22 Août Combien de Temps Devez-Vous Conserver les dossiers de paie?
L’Administration de la sécurité sociale et l’IRS ont publié une publication conjointe qui offre de précieux conseils aux employeurs qui souhaitent nettoyer leurs anciens fichiers de paie. Dans la plupart des cas (mais pas tous), cela signifie suivre une règle de conservation de quatre ans.
La publication prévient que le non-respect des exigences de conservation des dossiers peut entraîner des pénalités importantes et des indemnités de règlement importantes pour les employeurs qui ne sont pas en mesure de fournir les informations requises lorsqu’ils sont demandés par l’IRS ou dans le cadre d’une poursuite liée à l’emploi. (Les documents pourraient également être demandés par les agences de l’État.)
La Règle générale des registres
Appliquée aux employeurs qui retiennent et paient des impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie, le rapporteur SSA / IRS indique que les registres relatifs à ces impôts doivent être conservés pendant au moins quatre ans après la date d’échéance de la déclaration de revenus des particuliers de l’employé (généralement le 15 avril) pour l’année au cours de laquelle le paiement a été effectué.
Selon le rapporteur SSA/IRS, ces enregistrements comprennent:
- Le Numéro d’Identification de L’Employeur;
- Les noms, adresses, professions et numéros de sécurité sociale des employés;
- Le total des montants et dates des paiements d’indemnités et des montants retenus au titre des impôts ou autrement, y compris les pourboires déclarés et la juste valeur marchande des paiements non monétaires;
- Les montants d’indemnités soumis à retenue pour les impôts fédéraux sur le revenu, la Sécurité sociale et l’assurance-maladie, et les montants retenus correspondants pour chaque impôt (et la date retenue si la retenue a eu lieu un jour différent de la date de paiement) ;
- La période de paie couverte par chaque versement d’indemnité;
- Le cas échéant, les raisons pour lesquelles la rémunération totale et le montant imposable pour chaque taux d’imposition sont différents;
- Le formulaire W-4 de l’employé, Certificat d’indemnité de retenue d’impôt de l’employé;
- Les dates de début et de fin d’emploi de chaque employé;
- Les relevés fournis par l’employé indiquant les pourboires reçus;
- Les avantages sociaux fournis aux employés et toute justification requise;
- Ajustements ou règlements d’impôts; et
- Montants et dates des dépôts d’impôts.
Les employeurs devraient également respecter la règle de conservation de quatre ans pour les dossiers relatifs aux paiements de continuation de salaire versés aux employés par l’employeur ou un tiers dans le cadre d’un régime d’accident ou de santé. Ces registres doivent inclure les dates de début et de fin de la période d’absence, ainsi que le montant et le taux hebdomadaire de chaque paiement (y compris les paiements effectués par des tiers). Les employeurs devraient également conserver des copies du Formulaire W-4 de l’employé, Demande de Retenue d’impôt fédéral sur les indemnités de maladie, et, le cas échéant, des copies du Formulaire 8922, Récapitulatif des indemnités de maladie des tiers.
Une règle différente s’applique aux documents justifiant les déclarations de renseignements et les déclarations de l’employeur aux employés concernant l’attribution des pourboires. En vertu du code des impôts, ces registres doivent être conservés pendant au moins trois ans après la date d’échéance de la déclaration ou de la déclaration à laquelle ils se rapportent.
Demandes de remboursement de l’impôt retenu
Le rapporteur SSA / IRS indique que les employeurs qui déposent une demande de remboursement, de crédit ou d’abattement des impôts sur le revenu et l’emploi retenus doivent conserver des documents liés à la demande pendant au moins quatre ans après la date de dépôt de la demande.
Registres des avantages sociaux
Le code des impôts prévoit une obligation de tenue de dossiers explicite pour les employeurs ayant des régimes d’avantages sociaux énumérés, tels que l’assurance maladie, la cafétéria, l’aide aux études, l’aide à l’adoption ou le plan d’aide à la garde de personnes à charge. Ils sont tenus de conserver tous les documents nécessaires pour déterminer si le régime répond aux exigences relatives à l’exclusion des montants des prestations du revenu.
Remarque: Les dispositions du Code des impôts concernant les registres des avantages sociaux ne précisent pas combien de temps les registres relatifs aux avantages sociaux spécifiés doivent être conservés. Vraisemblablement, ils sont assujettis à la règle des quatre ans en vertu de la règle générale sur les registres susmentionnée et devraient donc être conservés au moins quatre ans après la date d’échéance de cet impôt pour la période de déclaration à laquelle se rapportent les registres ou la date à laquelle cet impôt est payé, selon la date la plus tardive.
Mise en garde : Dans la mesure où les registres des avantages sociaux doivent également être conformes au titre I de l’ERISA, une période de conservation plus longue de six ans s’applique.
Dossiers d’impôt sur le chômage
La Loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA) exige des employeurs qu’ils conservent des dossiers relatifs à l’indemnisation acquise et aux cotisations de chômage versées. En vertu de la règle générale des registres, ces registres doivent être conservés pendant quatre ans après la date d’échéance du Formulaire 940, la Déclaration annuelle de l’employeur sur l’impôt fédéral sur le chômage ou la date à laquelle la taxe FUTA requise a été payée, selon la dernière de ces dates.
Les documents à l’appui doivent être conservés:
- Le montant total de la rémunération des employés versée au cours de l’année civile;
- Le montant de l’indemnisation soumis à l’impôt FUTA;
- Les cotisations de chômage versées par l’État, avec des totaux distincts pour les montants payés par l’employeur et les montants retenus sur les salaires des employés (actuellement, l’Alaska, le New Jersey et la Pennsylvanie exigent des cotisations des employés);
- Toutes les informations figurant sur le formulaire 940 (avec l’annexe A et / ou R, le cas échéant); et
- le cas échéant, la raison pour laquelle la rémunération totale et la les montants imposables sont différents.
Le journaliste SSA / IRS rappelle aux employeurs que les exigences de conservation des enregistrements sont également fixées par le département fédéral du Travail et les agences d’assurance-salaire et d’assurance-chômage de l’État.
Trois ans
Les documents suivants doivent être conservés pendant au moins trois ans : Les déclarations de renseignements de la Loi sur les soins abordables (formulaires 1094-B, 1095-B, 1094-C et 1095-C). Les conserver pendant au moins trois ans à compter de la date d’échéance de la déclaration. Conservez également les déclarations de renseignements et les relevés de l’employeur aux employés sur les allocations de pourboires pendant au moins trois ans après la date d’échéance de la déclaration ou du relevé auquel ils se rapportent.
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