Guide d’Organisation de Rallye

Un rassemblement efficace peut être aussi fondamental que plusieurs personnes debout devant le bureau de leur représentant, tenant des pancartes pour montrer où elles, en tant qu’électeurs, se situent sur une question. Ou il peut être beaucoup plus impliqué — pour inclure un programme complet de conférenciers, un effort de recrutement important et des organisations partenaires. Et ça peut être n’importe quoi entre les deux. Cela dépend de vos objectifs pour le rallye, de la capacité de votre groupe et du temps dont vous disposez.

Ce guide fournit des conseils tirés de nos expériences d’organisation de différents types de rallyes. Vous devrez déterminer ce qui a un sens stratégique pour votre rallye particulier.

(1) Avant votre rallye

Choisissez une date, une heure et un lieu.

Si votre événement vise un membre du Congrès, il est plus logique de tenir votre rassemblement en dehors de son bureau. Si votre ville a une place centrale, cela peut également être un excellent emplacement. Ou peut-être qu’il est logique de choisir un emplacement lié au problème sur lequel vous vous concentrez. Lorsque vous choisissez un emplacement, tenez compte de la pression directe sur votre cible, l’accessibilité, le stationnement et la visibilité — pour le public et les médias.

Les rassemblements ont souvent lieu pendant les heures d’ouverture (à partir de 8h30 au plus tôt et au plus tard à 4h30), lorsque nous avons les meilleures chances d’attirer l’attention des médias et du Congrès. L’heure du déjeuner est souvent le meilleur moment de la journée de travail pour attirer le plus de monde — et c’est un moment pratique pour les journalistes.

Si vous avez un événement en dehors du bureau d’un membre du Congrès, c’est une bonne idée de les appeler dès que vous avez déterminé votre date et votre heure. C’est génial de demander si vous pouvez rencontrer leur bureau avant ou après l’événement. Si vous avez une réunion, assurez-vous de consulter le MoveOn.org Guide de réunion de district.

Alignez les haut-parleurs.

Voici quelques exemples de conférenciers qu’il peut être judicieux d’inviter:

• Des gens de tous les jours avec des histoires personnelles convaincantes liées à la question. Par exemple, lors de notre campagne sur les soins de santé, les conseils de MoveOn invitaient souvent à parler des personnes qui s’étaient vu refuser la couverture en raison de conditions préexistantes.
• Propriétaires de petites entreprises
• Dirigeants communautaires
• Les anciens combattants ont un rôle et une stature uniques dans les débats sur les politiques publiques en raison de leur service pour notre pays.
• Membres du clergé
• Élus locaux / étatiques: Maires, représentants d’État, sénateurs d’État, membres du conseil municipal et autres dans la région. (Remarque : au cours d’une année électorale, n’invitez personne qui se présente à une fonction publique.)

Il est très important que vous prépariez bien vos enceintes. Assurez-vous d’avoir un appel de préparation ou une réunion avec tous ceux qui prennent la parole lors de votre rassemblement.

Planifier la logistique.

Avez-vous besoin d’un système audio? Si vous êtes dans une grande ville où vous avez eu de grandes foules dans le passé, vous devriez vous arranger pour avoir au moins un système audio de base.

Avez-vous besoin d’un permis pour votre événement? Dans la plupart des collectivités, vous n’avez pas besoin d’un permis pour vous tenir debout sur une propriété publique, y compris les trottoirs publics. Mais selon le lieu de votre événement, vous voudrez peut-être vérifier auprès des autorités locales à l’avance. De nombreux bureaux du sénat se trouvent dans des édifices fédéraux qui nécessitent des permis. Si vous n’êtes pas sûr, vérifiez auprès des autorités locales. De plus, si vous avez un système de sonorisation, vous devrez probablement obtenir un permis.

Quels rôles doivent être pourvus ? Cela dépend de la taille et des détails de votre événement, mais voici quelques rôles à envisager pour la planification:

• Accueil: En tant qu’hôte du rallye, vous aurez beaucoup à faire — il est donc bon de désigner quelqu’un spécifiquement pour assister aux personnes qui viennent à votre événement, de les saluer à leur arrivée, de parler avec elles, de les faire se sentir les bienvenues et de les inscrire.
• Emcee: Cette personne commence et termine le rallye, présente les conférenciers et maintient le programme à l’heure. Considérez cette personne comme le « maître de cérémonie. »
• Cheer-leader: Cette personne dirige les chants et les acclamations lors du rassemblement.
• Visuels & Coordinateur des enseignes: Cette personne est chargée de coordonner un groupe de personnes qui fabriqueront ou imprimeront des panneaux et autres visuels pour l’événement.
• Coordinateur des médias : Voir la section médias ci-dessous.

Préparez le matériel dont vous aurez besoin

Vous voudrez faire ou imprimer des panneaux à tenir lors de votre événement. D’autres documents que vous voudrez peut-être avoir sous la main comprennent: des feuilles de connexion, des copies de l’avis aux médias et des notes sur ce que vous voulez dire.

Recrutez des personnes à votre événement.

Frappez les téléphones: La façon la plus éprouvée que nous connaissons d’amener les gens à assister à des événements est de décrocher le téléphone et de les appeler.

