Congé sans solde (Guide des RH sur les droits des employés)

Le congé sans solde est le congé où un employé prend congé de son travail sans solde. Dans certaines situations, comme dans le cas d’un congé pour s’occuper d’une personne à charge en cas d’urgence, vous devez accorder le congé, bien que vous puissiez décider s’il est payé ou non. Dans d’autres situations, comme une demande d’interruption de carrière ou de voyage, vous avez le droit de refuser la demande.

Alors que les demandes de congés sans solde peuvent provenir de l’employé, la crise du coronavirus voit les employeurs envisager leurs options en matière de main-d’œuvre, ce qui peut inclure l’examen des congés sans solde.

Ce guide résume les règles relatives aux congés sans solde et les risques liés au droit du travail dont les employeurs doivent être conscients.

Un employeur peut-il exiger qu’un employé prenne un congé sans solde?

Dans certaines circonstances, un employeur peut exiger d’un employé qu’il prenne un congé sans solde, mais seulement lorsqu’un article du contrat de travail de l’employé le prévoit expressément. Cela s’appelle le « licenciement » et se produit lorsque l’employeur n’a pas assez de travail à faire pour l’employé, il lui demande donc de rester à la maison.

Si un salarié est mis à pied pendant plus de quatre semaines consécutives, ou six semaines sur une période de treize semaines où pas plus de six semaines consécutives, il aura le droit de considérer que son contrat de travail est résilié et de demander une indemnité de licenciement. Pour avoir droit à une indemnité de licenciement, le salarié devra avoir au moins deux années de service continu auprès de l’employeur.

Un employeur peut également suspendre un employé du travail pour des raisons médicales, c’est-à-dire l’obliger à rester à la maison pour des raisons médicales, en vertu de l’article 64 de la Loi sur les droits de l’emploi de 1996. Cependant, si vous faites cela, vous devez payer l’employé pour une période ne dépassant pas vingt-six semaines. Si vous fournissez à l’employé du travail à faire à la maison, il ne sera plus considéré comme étant en suspension médicale.

Congé sans solde dû au coronavirus

Il est possible que vous deviez demander à vos employés de rester à la maison, soit parce qu’une personne au bureau a eu un coronavirus, donc tout le monde doit rester à l’écart, soit parce que l’employé lui-même présente des symptômes qui pourraient les rendre contagieux (même s’ils sont assez bien pour venir travailler). C’est ce qu’on appelle l’auto-isolement.

Lorsqu’un employeur demande aux employés de rester à la maison

Lorsque les employés doivent rester à la maison même s’ils n’ont pas de coronavirus, la solution la plus évidente est d’essayer de les équiper pour travailler à domicile. De cette façon, les employés ont toujours droit au plein salaire. S’il n’est pas possible pour un employé de faire son travail à la maison et que son lieu de travail est fermé, vous n’avez pas à payer ces employés.

Cependant, les employeurs responsables devraient tenir compte des ramifications juridiques, réputationnelles et morales possibles du personnel rémunéré dont les emplois leur permettent de travailler à domicile, mais pas de ceux qui doivent être physiquement présents au travail, par exemple les nettoyeurs. Les employeurs devraient également consulter fréquemment les directives gouvernementales, car elles sont constamment mises à jour.

Employés qui s’auto-isolent

Si un employé s’auto-isole à la maison parce qu’il a le virus, vous devez le payer conformément à la politique sur les indemnités de maladie de votre organisation. On ne devrait pas demander aux employés de prendre un congé sans solde s’ils s’isolent eux-mêmes. La principale raison en est qu’un employé est beaucoup moins susceptible de s’isoler s’il sait qu’il ne sera pas payé, risquant ainsi d’infecter davantage d’employés et potentiellement de coûter plus cher à l’employeur et à la société à long terme.

Quand un employé peut-il prendre un congé sans solde?

