Galleria: 12 vinkkiä parempaan puhelinkokoukseen
niin monet työntekijät nykyään suosivat sähköpostitse puhelimitse mitään työhön liittyvää viestintää. Miksi? Jotkut yksinkertaisesti mieluummin kätevästi sähköisen viestinnän; toisille, se on kysymys ajanhallinta (kirjoittamalla viestin ja klikkaamalla ’Lähetä’ vie usein vähemmän aikaa kuin soittamalla henkilö ja ottaa keskustelun); ja sitten on niitä, jotka eivät pidä omasta äänestään.
mutta kuten kävi ilmi, ykkössyyllinen on puhumisen pelko, johon kuuluu ujoutta, hermostuneisuutta ja ahdistusta, sanoo Well Said, Inc: n puheenjohtaja Darlene Price. ja kirjoittaja Well Said! Tuloksia tuottavat esitykset ja keskustelut (AMACOM).
”pelko, epävarmuus ja epäilys siitä, mitä pitää sanoa ja miten se pitää sanoa, estää monia mahdollisia soittajia hymyilemästä ja soittamasta”, hän sanoo. ”Toisin kuin kutoma tai sähköpostitse, jossa sinulla on ylellisyyttä editointi ja oikoluku sanoja, puhuminen puhelimessa on live reaaliajassa. Kun on sanonut jotain, sitä ei voi perua. Lisäksi et voi edes nähdä ihmisiä, joille puhut, tai arvioida heidän reaktioitaan viestiisi. Pelkäätpä kompastumista sanoihisi, avainkohtien unohtamista tai väärän Sanomista, puhelimessa puhuminen voi olla pelottavaa.”
mutta se on edelleen tarpeen useimmilla aloilla — ja työntekijöiden on osattava puhua vaikuttavasti puhelimessa.
”jos olet bisnesammattilainen, tämä on välttämätöntä monestakin syystä”, Price sanoo. ”Jos et ole jo esittää säännöllisesti puhelimitse, on hyvä mahdollisuus, että lopulta on, kun nouset läpi riveissä. Myös yhä useampi työhaastattelu ja liiketapaaminen tehdään puhelimitse, koska se on helpompaa, nopeampaa ja halvempaa kaikille mukana oleville.”
toinen syy: et koskaan saa toista mahdollisuutta tehdä suurta ensivaikutelmaa. Puhelinsoitto on usein kahden ihmisen ensimmäinen kohtaaminen etenkin työhaastatteluissa ja myyntitehtävissä. ”Tuon puhelun ensimmäiset 10-15 sekuntia voivat tehdä tai rikkoa mahdollisuutesi saada haluamasi lopputulos”, hän sanoo. ”Riippumatta siitä, kuinka älykäs, kokenut tai hyvin koulutettu olet, soittajat muodostavat kriittisiä mielipiteitä, jotka perustuvat pääasiassa sanasi ja äänensävysi yhdistelmään: siihen, mitä sanot ja miten sanot sen. Koska he eivät voi nähdä sinua puhelimessa, äänesi vaikutus välittää sanomasi ytimen ja luo heihin pysyvän vaikutuksen.”
lopulta-ja ehkä kaikkein tärkeintä-iskevästi puhuminen puhelimessa johtaa usein uralla etenemiseen, hän sanoo. ”Ralph Waldo Emerson sanoi puheen olevan valtaa.’Puheellasi voit vaikuttaa toisiin hyvän asian puolesta, olipa kyse sitten sinun palkkaamisestasi, projektisi rahoittamisesta, tuotteesi ostamisesta, ehdotuksesi hyväksymisestä, budjettisi hyväksymisestä tai aatteesi tukemisesta.”Näitä mahdollisuuksia puhua voimalla tapahtuu yhä enemmän puhelimessa. Jos et puhu suoraan, muut eivät tiedä, mitä arvoa tuot pöytään.
Kuvina: 12 vinkkiä parempaan Puhelinpalaveriin
hinta kertoo, että bisneksessä yleisin virhe puhelimessa puhuessa liittyy äänensävyyn. ”Äänensävy, joka on monotoninen, epäkohtelias, hajamielinen tai millä tahansa tavalla epäammattimainen, antaa välittömän kielteisen viestin. Puhelimessa äänesi-enemmän kuin mikään muu elementti-välittää emotionaalista asennettasi soittajaa kohtaan, joten on ratkaisevan tärkeää lähettää oikea viesti äänesi kautta.”
