Comment Une Entreprise Devient-Elle Certifiée ISO 9001 (Guide Complet)

Comment une Entreprise Devient-Elle Certifiée ISO 9001 ?

1. Tout Savoir Sur ISO 9001
2. Préparez Votre Équipe
3. Établissez un Plan
4. Mettez Vos Documents en Ordre
5. Implémentez le Nouveau Système
6. Effectuez un Audit Interne
7. Préparez Votre Audit d’enregistrement
8. Maintenir le succès et Continuer à s’améliorer

Tout responsable qualité ISO expérimenté vous le dira : le secret de la planification d’une mise en œuvre ISO réussie est de décomposer le processus en étapes gérables et d’obtenir le soutien de la haute direction pour votre plan de projet.

1 Tout savoir sur ISO 9001

Lorsqu’il s’agit de faire un changement aussi important dans votre organisation, la connaissance est un pouvoir. ISO 9001 peut être difficile à saisir. Les exigences qu’il énonce sont nombreuses mais elles sont toutes là pour une raison. Avant de prendre des mesures en vue de la certification, il est essentiel que vous sachiez exactement ce qui vous est demandé.

Vous devez décider avant tout du type d’approche que vous souhaitez adopter pour la certification. Cela vous aidera dans votre cheminement vers la certification. Il existe plusieurs façons de mettre en œuvre la norme ISO 9001 dans votre entreprise:

1. Mise en œuvre en interne – Les employés de votre entreprise configurent ISO 9001 comme il convient le mieux à votre organisation.
2. Embaucher un consultant – Quelqu’un de l’extérieur intervient pour aider à mettre en place ISO 9001. Le coût est plus élevé et parce qu’ils ne connaissent pas votre entreprise à l’intérieur et à l’extérieur, les processus qui en résultent ne sont parfois pas les meilleurs.
3. Modèle ou kit de certification – Un kit pré-fabriqué qui aide les membres de votre entreprise à mettre en œuvre plus facilement et plus efficacement la norme ISO 9001.

L’approche la plus populaire est de loin de mettre en œuvre ISO 9001 en interne. Qu’une entreprise choisisse ou non d’acheter un modèle ISO ou un kit de certification, c’est à elle de décider. Ces kits sont relativement peu coûteux et vous permettent de gagner du temps si vous n’avez pas besoin d’avoir d’expérience préalable, cependant, si vous pensez avoir une bonne compréhension des matériaux pour pouvoir tout faire vous-même. Par tous les moyens, allez-y!

Une grande partie de la familiarisation avec ISO 9001 consiste à comprendre les exigences que vous devez respecter et comment elles se rapportent à votre entreprise. Ces exigences sont divisées en sections dans la norme. Avec ces sections, vous pouvez facilement séparer les processus au sein de votre organisation en une section d’exigences à laquelle ils s’appliquent.

Les sections 4 à 10 sont celles que vous devriez consulter pour trouver les exigences de la norme.

Les sections de l’ISO 9001

1. Portée – La portée de la norme
2. Références normatives – Références aux normes de support
3. Termes et définitions – Les termes que vous trouverez dans la norme
4. Contexte de l’organisation – Alignez soigneusement vos objectifs commerciaux et votre intention avec le système de management de la qualité
5. Leadership – Sécurisez l’engagement total de la direction
6. Planification – Établissez un plan pour le système de management de la qualité pour faire face aux risques, opportunités, changements et objectifs
7. Support – Quelles ressources sont nécessaires pour le système de gestion de la qualité
8. Fonctionnement – Les processus nécessaires pour répondre aux exigences des produits et services
9. Évaluation de la performance – Surveiller, mesurer, analyser et évaluer le système de gestion de la qualité
10. Amélioration – Améliorer continuellement le système de gestion de la qualité

2 Préparez votre équipe

Vous devez choisir une personne dans votre organisation qui sera responsable pendant tout le processus de certification. Cette personne est généralement un responsable de la qualité ou un leader qui connaît déjà incroyablement bien le fonctionnement de votre organisation. Votre leader sera connu comme votre représentant de la direction.

