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10 Conseils pour perfectionner l’impression de chèques dans QuickBooks
Si vous utilisiez des produits de comptabilité pour petites entreprises au début, vous savez à quel point il était frustrant d’imprimer correctement les chèques à partir de votre logiciel. Les chèques préimprimés n’étaient pas bon marché, et vous en avez probablement imprimé au moins quelques-uns qui ne s’alignaient pas correctement ou qui étaient autrement inutilisables.
Figure 1: La fenêtre Write Checks dans QuickBooks 2013.
L’impression de chèques à partir de QuickBooks est devenue plus facile, et les services bancaires en ligne ont rendu cette tâche moins nécessaire pour de nombreuses entreprises. Mais lorsque vous effectuez des vérifications d’impression, la précision est toujours requise.
Donc, pour minimiser la frustration, économiser du temps et de l’argent, et s’assurer que tout sera précis lorsque vos chèques seront traités à la banque, il est important que vous utilisiez les outils proposés par QuickBooks de manière appropriée.
Si vous avez eu des problèmes avec l’impression de chèques ou si vous envisagez de l’essayer, gardez ces conseils à l’esprit:
1.Tout d’abord, assurez-vous de créer des chèques standard, pas des chèques de paie. Accédez à Chèques bancaires|Écriture ou cliquez sur l’icône Écrire des chèques sur la page d’accueil.
2.QuickBooks offre quelques options pour la création de chèques. Cliquez sur Modifier / Préférences / Vérification / Mes préférences. Ici, vous pouvez spécifier un compte par défaut pour la fonction Write Checks. Cliquez sur Préférences de l’entreprise pour des options supplémentaires.
Figure 2: Cochez les cases ici pour activer les options.
3.Vous pouvez personnaliser l’apparence de vos chèques. Cliquez sur Fichier | Configuration de l’imprimante / Chèque / Chèque de paie. Spécifiez les options de l’imprimante et vérifiez le style, modifiez les polices dans certains champs, désignez un style d’impression de page partielle (à l’aide du flux d’enveloppes) et ajoutez le nom et l’adresse de votre entreprise, le logo et une image de signature.
Figure 3 : La fenêtre de configuration de l’imprimante donne accès à vos options de sortie.
4.Be assurez-vous que votre imprimante a suffisamment d’encre ou de toner avant de commencer un travail.
5.Si vous imprimez beaucoup de chèques, envisagez de consacrer une imprimante à cette tâche. Mais sécurisez vos chèques en blanc. Ne les laissez pas dans l’imprimante.
6.Votre imprimante traite-t-elle les pages dans l’ordre inverse, dernière page en premier ? Cela peut poser des problèmes lorsque vous imprimez plusieurs chèques. Vous avez plusieurs options ici. Vous pouvez:
- Modifiez les paramètres de propriété de votre imprimante dans Windows et / ou consultez la documentation de votre imprimante
- Chargez le papier pour l’impression inversée ou
- Modifiez les numéros de contrôle dans QuickBooks. Allez dans Listes | Plan comptable et ouvrez le registre de chéquier correct pour les modifier. (Cette option est la moins élégante et la plus risquée, et pas quelque chose que vous voulez faire régulièrement. Laissez-nous vous aider avec la configuration de votre imprimante si vous ne parvenez pas à résoudre le problème.)
7.QuickBooks prend en charge l’impression par lots. Si vous rédigez plusieurs chèques que vous souhaitez imprimer plus tard, cliquez sur le lien Imprimer plus tard ou À imprimer (selon votre version de QuickBooks). Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez sélectionner Fichier / Imprimer des formulaires | des chèques ou cliquer sur le lien Imprimer des chèques sur la page d’accueil. Les deux ouvriront cette fenêtre:
Figure 4: Décochez tous les éléments que vous ne souhaitez pas imprimer pour les supprimer du travail par lots.
8. Vous imprimez un lot de chèques et réalisez que vous avez mal configuré quelque chose? Appuyez sur la touche Echap pour l’arrêter.
9.Vérifiez que vos numéros correspondent bien avant de lancer un travail d’impression. Comparez le numéro du champ Premier numéro de contrôle au numéro du premier contrôle mis en file d’attente dans l’imprimante.
10. Ruiner un chèque ou une page entière d’entre eux? Si votre protocole de comptabilité vous permet d’ignorer les numéros de chèque, recommencez simplement en changeant le Premier Numéro de chèque afin qu’il corresponde au numéro de départ d’un nouveau lot de blancs de chèque. Sinon, vous devrez créer un chèque pour chacun qui a été ruiné, en choisissant un nom et un compte et un montant de 0,00 $. Annulez ensuite le(s) chèque(s). (Cliquez sur Banking/Use Register et sélectionnez le compte. Mettez en surbrillance la ou les transactions, sélectionnez l’option Modifier et annulez. Ne les supprimez pas.
L’impression de contrôle peut être délicate, mais elle doit absolument suivre les règles. Faites-nous savoir si vous êtes bloqué ou si vous voulez des conseils à l’avance ou si vous souhaitez passer aux services bancaires en ligne et au paiement de factures.
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