Vos intervenants jouent un rôle essentiel dans la réussite de votre événement. De grands conférenciers peuvent rendre votre événement attrayant pour les participants. Ils attirent des invités qui veulent apprendre et réseauter.
Mais enrôler les bons orateurs est difficile, surtout si vous organisez votre premier événement. 89% des créateurs de conférences disent que trouver des conférenciers de qualité est leur plus grand défi. Malheureusement, tendre la main aux conférenciers de l’événement n’est pas aussi simple que de lancer un e-mail rapide.
Si vous voulez des enceintes de qualité, vous devrez les aborder de manière stratégique en suivant ces bonnes pratiques.
Si vous voulez des enceintes de qualité, vous devrez les aborder de manière stratégique en suivant ces bonnes pratiques. Cliquez pour Tweeter
Atteindre les Bons Orateurs
La plupart des orateurs ne font pas partie du « business de la parole professionnelle. »S’ils parlent pour gagner leur vie, ils sont probablement chers.
La plupart des intervenants sont des personnes qui le font lorsque la bonne occasion arrive dans leur boîte de réception. Ils peuvent limiter leur prise de parole en public à une gamme étroite d’événements, ou assister uniquement à des événements qui conviennent à leur horaire. Vous obtiendrez les meilleurs résultats lorsque vous contacterez des conférenciers en ciblant ceux qui sont les plus susceptibles de répondre à votre événement.
Cela signifie que vous devrez faire un peu de recherche, ce qui prendra un certain temps. Mais en fin de compte, vous passerez moins de temps à faire des recherches que vous ne le feriez avec des conférenciers qui ne conviennent pas à votre événement.
Voici quelques façons de rechercher des haut-parleurs de qualité:
- Parcourez les forums de discussion en ligne.
- Faites défiler les groupes Facebook et LinkedIn.
- Interrogez vos invités actuellement enregistrés.
- Sondez les invités de votre dernier événement.
- Si vous travaillez en interne, demandez des recommandations aux employés de votre entreprise.
- Recherchez les prochaines sorties de livres dans votre créneau / secteur.
- Parcourez les blogs populaires de votre secteur. Prenez note en particulier des auteurs de blogs invités, car ces personnes cherchent activement à élargir leur portée.
- Passez au peigne fin vos contacts LinkedIn ou publiez un article pour obtenir des recommandations.
Pour plus d’informations, consultez ces deux guides:
- Comment Savoir Si un Conférencier Convient à votre Événement
- Comment Attirer de Grands Conférenciers pour vos Événements
Établissez Votre Proposition de valeur
Votre première étape consiste à déterminer comment le conférencier profite de la prise de parole lors de votre événement. Vous aurez besoin de le savoir lorsque vous tendrez la main la première fois.
Votre valeur pourrait être aussi simple qu’un paiement généreux. Il y a beaucoup de gens qui parlent pour gagner leur vie et qui considèrent la compensation comme une partie essentielle de l’accord. (Des choses comme les voyages gratuits, l’hébergement, la nourriture et les boissons comptent également comme compensation.)
Il est également utile d’inclure certaines raisons pour lesquelles le conférencier bénéficierait de la participation à votre événement en plus de l’argent. S’ils sont occupés, ils devront savoir pourquoi ils devraient choisir votre événement plutôt qu’un autre.
Par exemple, vous pouvez indiquer aux orateurs potentiels qui vous avez déjà aligné. L’orateur pourrait être excité s’il pense avoir l’occasion de côtoyer des personnes influentes.
Quoi que vous fassiez, n’utilisez pas « l’exposition » comme avantage. Les créatifs n’apprécient pas qu’on leur offre une exposition en compensation. Vous les avez trouvés, donc ils n’ont clairement pas besoin d’être exposés.
Exposez clairement les détails
Ne forcez pas les orateurs potentiels à lire des paragraphes d’informations sur votre événement qui ne leur importent pas. Ils se fichent de savoir pourquoi vous avez choisi d’organiser l’événement en octobre. Ils n’ont pas besoin de connaître votre processus de pensée pour choisir un thème.
Dans votre e-mail froid, exposez les détails de votre événement sous forme de puces faciles à digérer. Voici quelques points de données que vous voudrez inclure:
- Le thème de l’événement
- La date, l’heure et le lieu
- Qui d’autre parlera / présentera
- La taille du lieu / Combien de personnes ils parleront à
- Détails sur votre public attendu
- L’engagement de temps dont vous aurez besoin
- Comment vous allez promouvoir l’événement
- Si vous êtes prêt à répondre à leurs besoins technologiques
- Si vous aiderez leurs déplacements et leur hébergement
- Le genre de conversation que vous recherchez
- Les délais que vous devez respecter
Soyez absolument clair sur vos attentes. Vous ne voulez pas sous-vendre leur engagement de les faire embarquer, sinon ils pourraient se retirer à la dernière minute lorsqu’ils réaliseront que vous avez besoin de plus d’eux que vous ne l’aviez indiqué à l’origine.
