Comment contrôler les dépenses des employés en 8 étapes

La gestion des dépenses de vos employés peut être compliquée, fastidieuse et fastidieuse, et représenter un problème majeur pour votre service financier. Heureusement, il existe des moyens de réduire ce processus.

Au fond, le contrôle des dépenses des employés est vraiment une question de stratégie. Et en ce qui concerne les dépenses d’entreprise, vous avez trois besoins principaux:

1. Pour surveiller et contrôler les coûts opérationnels de l’entreprise
2. Pour effectuer une comptabilité analytique des dépenses
3. Pour collecter toutes les factures et pièces justificatives

Faites bien ces trois choses, et vous êtes rapidement sur la voie d’une culture de dépenses saine – quelque chose qui nous passionne.

Alors, quelle est la meilleure façon de surveiller et de contrôler les dépenses des employés? Comment pouvez-vous offrir à vos employés la flexibilité dont ils ont besoin pour sortir dans le monde, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des fonds de l’entreprise?

Voici ce que vous devez savoir.

Créez votre plan de gestion des dépenses des employés

 » Ne pas planifier, c’est planifier un échec. »C’est un cliché pour une raison.

La pire façon de gérer les dépenses de l’entreprise est de les gérer à peine. Ce qui est en fait assez typique des très jeunes petites entreprises. Au début, vous sentez que vous n’avez pas vraiment besoin d’une stratégie, car les montants que vous dépensez sont si petits. Et le PDG ou le chef de bureau gère tout l’argent de toute façon.

Mais cet article est destiné à vous aider à contrôler les dépenses des employés. Parce qu’à un moment donné, vous devez libérer votre équipe pour faire un excellent travail. Et cela va nécessiter l’accès à des fonds.

Mais comment les employés devraient-ils dépenser, sur quoi et combien sont-ils autorisés? Tout cela sera inclus dans votre politique de dépenses bien écrite.

Nous avons déjà écrit à ce sujet, alors nous n’en faisons pas trop ici. Mais il y a quelques principes de base à garder à l’esprit:

• Faites simple, clair et concis
• N’essayez pas de rédiger un article juridique ou académique – restez convivial
• Incluez des exemples réels de bonnes et de mauvaises dépenses de l’entreprise
• Ne listez pas toutes les dépenses possibles. Les directives sont meilleures que les longues listes
• Réfléchissez aux moyens d’automatiser les étapes – plus à ce sujet sous peu

Et enfin, incluez d’autres équipes dans le processus. Les bonnes politiques de dépenses ont du sens pour toute l’entreprise – pas seulement pour le directeur financier ou le contrôleur financier.

Pour en savoir plus, lisez notre guide détaillé sur l’élaboration de la politique de dépenses de votre entreprise. Et pour vous inspirer, voici une grande liste de politiques de dépenses réelles d’entreprises dont vous avez certainement entendu parler.

2. Mettez en place des processus de dépenses clairs

Une fois votre stratégie prête, vous devez vous attaquer aux processus. Les dépenses de l’entreprise ne se limitent pas à établir un budget et à donner les fonds à votre équipe, ce à quoi nous reviendrons sous peu.

En suivant un processus de gestion des dépenses méthodique et approfondi, pour ne pas dire strict, vous pouvez inciter les employés à contrôler leurs dépenses. Un processus clair et détaillé peut être tout aussi utile pour les employés que pour la direction.

Lors de la mise en œuvre d’un processus de gestion des dépenses, assurez-vous de chercher des moyens de le rendre aussi rapide et facile que possible pour les employés. Par exemple, vous pouvez fournir aux employés des formulaires préremplis, y compris des invites automatiques pour les documents justificatifs nécessaires.

Mieux encore, les solutions modernes de gestion des dépenses accompagnent les membres de votre équipe tout au long du processus de dépense – de l’approbation au paiement en passant par la réception.

Ce type de processus est le meilleur des scénarios – où vos équipes n’ont d’autre choix que de suivre les règles, même si elles ne les connaissent pas !

Établissez un budget pour chaque catégorie de dépenses des employés

Une bonne façon de contrôler les dépenses des employés consiste à mettre en œuvre une politique de dépenses détaillée. Cela inclut la définition d’un budget maximal pour chaque catégorie de dépenses à l’avance: voyages d’affaires, séjours à l’hôtel, factures de restaurant, achat de matériel et de fournitures, etc.

Pour toutes les dépenses, vous devez définir le montant que chaque employé peut engager et lui faire savoir qu’il ne sera pas remboursé au-delà de cette limite. Certains montants ou types de dépenses peuvent être préapprouvés, tandis que tout ce qui ne l’est pas nécessite l’approbation explicite des gestionnaires.

Mais gardez ces règles aussi simples que possible. Vous pouvez entrer dans des détails infinis avec les montants des prix qui sont approuvés et les conditions qui doivent être remplies. Mais les politiques de dépenses fonctionnent mieux lorsqu’elles sont courtes, simples et que les employés peuvent s’en souvenir par cœur.

Et croyez-nous, c’est parfaitement réalisable.

Fournir des méthodes de paiement appropriées

Si vous voulez être vraiment efficace dans le contrôle des dépenses des employés, la meilleure option est de leur donner un mode de paiement sur mesure. C’est là que les cartes de dépenses professionnelles entrent en jeu.

Avec les cartes de dépenses, vous pouvez les charger à l’avance avec un montant spécifique à utiliser pour un large éventail de dépenses engagées sur le terrain: restaurants, essence, hôtels, etc.

