ordures, quoi qu’il en soit.

Budget: Asseyez-vous avec les principaux acteurs de votre personnel que vous avez identifiés ci-dessus. Tous les membres n’ont pas besoin d’être présents. Décrivez certaines des fonctions clés que vous souhaitez être en dehors du spectacle. De toute évidence, les éléments que vous listerez auront une valeur monétaire, qui pourrait potentiellement se transformer en frais généraux initiaux pour la planification du spectacle. Exemple:

• Assurance
• Location / Location de biens
• Divertissement
• Nourriture
• Vendeurs
• Personnel
  • Inscription
  • Parking
  • Sécurité
  • Équipe de nettoyage
• Communication – Talkies-Walkies

Il est important de décrire le budget au début pour plus tard, en particulier lorsque vous recherchez des sponsors et des annonceurs. Déterminer combien vous devez apporter, en équilibre avec la quantité de divertissement que vous allez fournir, vous aidera finalement à déterminer vos frais.

Emplacement des salons automobiles: La toute première chose à faire est de sécuriser un emplacement. Lors du choix d’un emplacement, gardez à l’esprit que l’évolutivité est importante. Vous voulez que votre salon puisse grandir, qu’il s’agisse de votre tout premier salon ou que vous envisagiez d’accueillir plusieurs salons automobiles au même endroit. Négocier une place de choix peut être épuisant mentalement. Vous souhaitez que le propriétaire du terrain / l’entreprise profite de l’événement et que votre spectacle devienne une expérience positive pour les « spectateurs » afin qu’ils continuent de revenir à vos événements futurs.

Exemple d’emplacements: Je recommanderais de choisir une entreprise automobile comme emplacement. Par exemple, une entreprise d’audio de voiture, un magasin de pièces automobiles tel que Pep Boys, quelque part avec un grand parking. Il est plus facile de négocier avec une entreprise liée à l’automobile car vous conduisez des clients vers leur emplacement. Dans une église locale de votre communauté, cela fonctionne également, en particulier pour la collecte de fonds.

Si vous pouvez obtenir un bâtiment intérieur pour accueillir votre spectacle, ce serait l’emplacement idéal, mais gardez à l’esprit que vos frais généraux seront initialement plus élevés.

L’emplacement de l’emplacement: Vous souhaitez envisager de choisir un lieu facilement accessible aux concurrents et aux spectateurs. Un parking au large d’une autoroute principale où les directions sont faciles à suivre et où les spectateurs potentiels peuvent voir votre spectacle hors de l’autoroute est idéal.

Un parking qui n’a pas de trous de pot, de roches lâches et de débris partout. Les champs d’herbe sont généralement mal vus en raison du nettoyage supplémentaire que les concurrents doivent faire (surtout après qu’il a plu), mais, si c’est une option pour vous, vous pouvez toujours y arriver. Assurez-vous simplement qu’il n’y a pas de trous cachés et qu’il n’y a pas d’herbe lâche partout si le champ venait d’être fraîchement tondu. Parfois, cela ne peut pas être aidé, mais tout ce que vous pouvez faire fera une énorme différence en termes de participation, en particulier pour votre prochain événement.

Disposition de votre voiture: Ceci est à la fois important du point de vue de la planification et également du point de vue du participant / spectateur.

Vous voulez vous assurer d’avoir une disposition qui favorise la circulation libre autour de votre événement. Vous ne voulez pas que les gens se frottent contre les voitures car une allée est trop étroite. Vous voulez que le champ d’exposition soit séparé par une allée de vendeurs, mélanger de la nourriture près des voitures n’est pas une bonne chose; sans parler du trafic piétonnier important lorsque les gens ont faim. Poubelles stratégiquement placées partout ainsi que des aires de repos pour que les gens puissent s’asseoir et manger.

Je vous recommande de publier la mise en page de votre événement afin que les gens puissent planifier leur journée en conséquence. Cela aidera également le personnel à diriger les fournisseurs et à montrer aux participants leurs places en temps opportun.

Dates et heures

Choisir une date et une heure est tout aussi important que de trouver un emplacement lors de l’organisation de salons automobiles. Vous devez faire vos recherches pour vous assurer qu’il n’y a pas d’autres événements majeurs qui se produisent au même moment ou à peu près au même moment. vous ne voulez pas rivaliser avec d’autres salons ou festivals automobiles. Consultez notre registre des salons automobiles ici: Trouvez des Salons automobiles dans votre région!