Le Représentant de la Direction sera responsable de l’ensemble de la mise en œuvre de la norme ISO 9001 dans votre entreprise. Ils doivent avoir l’autorité appropriée pour apporter des modifications aux opérations et avoir une bonne compréhension de la norme ISO 9001 et de son fonctionnement pour votre entreprise.

Si votre entreprise a plus d’un emplacement physique, un représentant de la direction doit être nommé dans chacun d’eux. Un représentant principal de la direction de l’entreprise superviserait les progrès de tous les représentants locaux de la direction pour s’assurer qu’ils font leur travail.

En plus de la personne de haut niveau, chaque membre de votre équipe de direction devrait être à 100% à bord avec le changement sur le point de se produire. Vous devriez avoir le soutien et la compréhension de chaque membre du leadership. Ceci est crucial pour une transition en douceur.

La base de votre passage à un système conforme à la norme ISO 9001 est prise en charge par votre direction. Une formation sera nécessaire pour s’assurer qu’ils savent exactement ce qui se passera.

La formation de la Haute direction Devrait inclure

1. Avantages internes, opérationnels et marketing de la norme ISO 9001
2. Les coûts et les ressources nécessaires à la certification ISO 9001
3. Comment ils seront affectés et quelle implication est attendue d’eux

Une fois que la haute direction est prête à aller de l’avant, vous devez impliquer et informez le reste de vos employés. La mise en œuvre de la norme ISO 9001 affectera tous les niveaux de votre entreprise et les processus nécessaires à son fonctionnement. Il est préférable de laisser tous ceux qui travaillent sur ces processus savoir très tôt dans quoi ils sont et obtenir leur soutien.

La formation des employés Devrait inclure

1. Comment l’obtention de la certification ISO 9001 fonctionne
2. Comment cela leur sera bénéfique et leur travail
3. Ce que l’on attend d’eux de leurs dirigeants

Le soutien de tous les employés est crucial pour le succès de l’ISO 9001. S’ils se sentent menacés par un changement qu’ils ne savaient pas venir, ils peuvent devenir plus un obstacle qu’une aide. Vous devriez avoir des réunions et des séminaires avec des groupes d’employés des différents secteurs de votre entreprise et présenter toutes les informations nécessaires d’une manière qu’ils peuvent comprendre.

3 Faire un Plan

Construire un plan de projet ISO 9001. L’adhésion de la haute direction est essentielle non seulement pour planifier les examens de la direction, mais aussi pour assurer le bon déroulement de l’ensemble du processus.

Il est préférable de créer un plan lorsque vous avez une équipe en place capable d’atteindre vos objectifs. Votre équipe doit être composée de gestionnaires des différents domaines de votre entreprise qui ont l’autorité de mettre en œuvre le changement dans leur domaine. Ils seront tous sous la direction de votre représentant.

Avoir une équipe en place facilitera grandement l’obtention de la certification. Ils auront chacun défini leurs responsabilités et seront en mesure de garder tout le monde dans leur domaine sur la tâche. L’équipe se réunira régulièrement pendant la mise en œuvre pour suivre les progrès, allouer des ressources, répondre aux questions et coordonner toutes les facettes du nouveau système de gestion de la qualité.

Une fois que vous savez comment vous faites déjà, il est temps de vous asseoir et de faire un plan pour l’avenir. Vous devez créer une ligne de temps pour la mise en œuvre avec des dates et des délais fixés pour faire avancer les choses. Avec une ligne de temps mise en place, vous pouvez plus facilement rester sur la tâche sans que d’autres choses attirent votre attention.

Une analyse des écarts est un bon moyen de voir comment le système que vous avez déjà en place se compare à la norme ISO 9001. En faisant cela, vous serez en mesure de faire des listes de ce qui est déjà en place et de ce qui doit être mis en place pour répondre aux exigences. Vous pourrez peut-être créer des listes de tâches pour chaque section de la norme.

Il existe de nombreuses listes de contrôle d’analyse des écarts disponibles en ligne (découvrez nos outils d’analyse des écarts) qui peuvent être utiles à votre entreprise lorsqu’il s’agit de savoir comment vous vous situez par rapport à ISO 9001 dans votre état actuel. Vous pouvez également embaucher un auditeur et lui faire savoir que vous souhaitez voir quelles parties de votre système répondent déjà aux exigences.

