Comment Votre équipe Peut définir la portée du projet

Le processus de gestion de projet est difficile à maîtriser, et peut-être le seul aspect qui déçoit le plus les gestionnaires est la portée du projet. La création d’une charte de projet ou la cartographie de votre calendrier de projet semblent beaucoup plus simples et plus faciles à faire que la définition de la portée.

Mais c’est une erreur de ne pas consacrer suffisamment de temps et d’efforts à la portée du projet. Une étude de Harvard a révélé que le projet moyen dépassait son budget de 27%. Si vous voulez éviter de faire de même, vous devez passer beaucoup de temps sur le processus de cadrage afin de ne pas être surpris plus tard.

Si vous savez qu’il est temps de s’attaquer à la portée du projet, voici comment vous pouvez appliquer de solides principes de gestion de projet et en produire un qui fera du projet un succès retentissant.

Aperçu : Qu’est-ce que la portée du projet?

La portée du projet fait référence à la liste des objectifs, des délais et des tâches du projet. La portée du projet est souvent détaillée dans un document appelé énoncé de portée ou énoncé des travaux.

En exposant un périmètre de projet dans un document, vous fournissez à toute l’équipe un guide sur toutes les facettes du projet, des tâches à accomplir aux ressources nécessaires en passant par les objectifs à atteindre. La portée du projet peut être élargie si plus de choses doivent être accomplies que prévu, et elle peut être réduite si le projet est trop vaste pour que l’équipe puisse s’y attaquer.

Une portée de projet est une partie importante des responsabilités du chef de projet, et elle vous aidera à rester sur la tâche et à éviter le fluage de la portée du projet.

Comment définir la portée du projet

Il est facile de dire ce qu’est une portée de projet, mais il n’est pas si facile de créer un document de portée de projet. Il peut avoir beaucoup de détails et de pièces mobiles, et ce n’est pas quelque chose à prendre à la légère. Mais si vous le décomposez en cinq étapes, le processus devient assez simple.

Étape 1: Définir les objectifs

La première étape de la définition de la portée du projet consiste à définir le ou les objectifs finaux — également appelés « livrables » — du projet. Vous devez être clair sur ce que vous espérez que ce projet accomplira. C’est une bonne idée de définir vos objectifs à l’aide de la règle INTELLIGENTE:

• Spécifique (la portée du projet indique exactement ce que le projet devrait atteindre)
• Mesurable (l’objectif est mesurable et non vague)
• Réalisable (il est raisonnable de croire que l’équipe pourrait atteindre cet objectif)
• Réaliste (il peut être atteint relativement facilement sans dépasser le budget)
• En temps opportun (il peut être atteint dans le délai défini)

Conseils pour définir les objectifs:

Définir des objectifs est si important car il donne le ton pour le reste de la portée de votre projet. Voici quelques façons de vous assurer de fixer les bons objectifs.

• Soyez flexible: Parfois, les objectifs peuvent changer ou changer complètement au cours du projet, et c’est OK. Par exemple, si votre objectif est de construire une maison de deux étages et que vous avez la possibilité de construire un porche si vous arrivez avec un certain budget, il est acceptable de laisser de la place pour que la portée se déplace conformément à vos objectifs.
• Impliquer tout le monde: Les objectifs ne doivent pas être développés par une seule personne; toutes les parties prenantes doivent peser et apporter leur propre point de vue, ce qui peut vous aider à inclure les choses que vous avez manquées ou à éviter les objectifs qui ne devraient pas être poursuivis.

Étape 2: Définir les obstacles potentiels

La prochaine étape pour une planification efficace du projet consiste à identifier les zones où votre projet pourrait dérailler. Qu’est-ce qui pourrait menacer le budget de votre projet ? Qu’est-ce qui pourrait causer des retards importants?

Par exemple, si vous construisiez une petite maison, vous pourriez rencontrer un problème avec le temps, s’il y avait deux fois plus de jours de pluie qu’il y en a habituellement à cette période de l’année, cela pourrait retarder votre progression. Ou, peut-être que le prix du bois augmente de 5% au moment où vous commandez un envoi.

Conseils pour définir les obstacles potentiels:

Les obstacles peuvent être difficiles à prévoir, mais il est probable que vous ayez déjà une bonne idée de ce qui risque le plus de mal tourner avec le projet, alors commencez par cela et travaillez vers l’extérieur.

• Ne rien laisser de côté: Notez toutes les choses possibles qui pourraient mal tourner avec le projet.
• Avoir un plan: Rédigez un plan d’urgence indiquant ce que vous ferez pour atténuer les conséquences de chaque obstacle, afin que vous soyez prêt si cela se produit.

Étape 3: Identifier les ressources nécessaires

Combien d’argent le projet coûtera-t-il? Quelles fournitures sont nécessaires? Combien d’heures de travail seront nécessaires? Toutes ces questions doivent être répondues en détail. Vous devriez faire des recherches approfondies et trouver des chiffres exacts; des suppositions éclairées entraîneront presque certainement des dépassements de coûts qui pourraient faire dérailler l’ensemble du projet.

Conseils pour identifier les ressources nécessaires:

Une comptabilité précise des ressources garantira que chacun dispose des outils dont il a besoin pour tenir le projet dans les délais, il s’agit donc d’une étape importante.