Météo: Tenez compte de votre emplacement, si votre région est sujette à la pluie au printemps, alors vous voudrez peut-être envisager d’organiser un spectacle d’été. Si votre emplacement est flexible, vous pouvez planifier une date de pluie. Les salons automobiles d’été peuvent être chauds, assurez-vous d’avoir des zones ombragées avec un vendeur de cônes de neige / des friandises fraîches et beaucoup de liquides (de préférence de l’eau) à boire pour rafraîchir votre foule.

Salons automobiles et classiques

À partir du « choisissez votre genre », vous devez sortir des classes de salons automobiles pour que le plus de concurrents s’inscrivent tout en équilibrant la concurrence.

Par exemple, en fonction de votre public cible et de votre emplacement, vous pouvez obtenir une quantité prédominante de domestiques à assister. Si tel est le cas, vous voulez vous assurer de couvrir tous les aspects de cette classe. Vous ne voulez pas offrir seulement 1 trophée pour, disons, Esquiver en sachant que vous avez tout un club automobile Mopar qui se présente. Vous voulez être en mesure de donner aux gens la possibilité de concourir, mais avec un équilibre de leur permettre de concourir au sein de leur classe, respectivement.

Véhicules de classement: Pour être franc, vous obtiendrez les « Chasseurs de trophées » qui ne veulent que le trophée et ne veulent pas gagner le trophée. Vous obtiendrez des voitures de classe élite essayant de vous inscrire dans une « classe de rue » inférieure pour pouvoir dominer cette classe. C’est la nature de la bête et il y en a toujours quelques-uns dans la foule. Pour aider à atténuer cela, je vous recommande de présélectionner les véhicules lors de votre processus d’inscription ou de prendre un certain temps avant le début du salon pour évaluer le champ du salon pour voir qui est classé où. L’évaluation du champ d’exposition vous permet non seulement de vérifier que les voitures sont correctement classées, mais également de déterminer les voitures présentes afin de ne pas oublier de juger quelqu’un.

Exemples de classes: Il existe une tonne d’options pour sortir des classes pour les salons automobiles. Avec notre expérience, des classes bien ventilées sont ce qui est recommandé et le plus souhaitable avec les concurrents du salon automobile. Pour les plus petits spectacles, vous pouvez vous en tirer avec une classe de prix « Top 50 » et ceux-ci sont principalement liés à des événements de collecte de fonds. Voici quelques idées de cours:

• Best Ofs
  • Best of Show Domestic
  • Best of Show Import
  • Best Paint
  • Best Wrap / Dip – Autre que la peinture
  • Best Interior
  • Best In-Car-Entertainment – Audio, Téléviseurs, Systèmes de jeu, etc.
  • Meilleure roue & Paquet de pneus
• Constructeur
  • Honda
  • Acura
  • Toyota
  • Scion
  • Nissan
  • Subaru
  • Mitsubishi
  • Dodge
  • Ford
  • Chevy
  • Importer Autre – C’est importer pour avoir une classe fourre-tout unique pour couvrir tout véhicule pour lequel vous n’avez pas de classe.
  • Domestiques Autres – Voir note ci-dessus.
• Camions
  • Mini Camion
  • 4X4
  • Jeep
  • Diesel
• Moto
  • Domestique
  • Import
  • Scooter / Ruckus – Les Ruckus sont populaires sur la scène de l’importation.

Ce qui précède est de vous donner une idée de la façon dont vous pouvez structurer vos cours. Si possible, essayez de faire une analyse de marché et de capturer ce que vous pensez être les véhicules les plus immatriculés et d’adapter vos classes à cela. Par exemple, les classiques / hot rods que vous pouvez décomposer par décennie: années 1930, 40, 50, etc.

Salons automobiles et immatriculation

La pré-inscription aux salons automobiles est importante. Il aide à soulager le stress du jour de votre événement et vous donne le temps de vous préparer pour vos cours de salons automobiles. Quelques idées de pré-inscription sont d’avoir un formulaire en ligne où les gens peuvent s’inscrire et payer à l’avance. Une autre suggestion est d’avoir un formulaire d’inscription en ligne où les gens impriment et postent leur inscription.

La préinscription est généralement assortie d’un rabais, par exemple 15 $ pour la préinscription et 20 day pour le jour du spectacle.

