Combien de temps vous devez conserver vos dossiers d’assurance automobile

Il est important de savoir combien de temps vous devez conserver vos dossiers d’assurance automobile et s’il est acceptable de jeter vos documents de police pendant la durée de la police d’assurance. Dans certains cas, vous pouvez jeter des documents rapidement, mais vous devez conserver les autres documents plus longtemps. Il est facile de déterminer ceux à conserver par rapport à ceux à jeter.

Documents que vous devez conserver

Savoir combien de temps conserver les relevés d’assurance automobile et combien de temps conserver les polices d’assurance vous oblige à déterminer pourquoi vous pourriez en avoir besoin à l’avenir. Il y a un certain nombre de documents que vous recevrez dans le cadre de votre couverture d’assurance automobile qui doivent être enregistrés:

• Votre carte d’assurance automobile. Cette petite carte se glisse facilement dans un portefeuille ou une boîte à gants et doit être conservée avec vous lorsque vous utilisez votre véhicule. Vous pouvez également avoir accès à une carte d’assurance numérique par l’intermédiaire de votre assureur automobile, bien qu’une copie papier soit utile en tant que sauvegarde si vous oubliez votre téléphone cellulaire. Dans certains États, la loi vous oblige à avoir la carte dans votre véhicule. Si vous êtes arrêté par les forces de l’ordre, elles vous demanderont une preuve d’assurance. Vous aurez également besoin de votre carte d’assurance automobile si vous avez un accident, car elle contient votre numéro de police et d’autres informations pertinentes que vous devrez échanger avec l’autre conducteur.
• La page des déclarations de votre police d’assurance automobile. Vous recevrez cette page avec vos autres documents de police lors de l’achat d’une nouvelle couverture d’assurance ou du renouvellement de votre police. En plus de votre nom et de votre adresse, de la description de votre ou vos véhicules assurés et de votre numéro de police, la page des déclarations comprend un résumé des couvertures et des franchises de votre police, et explique également le processus de dépôt des réclamations. Conservez ce document dans un endroit sûr jusqu’à ce que vous en receviez un nouveau lorsque vous renouvelez votre police.
• Documents relatifs à une réclamation. Si vous avez une réclamation ouverte auprès de votre assureur automobile, conservez tous les reçus, factures de réparation et autres documents relatifs à la réclamation. Ces documents peuvent être éliminés une fois que vous avez reçu un chèque et que la réclamation est officiellement close.
• Votre relevé de facturation mensuel. Il peut être judicieux de conserver un fichier de vos relevés de facturation à des fins fiscales si votre assurance est liée à une entreprise (si vous utilisez votre voiture à des fins professionnelles, par exemple, ou si vous avez un bureau à domicile.) Si vous faites l’objet d’une vérification, vous devrez peut-être présenter vos factures des sept dernières années. Selon votre assureur, vous pourrez peut-être accéder à des copies des factures passées sur le site Web de votre entreprise.
• Votre prime. Ces informations ne sont en fait pas un document — elles figurent sur votre relevé de facturation — mais elles méritent d’être suivies à long terme. Rester au courant de vos tarifs au fil des ans vous donne une idée claire de la fréquence à laquelle vos tarifs changent — ce qui pourrait vous amener à penser à acheter votre couverture si vos tarifs sont élevés. Regarder le coût moyen que vous avez payé en 2019 par rapport à ce que vous payez maintenant peut vous aider à déterminer si vous payez trop cher ou si vous obtenez une bonne affaire.

Documents que vous n’avez pas besoin de conserver

Déterminer la durée de conservation des dossiers d’assurance implique également de savoir ce que vous pouvez jeter et quand. Voici quelques éléments que vous n’avez pas à conserver indéfiniment:

• Votre document de politique principal. Il s’agit du document de plusieurs pages qui comprend tous les détails sur les limites de votre police, les remises, la couverture, les avenants et plus encore. Beaucoup de gens s’accrochent à ces pages jusqu’à ce qu’ils renouvellent leur politique — et c’est très bien. Mais ce n’est pas vraiment nécessaire puisque de nombreux assureurs offrent un accès numérique à ces documents via votre compte sur le site Web de l’entreprise. Si votre assureur ne dispose pas de cette fonctionnalité, accrochez-vous à eux jusqu’à ce que vous receviez un nouveau paquet de polices par la poste lors du renouvellement. Une fois que votre police a expiré et que vous ne payez plus pour cela, vous pouvez également jeter ces documents.
• Chèques annulés des primes payées. De nombreuses banques ne retournent plus vos chèques annulés. Si le vôtre le fait, vous pouvez déchiqueter les chèques une fois que vous les avez réconciliés avec votre compte.

