Contrôle des coûts: Stratégie, Étapes et défis

La façon dont les entreprises abordent le contrôle des coûts change radicalement alors que la majorité des industries continuent de subir des transformations numériques.

Le temps où les entreprises se concentraient sur les coûts est révolu. La nouvelle version du contrôle des coûts est une approche mixte axée sur la gestion des coûts et la croissance.

Alors que la plupart des entreprises redoutent l’idée de dépasser leur budget, il ne suffit pas de réduire les coûts aujourd’hui. Au lieu de cela, les entreprises doivent se concentrer sur le contexte si elles veulent augmenter leurs profits, optimiser leurs budgets et assurer une viabilité financière à long terme.

Garder le cap avec des mesures de contrôle des coûts appropriées est un must, alors parlons du contrôle des coûts et de ses nombreuses facettes.

Qu’est-ce que le contrôle des coûts?

Le contrôle des coûts est la méthode d’identification et de gestion des dépenses d’entreprise et des données financières afin qu’elles puissent être analysées et réduites dans la mesure du possible. La collecte des coûts dans un format consolidé permet aux organisations de faire des projections plus précises et éclairées, de savoir où elles peuvent minimiser les coûts et d’identifier les zones de dépenses excessives.

C’est pourquoi le contrôle des coûts et la gestion des fournisseurs vont souvent de pair, car l’optimisation de la façon dont vous interagissez avec les fournisseurs peut générer des économies importantes pour votre entreprise. Vous pouvez chercher à rationaliser les renégociations de contrats pour obtenir des prix favorables, travailler à établir des relations durables avec les fournisseurs et les clients et créer des partenariats qui complètent les deux entreprises.

Après tout, l’objectif du contrôle des coûts est de donner à votre entreprise un cadre puissant conçu pour améliorer la visibilité et vous garder en contrôle de vos coûts.

Pourquoi le contrôle des coûts est important

Les calendriers de projet peuvent être divisés en composants et en étapes, et la plupart des gestionnaires allouent le budget global à chaque partie en fonction de ses besoins. Faire un effort pour contrôler les coûts aide:

• Suivez les progrès et les KPI (indicateurs clés de performance) et prenez des mesures correctives lorsque les coûts augmentent trop.
• Maintenir les marges bénéficiaires attendues.
• Définissez des attentes claires et empêchez le fluage de la portée.
• Atteindre la transparence avec la direction, les parties prenantes et les clients.
• Générez des métriques utiles pour la gestion de projets futurs.

La mise en place d’un budget adéquat a une incidence directe sur les décisions essentielles telles que les nouveaux employés à embaucher, les fonctionnalités à inclure et le temps à consacrer à chaque partie du travail. Un budget bien tenu qui suit et les règles métier de l’organisation vous montre essentiellement où va le projet et comment il finira. La performance du projet dans ce cas est directement liée à sa budgétisation.

Le rôle des logiciels de contrôle des coûts

Ce n’est un secret pour personne que la gestion et le contrôle des coûts sont des domaines lourds en données et en analyses, et il n’est donc pas surprenant que les développeurs de logiciels aient trouvé ici une application d’automatisation. La gestion logicielle optimise le processus de multiples façons:

• Les calculs fastidieux et autres tâches quantitatives sont presque instantanés et immunisés contre les erreurs humaines grâce au logiciel.
• L’analyse est beaucoup plus facile lorsque les données sont clairement signalées via des tableaux de bord et des interfaces utilisateur faciles à utiliser.
• La normalisation des données est ainsi automatique, ce qui peut être utile pour des projets à l’échelle internationale qui doivent utiliser plusieurs devises.
• Les intégrations tierces avec d’autres solutions de gestion aident à regrouper les données plus efficacement.

Gestion des coûts vs Contrôle des coûts

Vous pouvez entendre des termes comme « gestion des coûts » et « contrôle des coûts » utilisés de manière interchangeable. Bien qu’ils soient fortement liés et tout aussi importants, il existe une distinction subtile qui mérite d’être connue chaque fois que vous en parlez à vos équipes.

La gestion des coûts concerne principalement tous les processus de planification budgétaire, y compris l’estimation, le financement et le financement. La gestion des coûts nécessite une attention particulière des phases de planification à l’achèvement final, en veillant à ce que le projet dans son ensemble reste dans les limites budgétaires approuvées. Une étape essentielle de la gestion des coûts consiste à rendre les coûts directs et indirects plus prévisibles grâce à une responsabilisation, un contrôle et une collecte d’informations solides.

Par comparaison, le contrôle des coûts traite principalement des projets pendant leur phase d’exécution et s’appuie sur des pratiques de gestion des coûts pour réussir. Le fait que les planificateurs travaillent les uns avec les autres pour établir un budget approprié est le mode de contrôle des coûts.

Lorsqu’ils parlent de contrôle des coûts, les propriétaires d’entreprise établissent d’abord une « référence », puis mesurent l’écart entre celle-ci et le coût réel, en prenant des mesures correctives pour minimiser les pics inattendus.

