10 Raisons Pour Lesquelles le Processus de Gestion du Changement Échoue (et Comment Vous Pouvez Réussir)

Plus de 70% des initiatives de processus de gestion du changement organisationnel échouent, mais le changement lui-même n’est pas la pierre d’achoppement. Le changement est commun et naturel, voire inévitable. Les saisons changent, les gens changent— les chaînes de montagnes changent – pourtant, réussir la gestion du changement reste un défi élevé, voire insurmontable pour de nombreuses organisations.

Pourquoi est-ce?

Le changement organisationnel se produit tous les jours comme une évidence. Le défi consiste à instituer et à gérer le changement fabriqué dans une direction délibérée et ciblée, et dans un délai déterminé.

Modifier le cours d’une rivière sur de nombreuses années dans une direction précise nécessite des efforts importants. Si vous construisez un barrage brut sans réfléchir à son impact en aval, les résultats peuvent être dévastateurs.

Le travail que vous faites lorsque vous instituez un changement de processus ou des principes organisationnels est comme changer le cours d’une rivière. Sans les efforts, la considération et les outils nécessaires en place, les résultats seront au mieux imprévisibles et au pire nuisibles.

Bien que chaque équipe soit confrontée à un défi unique en matière de gestion du changement, nous avons trouvé dix obstacles communs à presque tous les secteurs.

Abordons chaque obstacle et décrivons les stratégies soutenues par la recherche pour les surmonter.

Les 10 Principales Raisons de l’Échec du Processus de Gestion du changement

1. Lacunes stratégiques
2. Sous-Estimation de l’Échelle et de la Portée
3. Parties prenantes négligées
4. Mauvaise communication
5. Manque d’adhésion
6. Manque de vision
7. Résistance active
8. Manque d’outillage
9. Inertie
10. Manque d’endurance

Lacunes stratégiques

Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d’échouer.

Une gestion du changement réussie commence par une stratégie solide. Vous devez savoir pourquoi vous voulez du changement, les résultats attendus, qui cela aura un impact et comment vous prévoyez de changer. De nombreux processus de gestion du changement échouent parce que de simples détails logistiques ou tactiques ont été négligés ou que l’équipe n’était pas correctement équipée.

Comment corrigez-vous les lacunes stratégiques?

Le cadre d’analyse des Forces, faiblesses, Obstacles et Menaces (SWOT) peut être un excellent endroit pour commencer à formuler votre stratégie.

• Quelles sont les forces et les faiblesses uniques de votre équipe, et comment pourriez-vous en tirer parti dans votre plan de gestion du changement ?
• Y a-t-il des opportunités qui s’offrent à vous dans l’ici et maintenant?
• Quelles menaces ou quels obstacles entravent votre capacité à mettre en œuvre le changement?

Vous ne pouvez pas planifier toutes les éventualités, mais évaluer les problèmes tôt peut vous éviter d’énormes maux de tête futurs. Ou pire, une initiative de changement qui a échoué.

Sous-estimer l’échelle et la portée

Que faudra-t-il pour accomplir le changement organisationnel que vous espérez réaliser?

Comme pour la plupart des entreprises importantes, les ressources et le temps nécessaires pour réussir sont souvent plus importants que prévu au départ. De nombreuses initiatives de changement de processus ont échoué en raison d’une portée sous-estimée, d’un manque de ressources ou du temps imparti.

Comment abordez-vous l’échelle et la portée de la compréhension?

Avant de faire une seule étape vers la mise en œuvre du changement, pensez au processus du début à la fin.

• Planifiez vos ressources à l’avance. Décrivez les ressources dont vous aurez besoin quand vous en aurez besoin et pendant combien de temps vous en aurez besoin.
• Quelle est l’ampleur de ce changement? Est-ce assez petit pour n’avoir un impact que sur quelques personnes ou un changement organisationnel à grande échelle?
  • N’essayez pas de tout garder en tête; utilisez un système de gestion de projet pour suivre et gérer ces exigences.

En évaluant le travail à venir, vous aurez plus de facilité à exécuter et à gagner l’adhésion de vos collègues.

Parties prenantes négligées

Il est facile de supposer qui seront vos principales parties prenantes dans le processus de gestion du changement. C’est encore plus facile d’oublier les autres. Ils ont un intérêt tout aussi important dans le résultat.

