9 Étapes clés pour Créer une entreprise en Malaisie

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Que vous soyez un local ou un étranger qui a décidé de créer une nouvelle entreprise ou d’étendre une entreprise existante en Malaisie, voici une liste de 9 étapes clés que l’on peut prendre pour planifier et exécuter le processus en douceur. Ces étapes ne sont pas strictement séquentielles mais une liste de pièces mobiles clés, dont certaines peuvent être effectuées simultanément.

Nous avons également inclus une liste de contrôle de référence facile à la fin de cet article qui donne une indication générale de la séquence générale, du calendrier et du coût de chaque étape de l’action.

#1. Consulter des professionnels locaux & Conseils

Bien qu’il ne soit pas impossible de faire les choses par soi-même, certaines applications, dépôts ou soumissions critiques peuvent être difficiles sans engager des fournisseurs de services locaux, des agents ou des coureurs familiers avec les nuances et les particularités du système. Des exemples d’étapes critiques qui peuvent être difficiles à accomplir sans l’aide de ces fournisseurs de services comprennent l’obtention de licences de locaux commerciaux et d’enseignes auprès des conseils municipaux, des visas de travail et des permis du département de l’immigration, le dépôt de documents auprès des bureaux fonciers de l’État pour les transactions liées à la propriété, les enregistrements et les dépôts liés à la fiscalité, etc.

La langue nationale de la Malaisie (Bahasa Malaysia) est la langue par défaut utilisée dans les bureaux du gouvernement et pour les documents officiels, souvent sans qu’une traduction en anglais soit facilement disponible. Les étrangers peuvent également éprouver des difficultés à obtenir des informations exactes ou des documents à jour en ligne ou par téléphone, et peuvent souvent constater que certains processus sont mieux effectués « de gré à gré ».

Par conséquent, la présélection et l’engagement de services professionnels tels que comptables, auditeurs, agents fiscaux, secrétaires d’entreprise, avocats, agents de visas de permis de travail &, agents de propriété intellectuelle, agents de propriété, etc. est une première étape essentielle. Ces professionnels pourront également vous mettre en contact avec d’autres professionnels ou spécialistes du service, ce qui vous permettra d’économiser du temps, de l’argent et, finalement, de la frustration.

#2. Déterminer les exigences relatives aux licences spécifiques à l’industrie & (Uniquement le cas échéant)

Bien que la Malaisie ait libéralisé les restrictions à la participation étrangère dans de nombreux secteurs au cours de la dernière décennie, certaines industries spécifiques sont encore limitées ou protégées pour des raisons de politique nationale. Parmi les industries qui comportent des licences et des conditions particulières, on peut citer les services pétroliers &, l’entreposage sous douane et le fret, les services de transport terrestre, le commerce de gros & au détail, les voyagistes, les restaurants/cafés F&B, les franchises, etc.

Il est important de déterminer dès le départ si l’activité commerciale que vous souhaitez exercer en Malaisie est soumise à:

• Toutes licences ou conditions spécifiques,
• Toutes restrictions sur la participation étrangère,
• Toutes exigences minimales de capital versé, ou
• Toutes exigences pour les administrateurs Bumiputera (c’est-à-dire malais) ou la participation locale.

Les éléments ci-dessus ne sont pas exhaustifs et peuvent toujours être difficiles à déterminer, car une seule activité commerciale peut nécessiter plusieurs licences et approbations. Obtenir une visibilité claire sur ce point vous aidera à planifier votre structure d’entreprise, votre fonds de roulement et vous donnera également un calendrier réaliste sur la date réelle de démarrage de votre entreprise.

Conseil d’action : Créez une liste de contrôle de la licence applicable, des exigences de la licence, de l’autorité compétente en matière de licence, du fournisseur de services/facilitateur pertinent (le cas échéant), du délai estimé et du coût pour obtenir une telle licence.

#3. Ouvrir un compte bancaire

L’ouverture d’un compte bancaire individuel ou d’entreprise localement (et de préférence près du local commercial prévu) est l’une des premières choses à faire pour effectuer des paiements, des émissions d’actions, des dépôts et des frais qui nécessitent généralement une monnaie locale. S’enquérir à l’avance auprès des banques locales ou internationales de la documentation exacte, des exigences et du temps requis pour ouvrir un compte bancaire sera prudent, compte tenu des contrôles de conformité anti-blanchiment et des exigences « connaissez votre client » que toutes les banques doivent satisfaire avant d’approuver le nouveau compte bancaire.

Conseil d’action: Indiquez quels documents/informations / adresses sont nécessaires pour ouvrir un compte bancaire et si un compte en devises étrangères / des transferts monétaires ou des prêts transfrontaliers sont nécessaires (et, le cas échéant, toutes les règles de contrôle des changes applicables qui peuvent s’appliquer.)

