Tipos de Comunicación

La comunicación es el proceso de pasar información y comprender la misma de una persona a otra. Por lo tanto, la comunicación significa comprender información, hechos u opiniones de alguien.

La comunicación puede ser de varias formas, puede clasificarse de la siguiente manera:

1. Sobre la base de la Estructura Organizativa
2. Sobre la base de la Dirección
3. Sobre la base de los modos de Expresión

Tipos de Comunicación

1. Comunicación Formal
2. Comunicación Informal
3. hacia Abajo Comunicación
4. hacia Arriba de la Comunicación
5. Comunicación Horizontal
6. Diagonal de Comunicación
7. Comunicación No Verbal
8. Comunicación Verbal
9. Comunicación Oral
10. Comunicación Escrita

1. Estructura Organizativa
   • Comunicación Formal
   • La Comunicación Informal
2. Dirección
   • Hacia Abajo Comunicación
   • Hacia Arriba De La Comunicación
   • Comunicación Horizontal
   • Diagonal De Comunicación
3. El modo de Expresión
   • la Comunicación No Verbal
   • Comunicación Verbal
     1. Comunicación Oral
     2. Comunicación Escrita

Sobre la base de la Estructura Organizativa

En la estructura de la organización de comunicación empresarial, hay dos tipos de comunicación:

• Comunicación formal
• Comunicación informal

Comunicación formal

La comunicación formal es un flujo de información a través de canales formalmente establecidos en una organización. Este tipo de comunicación puede ser oral o escrita.

• Controlado principalmente por gerentes
• Es de naturaleza jerárquica y asociado con la relación superior y subordinada
• Generalmente vinculado con el estatus formal y las posiciones de una persona
• Puede ser ascendente, descendente y horizontal.

Ventajas de la comunicación formal

• Sigue el principio de unidad de mando
• El flujo ordenado de información y sistemático
• Ayuda a fijar responsabilidades para una mejor eficiencia
• Los gerentes tienen control total de la naturaleza y la dirección de la comunicación
• Ayuda a mantener la relación de autoridad
• El flujo de instrucción es muy específico, claro y definido.
• Útil para mantener contacto directo con subordinados.

Desventaja de la comunicación formal

• Es un proceso que consume mucho tiempo
• Carece de contactos y relaciones personales
• Puede ser resistido y distorsionado
• Retrasa el mensaje de comunicación debido al procedimiento formal
• Obstruye la circulación libre, fluida y precisa de la información

Comunicación informal

La comunicación informal se refiere a la comunicación basada en relaciones personales. Es un tipo de comunicación no estructurada, no oficial y no planificada.

• No sigue los canales formales establecidos por la gerencia
• A menudo fluye entre amigos e íntimos y se relaciona con asuntos personales en lugar de «posicionales».
• No puede demostrarse en el gráfico y no está regulado por normas y procedimientos formales.

La comunicación informal es el resultado de la interacción social y satisface el deseo natural de las personas de comunicarse entre sí. La comunicación informal es útil para contrarrestar los efectos de la fatiga y la monotonía en el trabajo y sirve como fuente de información relacionada con el trabajo.

También se conoce como comunicación de vid. La comunicación del vino de uva contiene información no oficial. No es una fuente confiable de comunicación. Los gerentes deben tener mucho cuidado con dicha comunicación.

Ventajas de la comunicación informal

• Es un canal de comunicación flexible y confiable
• Crea cooperación mutua
• Puede funcionar como una ayuda valiosa para comunicar las reglas, los valores y la moral de la organización
• Es útil para construir el trabajo en equipo en la organización
• Proporciona retroalimentación efectiva al gerente
• Complementa la comunicación formal
• Crea relaciones públicas exitosas en la organización
• Si se implementa de manera eficiente, conducirá al éxito

Desventajas de la comunicación informal

• Crea malentendidos e incertidumbre
• Debido a las diferentes percepciones de las personas involucradas en el susurro, las interpretaciones en cadena de la información pueden cambiar
• Es difícil creer en la información ya que no se puede identificar su fuente
• A veces conduce a fugas de información secreta
• La información que pasa a través de él es inexacta y distorsionada
• Es difícil de controlar ya que su flujo y dirección no se pueden verificar

Sobre la base de Dirección

Sobre la base de direcciones, la comunicación puede ser de cuatro tipos de comunicación:

1. Comunicación descendente
2. Comunicación Ascendente
3. Comunicación horizontal
4. Comunicación Diagonal

Comunicación descendente

La comunicación que tiene lugar de superiores a subordinados en una cadena de mando se conoce como comunicación descendente.

Este tipo de comunicación puede consistir en pedidos, instrucciones, políticas, programas, etc. Puede ser escrito o verbal.

