Comment Envoyer Des Documents Numérisés Par Courrier Électronique À Partir D’Une Imprimante?

Comment envoyer des Documents Numérisés par e-mail?

Nous allons vous montrer comment rechercher et envoyer vos documents par e-mail dans cet article. Nous démontrerons une variété de stratégies, notamment:

• • Comment utiliser la fonction scan to email sur votre imprimante
  • Quelle est la meilleure façon de rechercher depuis votre ordinateur?
  • Comment utiliser votre téléphone pour effectuer une recherche
  • Comment soumettre un document en pièce jointe à un e-mail

Nous vous montrerons également comment convertir votre document papier en une version numérique que vous et votre destinataire pouvez signer en ligne.

Commençons cette fête.

Devez-vous utiliser la fonction Scan to Email de votre imprimante ?

Numériser un document et l’envoyer par e-mail peut sembler une méthode rapide et efficace pour le faire. C’est le cas, mais pas pour tous les documents ou destinataires.

La possibilité que le document n’atteigne pas son destinataire prévu est l’un des inconvénients majeurs de l’utilisation de la fonction « scan to email ».

Lorsque vous utilisez la fonction « scan to email », il est plus difficile de vérifier que l’adresse e-mail que vous entrez est correcte car vous risquez de ne pas recevoir de message d’erreur si vous le faites. Vous ne serez pas averti si l’adresse e-mail du destinataire prévu a changé ou si sa boîte de réception est complète.

L’adresse e-mail de retour apparaîtra comme une adresse « sans réponse », de sorte que les destinataires ne pourront pas répondre à un message envoyé depuis une imprimante. Vous ne pouvez généralement pas personnaliser votre publication, et si les destinataires essaient de vous contacter à l’aide de l’adresse e-mail figurant sur le message, vous n’obtiendrez pas de réponse.

Si vous souhaitez utiliser la fonction « numériser vers un e-mail », vous ne devez le faire que lorsque vous pouvez confirmer personnellement que l’e-mail a été envoyé à son destinataire prévu, et vous ne devez l’utiliser que pour les documents qui ne sont pas vraiment pertinents car ils peuvent ne pas passer à la première tentative.

Alors, qu’êtes-vous censé faire à la place?

La meilleure alternative: Comment numériser et envoyer par e-mail un Document (+ le Signer ou Demander une signature) de manière sûre et pratique

Voici quelques alternatives à l’utilisation de la fonction « numériser vers e-mail » pour numériser, envoyer par e-mail et même signer un document en ligne:

Numérisez votre document

Voici comment numériser votre document à l’aide de n’importe quel scanner ou imprimante multifonction:

Comment numériser sous Windows ?

Vous n’avez pas besoin d’utiliser un programme ou un logiciel séparé pour rechercher des documents, car Windows dispose d’une méthode intégrée pour le faire.

Voici comment le faire:

1. Commencez par aller dans le menu Démarrer.
2. Pour ouvrir l’application de numérisation, recherchez-la et cliquez dessus. Si vous ne pouvez pas le localiser, utilisez l’outil de recherche dans le coin inférieur gauche pour le rechercher.
3. Lorsque vous ouvrez l’application de numérisation, elle vous informe si votre scanner n’est pas connecté, auquel cas vous devez vérifier qu’il est allumé et correctement branché.
4. Choisissez le scanner que vous utiliserez dans le menu déroulant, ainsi que le formulaire de fichier sous lequel vous enregistrerez vos numérisations. Si vous avez juste besoin d’une image, PNG et JPEG sont les deux choix courants.
5. Pour commencer la numérisation, placez votre document face cachée dans le scanner, puis accédez à Afficher plus d’aperçu > pour le visualiser rapidement.
6. En utilisant la fonction « Afficher plus », vous pouvez également ajuster les paramètres de l’image (tels que les modes couleur ou niveaux de gris et la résolution de l’image).
7. Attendez que le scanner termine une numérisation d’aperçu de votre document et l’affiche à l’écran. Corrigez l’emplacement du document dans le scanner s’il est mal aligné ou mal placé, puis prévisualisez-le à nouveau.
8. Vous pouvez choisir la région que vous souhaitez analyser en cliquant dessus et en la faisant glisser jusqu’à ce que vous soyez satisfait du placement. Sélectionnez « Analyser » après avoir sélectionné la région que vous souhaitez analyser.
9. Cette procédure doit être répétée pour chaque page que vous souhaitez numériser.
10. Attendez que l’analyse soit terminée avant de tenter de numériser votre texte.

