Comment Obtenir un Parrainage pour des Événements de Collecte de fonds

Vous avez planifié votre prochaine activité de collecte de fonds et déterminé combien cela coûtera pour l’exécuter.

L’étape suivante consiste à trouver des sponsors pour aider à couvrir les coûts.

Si vous n’avez pas essayé d’obtenir un parrainage pour des événements de collecte de fonds, cela peut sembler accablant. Où trouvez-vous les entreprises qui seront intéressées à monter à bord? Et comment les encouragez-vous au-delà de la ligne?

Si vous êtes une petite organisation, vous avez peut-être peur de vous heurter à des concurrents plus gros ou plus établis.

Dans ce guide, nous discutons de la façon de trouver les bons sponsors pour votre événement de collecte de fonds et donnons des conseils sur la façon de prendre contact avec des sponsors potentiels (et comment ne pas s’y prendre!).

Pourquoi les entreprises Parrainent des Événements de Collecte de fonds

Le parrainage consiste à effectuer des paiements ou à offrir un soutien en nature à votre organisation – généralement en échange d’une promotion à faible coût pour l’entreprise. Leur nom et leur image de marque sont devant les participants.

De nombreuses entreprises veulent redonner à la communauté locale et il peut également y avoir des avantages fiscaux pour elles. Ils recevront également de la publicité et de la bonne volonté pour avoir contribué à la réalisation de l’événement.

Un Guide Étape par étape pour obtenir des sponsors Pour des événements de collecte de fonds

Maintenant que vous savez pourquoi les entreprises peuvent être désireuses de devenir des sponsors d’événements, nous vous expliquerons comment choisir les bons.

• Étape 1: Définissez Vos Parrainages Cibles
• Étape 2: Déterminez Les Détails De Votre Parrainage
• Étape 3: Commencez Votre Sensibilisation
• Étape 4: Que Faire Lors Des Réunions
• Étape 5: Promouvoir Vos Sponsors
• Étape 6: Remercier Les Sponsors

Définissez vos Commandites cibles

Quelles entreprises allez-vous cibler en tant que sponsors ? Déterminer lesquels conviendront le mieux peut vous aider à éviter de surcharger vos ressources.

Conseil de pro #1: Commencer ce processus 3 à 4 mois avant votre événement de collecte de fonds vous laisse suffisamment de temps pour obtenir des sponsors. Une planification précoce peut être importante s’il est probable que d’autres organisations solliciteront un parrainage en même temps. Vous pouvez frapper tôt et avoir moins de concurrence lorsque vous lancez des entreprises.

Commencez par penser aux participants de votre événement. Quels types d’entreprises seront intéressées à se mettre en face d’elles? Dressez une liste de sponsors potentiels.

Les entreprises locales peuvent être un autre bon point de départ. Ils sont souvent désireux de s’impliquer dans la communauté — en supposant qu’ils ont le budget pour le faire, bien sûr!

Lorsque vous compilez votre liste de sponsors cibles, ne vous limitez pas à ceux qui peuvent avoir le budget pour les parrainages.

Les dons en nature peuvent aider à réduire les coûts de gestion de votre événement de collecte de fonds, et de nombreuses entreprises locales seront heureuses de le faire. Même s’ils n’ont pas le budget pour acheter un forfait de parrainage, ils peuvent toujours soutenir votre événement d’une manière différente.

Vous pouvez également consulter les types d’entreprises qui parrainent déjà des événements de collecte de fonds similaires. Vous ne voulez pas nécessairement vous attaquer aux mêmes entreprises — elles renouvelleront probablement ces parrainages. Cela vous donne une meilleure idée des types d’entreprises que vous pouvez cibler.

Conseil de pro #2: Tendre la main aux entreprises qui ont un croisement avec votre mission peut conduire à de meilleurs taux de conversion. Par exemple, une organisation à but non lucratif de sauvetage des animaux peut chercher à obtenir le parrainage de marques liées aux animaux de compagnie et les organisations à but non lucratif luttant contre la faim peuvent cibler les marques alimentaires.

Déterminez les détails de votre parrainage

Créez des forfaits de parrainage adaptés à différents budgets — destinés aux petites, moyennes et grandes entreprises. Chaque paquet de parrainage peut avoir des avantages différents. Cela peut aller du placement de logo à la signalisation lors de l’événement, par exemple.

Vous pouvez également bénéficier d’un forfait de parrainage de premier plan réservé à une ou deux entreprises. Ces derniers peuvent avoir des avantages tels que des billets à prix réduit ou des billets VIP pour leurs employés en échange du parrainage plus élevé.

Utilisez vos objectifs d’événement pour déterminer vos niveaux de parrainage. Si vous avez besoin d’amasser 10 000 $ grâce à votre activité de collecte de fonds, visez à obtenir au moins la moitié de cette somme en commandite. Votre forfait de premier niveau pourrait alors être fixé à1 1,500-2 2,000, par exemple, et se nourrit à partir de là.