4 Obtenez vos documents en ordre

Développer votre documentation peut être une tâche fastidieuse, que beaucoup de gens n’attendent pas avec impatience. Il existe de nombreuses exigences techniques pour la documentation au sein de la norme ISO 9001, ce qui signifie probablement que vous avez beaucoup de travail à faire.

Il est essentiel que votre documentation soit développée conformément aux exigences de la norme ISO 9001, et pas seulement dans le but de rechercher une certification. Avec des instructions et des procédures correctement écrites et disponibles, il devient beaucoup plus facile d’introduire de nouveaux processus dans le pli. Tout le monde peut bénéficier d’une documentation appropriée.

Parce qu’il est au début du processus, préparer toute votre documentation peut apparemment ralentir le processus à un arrêt criant. Il existe des moyens de l’accélérer. Vous pouvez acheter des modèles prêts à l’emploi qui rendent la saisie des informations rapide et facile. Ou vous pouvez créer vos propres modèles qui répondent aux besoins de votre entreprise.

Documentation requise par la Norme ISO 9001

1. Politique qualité
2. Objectifs qualité
3. Carte de processus
4. Instructions de travail
5. Procédures
6. Formulaires
7. La portée du Système de Gestion de la qualité

Toute votre documentation doit être spécifique à votre organisation et entièrement pertinente. Il doit également être écrit de manière claire, facile à naviguer et à comprendre. Les documents devraient être faciles d’accès pour tous les membres de l’entreprise s’ils en ont besoin.

Vous devrez avoir un système de contrôle en place pour votre documentation qui affiche les enregistrements d’approbation, de mises à jour et de révisions des documents. Seule la version la plus récente de tout document devrait être accessible à vos employés, en leur donnant uniquement les informations dont ils ont besoin.

5 Mettre en œuvre le Nouveau système

Il est maintenant temps de commencer à mettre votre nouveau système en action. Vous commencerez à suivre les plans soigneusement établis que vous avez faits afin de passer au système de gestion de la qualité dont vous avez besoin. Il est important de prendre cette partie une étape à la fois.

La mise en œuvre d’un nouveau système aura probablement une incidence sur chaque employé au sein de votre organisation et sur la façon dont ils effectuent votre travail. Inclure les employés dans l’élaboration des instructions de travail dans la mesure du possible. De cette façon, s’ils sont modifiés d’une manière ou d’une autre pour répondre aux exigences, ils y participeront dès le début. Ils sont plus susceptibles de comprendre ce qu’on leur demande s’ils participent à son développement.

Au cours du processus de mise en œuvre, vous devrez effectuer un certain nombre d’examens de gestion. Ces examens tiendront compte des modifications que vous avez apportées et des améliorations qui peuvent être apportées. Utilisez toutes les informations que vous avez sous la main de chaque processus qui contribue à votre système de gestion de la qualité. Toujours trouver des moyens de l’améliorer.

6 Effectuer un audit interne

Pendant la mise en œuvre et même après la certification, vous devrez effectuer des audits internes pour vous assurer que votre système de gestion de la qualité répond aux exigences. Ces audits sont effectués par un ou plusieurs membres de votre propre personnel qui ont été formés pour le faire.

Former un employé à faire un audit interne peut se faire avec des cours en ligne faciles qui lui donnent tous les outils dont il a besoin pour faire son travail. Dans les petites entreprises, ce peut être le représentant de la direction qui vérifie l’ensemble de l’entreprise autre que le travail dont ils sont directement responsables. Si quelqu’un vérifie son propre travail, cela est considéré comme une non-conformité.

Vous n’avez pas à auditer l’ensemble de l’entreprise en même temps. Il est possible d’auditer un seul domaine ou processus au sein de votre entreprise à la fois. Vous devez commencer les audits internes pendant le processus de mise en œuvre afin de voir où les choses pourraient ne pas fonctionner correctement. Les résultats de ces vérifications peuvent être utilisés lors des examens de gestion pour apporter des améliorations.