N’oubliez pas de déposer votre papier dans un endroit pratique. Vous pouvez même l’enregistrer sur votre bureau afin de ne pas l’oublier.

Comment numériser sur un Mac?

Un outil préprogrammé pour l’utilisation de votre scanner est inclus avec votre appareil Mac. Voici comment le mettre à profit:

1. Préparez la paperasse.
2. Lancez l’application de prévisualisation.
3. Choisissez votre scanner sous Fichier > Importer à partir du Scanner.
4. Si votre scanner n’est pas identifié, vérifiez qu’il est allumé et branché.
5. La boîte de dialogue « Importer » apparaîtra et l’analyse de prévisualisation sera préparée.
6. Vous pouvez maintenant choisir vos choix de numérisation. Modifiez la couleur, le type de document, l’échelle, l’orientation et d’autres informations comme vous le souhaitez.
7. Pour commencer la numérisation, appuyez sur « Numériser » et l’application vous avertira lorsque votre document aura été complètement numérisé.
8. Cette procédure doit être répétée pour chaque page que vous souhaitez numériser.

Votre document a maintenant été numérisé pour vous. Rappelez-vous où vous avez enregistré votre texte ou enregistrez-le sur votre bureau pour le voir lorsque vous avez terminé.

Comment numériser sur iOS?

Vous pouvez numériser votre document sans scanner en utilisant l’appareil photo intégré sur votre iPhone ou iPad. Voici comment le faire:

1. Placez votre papier sur une surface plane avec un bon éclairage pour le préparer.
2. Sur votre iPad ou iPhone, ouvrez l’application Notes.
3. Pour ajouter un document numérisé à une note existante, créez une nouvelle note ou choisissez une note existante.
4. En bas de votre écran, appuyez sur l’icône de la caméra.
5. Sélectionnez « Numériser des documents » dans le menu déroulant.
6. Si votre appareil ne démarre pas immédiatement la numérisation, dirigez l’appareil photo vers le document que vous souhaitez numériser et appuyez sur le déclencheur pour commencer.
7. Continuez de cette manière à chaque page suivante.
8. Votre papier a maintenant été numérisé et stocké dans Notes.

Vous pouvez envoyer vos notes par e-mail ou les partager via plusieurs applications.

Comment numériser sur Android?

Il n’y a pas de programme intégré pour numériser des documents sur Android. Vous pouvez cependant utiliser Google Drive pour rechercher votre document.

Voici comment le faire:

1. Placez votre papier sur une surface plane avec un bon éclairage pour le préparer.
2. Pour créer un nouveau document, ouvrez l’application Google Drive et appuyez sur l’icône « + » dans le coin inférieur droit de l’écran, puis sélectionnez « Numériser. »
3. Dirigez l’appareil photo vers votre document, alignez-le et appuyez sur le déclencheur.
4. Examinez votre aperçu, recadrez et ajustez les paramètres selon les besoins, ou reprenez l’analyse en appuyant sur « Reprendre. »
5. Continuez de cette manière à chaque page suivante.
6. Votre document a maintenant été numérisé et enregistré dans Google Drive.

Vous pouvez envoyer une connexion à votre nouveau document ou ajouter les adresses e-mail des personnes pour y accéder.

