Comment Fonctionne PRINCE2 ?

Dans notre dernier article de blog, nous vous avons donné un aperçu introductif de ce qu’est exactement PRINCE2.

Un cadre normalisé pour la gestion de projet, « projets dans des environnements contrôlés », ou PRINCE2 en abrégé, est la méthode de facto pour la gestion et la conception de projets couvrant une multitude de formes, de durées et de portées.

En mettant l’accent sur la production du résultat final, en dictant ce qui sera produit, quand et par qui, plutôt que de diriger la façon dont les choses doivent être faites, PRINCE2 rend très malléable, évolutif et flexible dans de nombreux types de projets et industries.

Mais comment fonctionne PRINCE2?

Pour comprendre le fonctionnement de PRINCE2, il est d’abord essentiel de comprendre comment les valeurs fondamentales de PRINCE2 agissent pour définir un projet. Sous PRINCE2, un projet est défini comme une organisation temporaire créée pour générer un ou plusieurs produits conformément à une analyse de rentabilisation préalablement convenue. Ce qui, en termes de base, signifie que PRINCE2 s’engage, en se concentrant principalement sur le résultat final, ou le produit commercial, à assurer la viabilité de l’entreprise.

Un projet PRINCE2 est défini par quelques paramètres, principalement celui-ci:

les projets sont temporaires
les projets ne sont pas des activités de ligne
les projets nécessitent des ressources
les projets sont lancés
les projets doivent produire des résultats
les projets entraînent des changements
les projets sont souvent interministériels
Les projets doivent toujours être viables pour l’entreprise cliente

S’adapter à l’environnement de projet PRINCE2

Si un projet est jugé exploitable dans un environnement PRINCE2 contrôlé, en respectant les paramètres décrits ci-dessus, l’étape suivante consiste à adapter le PRINCE2 méthode pour projeter la structure afin d’obtenir le résultat le plus fort et le plus réussi.

PRINCE2 structure les projets à travers une structure évolutive de trois éléments clés, chacun se concentrant sur la création d’un produit final durable. Les trois éléments sont les 7 principes, les 7 thèmes et les 7 processus de PRINCE2, qui peuvent ensuite être adaptés aux exigences et à l’environnement spécifique du projet.

La fluidité entre la méthode et l’environnement est essentielle. Les 7 thèmes peuvent être adaptés à la fois à la forme et à la portée d’un projet, ou la terminologie de PRINCE2 peut être comparée au langage existant dans l’environnement de votre projet, réduisant ainsi le nombre de produits de gestion jusqu’à ce qu’il ne reste que les plus intrinsèques – tels que le journal du projet, le rapport d’état du projet et le rapport d’achèvement du projet sont utilisés. De même, les rôles et les processus au sein de PRINCE2 peuvent être réduits ou adaptés.

Seuls les principes de PRINCE2 doivent rester inchangés pour tous les projets.

Une introduction Les Principes, thèmes et Processus de PRINCE2

Les principes, thèmes et processus de PRINCE2 agissent comme une ligne directrice pour garder votre projet sous contrôle, ce qui est fondamentalement ce pour quoi PRINCE2 a été créé. Les 7 principes, thèmes et processus sont largement inextricables, chacun aidant à informer et à définir l’autre, construisant le lien de la méthodologie PRINCE2. Les 7 principes de base, tels que la justification de l’entreprise et la gestion par exception, édifient les 7 thèmes, en gestion des risques ou en planification, qui aident, à leur tour, à définir les 7 processus.

Les 7 principes de base de PRINCE2

Les 7 principes de PRINCE2 sont la seule partie du framework qui doit être appliquée de manière rigide, afin d’utiliser le framework PRINCE2 sur un projet. Ils constituent une base nécessaire pour que le cadre soit construit.

1.Justification commerciale continue

Avant le début du projet, les objectifs et la valeur attendue du projet doivent être décidés. Ceux-ci sont ensuite utilisés pour justifier la poursuite du projet, grâce à une évaluation cohérente de l’avancement du projet conformément aux objectifs du projet et de l’entreprise.

2.Apprendre de l’expérience

PRINCE2 nécessite la tenue d’un journal d’expérience où les risques, les problèmes, les erreurs commises, les bonnes expériences, les nouvelles idées et les améliorations sont enregistrés. Servant de base à un rapport d’expérience à l’aboutissement du projet, le journal vous aidera, vous et votre équipe, dans la gestion de futurs projets.