Étapes du processus de contrôle des coûts

La gestion des dépenses d’entreprise n’est certainement pas une considération « réglez-le et oubliez-le ». Considérez-le plutôt comme un processus continu et cyclique qui implique les étapes suivantes:

Planification des ressources

Le contrôle des coûts commence par la mise en œuvre de contrôles de projet; prédire les coûts à venir d’un projet, que ce soit pour l’équipement, les matériaux, le personnel ou même le temps passé. L’étape de planification des ressources a lieu avant le début des travaux réels.

Les entreprises utilisent souvent la structure de répartition du travail pour examiner chaque sous-tâche du calendrier et décider des compétences ou de l’équipement nécessaires pour chacune. Les données financières historiques pour des projets comparables et les commentaires des membres de l’équipe sont des points importants à prendre en compte pour cette tâche.

Estimation du coût

Ensuite approximer le coût global des ressources nécessaires pour les travaux. L’estimation des coûts est une question compliquée qui dépend de votre budget actuel et de la quantité d’informations dont vous disposez. Nous parlerons plus en détail de l’estimation des coûts plus tard.

Budgétisation

Une fois les travaux en cours, l’étape suivante consiste à allouer le budget à chaque tâche. La budgétisation des coûts consiste à appliquer les coûts estimés à la planification des projets. Chaque activité du flux de travail reçoit son propre montant spécifique du budget ici.

Suivi des coûts

Enfin, la gestion de projet doit couvrir les changements de gestion du budget. Le contrôle des coûts mesure l’écart entre les coûts réels et le coût de base prédéterminé et prend des mesures chaque fois que cela est nécessaire. Cette étape vous oblige également à vérifier les résultats réels de ces actions.

Techniques d’estimation des coûts à considérer

Nous avons mentionné l’estimation comme une étape importante dans la gestion des coûts. Approfondissons en parlant de certaines techniques exactes pour faire des estimations précises, d’autant plus que la budgétisation pour des flux de travail complexes peut être un défi.

Estimation des facteurs

Les projets ne sont presque jamais complètement « compris » lorsqu’ils commencent. La portée peut ne pas être entièrement définie et certaines fonctionnalités peuvent encore nécessiter du travail. Ce serait une perte de temps de faire maintenant une analyse budgétaire détaillée car elle changerait probablement rapidement.

La méthode d’estimation des facteurs est le moyen le plus rapide d’obtenir un aperçu général de ce à quoi s’attendre. Le secteur industriel connaît une astuce pratique connue sous le nom de règle des six dixièmes, selon laquelle le coût attendu augmente de six dixièmes à mesure que la taille de l’installation de fabrication augmente.

Estimation paramétrique

Les données financières passées sont un outil précieux pour prédire avec précision les nouvelles dépenses. Les méthodes paramétriques consistent à analyser les prix et les valeurs des contrats précédents et à découvrir les relations entre les matériaux et la main-d’œuvre dans les travaux précédents.

Par exemple, vous remarquerez peut-être que l’épaisseur des feuilles de métal utilisées dans un projet d’ingénierie est constamment corrélée à des coûts plus élevés. Réfléchissez aux moyens d’utiliser ces informations la prochaine fois qu’un projet similaire commencera.

Facteur quantitatif

Au fur et à mesure que la charge de travail progresse, vous gagnerez lentement en visibilité et aurez une idée plus claire de la façon dont elle se terminera. L’estimation quantitative des facteurs s’appuie sur l’étape « estimation des facteurs » précédente en joignant des données empiriques que vous obtenez pendant l’exécution du projet pour obtenir des estimations plus précises.

Estimation basée sur les ressources

La technique basée sur les ressources est une option si le temps est considéré comme un actif sensible. Ici, l’équipe estimera et gérera le temps nécessaire pour terminer une certaine partie du travail et le programmera dans un calendrier. Garder la durée de la charge de travail sous contrôle peut être tout aussi important que de maintenir des coûts monétaires bas.

Taux unitaire

Cela peut sembler évident, mais simplement extrapoler le coût total en utilisant une unité de coût plus petite comme référence est une méthode efficace. Par exemple, un tuyau court peut coûter 15 $ et nécessiter une heure d’installation. Si vous utilisez 20 de ces tuyaux, vous pouvez vous attendre à ce que le coût soit d’environ 300 $ et 20 heures de travail.

Bien que pas toujours précis (le temps d’installation peut être plus court plus vous installez d’unités à la fois, par exemple), le taux unitaire sera toujours un outil sur la table de tout ingénieur de coûts.

Le contrôle des coûts Prend du temps

Vous ne pouvez pas obtenir tout ce que vous devez savoir sur le contrôle des coûts en une heure. Le processus est en fait multiforme et vous oblige à travailler en étroite collaboration avec vos employés et vos chefs de projet. Mais vous pouvez être sûr que cet effort conduira finalement à une productivité accrue.

Trouver la ligne de base

Commencez le processus en établissant d’abord une ligne de base pour comparer les coûts réels. Utilisez les données financières historiques pour trouver une cible réaliste et trouver un coût final théorique « idéal » du projet.