Multitasking on toinen yleinen virhe, hän sanoo. ”Koska kuulijat eivät voi nähdä sinua, on houkuttelevaa seurata salaa muita tehtäviä samalla, kun he yrittävät pitää puhelinkokousta. Sen lisäksi, että jäät todennäköisesti paitsi keskustelun kriittisistä kohdista, kuulijat voivat kuulla äänessäsi kiusallisia taukoja ja häiritsevän sävyn.”
toinen suuri kömmähdys: halventavan puheen käyttö. Esimerkiksi täyteaineiden ja fraasien toistuva käyttö, kuten ”um”, ”uh”, ”er”, ”kuten”, ”tavallaan”, ” tiedäthän.”Muita tapoja, jotka vaarantavat puheen selkeyden ja uskottavuuden, ovat puhuminen liian nopeasti, puhuminen liikaa, keskeyttäminen, tarkkaavaisen kuuntelemisen laiminlyöminen ja puheluun valmistautumattomuus.
mutta hyvä uutinen on, että mahdollisesti huonon puhelun muuttaminen tuottavaksi tapaamiseksi, jolla on konkreettisia tuloksia ja mitattavissa olevia tuloksia, vaatii vain muutamia yksinkertaisia tekniikoita. Tässä 12 vinkkiä kokousten optimointiin puhelimitse:
valmistaudu kokoukseen ja harjoittele avauspuheenvuoroasi. Aseta etukäteen selkeä agenda ja jaa se osallistujille, Price ehdottaa. ”Sisällytä tavoite, osallistujien nimet, sijainti, alku-ja loppuajat, luettelo käsiteltävistä aiheista sekä tulokset tai halutut toimet. Jos haluat varman innostuneen alun kokoukseen, harjoittele ääneen avauksesi äänensävyä ja sisältöä.”
Aseta johtaja. Jokainen kokous tarvitsee johtajan, hän sanoo. ”Jos et ole puhelun johtaja, muista antaa tehtävä pätevälle ehdokkaalle.”Johtaja avaa puhelun ajoissa, hallitsee aiheet ja ajan, helpottaa keskustelua, kentät Q&a, käy läpi seuraavat vaiheet ja sulkeutuu ajallaan.
käytä selkeää, miellyttävää äänensävyä, jossa on runsaasti volyymia ja hyvää ääntelyä. Kun puhut puhelimessa, äänesi on ensisijainen viestintäajoneuvo. Siksi riittävän kovaääninen ja ystävällisen mukaansatempaava puhuminen on ratkaisevan tärkeää, Price sanoo. ”Arvioidaksesi ääntäsi, yritä nauhoittaa oma puolesi puhelinkeskustelusta. Kuuntele jälkeenpäin nauhoite. Kuulostatko iloiselta vai ärsyyntyneeltä? Innostunut vai tylsistynyt? Avulias vai kärsimätön? Itsevarma vai Arka? Mumisetko vai puhutko selvästi?”
ilmoita puhelinkokouksen erityinen tarkoitus. Tervehdyksen ja tervetulotoivotuksen jälkeen ilmoita heti puhelun syy, tavoitteet ja lyhyt katsaus käsiteltäviin kohtiin. Tämä antaa tarkennuksen ja suunnan. Se osoittaa myös, että olet valmistautunut, vastuussa ja sitoutunut onnistuneeseen kokoukseen, joka tuottaa tuloksia, hän sanoo.
Käytä hyvää kehonkieltä. Price selittää, että vaikka kuulijat eivät näe sinua fyysisesti, he voivat kuulla hyvän ryhdin luomaa itseluottamusta. ”Istu suorassa kuin olisit kokouksessa kasvotusten. Kokeile myös seisaaltaan, kun puhut project vieläkin komentava luottavainen äänensävy. Ele kuin keskustelussa ja kuvittele ottavasi katsekontaktin soittajiin. Ja muista hymyillä—kuulija voi oikeasti kuulla virneen äänessäsi.”
Kuuntele aktiivisesti ja vältä keskeyttämistä. Ilmaise tarkkaavaisuutesi ”sanallisilla nyökkäyksillä”, joihin kuuluvat sellaiset lauseet kuin” tuo on mielenkiintoista”,” Oh, todella”,” Oh-huh”,” hyvä”,” ymmärrän”,” jatkakaa”,” kyllä, ymmärrän ”ja” Voisitteko kertoa enemmän…”Tee muistiinpanoja ja pidä kirjaa siitä, kuka sanoo mitäkin, Price ehdottaa. ”Ole kärsivällinen muiden puhujien kanssa äläkä sekaannu asiaan tai tee hätiköityjä johtopäätöksiä. Sitten, tehdä pohdiskelevia lausuntoja ja esittää kysymyksiä tarkistaa ja selventää, mitä kuulet.”
varmista rauhallinen ympäristö ja vältä moniajamista. Keskittymisen optimoimiseksi ja häiriöiden minimoimiseksi sulje ovi (jos sinulla on toimisto) tai järjestä tapaaminen hiljaiseen paikkaan, jossa ei ole taustamelua. Sammuta tai hiljennä mahdolliset elektroniset laitteet. ”Kiinnitä kävijöihisi niin paljon huomiota kuin olisit, jos olisit kasvotusten heidän kanssaan.”