En este tipo de comunicación se inducen los siguientes mensajes:

• Confirmación de desempeño
• Asignación de trabajo y direcciones
• Órdenes, orientación y responsabilidades
• Tipo de información ideológica
• Procedimiento y prácticas de organización.

Ventajas de la comunicación descendente

• Es útil para controlar al subordinado
• Explica los planes y políticas de la organización a los empleados.
• Es una herramienta para delegar autoridad
• Es útil vincular a los empleados a un nivel diferente
• Fomenta la efectividad de la comunicación ascendente a través de la retroalimentación
• Ayuda a preparar a las personas para introducir cambios

Desventajas de la comunicación descendente

• Tiende a promover la comunicación unidireccional
• Lleva mucho tiempo porque la información pasa a través de varios niveles
• A veces, un gerente puede filtrar la información o retener parte de la información debido al temor de que desagradable
• A medida que la comunicación lleva tiempo, a veces el mensaje se vuelve ineficaz y puede perder importancia

Comunicación ascendente

Cuando los mensajes se transmiten de abajo a arriba de la jerarquía organizativa, se conoce como comunicación ascendente.

La función principal de la comunicación ascendente es suministrar información a la alta dirección. Es esencialmente de naturaleza participativa y solo puede florecer en un entorno organizativo democrático. Puede ser en forma de informe de progreso, sugerencias, quejas, quejas, etc.

Ventajas de la comunicación ascendente

• La gerencia puede usar la retroalimentación de manera efectiva en su plan y procedimientos
• Ayuda a los subordinados a comunicar sus puntos de vista a la alta gerencia
• Apoya ideas y sugerencias innovadoras
• Apoyo en armonía y cooperación mutua entre la gerencia y los subordinados
• Los gerentes son capaces de evaluar el impacto de la comunicación

Desventajas de la comunicación ascendente

• El subordinado solo proporciona información favorable a la alta dirección
• Se puede desaconsejar debido a la falta de respuesta adecuada de la alta dirección
• Se necesita mucho tiempo para pasar el mensaje a un nivel superior
• Posibilidad de manipulación deliberada de la información para alcanzar objetivos personales.
• Existe la amenaza de que el superior pueda reaccionar negativamente

Comunicación horizontal

Cuando la comunicación tiene lugar entre dos o más personas que trabajan en los mismos niveles, se conoce como comunicación horizontal.

Este tipo de comunicación tiene lugar principalmente durante una reunión de comité o conferencias. El objetivo principal de esta comunicación es establecer una coordinación interdepartamental.

Ventajas de la comunicación horizontal

• Ayuda a evitar la duplicación de trabajo
• Resuelve conflictos entre departamentos
• Facilita el establecimiento de la coordinación entre diferentes departamentos de la organización
• El proceso de comunicación se computa sin problemas sin ninguna barrera.
• Ayuda a mantener el apoyo social y emocional entre el grupo de compañeros.

Desventajas de la comunicación horizontal

• Hay una falta de motivación para comunicarse
• Generalmente, ocultan información debido a la rivalidad entre ellos
• Carece de autoridad

Comunicación Diagonal

La comunicación diagonal es un intercambio de información entre las personas en un nivel diferente a través de las líneas departamentales.

Este tipo de comunicación se utiliza para difundir información a diferentes niveles de una organización para mejorar la comprensión y la coordinación con el fin de alcanzar los objetivos de la organización.

Por lo tanto, cuando las personas que no trabajan en el mismo departamento ni tienen un nivel similar se comunican, se dice que es comunicación diagonal. Atraviesa todos los niveles de la estructura organizativa.

Ventajas de la comunicación diagonal

• Aumenta la eficacia organizativa
• Facilita el cambio organizacional
• Crea integridad y armonía en la organización
• Ayuda a acelerar la acción y ahorrar tiempo

Desventajas de la comunicación diagonal

• Viola el principio de unidad de mando
• Es una forma de comunicación no sistemática.

Sobre la base del Modo de Expresión

1. Comunicación no Verbal
2. Comunicación verbal

Comunicación no verbal

La comunicación a través de expresiones, gestos o posturas es comunicación no verbal. Se refiere al flujo de información, a través de expresiones faciales, tono de voz y otros movimientos corporales.

En otras palabras, es un tipo de comunicación que no son palabras. Transmite el sentimiento, las emociones, la actitud de una persona hacia otra. Una persona puede comunicar sus sentimientos a los demás de forma rápida y económica mediante el uso de una forma de comunicación no verbal. Esto no requiere el uso de palabras, ya que una persona puede expresar sus sentimientos mediante su lenguaje corporal.