Hébergement de salons automobiles et marketing

Il existe une tonne de possibilités de marketing, mais rien ne vaut l’interaction en face à face de nos jours. Entre la distribution de prospectus aux commerces de proximité, magasins, etc., aux médias sociaux, forums, spots radio, publicités, etc. il y a une tonne de façons de commercialiser votre événement. Il n’y a rien de tel que d’approcher quelqu’un en personne pour lui montrer de quoi vous parlez et gagner sa confiance dès le début. Cela vaut à la fois pour obtenir les inscrits au salon de l’auto jusqu’aux sponsors. Si vous pouvez vous permettre le temps et l’argent pour naviguer dans quelques endroits et parler aux gens personnellement, je le recommande vivement. La clé ici est de couvrir également un éventail de domaines. En revenant à votre public cible, vous pouvez vous concentrer sur différentes zones de votre État, les États voisins, à l’échelle nationale, etc.

Branding: Je ne saurais trop insister sur le fait que votre marque signifie tout. Les premières impressions sur le sujet de votre spectacle détermineront si les gens vont venir ou non. Choisir un nom, un logo bien reconnaissable est tout important.

Site des Salons automobiles & Flyers: L’une des plus grandes erreurs que nous avons ici CarShowz.com le manque d’informations sur les sites Web des salons de l’automobile et les dépliants est apparu. L’organisation de salons automobiles est essentiellement une entreprise. Vous voulez commercialiser votre événement pour obtenir une participation maximale et être vu, comme n’importe quelle entreprise.

Je dirais que plus de 50% des émissions que nous rencontrons en ligne ou sur des flyers, la moitié des informations manquent. Par exemple, croyez-le ou non, la ville et l’état du spectacle manqueront complètement. Nous le rencontrons tout le temps lors de la saisie d’émissions dans notre registre. Gardez à l’esprit que certaines personnes peuvent être prêtes à voyager, ne pas avoir TOUTES les informations nécessaires sur un dépliant entraînera moins de personnes à votre événement.

Un site Web et/ou un dépliant doit être conçu et publié comme un curriculum vitae. Il est destiné à mettre le pied dans la porte des gens, si des informations sont manquantes ou difficiles à lire, le dépliant sera jeté à la poubelle. C’est la clé, surtout si vous êtes un nouveau spectacle.

Médias sociaux: Facebook Instagram, Twitter et Facebook sont probablement les trois outils les plus populaires pour vous aider à organiser des salons automobiles et à commercialiser votre événement en matière de médias sociaux et je vous expliquerai pourquoi. Pour un, ils sont tous gratuits, et deux, vous pouvez atteindre une grande variété de personnes avec seulement quelques messages. La clé pour établir une présence sur les médias sociaux est tout comme la conception d’un site Web et d’un dépliant; vous voulez vous assurer que vos pages de médias sociaux sont faciles à comprendre et que TOUTES les informations sont juste devant votre public. Gardez les messages limités pour afficher uniquement des informations, ne spammez pas la page avec le nouveau produit capillaire de votre tante qu’elle vend. Des informations non liées éteindront les gens très rapidement.

Un autre élément important du marketing sur les médias sociaux est DE NE PAS publier de photos de voitures assistant à votre salon. Si vous publiez quelques « photos » de voitures présentes, les gens vont penser: « eh bien, s’ils publient ces voitures, ce sont probablement les meilleures voitures parmi les personnes qui se sont inscrites. Alors, pourquoi devrais-je y aller, je peux les voir en ligne. »Les médias sociaux ont absolument tué cet aspect des spectacles, il n’y a pas de mystère sur ce qui va être présent car les gens publient des photos sur les médias sociaux avant l’événement. C’est la chose avec les « gens de la voiture », dans les médias sociaux, c’est une communauté soudée, tout le monde est ami avec tout le monde, si quelqu’un dit que je suis inscrit à cette émission, alors les gens savent déjà ce qui va être là. Donc, pour conclure ma diatribe sur les animateurs d’émissions sur les médias sociaux, ne facilitez pas la tâche des gens pour voir ce qui se passe lors de votre événement, ne publiez pas de photos avant. Laissez un peu de mystère aux gens et permettez-leur de voir les voitures quand ils viennent à l’événement.

Médias: La couverture médiatique est importante pour votre événement et pour votre expansion future. C’est un sujet sensible pour moi personnellement car, au fil des ans, nous avons fourni une couverture précieuse des émissions et je pense qu’elles ne reconnaissent pas la valeur fournie. Pas seulement dans ce que nous faisons, mais aussi dans les photographes et les vidéastes de l’industrie. Il est important de capturer les moments des salons automobiles pour les commercialiser à l’avenir. Je recommanderais de filtrer le personnel des médias pour s’assurer qu’ils disposent de l’équipement approprié et d’un site Web réputé pour publier leurs travaux.

Salons automobiles et Jugement

PRÉVOYEZ SUFFISAMMENT DE TEMPS POUR JUGER!

