Tenir de bons dossiers sur vos employés devrait être considéré comme essentiel à la gestion de votre entreprise. À la fin de l’exercice, vous voulez avoir des copies de tous les dossiers que vous avez sur chaque employé à portée de main. Cependant, la plupart des entreprises constatent qu’elles n’utilisent vraiment ces enregistrements qu’à la fin de l’année en cours. Ils les regardent très rarement, mais vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin. Combien de temps devriez-vous vraiment prévoir de conserver vos dossiers de paie?
Il est essentiel de comprendre l’importance de la tenue de vos dossiers pour bien gérer votre entreprise. L’Agence du revenu du Canada établit quelques lignes directrices sur les documents que vous devez conserver et pour combien de temps. Jetez un coup d’œil à ce qui pourrait manquer à votre entreprise avec ces normes.
Que dois-je conserver ?
Tout d’abord, vous devez évaluer le type de paiements que vous effectuez directement à partir d’un chèque de paie pour vos employés. Les entreprises qui déduisent de l’impôt sur le revenu, des cotisations au Régime de pensions du Canada ou des cotisations d’assurance-emploi devraient tenir des registres détaillés sur le montant d’argent soustrait de chaque chèque de paie pour les cotisations, les primes et les impôts. Vous devez également tenir un registre du nombre d’heures travaillées par chaque employé. En plus de ces éléments, vous devez prévoir conserver ces documents :
Combien de temps dois-je conserver ces renseignements?
Maintenant que vous savez exactement ce que vous êtes censé conserver, il est important de discuter de la durée de conservation de ces enregistrements. L’Agence du revenu du Canada a créé un guide pratique pour vous donner quelques conseils sur la durée de conservation de tous vos documents. Dans la plupart des cas, vous devez conserver tous les dossiers de paie pendant six ans suivant la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. Il existe quelques exceptions à cette règle générale. Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être conserver vos dossiers plus longtemps si l’une de ces circonstances s’applique à votre entreprise :
Comprendre combien de temps pour tenir vos dossiers fiscaux et vos dossiers de paie peut être difficile pour toute entreprise. C’est pourquoi vous avez besoin d’un cabinet comptable expérimenté qui peut vous aider à prendre des décisions judicieuses pour votre entreprise. Compass Comptabilité possède l’expérience et l’expertise dont vous avez besoin pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Appelez-nous dès aujourd’hui pour voir comment nous pouvons vous aider à réussir!