7 Préparez votre audit d’enregistrement

Une fois que vous êtes prêt à partir, il sera temps qu’une personne indépendante de votre entreprise vienne l’auditer. Cette personne sera votre registraire et vous mènera jusqu’à la certification. Assurez-vous de choisir un registraire accrédité par un organisme de certification national. Quel que soit l’auditeur avec lequel vous travaillez, vous devez être pleinement qualifié pour auditer votre organisation spécifique.

Une fois que vous avez choisi un registraire, ils enverront un auditeur à votre organisation pour évaluer dans quelle mesure vous répondez aux exigences. Ils vérifieront à la fois votre documentation et vos processus. À moins qu’ils ne découvrent des problèmes importants avec votre système de gestion de la qualité, vous êtes susceptible de recevoir votre certification ISO 9001.

Avant l’audit, il est essentiel de préparer vos collaborateurs à ce qui s’en vient. Assurez-vous qu’ils savent tous quand l’audit aura lieu et le but de celui-ci. Il serait utile de s’entraîner à répondre aux questions que le vérificateur peut poser. Ils doivent répondre clairement et montrer qu’ils comprennent bien leur rôle dans le système.

Vérifiez que votre installation est prête pour l’audit. Nettoyez tout et débarrassez-vous de tout gâchis qui pourrait traîner. Mettez tous les documents en place et assurez-vous qu’aucun ne traîne là où ils ne sont pas censés être. Vérifiez que les panneaux d’affichage sont tous des informations à jour.

Avoir un endroit où travailler pour l’auditeur, un bureau tranquille en quelque sorte. Ils devront passer beaucoup de temps à vérifier votre documentation et ne seront pas dans l’installation tout le temps. Assurez-vous d’avoir votre politique de qualité et vos procédures facilement disponibles.

Il devrait y avoir un employé affecté pour emmener l’auditeur dans l’installation pour lui montrer où se trouvent les différentes zones. Ils devraient être formés à ne répondre à aucune question à moins qu’ils ne leur soient spécifiquement adressés. Ce sont les autres employés qui devraient répondre.

Si vous n’avez aucune non-conformité majeure présente dans votre système de management de la qualité, vous recevrez votre certification ISO 9001. Le processus ne s’arrête pas là, cependant. L’une des exigences de la norme ISO 9001 est de continuer à s’améliorer, ce que l’organisme de certification suivra.

8 Maintenir le succès et Continuer à s’améliorer

Vous ne devriez pas perdre de vue votre certification et la maintenance de votre système de gestion de la qualité après l’avoir reçu. Un auditeur sera envoyé pour effectuer un audit de surveillance une ou deux fois par an afin de s’assurer que votre organisation continue de se conformer à la norme et de s’améliorer constamment.

Un suivi et une révision constants de votre système de management de la qualité sont indispensables. Vous devez avoir des objectifs en place qui rendent les résultats faciles à mesurer et à interpréter par tous les membres de votre équipe. Ces examens devraient examiner les endroits où des changements doivent être apportés ainsi que les possibilités.

Les audits internes et les revues de gestion sont un excellent moyen de suivre les performances de votre système de management de la qualité. Ces deux procédures devraient être planifiées à intervalles réguliers pour s’assurer que rien n’est en retard sur les exigences. Il est également plus facile de trouver des risques et des opportunités lorsque vous disposez de ce type d’informations.

Avec l’ajout des commentaires des clients et des employés, il sera facile pour votre organisation d’améliorer constamment votre système. Vous pouvez mettre en œuvre un système de type Plan-Do-Check-Act pour guider vos efforts d’amélioration. Ces quatre étapes vous donnent un cadre simple pour travailler à un changement réussi.

Félicitations pour votre certification ISO 9001

Grâce à ces étapes, votre organisation peut créer un système de management de la qualité efficace et parfaitement adapté à la norme ISO 9001. Une fois que tout est mis en place, il sera facile de continuer à répondre aux exigences. De bonnes pratiques de surveillance et d’examen garantissent que votre système reste conforme aux normes dans le futur.

N’oubliez pas de ne pas regarder le processus de certification dans son ensemble. Il est impossible de commencer si vous vous inquiétez déjà de votre audit final. Faites-le une étape à la fois et préparez-vous au succès dès le début. Avant de le savoir, vous aurez votre certification ISO 9001 en main.