Une entreprise peut croire que le simple fait de définir des processus les rend plus efficients et efficaces. Cette mauvaise opinion peut conduire à la standardisation de toutes sortes d’étapes et d’actions au sein de l’organisation. Cependant, ce genre d’exagération aura des effets contre-productifs. L’accent doit être mis sur la qualité et non sur la quantité de processus et de définitions de processus. Avoir un processus défini ne signifie pas automatiquement que le processus est bon. Une question critique est donc: Qu’est-ce qui fait un « bon » processus? Comment évaluer et améliorer la qualité des procédés ?
Les processus sont partout – mais les bons?
La conception et l’optimisation des processus existent depuis un certain temps. La conception de processus est l’une des premières étapes de nombreux projets, en particulier lorsqu’il s’agit de la mise en œuvre de nouveaux systèmes informatiques. Il est devenu de bon sens qu’une mauvaise conception de processus entraînera un coût total de possession inutile. Néanmoins, la gestion des processus n’est pas encore très bien intégrée dans les méthodologies de projet connues. De plus, la connaissance d’une bonne conception de processus n’est souvent pas un domaine de compétence clé des acteurs impliqués dans un projet de mise en œuvre classique, qui se concentre davantage sur une bonne combinaison de compétences fonctionnelles et techniques.
Alors, qu’est-ce qui constitue un bon processus? Et quels pièges doivent être évités lors de la conception d’un nouveau processus ou de la refonte d’un processus existant
Efficace et efficiente – c’est ce que devrait être un processus
La qualité des processus peut être résumée en deux piliers principaux:
- Efficacité des processus – Les processus aident-ils l’entreprise à atteindre ses objectifs? La question ici est: « Faisons-nous les bonnes choses? »
- Efficacité des processus – Sont les processus conçus de manière à ce que leurs objectifs soient atteints avec le moins d’intrants possibles (temps, matériel, équipement, financement, efforts humains, etc.) ou, pour renverser l’argument : Les ressources de l’entreprise sont-elles utilisées de la meilleure façon possible? La question ici est: « Faisons-nous les choses correctement? »
Nous avons identifié 8 caractéristiques critiques que les processus devraient avoir pour être à la fois efficients et efficaces:
#1 – Les processus doivent être axés sur des objectifs
#2 – La simplicité est la clé
#3 – Un bon processus peut facilement être communiqué, expliqué et conçu
#4 – Un processus doit être robuste
#5 – Concevoir des processus réutilisables et ré–adaptables
#6 – Assurez-vous que vos processus sont mesurables
#7 – Un bon processus doit être contrôlable
#8 – Pertinence et valeur ajoutée
Dans notre dernier article de point de vue, mes collègues Elio Campos et André Almeida, deux professionnels de la conception de processus à long terme, expliquent ce qui suit : est derrière ces règles et comment évaluer si les processus d’une entreprise respectent ces règles ou non.
Cet article commence une série d’articles qui fourniront des informations faciles à comprendre sur le sujet de la conception de processus. Ils s’adressent aux organisations et consultants qui, principalement dans le cadre d’une implémentation ou d’une refonte d’un système, souhaitent repenser leurs processus avant de les cimenter dans des structures informatiques. Inscrivez-vous à notre newsletter pour rester informé des publications à venir sur ce sujet ou sur d’autres sujets d’intérêt.
Par Andreas Krüger