Comment utiliser des Données en Temps Réel pour les Prévisions financières Excel

La légende des Yankees de New York, Yogi Berra, a déclaré: « Si vous ne savez pas où vous allez, vous finirez ailleurs. » Une bonne planification financière commence par de bonnes prévisions. Excel rend le processus relativement facile, à condition que vous ayez un accès facile à vos données sur les résultats passés, les soldes actuels et les projections futures.

Il existe différents types de prévisions que vous pouvez créer, selon la nature de votre entreprise. Les prévisions de ventes sont parmi les plus courantes, car la plupart des entreprises constatent une fluctuation des revenus et des ventes en raison de la situation de crise actuelle. Examinons quelques façons de créer une prévision des ventes à l’aide d’Excel avec des données en temps réel de vos systèmes ERP et CRM.

Commencer simplement: Prévision Basée sur l’historique des ventes

L’approche la plus simple consiste à commencer par une série à deux colonnes. Supposons que la colonne « A » soit une série de dates et que la colonne « B » affiche vos ventes hebdomadaires depuis le début de l’année. Tout d’abord, mettez en surbrillance les données dans ces deux colonnes. Dans le menu Données d’Excel, choisissez « Feuille de prévision » et un graphique vous sera présenté qui montre les ventes passées et les ventes futures projetées.

Cliquez sur « Options » (juste en dessous du graphique) et vous pourrez ajuster certaines des variables qui animent les calculs de prévision. Enfin, cliquez sur le bouton « Créer » et Excel générera une nouvelle feuille de calcul qui vous montrera les ventes prévues, ainsi qu’une projection à limite supérieure (optimiste) et une projection à limite inférieure (pessimiste).

Se connecter en temps réel à votre ERP et CRM

Maintenant que vous avez les bases en place, voyons comment vous pouvez intégrer les données de vente et de pipeline. Des liens en temps réel vers vos données sources peuvent mettre à jour vos prévisions dès que de nouvelles informations sont disponibles. Il n’est pas nécessaire de copier-coller des informations, ce qui est non seulement fastidieux, mais aussi susceptible d’introduire des erreurs dans vos prévisions.

Pour de nombreuses entreprises, les données de vente sont stockées dans le système ERP et le pipeline dans une base de données CRM séparée. Il est facile d’afficher ces données dans Excel si vous utilisez un produit spécialement conçu avec un logiciel ERP à l’esprit. (Une gamme de ces outils est disponible auprès d’insightsoftware, qui s’intègre à plus de 140 systèmes ERP différents.)

Revenons à vos prévisions de ventes simples et imaginons à quoi cela pourrait ressembler avec des liaisons de données en temps réel. Vous pouvez commencer par une colonne qui extrait les totaux des ventes hebdomadaires directement du système ERP. Cela vous donne la même image que vous aviez auparavant, mais au lieu de la saisir manuellement (ou de la copier-coller), elle provient directement du logiciel ERP. Si quelque chose change (par exemple, si une entrée de réglage a été effectuée sur les chiffres de la semaine dernière), elle sera automatiquement mise à jour dans la prévision Excel.

Dans la colonne suivante, vous pouvez ajouter une projection de pipeline pondérée. Pour de nombreuses entreprises, cela peut vous obliger à vous connecter à un système CRM autonome.

Enfin, vous effectueriez une prévision basée sur les ventes passées, et vous disposez d’un moyen simple de valider la prévision par rapport à votre pipeline. Ceci est particulièrement utile pour comprendre si vos prévisions statistiques (fournies par Excel) sont prises en charge par les numéros de pipeline provenant de votre équipe de vente.

Autres types de prévisions

Bien que la prévision des ventes constitue une pièce très importante du puzzle, il existe de nombreuses façons d’appliquer ces principes. Les flux de trésorerie sont la pierre angulaire de chaque entreprise, il est donc essentiel de comprendre à quoi ressemblera la situation de trésorerie dans les semaines et les mois à venir. En combinant des liens en temps réel vers les soldes de trésorerie, les comptes débiteurs, les créditeurs et les revenus et dépenses prévus, les utilisateurs d’Excel peuvent créer un modèle pour les entrées et les sorties de fonds qui sont automatiquement mis à jour au fur et à mesure que les conditions changent tout au long de l’entreprise.

Une approche plus sophistiquée est le « modèle à 3 états », qui fournit une prévision unique reliant le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie en un seul modèle financier. Une prévision de 3 déclarations bien formulée à l’aide de liens en temps réel peut vous donner une visibilité claire et à jour sur les conditions financières futures de votre organisation à tout moment.

Apporter de la simplicité à un monde compliqué

Des outils logiciels spécialement conçus peuvent faciliter considérablement la création de rapports précis et faciles à entretenir.

Avec le modèle à 3 relevés (ou avec toute prévision liée aux données du grand livre), il est particulièrement utile de pouvoir ajouter des références qui résument les soldes de vos comptes en fonction des segments de compte, des départements ou des plages de comptes. Les outils sophistiqués proposés par insightsoftware tels que Bizview permettent aux utilisateurs d’extraire des totaux récapitulatifs d’une gamme de comptes GL à l’aide de caractères génériques.

Regardons un exemple. Si vos numéros de compte GL incluent un segment qui désigne la division de produits et un autre qui spécifie la géographie, vous pouvez créer une référence de cellule unique qui extrait tous vos comptes de revenus entre 41000 et 42999, mais uniquement pour les gammes de produits comprises entre 100 et 199, et uniquement pour la géographie 40. Votre référence de cellule pourrait ressembler à ceci: « 40–« .

La magie de cette approche est qu’elle tire automatiquement de votre GL en fonction des plages spécifiées, même si vous ajoutez de nouveaux comptes. Cela atténue le problème de devoir reformater les rapports chaque fois qu’un nouveau compte du grand livre général est ajouté.

Les bons outils logiciels seront en mesure de répondre à ce genre de besoins financiers et comptables sophistiqués. Un autre exemple est une déclaration multi‑entreprise qui tire de plusieurs systèmes ERP déconnectés. Il s’agit d’un scénario courant avec des filiales, des divisions internationales ou des fusions et acquisitions.

Sécuriser vos données

Enfin, vous voudrez sauvegarder vos prévisions dans un endroit sûr et les distribuer aux bonnes personnes. Malheureusement, la plupart des fichiers Excel produits par les professionnels de la finance et de la comptabilité sont stockés sur des disques durs locaux, où ils sont vulnérables au vol ou à la perte. Il est important de stocker les données dans un emplacement central avec une sécurité et une sauvegarde adéquates.

La distribution des données de prévision peut également poser un problème de sécurité. Il peut être plus facile de développer vos prévisions en un seul endroit, mais vous ne voulez pas nécessairement que vos chefs de service voient les données de l’ensemble de l’organisation. Recherchez des outils technologiques qui prendront en charge une distribution limitée, en envoyant des valeurs numériques sans fournir de liens en temps réel, par exemple, ou en convertissant des prévisions au format PDF avant de les distribuer.

Les Prévisions Sont Toujours Fausses. . . Mais Utile

On dit souvent que toutes les prévisions sont fausses, mais elles sont néanmoins très utiles. Une bonne planification commence par des attentes réalistes. Microsoft Excel fournit un outil familier et puissant pour donner vie aux données de votre organisation et obtenir des informations qui aident à guider la gestion de votre entreprise. Lorsqu’elles sont combinées à des outils qui lient les données de votre entreprise en temps réel, les prévisions basées sur Excel peuvent faire la différence et vous aider à voir clairement la route à suivre et à ajuster la trajectoire à temps pour éviter les obstacles.