Comme l’explique Bruce Harpham dans son article CIO, « 8 Façons dont vous échouez en gestion du changement »

« Une gestion du changement réussie nécessite une forte contribution des parties prenantes, mais si vous ne parvenez pas à déterminer correctement qui sont réellement les véritables parties prenantes et ce dont elles auront besoin pour sortir du projet, vos efforts de gestion du changement sont vains. »

Comment incluez-vous les parties prenantes dès le début?

Dans les premières étapes de vos plans de changement, vous devez tenir compte de toutes les personnes que le programme affectera.

• Solliciter RAPIDEMENT les commentaires de toutes les parties prenantes concernées
• Constituer une équipe ou une coalition de gestion du changement pour diriger le processus de gestion du changement
• Fournir des feuilles de route ou des échéanciers avec beaucoup de communication

Ces efforts permettront aux parties prenantes de s’approprier le succès du plan et d’améliorer la visibilité du processus.

Mauvaise communication

La façon dont vous communiquez le changement est tout aussi importante que votre plan de mise en œuvre. Les erreurs de communication sont à l’origine de nombreux échecs de changement de processus.

Une étude de Willis Towers Watson a révélé que « seuls les deux tiers (68%) des cadres supérieurs disent recevoir le message sur les raisons qui sous-tendent les grandes décisions organisationnelles. En dessous du niveau de la haute direction, le message s’amenuise davantage. Seulement la moitié (53%) des cadres intermédiaires et 40% des superviseurs de première ligne affirment que leur direction explique bien les raisons des grandes décisions. »

Comme vous pouvez l’imaginer, avec une communication si médiocre entre la direction, encore moins d’employés individuels » a reçu le message. »

Comment corrigez-vous une mauvaise communication?

Les gestionnaires à tous les niveaux doivent être étroitement alignés. Comme l’explique Victor Lipman dans son article de Forbes, les managers devraient « connaître dans leurs os la raison du changement ». Cela demande une formation réfléchie, de la considération et de l’empathie. Aidez les gestionnaires à comprendre comment ils sont censés mettre en œuvre cette initiative, quel rôle ils jouent, où elle va et pourquoi elle est essentielle.

Pour éviter toute ambiguïté, documentez le processus, les étapes critiques et les étapes nécessaires pour y parvenir.

Vous recherchez un éditeur de logiciels de gestion de projet qui comprend la gestion du changement ? Demandez une démo de Workzone pour voir comment Workzone vous accompagne tout au long de la réussite de la gestion de projet.

Demandez une démo de Workzone

Absence de Buy-in

Une fois que vous aurez identifié qui sont vos parties prenantes, vous devrez obtenir leur buy-in.

Les initiatives réussies en matière de processus de gestion du changement nécessitent l’adhésion des employés de niveau débutant à la haute direction et à tous les autres.

L’adhésion de la haute direction et du niveau d’entrée est importante pour différentes raisons. L’adhésion de la haute direction ajoute de la légitimité à votre initiative. La gestion intermédiaire et le leadership d’entrée de gamme sont nécessaires pour la mise en œuvre quotidienne. La différence d’engagement entre la participation à un processus « parce qu’on vous a dit de le faire » et « parce que vous y croyez » est la nuit et le jour.

Il est également important de penser horizontalement et de gagner l’adhésion de vos pairs dans d’autres départements. Ils pourraient être une ressource utile dans l’exécution ou simplement une caisse de résonance.

Comment remédier à un manque d’adhésion?

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour gagner l’adhésion de vos collègues. Il est souvent vrai que vous aurez besoin d’une stratégie différente pour chaque domaine fonctionnel. En fin de compte, l’adhésion nécessite un processus de gestion du changement empathique. Établissez un plan que tout le monde peut suivre.

• La haute direction voudra connaître des éléments de haut niveau tels que les objectifs, les mesures et les rapports et les objectifs généraux. Assurez-vous de répondre à ces préoccupations de manière préventive et de montrer comment votre initiative de changement aura un impact positif sur les résultats de l’organisation.
• Les chefs d’équipe voudront savoir dans quelle mesure ces plans s’intègrent dans le travail quotidien de leur équipe. Faites preuve de considération pour leurs préoccupations et sollicitez leurs commentaires.
• Les contributeurs individuels doivent comprendre comment les ressources supplémentaires investies seront rentables sur la route. Communiquez la valeur de leur participation et le gain que vous attendez d’elle.
• Les collègues de tous les ministères doivent savoir comment cet effort aura un impact sur leur travail avant de lui apporter leur soutien. Gagnez leur adhésion en leur montrant les avantages universels de votre initiative de changement. Assurez-vous qu’ils pourront compter sur vous pour vous aider dans tous les défis en cours de route.