Vous pouvez définir vos niveaux de parrainage à:

• $250 pour le parrainage de base (destiné aux petites entreprises) et les mentions de nom sur votre site Web à but non lucratif

• $500 pour le parrainage moyen (destiné aux entreprises de taille moyenne), inclure également l’inclusion de l’entreprise dans les communiqués de presse et les emplacements de logo sur la signalisation et le matériel de marketing

• $1,000 à 1 500 $ pour une commandite de plus haut niveau (destinée aux grandes entreprises) pour inclure également des sièges réservés à l’événement et des noms d’entreprises sur les tables

• $1,500 à 2 000 $ pour un forfait de parrainage VIP (pour une seule entreprise) à inclure également reconnaissance de l’entreprise par les conférenciers et les billets VIP

Une fois que vous avez finalisé vos forfaits de parrainage, rassemblez des documents d’une page sur l’événement et les options de parrainage. Soulignez l’impact du parrainage sur votre mission. Cela peut être utile lorsque vous rencontrez des entreprises pour discuter des options de parrainage.

Créez un formulaire de parrainage que les entreprises peuvent signer lorsqu’elles acceptent de devenir sponsor de l’événement.

Commencez votre sensibilisation

Une fois que vous avez jeté les bases, il est temps de commencer à faire de la sensibilisation.

Parcourez votre liste de sponsors cibles. Si votre personnel, vos bénévoles ou les membres du conseil d’administration ont des liens dans l’une de ces sociétés, utilisez ce « in » à votre avantage. Vous êtes plus susceptible d’obtenir une réponse à vos efforts de sensibilisation, sur laquelle vous pouvez vous appuyer.

À ce stade de votre sensibilisation, essayez d’éviter de bombarder vos sponsors cibles de trop d’informations. Pour commencer, l’objectif est d’entamer des conversations et de mettre en place des réunions.

Voici un exemple de structure d’une lettre de parrainage:

Date
Votre nom
Nom de votre organisation
Rue
Ville, État ZIP

Cher,

Nous accueillerons notre sur à. .

Nous visons à augmenter, et nous serions ravis et reconnaissants si vous pouviez nous aider à l’atteindre.

En devenant l’un de nos sponsors de l’événement, vous pourrez aider.

Le ci-joint détaille certains des avantages supplémentaires de devenir l’un de nos commanditaires corporatifs. Il détaille également les forfaits de parrainage disponibles pour les sponsors de l’événement.

Quel que soit le package de parrainage que vous choisissez, le nom de votre entreprise le fera.

Si votre entreprise est plus à l’aise de fournir des dons en nature de biens ou de services, nous sommes également ouverts à les recevoir.

J’aimerais parler davantage de la façon dont nous nous associons pour aider à travers le parrainage d’événements.

N’hésitez pas à me contacter directement au ou si vous avez des questions ou souhaitez configurer un moment pour discuter.

Merci d’avoir lu

Sincèrement etc.,

Vous aurez probablement beaucoup de silence – au début de votre sensibilisation, du moins. Ne laissez pas cela vous décourager de suivre votre communication initiale. Le silence ne signifie pas toujours « non « . Les courriels peuvent facilement passer entre les mailles du filet lorsque les gens sont occupés!

Vous devrez peut-être effectuer un suivi à quelques reprises avant de recevoir une réponse, qu’elle soit positive ou négative.

Astuce de pro #1: Envoyer des e-mails du mardi au jeudi peut être plus efficace. Essayez d’éviter les lundis et vendredis autant que vous le pouvez — les gens rattrapent encore le week-end ou le compte à rebours, ils sont donc souvent moins enclins à répondre aux e-mails.

Adopter une approche intégrée de votre sensibilisation peut être efficace. La combinaison des appels à froid, des médias sociaux et des courriels peut vous aider à obtenir une réponse à votre sensibilisation.

Les appels à froid peuvent être intimidants, mais c’est un excellent moyen de vous assurer que vous envoyez vos communications à la personne la plus appropriée. Si vous pouvez parler à un décideur, il est souvent plus facile d’évaluer le niveau d’intérêt.

La connexion avec les décideurs sur les médias sociaux peut également aider à « réchauffer » les sponsors cibles avant de commencer votre campagne de sensibilisation. Certaines organisations ont également réussi à utiliser les médias sociaux pour la sensibilisation — Facebook, Twitter et LinkedIn peuvent tous bien fonctionner pour cela.

Expérimentez vos options et voyez quelle tactique vous convient le mieux. Essayez de joindre par des appels téléphoniques, de laisser des messages vocaux et de communiquer par courriel et sur les médias sociaux.

Astuce pro #2: Organisez des réunions régulières du comité pour discuter des progrès du parrainage et partager des conseils sur ce qui fonctionne. Vous pouvez changer vos activités de sensibilisation en fonction de cela et vous assurer que vous ne vous chevauchez pas les uns avec les autres.

Que faire lors des réunions

Espérons que vos efforts commenceront à porter leurs fruits et que vous alignerez des réunions avec des sponsors potentiels.

Présentez les avantages du parrainage lors de ces réunions en face à face. Cela peut inclure les avantages promotionnels, ainsi que les avantages fiscaux et l’achalandage, par exemple.

