A menos que tenga almacenamiento ilimitado en su hogar u oficina, es posible que se pregunte si realmente necesita conservar todos sus documentos y, de ser así, por cuánto tiempo. No hay una respuesta única para todos. La duración depende del tipo de documento y de los gastos o eventos relacionados. Antes de encender la trituradora, aquí hay algunas pautas generales con respecto a la retención de documentos relacionados con las transacciones de bienes raíces.
La Regla empírica del IRS
El IRS establece que debe conservar las declaraciones de impuestos y los documentos de respaldo durante al menos tres años después de presentar la declaración. ¿Por qué? El estatuto de limitaciones (la cantidad de tiempo que el IRS tiene para auditarlo o la cantidad de tiempo que puede enmendar su declaración) generalmente es de tres años. Sin embargo, las reglas cambian de tres años si usted (1) conserva los documentos de respaldo durante seis años si reportó ingresos por debajo del 25% de los ingresos brutos que se muestran en su declaración; o (2) si no se presenta ninguna declaración o hay fraude, el estatuto permanece abierto indefinidamente. Los expertos financieros recomiendan que conserve sus documentos por un mínimo de siete años después de que se presente su declaración.
Documentos para propietarios de viviendas
Documentos para conservar mientras usted o su cónyuge sean propietarios de la propiedad
- Escrituras de propiedad
- Convenios, códigos y restricciones de asociaciones de condominios
- Recibos y facturas de mejoras de capital
- Informes de inspección de viviendas
Documentos para conservar hasta que expire su garantía o póliza
- Contratos de servicio y garantías del hogar
- Pólizas de seguro de vivienda
- Recibos de reparación del hogar
Documentos para conservar indefinidamente
- Registros de hipotecas pagadas (certificado de satisfacción o liberación de gravámenes)
- Declaraciones de cierre (declaración de liquidación o hoja de liquidación HUD-1)
- Lista de bienes del hogar
Documentos a retener hasta que expire el plazo de prescripción (generalmente tres años después de la fecha de vencimiento de la declaración)
- Declaraciones de impuestos
- Declaraciones de cierre
- Pagos de impuestos sobre la propiedad (conserve las facturas de impuestos y los cheques cancelados)
- Recibos y facturas de mejoras de capital
- Formulario 1098 Declaraciones de intereses hipotecarios
- Formulario 1099-S Ganancias de Transacciones de Bienes Raíces
- Prueba de que su casa fue su residencia principal durante al menos dos de los cinco años anteriores (por ejemplo, facturas de servicios públicos, registros de votantes, declaraciones de impuestos anteriores)
- Registros de empleo para ayuda interna (por ej., Formulario W-2, Formulario W-4, estados de pagos y beneficios) mantenga todos los registros de impuestos laborales durante al menos cuatro años después de presentar el Cuarto trimestre del año
Documentos para Inversiones Inmobiliarias
Documentos para conservar mientras sea propietario de la propiedad
- Escrituras de propiedad
- Tasaciones o valoraciones utilizadas para determinar la depreciación
- Recibos y facturas de mejoras de capital
- Recibos de reparaciones y mantenimiento
- Recibos de pago de seguros
Documentos que debe conservar hasta que expire su póliza o contrato
- Pólizas de seguro
- Contratos de arrendamiento de inquilinos
Documentos para retener indefinidamente
- Acuerdos de asociación o LLC para inversiones en bienes raíces
- Declaraciones de cierre (también conocidas como declaración de liquidación o hoja de liquidación HUD-1)
Documentos varios
Documentos para conservar mientras usted o su cónyuge sean propietarios de la propiedad
- Contratos de venta y escrituras originales de los propietarios de una vivienda recibida como regalo
- El valor justo de mercado de las propiedades heredadas en la fecha de cualquier regla para el uso del hogar por parte de los herederos
- Decretos de divorcio con cláusula de venta de la casa
Documentos para retener hasta su actualización
- Testamentos y fideicomisos de propiedad
Requisitos Estatales de retención de documentos
La guía anterior sigue las pautas del IRS. Al determinar por cuánto tiempo conservar sus documentos, no se olvide de investigar los requisitos de retención de registros tributarios de su estado. Hay algunos estados donde el estatuto de limitaciones es más largo que el del IRS.
La Forma en que Almacena Sus Documentos Es igual de Importante
Cuando se trata de archivar documentos, considere cómo los almacenará de forma segura. Los documentos se pueden almacenar tradicionalmente en papel, digitalmente o en combinación.
Almacenamiento en papel
Almacenar documentos en papel puede parecer redundante en el mundo digital actual, pero hay razones para considerar esta opción. Una copia en papel es una buena copia de seguridad en caso de pérdida de datos. Los documentos deben guardarse en un armario ignífugo cerrado o en una caja de seguridad.
Almacenamiento digital
También puede escanear y almacenar sus documentos digitalmente. Muchas empresas ofrecen almacenamiento basado en la nube donde puede acceder fácilmente a todos sus archivos. Después de cargar sus documentos, triture las copias en papel que no necesite.
Asegúrese de que todas las partes relevantes conozcan dónde se almacenan los documentos y cómo acceder a ellos. Y siempre consulte con su contador y / o abogado al crear una política de retención de registros. Los requisitos legales pueden diferir en ciertas circunstancias y deben tenerse en cuenta al crear una política.