Envoyez votre Document par courriel et Demandez une signature (ou Signez-le)

Voici la meilleure façon de faire signer votre document numérisé en ligne:

Utilisez un logiciel de signature électronique

Vous aurez quelques choix pour faire signer votre contrat après l’avoir numérisé. Demander une signature via une application de signature en ligne comme Signature est un moyen gratuit et facile.

Signature est un programme de signature numérique simple et puissant qui vous permet de créer des signatures et des documents en ligne juridiquement contraignants. Vos signataires n’auront pas besoin d’être dans la même position pour signer un document avec une signature. Au lieu de cela, ils peuvent se connecter avec leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur portable via Internet.

Signature est un service gratuit qui vous permet de créer des signatures électroniques sans avoir à vous inscrire. Vous pouvez signer votre document en ligne et le partager avec plusieurs personnes en utilisant cette méthode.

Voici comment le faire:

1. Créez un compte Signature gratuit.
2. Sélectionnez les noms de ceux qui doivent signer le document à partir de votre compte.
3. Joignez un titre à votre document et un message personnalisé aux personnes qui le signeront :
4. Choisissez comment vous allez ajouter vos fichiers en faisant défiler vers le bas. Vous pouvez télécharger des fichiers à partir de votre appareil ou les choisir sur un site Web en ligne, tel que votre compte Google Drive.
5. À l’aide de l’éditeur en ligne, ouvrez votre document et ajoutez des champs de signature.
6. Renseignez les noms et adresses e-mail des signataires. Vous pouvez également choisir un ordre de signature pour eux, et Signature soumettra les documents aux utilisateurs dans cet ordre:
7. Après avoir revérifié vos coordonnées, cliquez sur « Envoyer -Document ». »

Vous pouvez surveiller le document à l’aide de votre compte Signature une fois qu’il a été envoyé. Vous pouvez savoir si un destinataire met trop de temps à signer de cette façon. Vous n’avez pas à appeler quelqu’un s’ils prennent trop de temps; vous pouvez simplement leur envoyer un e-mail leur rappelant que leur signature est nécessaire.

Lorsque vos signataires reçoivent le papier, Signature les guidera tout au long du processus de signature, les guidant tout au long du processus de création de leur propre signature et parcourant chaque zone de signature avant qu’ils ne soient terminés.

Avantages:

• • Très facile à utiliser
  • Professionnel et personnalisé
  • Fonctionne sur n’importe quel appareil
  • Vous garde le contrôle du processus
  • Vous guide, vous et vos signataires, à travers chaque étape
  • Vous pouvez commencer gratuitement

Inconvénients:

• • Aucune application mobile disponible (actuellement en développement)

Utilisez votre client de messagerie

Vous pouvez également envoyer un document par e-mail à l’aide de votre application de messagerie. Gardez à l’esprit que si vous devez signer le papier, vous devez le faire avant de l’envoyer, soit en le signant physiquement, soit en le signant électroniquement.

Voici comment faire parvenir votre papier à la bonne personne:

1. Ouvrez votre compte de messagerie et connectez-vous.
2. Pour commencer à écrire un nouvel e-mail, sélectionnez  » Nouveau message. »
3. Recherchez une icône  » joindre une pièce jointe  » dans le nouveau volet e-mail. Il ressemble à un trombone la plupart du temps.
4. Trouvez votre fichier, choisissez-le et appuyez sur « Entrée » après avoir cliqué dessus.
5. Vous pouvez également faire glisser et déposer le fichier numérisé dans le navigateur.
6. Terminez votre message et indiquez les adresses e-mail des destinataires.
7. Vous allez maintenant retourner votre e-mail avec le fichier numérisé joint.

Avantages:

• • Facile à utiliser
  • Gratuit à utiliser
  • Vous pouvez le faire depuis votre téléphone

Inconvénients:

• • Ne vous dit pas qui a signé et qui n’a pas signé
  • Vous devrez peut-être d’abord imprimer et signer le document et demander à vos signataires de faire de même
  • Processus plus lent
  • Pas aussi professionnel que d’utiliser une plate-forme spécialisée
    
    

    Comment numériser de l’imprimante à l’e-mail?