Il existe, globalement, trois catégories de congés sans solde:

• Congé sans solde que vous devez accorder par la loi
• Congé sans solde que vous devez considérer par la loi
• Congé sans solde entièrement discrétionnaire

Un employé doit être autorisé à prendre un congé sans solde dans les circonstances suivantes:

• Sélection pour le service du jury
• Lorsqu’ils sont magistrats, congé raisonnable pour exercer leurs fonctions
• Pour faire face à une urgence impliquant une personne à charge; et
• Pour passer du temps avec un enfant de moins de 18 ans (congé parental), sous réserve de certaines conditions.

Congé sans solde que vous devez considérer par la loi:

• Une demande de formation ou d’études en vertu de l’article 63D de la Loi sur les droits de l’emploi de 1996.

Congé sans solde entièrement discrétionnaire:

• Une pause de carrière ou un congé sabbatique
• Rendez-vous avec le médecin ou le dentiste (sauf si l’employée est enceinte, auquel cas vous devez accorder un congé payé pour les rendez-vous prénataux)
• Congé de compassion; et
• Congé de deuil.

Combien de jours de congé sans solde un employé a-t-il droit?

Le nombre de jours de congé sans solde auxquels un employé a droit dépend du fait que vous êtes ou non obligé de donner le congé en premier lieu.

Lorsque l’employé n’a pas le droit de prendre un congé sans solde

Dans le cas d’un congé sans solde entièrement discrétionnaire, vous pouvez décider de donner ce congé du tout et si vous le faites, combien.
Il est fortement recommandé de mettre en place une politique énonçant clairement les droits de votre employé, car elle n’est pas énoncée dans la loi.

Par exemple, votre organisation peut avoir une politique sur les congés sans solde qui prévoit le droit pour un employé ayant plus de dix ans de service de demander une interruption de carrière d’une durée maximale de douze mois. Cela peut être une véritable incitation à retenir de bonnes personnes.

Vous pouvez choisir si un employé en rupture de carrière conserve des droits en vertu de son contrat de travail, par exemple à une augmentation de salaire. Cependant, une année est longue, donc la politique doit préciser qu’il ne pourrait y avoir aucun emploi pour l’employé à la fin de sa pause de carrière et qu’il n’a pas le droit de vous poursuivre dans ce scénario.

La même police devrait également couvrir le droit d’un employé à un congé pour les rendez-vous chez le médecin et le dentiste. Vous pouvez décider d’en autoriser un par an, par exemple. C’est à vous de décider, en fonction des besoins de votre organisation.

Dans le cas d’un congé de compassion, cela peut être énoncé dans une police, mais peut également être laissé à la discrétion de la direction. Il est possible que si vous n’autorisez pas de congés payés pour des raisons de compassion, un employé puisse visiter son médecin généraliste pour être licencié, si l’indemnité de maladie de votre entreprise est plus généreuse.

Lorsque l’employé a le droit de prendre un congé sans solde

Dans le cas de congés que vous devez accorder par la loi, encore une fois, la raison en sera la clé.

Pour les fonctions de juré, vous devrez permettre à l’employé de s’absenter du travail aussi longtemps qu’il est tenu de servir de juré. Les employés qui sont également magistrats devront s’absenter du travail pendant au moins 13 jours complets ou 26 demi-journées par an. Il n’est pas obligatoire de payer vos employés pendant cette période, mais de nombreux employeurs le font.

Dans le cas d’autres fonctions publiques, telles que celles de conseiller local, de membre d’un comité de visite de prison ou de gouverneur d’école, vous devez accorder un congé  » raisonnable « . Cela doit être convenu à l’avance avec votre employé. Si vous estimez que le temps de congé demandé par l’employé est déraisonnable, compte tenu de son incidence sur votre entreprise, vous pouvez refuser la demande de l’employé. Encore une fois, il n’est pas obligatoire de payer vos employés lorsqu’ils exercent leurs fonctions publiques, mais la plupart des employeurs le font. Il est important de noter que certaines catégories de travailleurs, comme les agents de police et les agents d’agence, ne peuvent pas prendre de congé pour des tâches publiques.