Manque de vision

Le manque de vision peut dérégler le processus de gestion du changement de l’adhésion à l’exécution. Si la vision n’est pas claire pour vous, elle ne l’est pas pour ceux qui mettent en œuvre les plans.

Dans son article de la Harvard Business Review intitulé  » Leading Change: Why Transformation Efforts Fail « , John P. Kotter explique le rôle irremplaçable de la vision.

 » Dans chaque effort de transformation réussi que j’ai vu, the guiding coalition développe une image de l’avenir relativement facile à communiquer et qui plaît aux clients, aux actionnaires et aux employés. »

Sans une vision unifiée, il est facile pour une initiative de changement de se perdre dans des aspirations troubles.

Comment remédier à un manque de vision?

Pour développer l’image cruciale de l’avenir que décrit Kotter, il est important de cristalliser votre vision en un récit simple, cohérent et convaincant de l’orientation de tout le travail.

À quoi ressemblera-t-il une fois que vous aurez implémenté les modifications, et en quoi sera-t-il meilleur que l’état actuel? Comment pouvons-nous nous attendre à y arriver?

Moins vous utiliserez de mots pour partager cette vision, plus elle aura de chances d’être acceptée par votre équipe. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre efficacement à ces questions dès le début, cela peut indiquer que votre plan de changement nécessite plus de travail avant de le transmettre à l’équipe.

Appuyez-vous sur les leaders du changement que vous avez sélectionnés pour vous aider à développer cette vision et utilisez leur point de vue pour vous assurer qu’elle parle de manière convaincante à votre public plus large.

Résistance active

Malheureusement, de nombreux programmes de gestion du changement sont victimes de la  » résistance active « . Cette raison est souvent un mashup des raisons ci-dessus, mais peut également indiquer un problème culturel plus profond.

Comment fixez-vous la résistance active?

Vingt ans de gestion de projet nous ont conduit à des conclusions sur la résistance au changement de processus. Il n’est pas facile de surmonter la résistance au changement de processus. Pas un morceau. Cependant, nous avons développé une formule en trois étapes pour traiter et surmonter les sources de résistance les plus courantes.

Voici un aperçu du processus :

Discutez de votre solution de changement de processus avec un esprit ouvert

La plupart des employés veulent faire le meilleur travail possible pour leurs employeurs. Écoutez attentivement pendant que vous entendez des commentaires sur la façon dont ce changement affectera votre équipe et l’organisation. Vous gagnerez probablement un point de vue précieux sur l’impact de votre plan.

Identifier les raisons pour lesquelles les membres de l’équipe résistent et y remédier

Bien que chaque équipe et chaque situation soient différentes, il existe trois raisons communes de résister au changement:

1. Méfiance – Pour gagner leur confiance, il est essentiel d’être cohérent, juste, transparent et protecteur. Une fois qu’ils sauront qu’ils peuvent vous faire confiance, votre équipe sera beaucoup plus disposée à s’engager dans une initiative de changement.
2. Pessimisme – Les efforts de changement qui ont échoué dans le passé peuvent donner aux employés le sentiment que les nouveaux efforts de changement sont tout aussi susceptibles d’échouer. Aidez-les à surmonter cela en réalisant que les choses peuvent changer.
3. Confort – Une équipe compétente dans son travail actuel aura du mal à transférer ce succès à de nouveaux défis. Pour que l’équipe accepte le changement, elle doit se rappeler combien de temps il lui a fallu pour voir le succès qu’elle a aujourd’hui. Ils doivent établir des attentes réalistes, non basées sur leur succès actuel. Et ils ont besoin de place pour pouvoir échouer.

Assurez-vous de prioriser les actions qui augmentent la confiance, aident à surmonter les échecs passés et définissent les attentes.