Combien de temps pour conserver les dossiers d’assurance

Bankrate a examiné la durée de conservation des relevés d’assurance et a constaté que certains des plus complets, comme vos documents de police réels, n’ont pas besoin d’être conservés pendant plus d’un an. Une fois que vous avez la nouvelle police en main, l’ancienne peut généralement être jetée si vous n’avez pas eu de réclamation pendant la durée de votre police. Tous les enregistrements de stratégies qui ne sont plus en vigueur peuvent également être supprimés. Par exemple, si vous avez toujours les documents d’un véhicule que vous n’avez plus, il est peu probable que vous ayez besoin de conserver ces documents.

Vous recevrez habituellement un nouvel ensemble de documents de police annuellement, ou dans certains cas, semestriellement. Une fois que vous les avez reçus, il n’est plus nécessaire de garder les anciens. Il devrait être une pratique courante pour vous de déposer les nouvelles copies en même temps que vous jetez les anciennes.

Si, pour une raison quelconque, vous jetez accidentellement les documents de police actuels, ne vous inquiétez pas. Votre assureur aura des copies de tous les documents au dossier, et vous pourrez peut-être également y accéder en ligne. Un appel rapide à votre agent devrait suffire pour recevoir une nouvelle copie pour remplacer celle abandonnée.

Il existe cependant une exception importante à ces règles. Si vous avez une réclamation ouverte liée à un accident ou à un accident de voiture, ou s’il est possible qu’une réclamation soit ouverte contre vous par un autre conducteur, conservez tous les documents d’assurance et tout ce qui est lié à l’accident, tels que les factures de réparation ou les frais de remorquage, jusqu’à ce que la réclamation soit réglée. Cela s’applique même si la stratégie n’est plus active.

Les réclamations peuvent prendre des années avant d’être résolues. Par exemple, si vous êtes dans un accident qui inclut les frais médicaux, il peut prendre plusieurs années pour régler toutes les factures et factures médicales. Entre-temps, vous avez peut-être vendu le véhicule et fermé le compte d’assurance. Conservez vos documents de police jusqu’à ce que vous soyez sûr qu’il n’y aura plus de frais appliqués à la réclamation.

Comment disposer correctement des anciennes polices d’assurance

Le vol d’identité se développe aux États-Unis, selon l’Insurance Information Institute. Vos documents de police peuvent contenir des noms et des adresses, des numéros de police et d’autres données personnelles, et un voleur entreprenant peut les utiliser à des fins personnelles si vos documents sont trouvés à la poubelle ou sur un site de décharge. En général, vous devez toujours déchiqueter tout ce qui porte votre nom ou des détails d’identification dessus.

Une petite déchiqueteuse domestique est adéquate pour ce travail. Certains magasins de bureau offrent des services de déchiquetage, et les banques ou les entreprises locales offrent régulièrement des journées de déchiquetage gratuites aux résidents de nombreuses régions.

Foire aux questions

Quelle est la meilleure compagnie d’assurance automobile?

Bien qu’il n’y ait pas de « meilleure » compagnie d’assurance automobile qui fonctionne pour tout le monde, Bankrate a identifié les entreprises qui offrent les meilleurs prix, les options de couverture les plus complètes et un service à la clientèle supérieur sur notre liste des meilleures compagnies d’assurance automobile pour 2021. Un bon endroit pour commencer votre recherche d’assurance automobile serait d’obtenir des devis de ces entreprises.

Puis-je jeter les anciennes polices d’assurance?

Lorsque vous recevez votre nouvelle police par la poste à chaque renouvellement, vous pouvez jeter l’ancienne. Cependant, conservez les relevés de facturation et la page des déclarations et assurez-vous d’avoir votre carte d’assurance automobile chaque fois que vous conduisez. Vous pouvez déchiqueter les documents de police si vous fermez la police, sauf s’il y a une réclamation ouverte ou la possibilité d’une réclamation ouverte sur la police.

Comment dois-je stocker les documents qui doivent être enregistrés?

Il existe plusieurs options pour stocker vos documents d’assurance. Si vous avez besoin de stocker des copies papier, une petite boîte de verrouillage portable et résistante au feu est une excellente idée. Ne rangez jamais cela dans votre sous-sol, au cas où votre maison subirait des inondations. Vous pouvez également envisager un stockage numérique hors site dans le cloud ou sur un lecteur flash ou un autre périphérique de stockage portable. Pour une somme modique, des sites tels que Dropbox et iCloud stockeront vos documents électroniques en toute sécurité et seront accessibles, où que vous soyez ou quel appareil vous utilisez.