3.Rôles et responsabilités définis

Au sein d’un projet PRINCE2, trois parties prenantes sont reconnues, chacune ayant des intérêts différents dans le projet : les entrepreneurs, les fournisseurs et les utilisateurs. L’entrepreneur agit en tant que parrain du projet dans l’attente d’un service public; l’utilisateur travaille avec et évalue les résultats; et le fournisseur produit les résultats. Dans chaque projet PRINCE2, il existe des rôles et des responsabilités clairement définis qui permettent de représenter fidèlement leurs intérêts respectifs. Ces parties prenantes constituent ensuite le comité de pilotage, qui prend les décisions importantes concernant le projet.

4.Superviser les étapes de gestion

Parallèlement aux étapes de planification, d’exécution et de supervision du cadre, PRINCE2 s’intègre à une multitude d’étapes de gestion qui nécessitent une planification et une budgétisation. En utilisant l’analyse de rentabilisation, le comité directeur veille à la mise en œuvre de la prochaine étape, y compris la planification, y compris la budgétisation, de celle-ci. Pour chaque étape, il existe un plan d’étape requis qui est lié au plan de projet à rendre accessible à l’équipe de projet.

5.Gestion par exception

La gestion par exception est une structure de projet qui offre un niveau de gestion des risques plus élevé. Définir une durée, un coût, une portée et un risque définis, ainsi qu’une plage de tolérance acceptable, à chaque niveau de la structure de gestion hiérarchique, et mettre en œuvre une politique d’escalade si l’un de ces degrés de tolérance est violé ou violé. PRINCE2 assure un plus grand niveau de contrôle sur le déroulement du projet.

6.Focus sur les produits

Le but de PRINCE2 est de créer des résultats, qui sont dans le cadre, appelés produits. En ne stipulant pas la logistique de la livraison du produit, mais en se concentrant plutôt sur la qualité, PRINCE2 peut être facilement combiné avec d’autres méthodologies ou approches de gestion de projet, comme Agile – et est applicable universellement.

7.S’adapter à la situation du projet

PRINCE2 n’est pas une approche unique de la gestion de projet, la méthode doit être adaptée et appliquée au bénéfice de la situation spécifique du projet. En collaboration avec des chefs de projet formés ou expérimentés de PRINCE2, parallèlement aux directives d’ajustement fournies par PRINCE2, le comité de pilotage effectuera les rapprochements nécessaires aux thèmes et processus de PRINCE2.

Les 7 Thèmes de PRINCE2

Les 7 thèmes sont des domaines de connaissances nécessaires à prendre en compte tout au long de la durée de vie du projet. Ils concernent les réponses à des questions telles que: pourquoi, qui, quoi, quand, comment et si, quels en sont les effets, où allons-nous et où voulons-nous aller?

1.Analyse de rentabilisation

L’analyse de rentabilisation porte sur le » pourquoi » du projet. Moteur de la structure et de la planification du projet, l’analyse de rentabilisation est définie par les parties prenantes et doit être mise à jour à chaque étape de la gestion, devenant plus détaillée afin de rapprocher le projet de la réalité.

2.Organisation

Décrivant les rôles et responsabilités qui doivent être nommés et ajustés tout au long du projet PRINCE2, l’organisation concerne le « qui » du projet. L’organisation délègue les tâches et définit le niveau de tolérance auquel les tâches doivent être exécutées, emploie la gestion par exception et navigue dans les interactions entre le projet et l’entreprise.

3.Qualité

La qualité représente une compréhension universelle de l’objectif du projet, couvrant l’équipe du projet, la direction et les parties prenantes. Sans une articulation claire des critères qui constituent la réussite du projet, et la livraison du produit, un projet est susceptible d’échouer. Le « quoi » du projet.

4.Plans

Les plans standardisés sont essentiels au fonctionnement des projets PRINCE2, des plans de projet aux plans d’équipe, et détaillent le comment et le quand du projet. Du micro au macro, les plans permettent de contrôler le résultat du projet.