Il y a une tonne de constructions haut de gamme là-bas, les concurrents avec plus de 100 km dans leurs manèges méritent un peu de respect. Montrez le respect aux constructeurs en investissant du temps et de l’argent dans un jugement approfondi de leur conduite. Le choix d’une équipe de juges impartiale et compétente est classé parmi les éléments les plus critiques de l’organisation de salons automobiles. Assurez-vous qu’ils connaissent le genre qu’ils jugent et se spécialisent dans des domaines spécifiques si nécessaire. Par exemple, moteurs, peinture / carrosserie, intérieur, audio de voiture, etc.

Sans entrer plus en détail, le meilleur exemple que je puisse donner de jugement exceptionnel est le Northeast Rod and Custom Car Show. J’ai eu le privilège d’assister à trois juges avec des lampes flash qui survolaient à fond un Pro Street S-10 de 1983 (le coffre à jouets de Big Al). Chaque endroit, seuil de porte, puits de roue, etc. a été inspecté avec un peigne à dents fines, ce qui devrait être le cas lors de tous les salons automobiles. Les amateurs de voitures dépensent une tonne d’argent et de temps pour se rassembler, il n’y a rien de plus dérangeant lorsqu’un juge jette un coup d’œil à la voiture, écrit des trucs sur un presse-papiers et s’éloigne. Prenez le temps de voir ce qu’il y a dans le trajet lorsque vous jugez et n’ayez pas peur de poser des questions.

La communication est presque un art perdu dans les salons automobiles quand il s’agit de juger. À partir de la première ligne de cette section, « prévoyez suffisamment de temps pour juger » signifie exactement cela. Lors d’une bonne majorité d’événements locaux, les juges se présentent en retard ou ne se présentent pas du tout. Les événements se bousculent pour trouver quelqu’un à juger, « demandez-moi comment je sais. »En conséquence, un juge des salons automobiles est choisi et c’est généralement un concurrent qui est en compétition ou vend au salon et qui possède un magasin automobile. Venez à l’heure du trophée tous les amis vendeurs reçoivent un trophée et vous vous retrouvez avec des concurrents contrariés. Dans les étapes de planification de l’organisation de salons automobiles ci-dessus, j’ai mentionné qu’il est important de sélectionner un juge fiable qui planifie et se présente à temps.

Les salons et trophées automobiles

Ne sont pas bon marché. Les gars et les filles de voiture adorent gagner des trophées lors de salons automobiles. Je me fiche de ce qu’ils vous disent : « il ne s’agit pas du trophée. »C’est un non-sens! Les gens aiment pouvoir montrer ce qu’ils ont accompli de tous les salons automobiles auxquels ils ont assisté. C’est le droit de se vanter pour eux!

Les trophées personnalisés sont toujours populaires. Les gens de voiture sont créatifs, ils aiment recevoir des choses créatives / uniques à montrer, mais assurez-vous que ce n’est pas un trophée personnalisé bon marché avec des pics à dents et une voiture de boîte d’allumettes.

Les trophées gravés en cristal sont toujours un joli souvenir, ils ont l’air professionnels et ils sont différents des trophées en plastique standard à 1 niveau, voiture sur le dessus. La gravure sur les trophées est également importante.

Assurez-vous que les informations gravées sur le trophée sont pertinentes pour la voiture. Fouiller dans votre garage ou sous-sol pour trouver de vieux trophées qui ne correspondent pas et la gravure n’a rien à voir avec le spectacle n’est pas un bon coup d’œil.

Vos débuts au Salon de l’auto

Une réunion de travail / du personnel est importante avant le coup d’envoi de votre salon de l’auto. Vous voulez vous assurer que tout le monde connaît son rôle et sait à qui s’adresser s’il a besoin de quelque chose. Il n’y a pas de planification excessive pour les salons automobiles, se préparer à tous les scénarios différents est important et vous fera gagner du temps et du stress à long terme.

L’accent devrait être mis sur la fluidité du trafic, le stationnement des voitures, l’enregistrement des concurrents et la satisfaction des gens! Si vous avez des gens qui font la queue et du personnel qui ne peut pas répondre aux questions, les gens ne seront pas heureux.

Conclusion de l’hébergement de salons automobiles

L’hébergement de salons automobiles n’est pas facile. Nous espérons que vous avez trouvé cette information utile et qu’elle vous a aidé à établir votre plan de match pour l’organisation d’un événement. Veuillez garder à l’esprit que nous avons abordé plusieurs domaines différents, mais que tous les scénarios n’ont peut-être pas été couverts.