RFP de software: Todo lo que necesita saber

Cómo responder a una RFP de software

Para las empresas de tecnología, responder a las RFP de software es un proceso familiar. Sin embargo, si se siente frustrado porque sus esfuerzos de solicitud de propuestas toman demasiado tiempo y no están dando sus frutos, puede ser el momento de un nuevo enfoque.

En primer lugar, verifique que su proceso siga las mejores prácticas de la propuesta. Luego, afine cada parte de su propuesta, desde el resumen ejecutivo hasta la presentación final.

Mejores prácticas del proceso de propuesta

Decida pujar o no pujar

Una razón común por la que su tasa de ganancias puede ser baja es porque está pujando en RFP que no encajan bien. Cuando se trata de RFP de software, a menudo, el comprador lo quiere todo, pero no sabe exactamente lo que necesita. En consecuencia, es difícil determinar si tiene una buena oportunidad de ganar el negocio.

Por lo tanto, antes de comenzar a crear la propuesta, revise cuidadosamente el alcance y los requisitos técnicos. A continuación, haga una lista de preguntas de seguimiento para comprender qué características y funcionalidades son determinantes. Con esta información, tendrás discusiones más efectivas para pujar o no pujar.

Descargue esta lista de verificación útil para guiar sus discusiones sobre si pujar o no pujar.

Optimice su propuesta planificación de proyectos

Con demasiada frecuencia, los tiempos de entrega de propuestas de software son ajustados. El cliente tiene una necesidad urgente, pero también quiere hacer una inversión inteligente. Sin una estrategia de gestión de proyectos establecida, se produce el caos y la confusión.

Hay varias formas probadas de organizar el equipo y el proceso de su propuesta. Por ejemplo, pruebe con una matriz RACI. Debido a que detalla a los miembros del equipo y sus funciones, todos saben qué esperar y qué pasos seguir. Alternativamente, puede crear una línea de tiempo de propuesta o un gráfico de Gantt para realizar un seguimiento de la sincronización de las tareas.

Revise el contenido de su propuesta anterior

Generalmente, las RFP de software hacen muchas de las mismas preguntas. En lugar de reescribir las respuestas para cada solicitud de propuestas, utilice el contenido de su propuesta anterior como plantilla para respuestas futuras. La mejor manera de guardar y encontrar respuestas comunes cuando las necesite es crear una biblioteca de conocimientos de propuestas o un repositorio de contenido.

Algunos equipos administran su contenido manualmente en una hoja de cálculo o documento de Word. Si bien este enfoque es mejor que comenzar las respuestas desde cero, la información se desorganiza y anticuada rápidamente. En consecuencia, muchos equipos de propuestas utilizan programas informáticos de gestión de propuestas para la gestión de los conocimientos. El software de respuesta a solicitudes de propuestas permite la colaboración y la automatización de propuestas al identificar las preguntas a las que ya ha respondido y sugerir la respuesta adecuada.

Facilite las cosas a sus expertos en la materia

Los expertos en la materia (PYMES) deben hacer malabarismos con su función de tiempo completo, así como con las tareas de propuesta. No hace falta decir que es un gran trabajo y no siempre es fácil para ellos responder a las RFP de inmediato. Cuando tienes que enviar correos electrónicos de seguimiento y gestionar los retrasos, es fácil frustrarte. Sin embargo, puede hacer que el proceso de propuesta sea un poco más fácil para todos.

Si bien es probable que encuentre nuevas preguntas, use su biblioteca de conocimientos para completar la mayor parte de la propuesta posible. Por ejemplo, hasta el 80 por ciento de las RFP de SaaS se completan mediante la automatización de propuestas y son revisadas por el gerente de propuestas antes de involucrar a nuestras PYMES. Este enfoque significa una carga más ligera para ellos y respuestas más rápidas para usted.

Revisión y revisión de propuestas

Ahora es el momento de reunir todo. Revisa tu propuesta de principio a fin. ¿Es completo y compatible? ¿Todas las respuestas funcionan juntas? ¿El tono y el estilo se parecen a tu marca? Por último, ¿hay errores tipográficos, errores gramaticales o contradicciones? Puede parecer intrascendente, sin embargo, los detalles importan. Y, los pequeños errores pueden causar una gran impresión.

Aprobación final y envío

El último paso en el proceso es obtener la aprobación final de su aprobador ejecutivo. Una vez que tenga su sello de aprobación, asegúrese de enviar la propuesta a tiempo y de acuerdo con los requisitos de presentación.

Cómo mejorar cada parte de su propuesta de software

Cuando compite con soluciones de software similares, es importante que su propuesta sea memorable. Lo mejor para hacerlo es utilizar cada parte de la propuesta para un propósito específico.

Eleve su resumen ejecutivo

Piense en su resumen ejecutivo como su introducción al comprador. No todos los que reciben su propuesta la leerán a fondo. Sin embargo, es probable que revisen su resumen ejecutivo. Por lo tanto, debe hacer que valga la pena. Su resumen ejecutivo debe explicar las formas más impactantes en que ayudará al cliente a alcanzar sus objetivos, explorar sus diferenciadores clave y no tener más de una página.

Descarga esta plantilla para que tu resumen ejecutivo sea impresionante (y fácil).

Carta de presentación de RFP

Si el resumen ejecutivo es la introducción, la carta de presentación de RFP es el chat amistoso que sigue. De hecho, la carta de presentación crea una conexión. Sea conversacional, accesible y agregue un poco de personalidad para que sea memorable. Además, es importante expresar su comprensión de las necesidades del cliente, contar una historia de éxito y compartir su visión para el futuro de su asociación.

Inspírate descargando esta plantilla de carta de presentación de RFP.

Domine su mensajería

Las respuestas de RFP de software para ganar requieren un equilibrio complicado entre experiencia técnica y mensajería accesible. Si bien desea transmitir su experiencia, tenga cuidado de no alienar a sus evaluadores de solicitudes de propuestas. Recuerde que debe tener en cuenta a su usuario promedio y hablar de una manera que pueda entender.