Plus important encore, expliquez pourquoi vous organisez votre événement. Quel est votre objectif ? Quel est l’intérêt de tout ça? Si vous expliquez bien le but de votre événement, les conférenciers potentiels pourraient être prêts à renoncer à d’autres opportunités pour faire partie de votre mission.
Donnez une certaine latitude à votre enceinte
En tant que planificateur d’événements, vous souhaitez naturellement contrôler l’événement dans les moindres détails pour vous assurer qu’il se passe bien. Vous pourriez être tenté d’attribuer des sujets à vos orateurs, mais ce serait une erreur.
Les conférenciers ont leurs propres compétences, intérêts et objectifs. Si vous leur demandez de quoi parler, il y a de fortes chances qu’ils se retirent de votre événement. Même une recommandation forte peut sembler trop contrôlante.
Il est acceptable de faire quelques suggestions, mais faites-le en offrant des informations sur le type de public auquel vous vous attendez. Par exemple, vous pourriez dire : « D’après notre sondage anticipé, nos invités enregistrés disent qu’ils sont intéressés par l’IA, l’apprentissage automatique et les applications pratiques de la réalité virtuelle. »
Ce type d’approche donne à l’orateur quelque chose avec lequel travailler afin qu’il puisse créer du contenu ou adapter son discours habituel pour plaire à votre public, mais ce n’est pas de la microgestion.
« N’hésitez pas à donner votre avis sur les titres de présentation et les résumés, mais ne jouez pas au directeur de la création lorsqu’il s’agit de leur deck », explique Susannah Shattuck, responsable marketing qui aide les conférenciers à créer des présentations. » Il y a de fortes chances que vos orateurs aient déjà donné une version de leur présentation. Faites-leur confiance pour transmettre leur message de la bonne façon. »
Connectez-vous via des organisations professionnelles
Il existe une organisation professionnelle pour tout. En fait, il y a probablement plusieurs organisations dans chaque industrie. Beaucoup d’entre eux s’appliquent à des régions spécifiques.
Ces types d’organisations peuvent être des ressources fantastiques pour atteindre les conférenciers. Ils ont des milliers (parfois des centaines de milliers) de membres. Ils peuvent vous mettre en contact avec des personnes dont vous n’avez pas entendu parler ou des personnes qui n’ont jamais parlé en public auparavant. Étant donné que de nombreuses organisations professionnelles organisent elles-mêmes des événements, vous pouvez également demander leurs recommandations personnelles.
Si vous n’avez pas beaucoup de chance avec une organisation professionnelle dans votre secteur, explorez un bureau des conférenciers généraux, tel que…
- American Program Bureau
- Keppler Speakers
- Macmillan Speakers
- National Speaker’s Bureau
- Washington Speakers Bureau
- Premiere Speakers Bureau
Si vous organisez régulièrement des événements dans le même secteur ou créneau, vous voudrez établir des liens avec les organisations professionnelles connexes. Au fil du temps, ceux-ci peuvent être des sources lucratives de conférenciers et de participants.
Suivez quelques fois
Certains orateurs sont assez occupés, surtout s’ils voyagent beaucoup. Ils peuvent ne pas être en mesure de répondre à votre e-mail immédiatement. S’ils ne vous connaissent pas, ils peuvent ignorer votre e-mail, sauf si vous êtes persistant.
Faites un suivi si vous n’obtenez pas de réponse dans la semaine. Envoyez un rappel simple et amical pour vous faire savoir s’ils sont intéressés ou si vous souhaitez plus d’informations.
C’est bien d’envoyer un deuxième suivi (qui serait votre troisième e-mail) après sept jours supplémentaires, mais en évitant d’en envoyer plus. Si vous êtes trop insistant, ils pourraient s’agacer et se plaindre. Vous ne voulez certainement pas qu’ils disent aux autres conférenciers de ne pas parler lors de votre événement.
Si votre troisième e-mail reste sans réponse, supposez que l’orateur potentiel n’est pas intéressé et passez aux autres.
Prenez vos refus avec grâce
Vous recevrez sans aucun doute quelques réponses « Non merci ». C’est à prévoir. Les orateurs potentiels déclineront pour de nombreuses raisons. Certains n’aimeront pas la compensation. D’autres ne penseront pas qu’ils sont adaptés à votre événement. Et certains refuseront parce qu’ils ne veulent tout simplement pas venir.
Rejet du visage la tête haute. Remerciez-les de leur considération, demandez-leur s’ils peuvent recommander quelqu’un et passez au prochain orateur potentiel sur votre liste.
Ne perdez pas votre temps à essayer de courtiser un orateur qui ne veut pas prendre la parole lors de votre événement. Même si vous les convainquez de parler, il y a de fortes chances qu’ils ne fassent pas de leur mieux.
Plats à emporter
Comme vous pouvez l’imaginer, contacter les conférenciers de l’événement peut prendre un certain temps. Il est préférable de commencer ce processus le plus tôt possible afin d’avoir le temps de faire l’inévitable va-et-vient. Ces bonnes pratiques vous aideront à trouver d’excellents conférenciers qui feront de votre événement un succès.