Les employés qui ont besoin de congés pour s’occuper d’une personne à charge en cas d’urgence ont droit à un délai raisonnable à cette fin.
Des exemples d’urgence familiale comprennent l’accident d’un enfant à l’école et la perturbation des modalités de prise en charge. On considère que 1-2 jours suffiront pour cela.

Un employeur peut-il refuser une demande de congé sans solde?

Oui, comme indiqué ci-dessus, il existe des situations dans lesquelles l’employeur a le droit absolu de refuser à l’employé de prendre un congé sans solde.
Ce sont:

• une interruption de carrière ou un congé sabbatique;
• rendez-vous avec le médecin ou le dentiste (sauf si l’employée est enceinte, auquel cas vous devez accorder un congé payé pour les rendez-vous prénatals);
• congé de compassion; et
• congé de deuil.

Un employeur peut également refuser une demande de congé sans solde en cas d’urgence familiale ou d’exercice de fonctions publiques s’il estime que l’employé prendrait alors un congé déraisonnable.

Un employeur peut également refuser un congé sans solde à des fins d’études et de formation s’il ne considère pas que la formation profiterait à l’entreprise et s’il ne serait pas en mesure de répondre aux demandes des clients si la formation était accordée. Pour pouvoir faire la demande en premier lieu, la personne doit être un employé avec au moins 26 semaines de service et travailler pour une organisation de plus de 250 employés. Si vous décidez d’accorder des congés pour des études ou une formation, ils peuvent être payés ou non, et vous pouvez choisir de payer la formation elle-même, d’y contribuer ou de ne rien payer du tout.

Congé parental non rémunéré

Pour demander un congé parental non rémunéré, un employé doit être employé par vous depuis au moins un an et être le parent de l’enfant ou avoir la responsabilité parentale. Les employés d’agence et les entrepreneurs n’ont pas le droit de demander un congé parental.

Le salarié a droit à 18 semaines de congé sans solde pour chaque enfant jusqu’à l’âge de 18 ans. Le droit est connecté à l’enfant et ne redémarre pas lorsqu’un employé commence un nouvel emploi.
Par exemple, si un employé a pris huit semaines de congé parental dans son emploi précédent, il lui reste dix semaines à prendre dans son rôle actuel ou futur.

Un parent peut prendre un maximum de quatre semaines de congé par année, par blocs d’une ou deux semaines, bien que l’employeur puisse accepter de modifier ces montants s’il le souhaite.

L’employé doit vous donner un préavis de 21 jours de la date prévue de début de son congé parental et vous indiquer également la date à laquelle le congé parental prendra fin.

Il vous est possible de retarder la date de début du congé parental, mais vous ne pouvez pas modifier la durée du congé demandé par votre employé. Si vous souhaitez retarder la date de début, vous devez suggérer une nouvelle date de début qui doit être dans les six mois suivant la date de début initiale et répondre à votre employé dans les sept jours suivant la réception de la demande.

Vous ne pouvez pas reporter le congé parental de l’employé si cela l’amène au-delà du dix-huitième anniversaire de son enfant et lui fait perdre son droit. Un employeur ne peut pas non plus reporter le congé parental s’il n’a pas de « raison significative » de le faire et si la demande est faite par un père ou un partenaire immédiatement après la naissance de son enfant.

Dans le cas de toutes les demandes de congé sans solde, le processus peut être compliqué. Par conséquent, il est fortement recommandé de mettre en place une politique définissant les droits des employés dans votre organisation. Cela devrait éviter aux employés de mal comprendre leurs droits, tout en appréciant la flexibilité dont vous faites preuve en tant qu’employeur.

Besoin d’aide?

Si vous êtes préoccupé par l’utilisation de congés sans solde, que vous demandiez à vos travailleurs de prendre un congé sans solde ou si un employé a soumis une demande, nous pouvons vous aider si vous avez besoin de conseils sur les règles et les implications pour votre entreprise. Notre équipe d’avocats en droit du travail est à votre disposition pour répondre à vos questions.

Faq sur les congés sans solde

Dernière mise à jour : 23 mars 2020