#4. Constituer une Société /Entité Commerciale

S’il a été décidé qu’une société privée à responsabilité limitée par actions (appelée « Sendirian Berhad » ou « Sdn. Bhd. »en Malaisie) est le véhicule commercial de choix, la recherche et la réservation d’un nom d’entreprise et la constitution d’une société sont désormais simplifiées et accélérées en vertu de la Loi sur les sociétés de 2016, qui permet l’utilisation d’un « super formulaire » via un modèle électronique soumis 24/7 en ligne via le portail MyCoID 2016. Le processus peut être fait par soi-même individuellement ou par l’intermédiaire d’un professionnel et l’incorporation devrait prendre moins de 3 jours ouvrables après la soumission. La Loi sur les sociétés de 2016 permet également aux entreprises privées d’avoir un seul membre / actionnaire étranger et un seul administrateur étranger à condition que l’administrateur étranger ait son lieu de résidence principal en Malaisie.

Astuce d’action: Passer par le point 2 (ci-dessus) est essentiel pour déterminer le type de véhicule commercial à incorporer, car certaines licences gouvernementales ne peuvent être délivrées qu’à des entités commerciales spécifiques telles que la société privée à responsabilité limitée par actions et non à d’autres (par exemple, les LLP peuvent ne pas encore être reconnues par certains départements).

#5. Sécuriser une adresse professionnelle & Locaux

Que ce soit sous la forme d’un local loué ou acheté, d’un bureau virtuel, d’un bureau de service ou même d’une adresse résidentielle permanente, un local physique ou une adresse postale en Malaisie est généralement requis dans d’autres demandes de compte bancaire, de création d’entreprise, de licences et de permis de travail, etc. Les étrangers peuvent envisager de s’abonner à des bureaux virtuels ou de louer des bureaux de service ou des espaces de coworking, qui sont souvent situés dans des lieux d’affaires prestigieux, pour une « adresse professionnelle temporaire » rapide et abordable avant de s’engager dans une location à plus long terme ou un achat immobilier.

Conseil d’action : Certains fournisseurs de services de secrétariat d’entreprise peuvent être en mesure de fournir l’utilisation de leur adresse professionnelle existante comme adresse enregistrée et/ou professionnelle temporaire.

#6. Permis d’immigration sécurisés & Visas (Uniquement le cas échéant)

Bien qu’il existe un éventail de possibilités pour les étrangers d’entrer et de séjourner en Malaisie, différents types de permis de travail et de visas peuvent s’appliquer en fonction du type d’activité à entreprendre et de la durée du séjour en Malaisie. Les exemples incluent:

• visiteur (visas à entrée unique ou à entrées multiples),
• conjoint (visa de conjoint / passe de visite sociale à long terme),
• migration (dans le cadre du programme Malaysia My Second Home),
• employé (les types de laissez-passer d’emploi peuvent varier en fonction des compétences et du salaire),
• contrat à court terme & engagements (carte de visite professionnelle),
• un actionnaire ou un administrateur d’une société nouvellement constituée (permis de travail),
• ou lors de la création d’un bureau régional/bureau de représentation lorsqu’une société a déjà été établie dans l’entreprise d’origine (permis de travail).

Les exigences et procédures spécifiques pour obtenir les permis de travail ou les visas corrects peuvent prêter à confusion pour de nombreux étrangers, sans parler des soumissions et des communications réelles avec le département de l’immigration. Différents permis de travail peuvent également avoir des exigences différentes en ce qui concerne le capital social minimum versé sur la société requérante. Ces exigences de fonds propres peuvent alors varier selon que la société requérante est entièrement détenue par des étrangers ou le niveau de participation malaisienne dans la société.

Il serait également prudent d’anticiper le nombre de permis de travail / visas dont une entreprise aura besoin si elle a l’intention d’embaucher des expatriés comme employés. Certaines incitations gouvernementales telles que l’obtention du statut de Super Corridor multimédia (MSC) devraient être envisagées, ce qui pourrait faciliter l’embauche d’étrangers / expatriés par l’entreprise.

Conseil d’action: Déterminez au stade de la planification le type et le nombre de permis de travail / visas dont le propriétaire étranger et l’entreprise auront besoin avant de déménager ou de créer une entreprise en Malaisie (voir points 2 et 4 ci-dessus). Certaines informations utiles peuvent être trouvées auprès de la Division des Services aux expatriés du Département de l’Immigration de Malaisie.