Transformez la résistance en plan d’action

Transformez les objections spécifiques en objectifs pour obtenir l’adhésion au changement. Voici une formule que vous pouvez suivre:

• Allez à la racine du problème. Assurez-vous de ne pas déformer leur position.
  • « Donc ce que je vous entends dire, c’est ________. Est-ce exact? »
• Travailler ensemble pour transformer cette objection en un objectif:
  • « Pour que cela réussisse, nous devons _______. »
• Obtenez leur engagement:
  • « Si nous pouvons ________, êtes-vous à bord de ce changement? »

Manque d’outillage

Qu’est-ce que les outils ont à voir avec un processus de gestion du changement ?

Plus que vous ne le pensez. Sans un processus de changement documenté, une source unique de vérité ou un système d’enregistrement, il est facile pour les éléments essentiels de votre plan d’être mal interprétés ou perdus. Un programme qui a commencé du bon pied peut rapidement mal tourner sans les outils pour le soutenir.

Comment remédier à un manque d’outils appropriés?

Comme l’expliquent Boris Ewenstein, Wesley Smith et Ashvin Sologar dans leur document d’entreprise McKinsey &, « applyingl’application de nouveaux outils numériques peut rendre le changement plus significatif — et durable — à la fois pour les individus qui le vivent et pour ceux qui le mettent en œuvre. »

De nombreux outils existent aujourd’hui qui peuvent faciliter la navigation dans le changement. Des listes de tâches de base pour les logiciels de gestion de projet me viennent à l’esprit. Même une action Google Doc aide à garder les pensées de chacun ensemble. Assurez-vous simplement de trouver un outil commun que vous savez que votre équipe adoptera et utilisera.

Inertie

Inertie: La résistance de l’objet à tout changement de son mouvement, y compris un changement de direction.- Wikipedia

Applique cela à une organisation. Plus un processus est en place depuis longtempsthe plus les gens sont investisthe plus ils sont à l’aise. C’est beaucoup d’inertie à gérer.

Il est courant que les gens deviennent à l’aise de faire les choses d’une certaine manière parce que « c’est comme ça que nous l’avons toujours fait. »À un moment donné, un processus a été développé et il a suffisamment bien fonctionné pour que les gens deviennent à l’aise de le suivre.

Comment corrigez-vous l’inertie (organisationnelle)?

Bien qu’il puisse sembler que votre processus actuel est un objet immobile, vous devez commencer petit. Les petites victoires s’additionneront. Chaque conversation est une chance de gagner quelqu’un d’autre. Plus vous pouvez créer d’élan, plus vous deviendrez une force imparable.

Utilisez votre nouvelle coalition du changement enthousiaste pour maintenir cet élan.

Manque d’endurance

Alors qu’un programme de gestion du changement bien développé et soutenu peut être en mesure de réaliser une transformation importante en peu de temps, cela se produit rarement (voire jamais) du jour au lendemain. Comme l’explique Brent Gleeson dans son article pour Inc., même les experts et les consultants en gestion du changement trouvent que leurs plans de gestion du changement d’un an prennent deux ans ou plus.

Comment remédier à un manque d’endurance?

La plupart des initiatives de changement se déroulent sur une période prolongée, et une partie de l’élaboration d’un plan de gestion du changement réussi consiste à comprendre cet échéancier et à le communiquer efficacement. Si vous avez fait un bon travail en décrivant la portée du changement que vous espérez accomplir, vous aurez une image plus précise du temps qu’il faudra pour le mettre en œuvre.

La transparence est la clé. Si vous prévoyez que votre changement de processus prendra quelques semaines, mais que cela prendra sept mois, vous aurez du mal à garder tout le monde à bord. Il est également important de se rappeler que le changement ne se produit pas du jour au lendemain. Si vous n’y êtes pas pour le long terme, ne vous attendez pas à ce que le changement reste.

En conclusion

Maîtriser le processus de gestion du changement est l’un des problèmes les plus difficiles pour toute organisation, et les statistiques le reflètent; cependant, une planification minutieuse, des outils modernes et une communication fréquente et réfléchie aideront à empiler le jeu en votre faveur.

Collaborez avec une société de logiciels de gestion de projet qui comprend à quel point il est difficile de changer. Demandez une démo dès aujourd’hui et découvrez comment Workzone vous accompagne dans votre parcours de gestion de projet.

Demander une démo de Workzone