E-mails : Vous pouvez également inviter des personnes par e-mail à partir de votre page Outils d’accueil.

Contactez les médias.

Il est vraiment important d’amener les médias à couvrir votre événement – la couverture de l’actualité sensibilise les autres électeurs à la question et exerce une pression supplémentaire sur votre cible. Cliquez ici pour le MoveOn.org Guide des médias – utilisez-le pour inviter des membres des médias à votre événement.

Passez un dernier appel d’enregistrement avec votre groupe.

Parcourez l’événement du début à la fin pour vous assurer que tout est prêt et que tout le monde est clair sur son rôle. Toute personne qui parle ou joue un rôle devrait être à l’appel. Vous pouvez également discuter de toutes les mises à jour politiques liées à la question.

Faites les derniers préparatifs – y compris les appels de rappel

Dans les 24 dernières heures avant votre événement, assurez-vous d’être prêt! Relisez ce guide et passez en revue tous vos documents. Assurez-vous également de vous enregistrer auprès de tous les partenaires organisationnels locaux (le cas échéant) la veille de l’événement pour finaliser tous les éléments logistiques et répondre à toutes les questions.

(2) Pendant votre rallye

Arrivez au moins 20 minutes en avance. En règle générale, certaines personnes se présenteront tôt et vous voudrez être là pour les saluer.

Si votre événement se déroule dans un bureau du Congrès, la première chose à faire à votre arrivée est d’aller informer le personnel que vous êtes là. Ils devraient savoir que vous venez, comme vous les aurez appelés, mais cela a toujours du sens par courtoisie.

Accueillez les gens à leur arrivée et demandez aux gens de commencer à afficher leurs pancartes.

Commencez le plus près possible de l’heure. N’attendez pas plus de dix minutes après l’heure de début annoncée, surtout si des journalistes sont présents.

Voici un exemple de programme de rallye d’une heure, en supposant une heure de départ de 12h00:

• Arrivez tôt — au plus tard à 11h40 pour vous assurer qu’il n’y a pas de problèmes logistiques imprévus et pour saluer les gens qui arrivent tôt.
• À partir de 11h45 – Saluez les journalistes à leur arrivée. Vous pouvez généralement identifier les journalistes comme des personnes avec des cahiers qui ne participent pas au rassemblement. Les journalistes de télévision arrivent généralement dans des camionnettes avec les logos des chaînes de télévision et auront de grandes caméras. Les journalistes radio ont souvent un équipement d’enregistrement visible également. Encore une fois, il est préférable que quelqu’un soit configuré pour faire cette tâche et rien d’autre. Voir le SigOn.org Guide des médias pour des informations plus détaillées.
• 11:45-12:05 – Au fur et à mesure que les gens arrivent, les greeters les accueillent et les signent. Vous voudrez au moins un greeter désigné — plus si vous prévoyez plus de 40 personnes.
• 11:45-12:10 – Menez la foule dans des acclamations et des chants. Encore une fois, il est préférable que quelqu’un soit équipé d’un mégaphone ou d’un autre système audio pour cela
• 12:10-12:15 – Emcee commence officiellement l’événement, remercie les gens d’être venus et explique brièvement pourquoi vous êtes tous là. Vous devriez informer les gens de la durée du rassemblement.
• 12:15-12:20 – Premier intervenant (présenté par le maître de cérémonie)
• 12:20-12:25 – Deuxième conférencier (présenté par le maître de cérémonie)
• 12:25-12:30 – Troisième orateur (présenté par le maître de cérémonie)
• 12:30-12:40 – Emcee termine les déclarations préparées et répond aux questions des médias
• 12:40-12:50 – Chants et encouragements continus
• 12:50-12:55 – Emcee remercie à nouveau les gens d’être venus et répète toutes les actions importantes que les gens devraient prendre.

Conseils:

• L’événement public ne devrait pas prendre plus d’une heure.
• Demandez aux autres de monter dans des rôles — ne dirigez pas un spectacle d’une personne!
• Si vous êtes sur un trottoir public, assurez-vous de garder un chemin libre pour les passants.
• Les gens ont souvent tendance à se blottir les uns contre les autres, ce qui rend souvent leurs signes moins visibles et rend la foule plus petite. Encouragez les gens à s’étaler et à rendre leurs pancartes visibles au public et aux médias.
• Les chants sont souvent un excellent énergisant.
• Amusez-vous!

(3) Après votre rallye

1. Organisez une réunion pour débriefer votre rassemblement et parler des prochaines étapes. Planifiez ce rassemblement dans les 10 jours suivant votre rassemblement.

2. Suivi avec les personnes qui ont assisté à votre rassemblement:

• Appelez via vos feuilles d’inscription pour remercier les gens d’être venus et leur demander d’assister à la réunion de débrief / prochaines étapes.
• Débriefer avec tous les membres qui ont assumé des rôles de leadership pendant l’événement. Cela inclut les greeters, le maître de cérémonie et d’autres coordinateurs.
• Partagez toute couverture de nouvelles et coupures de presse avec les participants. (C’est aussi génial d’envoyer cela au bureau de votre membre du Congrès.)
• Envoyez une note de remerciement à l’un des orateurs de votre événement.

3. Célébrez et préparez-vous pour la suite!