5.Risques

Les projets étant temporaires et n’ayant tendance à se produire qu’une seule fois, ils comportent un pourcentage élevé d’incertitude quant à leurs résultats. La gestion par exception et l’évaluation continue du projet atténuent la potentialité du risque grâce à un suivi constant.

6.Changements

Les changements concernent les effets que les problèmes éventuels peuvent avoir sur le projet et la façon dont ils devraient être traités – en posant la question: « que se passerait-il si? »Conformément à la structure de gestion des projets PRINCE2, les changements importants doivent être communiqués au comité de pilotage.

7.Progrès

Le thème qui concerne l’évaluation constante de la réalisabilité du plan de projet et des résultats prescrits, à travers un processus de décision structuré, un suivi des résultats et le processus d’escalade de la gestion.

Les 7 Processus de PRINCE2

Les processus de PRINCE2 doivent orienter la production des résultats et structurer les objectifs du projet.

1.Préparation d’un projet

La première étape du projet se déroule avant le début du projet, en demandant si le projet est même réalisable lorsqu’il est évalué parallèlement aux résultats souhaitables et au coût et à la portée prévus du projet. La préparation du projet doit être instituée par le mandat de projet, délivré par les responsables du projet, qui articule les tâches associées à la configuration du projet, y compris la désignation des chefs de projet. L’OMS établira ensuite un plan détaillant le lancement du projet, l’étape d’initiation, à remettre au comité de pilotage, ainsi qu’une recommandation sur la poursuite ou l’abandon du projet.

2.Diriger un projet

Après le démarrage du projet, l’étape de directive commence. Le comité de pilotage dirige le projet au niveau macro, tandis que les chefs de projet s’acquittent des tâches quotidiennes de gestion. Dans des circonstances exceptionnelles, ou si un niveau de tolérance est dépassé, ce n’est qu’alors qu’un comité de pilotage peut intervenir dans le micro-déroulement du projet.

3.Lancement d’un projet

L’objectif principal de la phase de lancement est de créer une base permettant au comité de pilotage de prendre une décision sur l’autorisation ou le rejet du projet proposé. Comme le financement du projet nécessite une planification minutieuse et une évaluation détaillée, une analyse des parties prenantes doit avoir lieu, parallèlement à la création de la planification du projet, du système de stade et des stratégies de risque, de communication et d’intégration. La documentation du projet est également créée, par le biais d’un accord entre les chefs de projet et le comité de pilotage.

4.Contrôler une scène

Diriger ou contrôler une scène fait référence au travail au sol du chef de projet. De l’autorisation et de l’évaluation de l’état des lots de travail, à la communication cohérente avec le comité de pilotage et à l’évaluation des risques potentiels – escalade ou introduction de mesures correctives si nécessaire – le processus de contrôle d’une étape est complet.

5.Gestion d’une Livraison de produit

Tous les résultats générés par un projet PRINCE2 sont appelés produits, qui peuvent être distingués entre les produits de gestion utilisés au sein du projet pour le diriger, et les produits spécialisés, ou tous les résultats du projet. Au cours de ce processus, le chef d’équipe assume la responsabilité de fournir des lots de travail et les stratégies à travers lesquelles les chefs de projet et d’équipe interagissent sont définies. Ce processus est l’endroit où la majorité des ressources sont utilisées et est un processus d’assistance au processus de « direction d’une étape ».

6.Gestion des limites des étapes

Les projets PRINCE2 sont dirigés par étapes de gestion et sont planifiés et mis en œuvre par le gestionnaire de projet. Chaque étape entrant en jeu lorsque l’étape précédente a commencé à se terminer et évaluée de manière cohérente pour mettre à jour le plan de projet et le comité directeur. Les étapes sont la façon dont les progrès du projet sont évalués. Si les niveaux de tolérance ne sont pas respectés, des procédures correctives peuvent être mises en œuvre par exception.

7.Fermeture d’un projet

Même si un projet a été arrêté avant de se terminer correctement, dans chaque projet PRINCE2, le processus de fermeture se terminera toujours. Réalisée par le chef de projet, elle nécessite qu’ils évaluent et concluent le document d’expériences, les remettent à l’organisation hiérarchique, et créent une recommandation pour le comité de pilotage pour clore le projet.

Une fois le projet terminé, un plan de révision est établi, un processus de pilotage est effectué, la conclusion du projet est annoncée officiellement et le comité de pilotage se dissout.