Ces cartes allient flexibilité et sécurité. Les employés peuvent dépenser tout comme ils ont leur propre carte de crédit d’entreprise. Mais les managers et les équipes financières peuvent fixer des limites spécifiques pour chaque carte et peuvent voir exactement ce qu’un employé a dépensé à tout moment.

Deuxième option : une carte de crédit virtuelle. C’est la solution idéale pour les dépenses en ligne, telles que la réservation d’une chambre d’hôtel, la location d’une propriété ou d’un véhicule, et l’achat de billets de train ou de plan. Ils sont également idéaux pour les abonnements logiciels et la publicité numérique.

Cette carte à usage unique peut être utilisée en fonction des besoins de vos employés, et peut être contrôlée en temps réel via une plateforme internet sécurisée. Cela permet une surveillance claire et détaillée, tout en permettant à vos employés d’effectuer des achats en ligne rapidement et facilement.

Vous savez ce qui n’est pas une bonne option ? Bifurquer sur la carte de crédit de l’entreprise chaque fois qu’un employé doit effectuer un paiement. Non seulement cela est un problème, mais cela expose également votre entreprise au risque de fraude par carte de crédit. Pas cool!

Numériser la récupération des factures

Lorsqu’un membre de l’équipe paie quelque chose, il doit conserver le reçu. Ce qui est un concept assez simple, mais entraîne des problèmes sans fin pour les équipes financières et comptables.

Parce que peu importe la diligence de vos employés, ils vont oublier ou perdre des reçus de temps en temps. Et cela signifie beaucoup de va-et-vient avec l’équipe financière, pour s’expliquer et trouver ces preuves de paiement.

Pour éviter de perdre du temps à collecter les factures, et pour vous assurer de les obtenir toutes, vous devez numériser la collecte des reçus. Les reçus électroniques sont désormais acceptés par les bureaux fiscaux du monde entier.

La méthode la plus simple est une application de numérisation de reçus. L’employé paie quelque chose, puis prend immédiatement une photo de son reçu au moment où il le reçoit.

Il n’y a pas de saisie de données pour les équipes financières, et le nombre de reçus perdus devient négligeable.

Centraliser la surveillance des abonnements

Les abonnements constituent un autre problème de dépenses qui entraîne des maux de tête. Nous les aimons, car les outils SaaS modernes facilitent la vie de tous. Mais garder le contrôle de chaque paiement effectué par toutes vos équipes commerciales, c’est comme tourner des plaques.

Entre le paiement de mots clés dans Google Adwords pour le service marketing, Salesforce pour les ventes et Heroku ou AWS pour les équipes techniques, il peut être difficile de surveiller les abonnements des employés.

Nous avons mentionné les cartes virtuelles ci-dessus, et ce sont l’antidote parfait à vos problèmes de dépenses. Ceux-ci vous permettent de créer une carte unique et récurrente qui sera tirée de chaque mois (ou année).

Chaque carte est attribuée à un employé, vous savez donc qui contrôle chaque abonnement. Et chaque paiement a une raison répertoriée, les coordonnées du gestionnaire d’approbation et le code comptable correct. Le rapprochement de ces paiements est donc presque automatique.

L’important est de centraliser tout cela. Assurez-vous que chaque équipe utilise le même processus et le même mode de paiement pour ses abonnements. Ensuite, vous savez d’où vient chaque paiement et vous pouvez facilement rester au-dessus de tous.

Astuce : Spendesk, centralise tous les abonnements, collecte automatiquement les factures et suspend même les abonnements en un rien de temps si nécessaire.

Suivre la fraude au rapport de dépenses

Ce n’est pas amusant de parler, mais les chances de fraude au rapport de dépenses sont plus élevées que vous ne le pensez. D’après un rapport, 85% des employés admettent avoir menti sur les réclamations de dépenses. Et 10% soumettent de fausses informations sur « tout le temps. »

Ceux-ci ne doivent pas tous être des mensonges malveillants. Parfois, les gens inventent des détails qu’ils pensent vrais, car ils n’ont plus les informations dont ils ont besoin.

Mais la fraude devrait être un sujet de préoccupation, en particulier pour les contrôleurs financiers et leurs équipes. Votre travail consiste à garder l’argent de l’entreprise en sécurité.

Le moyen le plus efficace d’éviter cela est de simplement se débarrasser des notes de frais. Après tout, personne n’aime traiter les rapports de dépenses de toute façon.

Étant donné qu’ils sont longs et faciles à falsifier, il serait sage de les supprimer complètement et d’opter plutôt pour des solutions de paiement flexibles et agiles comme celles proposées par Spendesk.

Numérisez et automatisez vos processus

Lequel de vos processus prend le plus de temps et est le moins productif ? Identifiez-les, passez au numérique et dématérialisez-les. Concentrez-vous plutôt sur des outils efficaces de récupération de factures, de gestion des demandes d’achat ou même de traitement des dépenses en temps réel.

Automatiser et numériser vos processus vous aidera à voir de meilleurs résultats, permettra à votre équipe de travailler avec plus d’agilité, et libérera du temps pour d’autres plus importants (et moins fastidieux !) tâche.

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Trouvez le bon équilibre de contrôle des dépenses

La gestion des dépenses des employés consiste à trouver le bon équilibre entre contrôle et agilité afin que les intérêts de chacun puissent être servis. Les employés doivent pouvoir effectuer leur travail avec flexibilité et commodité, et vous devez être en mesure d’avoir une surveillance claire et détaillée des dépenses de l’entreprise.

Considérez nos huit meilleurs conseils (ci-dessus) et déterminez quelles options pourraient convenir à vous et à votre équipe.