• Soyez exhaustif: même les petits coûts peuvent s’additionner, alors créez une liste de toutes les choses possibles dont vous pouvez penser que le projet aura besoin pour réussir.
• Consulter d’autres personnes: Partagez la liste que vous avez créée avec les autres parties prenantes du projet pour voir ce qu’elles en pensent et si vous avez omis quelque chose de la liste.

Étape 4: Fournissez un calendrier d’étape

Maintenant que vous avez défini les objectifs, les obstacles et les ressources, vous pouvez établir un calendrier général de ce que vous pouvez atteindre. Il est important de mettre de côté des jalons spécifiques qui aideront tout le monde à suivre l’avancement du projet.

Par exemple, si vous construisez une maison, la première étape pourrait être de poser les fondations, la seconde pourrait être d’ériger la charpente de la structure, la troisième pourrait être d’installer l’électricité et la plomberie, et la quatrième pourrait être la maison achevée.

Conseils pour fournir un calendrier d’étapes:

L’élaboration de jalons est un élément important de la définition de la portée du projet. Une fois que cela est en place, vous avez presque terminé et il s’agit désormais de gérer la portée du plan.

• Joindre des dates à chaque jalon: Ce n’est pas suffisant d’avoir simplement des jalons, vous devez également y attacher des dates, ou il n’y a aucun sentiment de priorité dans vos tâches et vous risquez de ne pas terminer le projet à temps.
• Avoir un plan d’urgence: Si vous manquez un jalon, vous devez avoir un plan en place sur les mesures que vous allez prendre afin d’atteindre le prochain jalon à temps.

Étape 5: Listez les parties prenantes

Les objectifs de votre projet étant définis, il est maintenant temps de créer une liste des parties prenantes. Un intervenant est toute personne qui a un intérêt ou une préoccupation dans le projet. Pour une entreprise de construction, par exemple, cela comprendrait le chef de la direction, le directeur financier, les investisseurs et le directeur de la construction.

Énumérez toutes les personnes qui devraient être au courant de ce projet et qui ont des responsabilités importantes pour s’assurer que le projet est exécuté.

Conseils pour lister les parties prenantes:

Il est important d’avoir une liste exhaustive de toutes les parties prenantes, car si quelqu’un vous manque, cela pourrait avoir des ramifications majeures sur le projet car les tâches n’ont pas été terminées à cause de quelqu’un qui a été laissé de côté.

• Passez en revue les étapes: Un bon moyen d’identifier les parties prenantes est de passer en revue tous les aspects de la portée du projet que vous avez construit jusqu’à présent. Demandez-vous quelles personnes sont responsables d’atteindre chaque étape, d’acquérir chaque ressource et de surmonter chaque obstacle. Cela vous aidera à éviter d’oublier qui que ce soit.
• Attachez les parties prenantes aux éléments du plan: En attribuant des noms aux éléments de la portée tels que les ressources, les tâches et les jalons, il est clair quelles sont les responsabilités de chacun, ce qui facilite le déroulement du projet.

Le meilleur logiciel de gestion de projet pour la gestion de la portée du projet

Créer une portée de projet à partir de zéro est un peu intimidant, mais il existe de nombreuses options logicielles qui peuvent vous guider. Voici trois des meilleures options logicielles de gestion de projet qui sont particulièrement efficaces pour vous aider à définir la portée d’un projet.

monday.com

monday.com offre un planificateur de tâches avec hiérarchisation, qui vous aide à définir les jalons, et un calendrier d’équipe partagé qui vous permet d’impliquer toutes les parties prenantes. Un outil de gestion des ressources aide les utilisateurs à suivre les ressources du projet.

Vous pouvez afficher toutes les tâches et les parties prenantes auxquelles elles sont associées via monday.com tableau de bord.

Podio

Podio dispose également de fonctions de hiérarchisation et de planification des tâches et d’un moyen facile de saisir de nouvelles tâches en appuyant simplement sur « T » sur le clavier. Il dispose également d’un stockage de documents, ce qui vous permet de conserver la portée du projet dans les fichiers et de générer des rapports, ce qui vous permet de collecter des données sur l’état du projet.

Le tableau de bord de Podio permet de voir facilement les parties prenantes et les tâches du projet.

Scoro

Scoro a des champs personnalisés pour vous permettre de suivre et de gérer les ressources. Il dispose également d’un système de création de tâches et de listes qui vous permettra de gérer vos jalons et de marquer les parties prenantes pertinentes. Il dispose également d’un stockage de documents et d’un partage de fichiers, ainsi que de rapports budgétaires et de tableaux de bord pour que vous puissiez regarder les finances.

Le tableau de bord de Scoro conserve tous les aspects de la portée du projet au même endroit.

Il est temps de créer votre propre portée de projet

Maintenant que vous savez ce qui se passe dans la création d’une portée de travail, il est temps de commencer à travailler par vous-même. Posez-vous ces questions:

• Quelles sont les phases du cycle de vie de mon projet ?
• Ai-je déjà un énoncé de portée de projet que je peux adapter et développer ?
• Dans quelle mesure la portée d’un projet devrait-elle être large ou étroite, et ai-je encore effectué une analyse de la portée du projet pour le déterminer?
• Qu’est-ce qu’un domaine de connaissances que je dois aborder?

Réservez quelques heures dans la semaine ou les deux suivantes pour vous asseoir et suivre les étapes ci-dessus. Regardez un exemple de portée de projet ou deux pour voir comment d’autres l’ont fait. Et ensuite, mettez-vous au travail et rédigez-en un.