Algunos aspectos importantes de la comunicación no verbal son:

• Lenguaje Corporal: Postura, Gesto, Contacto Visual, Silencio, etc.
• Proximidad: Espacio (espacio íntimo, espacio público), Tiempo, Entorno, etc.
• Idioma Para: Voz, Volumen, Pausa, Tono, estrés adecuado, etc

Ventajas de la comunicación no verbal

• Es una fuente de información confiable
• El mensaje se puede transmitir rápidamente
• Es una forma económica de comunicación
• Crea una mejor comprensión

Desventajas de la Comunicación no verbal

• Las expresiones y los gestos son vistos por cualquiera, por lo que carecen de secreto.
• Crea malentendidos debido a la falta de comprensión de los gestos
• Requiere la presencia física de ambas partes
• No se puede transmitir un mensaje largo y detallado
• El significado de los gestos cambia de acuerdo con el tiempo y el lugar, por lo que es difícil de comprender universalmente
• No hay prueba escrita en caso de cualquier disputa en el futuro.

Comunicación verbal

La comunicación verbal es un intercambio de información por palabras escritas u orales. La comunicación verbal consiste en hablar, escuchar, escribir, leer, etc. Es el modo de comunicación más preferido.

Puede ser de dos tipos de Comunicación Verbal:

1. Comunicación oral
2. Comunicación escrita

Comunicación oral

Cuando un mensaje se expresa a través de palabras habladas, puede ser a través de conversaciones cara a cara o con la ayuda de un modo electrónico como teléfono, teléfono celular, etc.

También puede ser en forma de conversación informal,discusiones de grupo, reuniones, etc. Es un medio más eficaz de intercambio de información porque el receptor no solo escucha el mensaje, sino que también observa los gestos físicos del hablante.

Ventajas de la comunicación oral

• La comunicación oral es útil para proporcionar un buen liderazgo
• Proporciona una oportunidad de participar en todos los miembros en la toma de decisiones
• Ahorra tiempo y el alcance del mensaje al receptor muy rápidamente
• Es una fuente económica de comunicaciones
• Es más eficaz ya que se puede observar el lenguaje corporal junto con la audición del mensaje
• La reacción se puede recibir de forma fácil y rápida
• El mensaje se puede transmitir claramente porque, en caso de confusión, el se pueden solicitar aclaraciones de inmediato.

Desventajas de la comunicación oral

• Requiere la presencia de ambas partes, es decir, emisor y receptor
• El mayor inconveniente de este tipo de comunicación es la falta de pruebas, por lo que no tiene validez legal
• No es adecuado cuando los mensajes son largos
• No proporciona tiempo suficiente para pensar antes de transmitir el mensaje
• Implica un alto costo si ambas partes están a distancia, lugar 6. El mensaje puede ser distorsionado.

Comunicación escrita

Cuando las opiniones se intercambian en forma escrita, en lugar de por palabras habladas, se conoce como comunicación escrita.

Puede expresarse a través de gráficos, imágenes y diagramas. Incluye periódicos, informes, cartas, circulares, revistas, etc. Al usar la comunicación escrita, las palabras deben seleccionarse con mucho cuidado porque los mensajes enviados no se pueden alterar. es de naturaleza formal y no puede pasarse por alto.

Ventajas de la comunicación escrita

• Proporciona una referencia futura: se convierte en un registro permanente y beneficioso para formular nuevas políticas.
• Es preciso. No es probable que se produzcan errores, ya que está abierto a la verificación y se puede verificar su autenticidad.
• no requiere la presencia física de ambas partes.
• Garantiza la transmisión de información de manera uniforme
• Es útil para transmitir información compleja y facilita la asignación de responsabilidades
• Generalmente elimina conflictos y malentendidos
• Facilita transmitir un mensaje a un gran número de personas al mismo tiempo
• La comunicación escrita es aceptable como documento legal.

Desventajas de la comunicación escrita

• Es una forma de comunicación que consume tiempo y dinero
• Carece de secreto porque el mensaje pasa a través de varias manos, por lo tanto, se dice que es un arma de doble filo
• No es útil en circunstancias de emergencia
• No tiene posibilidad de alterar los mensajes transmitidos
• No es posible obtener retroalimentación inmediata
• Se vuelve poco impresionante si está mal redactado
• Puede interpretarse de manera incorrecta
• Requiere formalidades innecesarias.

Notas de Comunicación comercial

(Haga clic en el tema para Leerlas)

Referencia

1. Murphy, Hildebrandt (1991), Effective Business Communication, McGraw Hill, Nueva York.
2. Comunicación comercial: «K. K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
3. Comunicación empresarial: «M. K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
4. Elementos esenciales de la Comunicación Empresarial: Rajendra Pal, J. S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.

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