A la fin de ces réunions, vous pouvez laisser vos documents préparés pour être examinés ultérieurement. Remerciez vos commanditaires cibles d’avoir accepté de vous rencontrer et d’envisager de parrainer. Si vous n’entendez rien par la suite, faites un suivi 1 à 2 semaines plus tard.

Une fois que vous commencez à obtenir des sponsors, mentionnez ces partenariats dans votre argumentaire à d’autres entreprises. Cela agit comme une forme forte de preuve sociale. Si les entreprises savent que vos forfaits de parrainage s’avèrent populaires, elles sont plus susceptibles de sauter à bord aussi.

Conseil de pro: Créez une page simple qui permet aux entreprises d’acheter un package de parrainage. Cela automatise le processus pour vous et facilite l’engagement des sponsors. Assurez-vous que le lien vers cette page de paiement est inclus dans les documents que vous laissez avec les sponsors cibles à la fin des réunions. Rendre aussi facile que possible l’achat d’un forfait de parrainage augmente les chances qu’ils deviennent un sponsor.

Faites la promotion de vos sponsors

Une fois que les sponsors sont à bord, faites-les la promotion et remerciez-les sur votre site Web et sur les médias sociaux. Taguez-les dans des publications sur les réseaux sociaux, par exemple. Cela peut encourager davantage d’entreprises à s’impliquer.

L’IRS a des règles strictes sur le montant de la promotion que vous pouvez donner aux sponsors. Le revenu de parrainage authentique n’est pas imposable, mais cela change s’il est réputé être de la publicité (et non du parrainage).

Voici ce que dit l’IRS à propos de la distinction:

 » L’alinéa 513(i) du CEI définit un  » paiement de parrainage admissible  » comme tout paiement effectué par une personne exerçant un métier ou une entreprise à l’égard duquel il n’y a pas d’arrangement ou d’attente selon laquelle cette personne recevra un avantage de retour substantiel autre que l’utilisation ou la reconnaissance du nom ou du logo (ou des gammes de produits) de son métier ou de son entreprise dans le cadre des activités de l’organisation qui reçoit ce paiement.

Une telle utilisation ou reconnaissance n’inclut pas la publicité des produits ou services d’une telle personne (y compris les messages contenant un langage qualitatif ou comparatif, des informations sur les prix ou d’autres indications d’économies ou de valeur, une approbation ou une incitation à acheter, vendre ou utiliser ces produits ou services). »

Alors, qu’est-ce que cela signifie pour vos commandites d’événements?

Vous ne devez pas promouvoir activement les produits ou services que vos sponsors vendent ou essayer d’encourager votre public à devenir ses clients.

C’est bien de reconnaître vos commanditaires et d’informer les gens qu’ils soutiennent votre organisme à but non lucratif. Au-delà, c’est plus une zone grise.

Vous n’aurez pas d’ennuis si vous êtes réputé accepter des paiements publicitaires, mais le revenu peut être imposable.

Conseil de pro: Les restrictions de l’IRS peuvent rendre difficile l’obtention de forfaits de parrainage de haut niveau, mais vous pouvez toujours le faire en adoptant une approche stratégique. Cela passe par la mise en place de partenariats à long terme avec les entreprises.

Astuce Bonus: Remerciant les commanditaires

À la fin d’un événement de collecte de fonds, vous pouvez appeler les commanditaires sur la scène pour leur dire merci ou lire une liste de leurs noms.

Selon les forfaits de parrainage que vous offrez, vous pouvez donner la facturation la plus élevée à quelques sponsors sélectionnés et énumérer les autres.

Après l’événement, remerciez publiquement vos sponsors d’avoir contribué à rendre cela possible. Des notes ou des cartes de remerciement sont une bonne façon de le faire. Chargez certains de vos bénévoles d’écrire et d’envoyer des messages de remerciement dans les jours qui suivent l’événement.

Conseil de pro: Soulignez l’impact réel de votre événement de collecte de fonds et le rôle que vos sponsors y ont joué. Dites-leur ce que vous avez pu faire grâce à leur implication. Si les sponsors voient qu’ils font une différence dans votre travail, ils sont plus susceptibles d’acheter un forfait l’année prochaine.

Remerciez également vos sponsors sur les réseaux sociaux. Téléchargez des photos de votre événement de collecte de fonds, y compris celles avec des panneaux de parrainage.

Astuce pro: Si les billets VIP ne font pas partie de vos forfaits de parrainage, vous pouvez donner des laissez-passer gratuits à certains sponsors en guise de remerciement.

Obtenir un parrainage pour des événements de collecte de fonds aide votre organisation à but non lucratif à couvrir les coûts de leur organisation. Il peut également vous permettre de nouer des partenariats à long terme avec des entreprises.

Obtenir des parrainages peut être intimidant, mais avec un plan clair et beaucoup de persévérance, ce n’est pas aussi difficile que vous pourriez le penser.

Assurez-vous simplement de ne pas franchir la fine frontière entre le parrainage et la publicité, sinon vous pourriez être taxé sur une partie des fonds collectés.