    1. Ouvrez votre application de numérisation.
    2. Numérisez votre document.
    3. Enregistrez-le.
    4. Recherchez votre document.
    5. Faites un clic droit dessus.
    6. Sélectionnez « Partager » puis « Envoyer ».
    7. Composez votre email.
    8. Envoyez votre email.

    Quelle est la différence entre la numérisation et la numérisation par courrier électronique?

    Vous n’avez besoin d’aucun autre programme pour soumettre votre image numérisée lorsque vous utilisez l’option d’imprimante « numériser vers e-mail ». Cependant, vous n’avez accès à aucune des fonctionnalités de l’envoi d’un e-mail, telles que l’insertion d’une note, la vérification de l’envoi de l’e-mail et la modification de l’image avant de l’envoyer.

    La numérisation vers le courrier électronique est-elle sécurisée ?

    Certainement pas. Vous ne pouvez pas être sûr si l’e-mail a été envoyé correctement car vous avez accès à l’adresse e-mail vous-même en utilisant la fonction « numériser vers l’e-mail ».

    De plus, de par leur conception, les imprimantes multifonctions envoient des e-mails en texte brut. Des tiers liés au même réseau WiFi que votre imprimante pourraient être en mesure d’intercepter ces messages.

    C’est pourquoi vous ne pouvez utiliser la fonction  » numériser vers e-mail  » de votre imprimante que pour les documents non confidentiels dont vous pouvez vérifier qu’ils ont été envoyés correctement.

    Combien de pages pouvez-vous numériser pour envoyer un e-mail?

    Vous pouvez envoyer jusqu’à 999 pages numérisées. Ce nombre dépendra probablement de la mémoire et de la capacité de votre imprimante.

    Comment envoyer des documents par courriel?

    1. Ouvrez votre compte de messagerie.
    2. Commencez à composer un nouveau message.
    3. Glissez et déposez votre document dans votre message.
    4. Vérifiez vos informations et ajoutez l’adresse e-mail de votre destinataire.
    5. Cliquez sur « Envoyer. »

    Comment envoyer un document confidentiel par e-mail ?

    Si vous souhaitez une couche de protection supplémentaire pour protéger vos informations sensibles des accès non autorisés, vous pouvez utiliser le mode confidentiel de Gmail. Vous pouvez l’utiliser pour définir la date d’expiration d’un message et même en supprimer l’accès.

    Le message ne pourrait pas être copié, transmis, imprimé ou téléchargé par les destinataires.

    Comment écrire un e-mail avec une pièce jointe?

    1. Accédez à votre compte de messagerie.
    2. Sélectionnez « Nouveau message ».
    3. Recherchez une icône de trombone et cliquez dessus pour joindre un fichier.
    4. Recherchez le fichier dans les dossiers de votre ordinateur. Une fois que vous l’avez trouvé, cliquez sur « Ouvrir » ou « Choisir un fichier ». »
    5. Continuez à écrire l’e-mail.
    6. Ajoutez une ligne d’objet et l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez l’envoyer.
    7. Cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes prêt à envoyer votre e-mail.

    Conclusion

    Comme nous l’avons vu, la numérisation des documents peut être effectuée de différentes manières. Vous pouvez numériser et envoyer par e-mail des documents numériquement à partir d’imprimantes multifonctions vers votre iPhone ou votre téléphone Android, où que vous soyez.

    Si vos documents ont besoin de signatures, vous pouvez toujours utiliser la signature gratuitement pour obtenir des signatures juridiquement contraignantes.Les signatures

    peuvent vous aider à convertir des documents numérisés en documents prêts à être signés par les deux parties. Il guidera ensuite vos signataires tout au long du processus de signature, vous mettant à jour en cours de route.