#7. Ressources humaines et emploi

La Malaisie offre un bassin important de ressources humaines instruites et qualifiées, à des salaires relativement abordables, dont beaucoup sont capables de parler plusieurs langues ou dialectes (principalement l’anglais, le malais, le Chinois, le Tamoul, le Cantonais, le Hokkien). Il existe également une forte mobilité des talents des petites villes de Malaisie qui ont soif de meilleures perspectives de carrière. Chaque chef d’entreprise doit être conscient de ses obligations en tant qu’employeur en ce qui concerne les déductions et cotisations légales liées aux employés (telles que la Caisse de Prévoyance des employés, l’Organisme de Sécurité sociale, le Fonds de Développement des Ressources humaines et les Déductions fiscales mensuelles), avant d’embaucher ses premiers employés.

En outre, les lois du travail malaisiennes sont souvent perçues comme favorables à l’employé, ce qui peut augmenter le risque de poursuites syndicales intentées contre l’employeur si celui-ci ignore ou enfreint les pratiques du travail locales. Connaître et respecter l’ensemble des lois et pratiques locales en matière d’emploi (contenues dans le Règlement de la Loi sur l’emploi &, la Loi sur la sécurité et la santé au travail, l’Ordonnance sur le salaire minimum, la Loi sur l’indemnisation des travailleurs, la Loi sur les relations industrielles et autres) est une discipline professionnelle en soi et peut être presque impossible pour une entreprise d’entreprendre seule. La recherche de conseils professionnels sur la conformité, les contrats, les procédures et les politiques conformes aux lois et pratiques locales profitera à l’entreprise à long terme.

#8. Effectuer des recherches sur la propriété intellectuelle & Enregistrement (uniquement le cas échéant)

La Malaisie dispose d’un cadre juridique solide ainsi que d’un système abordable et accessible pour l’enregistrement et la protection de la propriété intellectuelle. Prenez les mesures préliminaires consistant à effectuer des recherches de marques de commerce en ligne ou à rechercher largement en ligne le nom de votre entreprise pour vous assurer qu’il n’est pas déjà enregistré ou utilisé par des tiers localement. Cette étape peut vous éviter d’avoir à repenser le nom ou le logo de votre entreprise, à quelque chose d’aussi paralysant que d’être impliqué dans un procès pour violation de propriété intellectuelle. Un nom commercial (également appelé « nom commercial » ou « nom de marque ») est le nom avec lequel le public et vos clients identifient vos produits et services. Le nom de votre entreprise n’a pas besoin d’être le même que le nom de votre entreprise.

Astuce d’action: Si la protection de la marque ou la propriété intellectuelle est un élément clé de votre entreprise, engagez-vous tôt avec des avocats en propriété intellectuelle ou des agents enregistrés pour étudier la pertinence et les coûts du dépôt des enregistrements de marques de commerce et de brevets dès le début, car l’ensemble du processus d’enregistrement peut facilement prendre de 6 à 12 mois.

#9. Planification fiscale & Enregistrements

Les implications fiscales et les exigences de conformité ne devraient jamais être une réflexion préalable. Au stade précoce de la décision sur le type de véhicule commercial à utiliser, il convient de tenir dûment compte des différents taux d’imposition sur le revenu, des déductions fiscales admissibles, de la disponibilité d’incitations fiscales, de la charge des déclarations fiscales et de la conformité, qui peuvent varier selon que l’on utilise une société à responsabilité limitée, une société de personnes à responsabilité limitée, une société de personnes ou un propriétaire unique. Les principaux types d’impôts auxquels la plupart des entreprises devront faire face sont l’impôt sur le revenu, la retenue d’impôt, l’impôt sur les gains immobiliers, le droit de timbre, la taxe sur les produits et services (TPS).

À titre d’exemple simple, le fait de laisser l’inscription à la TPS après coup peut entraîner des occasions manquées de demander de précieux crédits de taxe sur les intrants sur les coûts de configuration importants encourus. De même, savoir quels coûts pré-opérationnels et pré-démarreurs d’entreprise sont déductibles d’impôt sur l’impôt sur le revenu malaisien peut vous permettre de réaliser des économies d’impôt instantanées pour votre entreprise.

Conseil d’action : Consultez un conseiller fiscal avant toute dépense majeure.

Liste de contrôle des étapes d’action (avec Temps / Vitesse & Indicateurs de coût)

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Cet article est écrit par Shawn Ho de Donovan & Ho, Advocates & Solicitors et édité par Clarice Ch’ng d’Asia Law Network.

Cet article ne constitue pas un avis juridique ou un avis juridique sur une question discutée et, par conséquent, il ne doit pas être invoqué. Il ne doit pas être considéré comme un énoncé complet de la loi et de la pratique dans ce domaine. Si vous avez besoin de conseils ou d’informations, veuillez vous adresser à un avocat en exercice dans votre juridiction. Aucune personne physique qui est membre, partenaire, actionnaire ou consultant de, dans ou à une partie constitutive d’Interstellar Group Pte. Ltd. accepte ou assume la responsabilité, ou a toute responsabilité, envers toute personne à l’égard du présent article.