‘Combien de temps dois-je conserver les registres fiscaux?’. C’est une question qu’on me pose souvent. Cela semble assez simple, mais ce n’est en fait pas si simple.
La chose clé que je dis aux gens est que si l’ATO remet en question vos affaires fiscales, c’est à vous de prouver le montant correct de l’impôt. Ce n’est pas l’ATO qui doit prouver combien d’impôt vous devez payer.
Si vous faites l’objet d’un audit, l’ATO peut simplement tenter raisonnablement de déterminer le montant de votre impôt, puis vous émettre une cotisation pour ce montant. Si vous n’êtes pas d’accord, vous devez montrer quel est le bon montant d’impôt. Ce n’est pas aussi simple que de simplement montrer que l’ATO est faux; vous devez réellement montrer comment le bon montant d’impôt doit être calculé. Cela signifie que vous devez faire attention à conserver tous vos dossiers fiscaux, afin de pouvoir vous expliquer à l’ATO et aux tribunaux si jamais vous en avez besoin.
La règle générale pour conserver les reçus
Mis à part les litiges fiscaux, la loi vous oblige généralement à conserver des registres fiscaux pendant 5 ans après le dépôt des déclarations de revenus. Cela signifie que vous devez conserver tous les reçus, preuves de revenus, calculs, nominations et autres documents qui soutiennent le contenu de votre déclaration de revenus pendant cinq ans.
Si les documents se rapportent à une société, la Loi de 2001 sur les sociétés exige que la société conserve des documents financiers pendant 7 ans.
Si les dossiers se rapportent à un fonds de pension de retraite, certains de ces dossiers doivent être conservés pendant 10 ans, y compris les procès-verbaux des réunions des fiduciaires et des copies de tous les rapports remis aux membres.
Circonstances particulières
En plus des règles générales, il existe certaines circonstances dans lesquelles vous devez conserver les registres fiscaux pendant plus de 5 ans après avoir produit la déclaration correspondante.
- Pertes fiscales reportées: Si vous avez des pertes fiscales que vous avez reportées des années précédentes, vous devrez conserver tous les enregistrements depuis le début de ces pertes jusqu’à 5 ans à compter de la date de la réclamation finale.
- Actifs amortissables: Si vous avez des actifs amortissables, vous devrez conserver tous les documents relatifs à cet achat à partir de la date d’achat jusqu’à 5 ans à compter de la date à laquelle vous présentez la demande d’amortissement finale.
- Coût de base de l’impôt sur les gains en capital: Si vous possédez une immobilisation, comme un immeuble de placement ou des actions, vous devrez tenir des registres de la base de coûts (y compris le prix d’achat, les coûts liés à l’acquisition de l’actif et les coûts liés à la détention de l’actif). C’est ainsi que lorsque vous vous débarrassez de l’actif, vous pouvez calculer avec précision le gain ou la perte en capital. Les registres du coût de base doivent ensuite être conservés pendant cinq ans après la déclaration de revenus dans laquelle le gain ou la perte est déclaré.
- En litige avec l’ATO: Si vous êtes en conflit avec l’ATO, vous devez conserver vos dossiers pendant cinq ans après la résolution du différend.
- Employés: Si vous payez un salaire, vous devez conserver les registres fiscaux relatifs à vos employés pendant cinq ans après la fin de leur emploi (à cet égard, la Loi sur le travail équitable de 2009 oblige un employeur à conserver les registres des employés pendant sept ans).
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