Vältä kaiutinpuhelimia mahdollisuuksien mukaan. Ihannetapauksessa puhu suoraan puhelimen vastaanottimeen tai käytä laadukkaita kuulokkeita, Price sanoo. Vältä vastaanottimen painamista korvan ja olkapään väliin. Tämä yleensä antaa Vaimea ääni ja kantoja niskaasi. Jos kaiuttimen käyttö on ehdottoman välttämätöntä, varmista, että laitat sen mahdollisimman lähelle puhujia ja kehotat kaikkia puhumaan, jotta soittajat voivat kuulla kaikki kommentit. ”Tärkeintä on varmistaa hyvä äänenlaatu. Huonosti sijoitettu vastaanotin, liian pitkä etäisyys kaiuttimesta tai huono yhteys voivat pilata puhelun. Vahvista puhelun alussa kuuntelijoille, että sinulla on hyvä yhteys ja että kaikki kuulevat selvästi.”
jos joudut laittamaan jonkun jonoon, Kysy lupa ja selitä syy. ”On epäkohteliasta panna joku jonoon äkillisesti kertomatta syytä”, hän sanoo. ”Älä myöskään koskaan jätä ketään odottamaan yli 15-20 sekuntia tarjoutumatta soittamaan hänelle takaisin.”
valitse sanasi huolellisesti. Kun puhut puhelimessa sen sijaan, että kasvotusten, sanat itse kuljettaa suurempi vaikutus, koska kuuntelija ei ole sanaton vihjeitä tarjota merkitystä. Siksi on erityisen tärkeää valmistautua ja harjoitella puhepisteitä etukäteen, Price sanoo. ”Vältä myös epäselvyyksiä, slangia, herjauksia ja jargonia. Pidä kieli ja sävy positiivisena, kutsuvana ja pirteänä.”
tunnista itsesi ennen kuin puhut ja neuvo muita tekemään samoin. ”Vältä arvausleikkejä”, hän sanoo. ”Älä oleta, että kaikki tunnistavat äänesi. Tunnista itsesi joka kerta, kun puhut—tai ainakin kolme tai neljä ensimmäistä kertaa, kunnes äänesi on vakiintunut ja helposti tunnistettavissa.”Samoin rohkaise kaikkia vierailijoita ilmaisemaan henkilöllisyytensä. Jos joku puhuu tunnistamatta itseään, toista asia kysymällä: ”kuka on puhuja, kiitos?”
suoria kysymyksiä ja kommentteja muille nimeltä. Kun olet kasvotusten, voit käyttää silmiäsi ja kehonkieltä merkitäksesi tietyn henkilön vastaamaan kysymykseesi tai kommenttiisi, Price sanoo. Mutta kun olet puhelinkonferenssissa, puhuttele henkilöä nimeltä. ”Ja jos haluat vastauksen viimeiseen sanaasi, vältä kysymästä:’ onko huomautettavaa?”Sen sijaan ohjaa tiettyjä henkilöitä vastaamaan järjestyksessä:’ Jeff ja Alice, tiedän, että teillä on paljon kokemusta tältä alalta. Jeff, aloitetaan ideoistasi.””
yrityksen näkökulmasta ”huonon” puhelinkokouksen ensisijaiset seuraukset ovat ajan, rahan ja tuottavuuden menetys, Price päättelee. Yksilön näkökulmasta katsottuna, jos satut olemaan ’huonon’ puhelinkokouksen isäntä, maineesi johtajana ja johtajana voi vaarantua. ”Jokaisella työntekijällä on vastuu olla hyvä taloudenhoitaja työnantajansa ajasta ja rahasta—tämä alkaa kokousten suunnittelusta ja järjestämisestä, jotka tuottavat mitattavia tuloksia työkavereille ja yritykselle.”
kuvina: 12 vinkkiä parempaan puhelinkokoukseen
Seuraa minua Twitterissä, Forbesissa ja Google+: ssa.