La DP logicielle: Tout ce que vous devez savoir

Comment répondre à une DP logicielle

Pour les entreprises technologiques, répondre aux DP logicielles est un processus familier. Cependant, si vous êtes frustré que vos efforts de DP prennent trop de temps et ne portent pas leurs fruits, il est peut-être temps d’adopter une nouvelle approche.

Tout d’abord, vérifiez que votre processus suit les meilleures pratiques de la proposition. Ensuite, peaufinez chaque partie de votre proposition, du résumé à la présentation finale.

Meilleures pratiques du processus de proposition

Décidez d’enchérir ou de ne pas enchérir

Une raison courante pour laquelle votre taux de victoire peut être faible est que vous enchérissez sur des appels d’offres qui ne conviennent pas. En ce qui concerne les appels d’offres de logiciels, souvent, l’acheteur veut tout mais ne sait pas exactement ce dont il a besoin. Par conséquent, il est difficile de déterminer si vous avez de bonnes chances de gagner l’entreprise.

Donc, avant de vous lancer dans la création de la proposition, examinez attentivement la portée et les exigences techniques. Ensuite, dressez une liste de questions de suivi pour comprendre quelles caractéristiques et fonctionnalités sont des facteurs de rupture. Avec ces informations, vous aurez des discussions plus efficaces pour enchérir ou ne pas enchérir.

Téléchargez cette liste de contrôle utile pour guider vos discussions sur l’enchère ou l’absence d’enchère.

Optimisez la planification de votre proposition de projet

Trop souvent, les délais d’exécution des propositions logicielles sont serrés. Le client a un besoin urgent, mais veut aussi faire un investissement judicieux. Sans une stratégie de gestion de projet établie, le chaos et la confusion s’ensuivent.

Il existe un certain nombre de façons éprouvées d’organiser votre équipe et votre processus de proposition. Par exemple, essayez une matrice RACI. Parce qu’il détaille les membres de l’équipe et leurs rôles, tout le monde sait à quoi s’attendre et quelles sont les prochaines étapes. Vous pouvez également créer un calendrier de proposition ou un diagramme de Gantt pour suivre le calendrier des tâches.

Passez en revue le contenu de votre proposition antérieure

En général, les appels d’offres logiciels posent bon nombre des mêmes questions. Plutôt que de réécrire les réponses pour chaque demande de propositions, utilisez le contenu de votre proposition précédente comme modèle pour les réponses futures. La meilleure façon d’enregistrer et de trouver des réponses communes lorsque vous en avez besoin est de créer une bibliothèque de connaissances de proposition ou un référentiel de contenu.

Certaines équipes gèrent leur contenu manuellement dans une feuille de calcul ou un document Word. Bien que cette approche soit meilleure que de commencer les réponses à partir de zéro, l’information devient rapidement désorganisée et datée. Par conséquent, de nombreuses équipes de propositions utilisent un logiciel de gestion des propositions pour la gestion des connaissances. Le logiciel de réponse aux demandes de propositions permet la collaboration et l’automatisation des propositions en identifiant les questions auxquelles vous avez déjà répondu et en suggérant la réponse appropriée.

Facilitez les choses pour vos experts en la matière

Les experts en la matière (PME) doivent jongler entre leur rôle à temps plein et leurs tâches de proposition. Inutile de dire que c’est un gros travail et qu’il n’est pas toujours facile pour eux de répondre immédiatement aux demandes de propositions. Lorsque vous devez envoyer des courriels de suivi et gérer les retards, il est facile d’être frustré. Cependant, vous pouvez rendre le processus de proposition un peu plus facile pour tout le monde.

Bien que vous soyez amené à rencontrer de nouvelles questions, utilisez votre bibliothèque de connaissances pour compléter autant que possible la proposition. Par exemple, jusqu’à 80 % des demandes de propositions SaaS sont complétées par l’automatisation des propositions et examinées par le gestionnaire des propositions avant d’engager nos PME. Cette approche signifie une charge plus légère pour eux et des réponses plus rapides pour vous.

Examen et révision de la proposition

Il est maintenant temps de tout rassembler. Examinez votre proposition du début à la fin. Est-il complet et conforme ? Toutes les réponses fonctionnent-elles ensemble? Le ton et le style ressemblent-ils à votre marque? Enfin, y a-t-il des fautes de frappe, des erreurs de grammaire ou des contradictions? Cela peut sembler sans conséquence, cependant, les détails comptent. Et, de petites erreurs peuvent faire grande impression.

Approbation finale et soumission

La dernière étape du processus consiste à obtenir l’approbation finale de votre approbateur exécutif. Une fois que vous avez leur sceau d’approbation, assurez-vous d’envoyer la proposition à temps et selon les exigences de soumission.

Comment améliorer chaque partie de votre proposition de logiciel

Lorsque vous êtes en concurrence avec des solutions logicielles similaires, il est important de rendre votre proposition mémorable. Le mieux est d’utiliser chaque partie de la proposition dans un but précis.

Élevez votre résumé

Considérez votre résumé comme votre introduction à l’acheteur. Tous ceux qui reçoivent votre proposition ne la liront pas à fond. Cependant, ils écumeront probablement votre résumé. Par conséquent, vous devez le faire compter. Votre résumé devrait expliquer les moyens les plus percutants d’aider le client à atteindre ses objectifs, à explorer vos principaux facteurs de différenciation et à ne pas dépasser une page.

Téléchargez ce modèle pour rendre votre résumé génial (et facile).

Lettre de motivation de la DP

Si le résumé est l’introduction, la lettre de motivation de la DP est la discussion amicale qui suit. En effet, la lettre de motivation crée un lien. Soyez conversationnel, accessible et ajoutez un peu de personnalité pour le rendre mémorable. De plus, il est important d’exprimer votre compréhension des besoins du client, de raconter une histoire de réussite et de partager votre vision de l’avenir de votre partenariat.

Inspirez-vous en téléchargeant ce modèle de lettre de motivation de la DP.

Maîtrisez votre messagerie

Les réponses aux appels d’offres des logiciels gagnants nécessitent un équilibre délicat entre expertise technique et messagerie accessible. Bien que vous souhaitiez transmettre votre expertise, veillez à ne pas aliéner vos évaluateurs de DP. N’oubliez pas de garder votre utilisateur moyen à l’esprit et de parler d’une manière qu’il peut comprendre.