Bénéfice net cible

Le bénéfice net cible est une mesure calculée en prenant les bénéfices déclarés des ventes et en soustrayant les coûts fixes et les coûts variables. Atteindre ce montant est important, en particulier pour les sociétés ouvertes avec des investisseurs qui s’attendent à une croissance des bénéfices au fil du temps.

À titre d’exemple, imaginez qu’une entreprise souhaite un revenu net de 15 000 $ provenant de ventes de 80 000 month chaque mois. La direction examine les coûts fixes et variables et tente de les réduire jusqu’à ce que le résultat net cible soit atteint.

Les coûts variables comprennent des éléments tels que les stocks, qui peuvent être réduits en passant à des fournisseurs moins chers. Les coûts fixes sont généralement plus difficiles à modifier, car ce sont souvent des choses comme les paiements de location qui sont contractuels. Les coûts fixes comprennent également les salaires utilisés pour payer les employés.

Analyse de la variance

La variance est la différence entre les données financières budgétisées et réelles. Lorsque le coût réel est beaucoup plus élevé que le chiffre attendu, cette variance négative élevée mérite une enquête pour identifier la cause et trouver des solutions.

L’analyse de la variance vous permet de prioriser les domaines essentiels en découvrant ceux qui nécessitent le plus d’actions correctives.

Gestion de la valeur gagnée

L’une des approches les plus populaires de l’analyse des coûts, la gestion de la valeur gagnée (GVE) doit être expliquée par exemple. Dites que vous avez une tâche que vous vous attendez à faire à mi-chemin d’ici la fin de la semaine. Le budget pour cela est de 5 000 $.

Si, cependant, la tâche n’est terminée qu’à 25% après une semaine, quelle implication y a-t-il pour le projet? On peut dire que la valeur prévue est le budget du projet multiplié par l’achèvement prévu, qui dans ce cas est de 5 000 $ x 50% = 2 500 $.

La valeur réelle, cependant, n’est que de 5 000 $ x 25% = 1 250 $. Nous pouvons maintenant calculer la variance planifiée en soustrayant la valeur planifiée de la valeur réelle: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

Comme la variance est négative, on peut dire que ce projet prend du retard sur le plan financier, signalant à la direction de prendre des mesures correctives.

Travailler sans budget

Toutes les entreprises ne fonctionnent pas avec un budget exact. Cependant, vous pouvez toujours contrôler les coûts en traçant les coûts individuels sur un compte de résultat. S’il y a une flambée soudaine des prix, étudiez-la pour trouver des correctifs potentiels.

Défis communs du contrôle des coûts

Même les entreprises expérimentées ont parfois des faux pas lors des opérations de contrôle des coûts. Cela vaut également la peine de passer en revue quelques pièges et défis du processus. Ils comprennent:

• Confondre analyse des coûts et comptabilité: La comptabilité traite principalement du simple comptage des coûts entre autres tâches, tandis que le contrôle des coûts va en profondeur dans un projet et planifie le financement.
• Analyse cohérente du budget et des prévisions: Le calcul du budget et la prévision du contrôle des coûts sont souvent effectués par des employés distincts, ce qui entraîne des analyses incohérentes qui pourraient compromettre la fiabilité des résultats.
• Alignement des données provenant de sources multiples: Les données financières pertinentes peuvent provenir de divers sous-traitants et systèmes de gestion de contenu. Il faut un certain degré d’organisation et de compétence pour s’assurer que toutes ces données sont utilisables.
• Alignement du temps et de l’argent : Dans le même ordre d’idées, il existe une divergence entre les planificateurs de projets qui planifient la charge de travail en fonction des activités et des tâches et les analystes des coûts qui utilisent les transactions et les exercices. Rendre ces deux sources comparables est un autre défi du contrôle des coûts.
• Adaptation aux changements de projet : Au fur et à mesure qu’un projet avance, la portée, les caractéristiques ou les objectifs peuvent changer au fil du temps. Comment le contrôle des coûts, qui repose sur la prévision des dépenses futures, permet-il de contourner ce défi?
• Contrôler le coût du contrôle des coûts lui-même: Il peut être long et sujet aux erreurs d’effectuer un contrôle des coûts, de la collecte des données à l’analyse en passant par l’exécution des actions correctives. Ce qui en résulte est une autre forme de coût à considérer.

Quels que soient les revers, un système de contrôle des coûts bien pensé peut préparer une organisation au succès. Standardiser le processus et donner de la flexibilité à l’entreprise est le meilleur moyen de faire face à des projets complexes ou changeants.

Investir dans la technologie est l’une des meilleures mesures à prendre pour augmenter les chances de succès du projet et minimiser les risques.

Mettre en œuvre un Système de contrôle des coûts Construit Autour des meilleures pratiques

Vous connaissez désormais les bases du contrôle des coûts, les principaux avantages et les défis potentiels que vous pourriez rencontrer lors de la mise en œuvre d’un système de contrôle des coûts.

Il est important de se rappeler que pour avoir un avantage concurrentiel, le contrôle des coûts nécessite une communication et une collaboration constantes entre tous les membres de votre équipe. Une initiative réussie signifie commencer petit, définir vos attentes tôt, comprendre vos coûts et vos risques et tirer parti du bon logiciel de gestion des coûts.