¿Qué Tipos de Documentos Comerciales se deben Triturar?

Los propietarios inteligentes de pequeñas empresas saben lo importante que es proteger la información confidencial y mantenerla fuera de las manos equivocadas. Eso significa tener sistemas en su lugar para asegurarse de que los archivos y registros digitales estén seguros y protegidos. Igual de importante, por supuesto, es cómo maneja todo el papel que pasa por su lugar de trabajo, y a dónde va cuando ya no es necesario.

Incluso en nuestro mundo conectado en línea, todavía se intercambia mucha información en formatos físicos. Simplemente tirarlo en el contenedor de reciclaje sin tomar medidas para proteger la información que revela es una invitación para que los ladrones de datos hagan su trabajo sucio.

He aquí un vistazo a algunos de los diferentes tipos de documentos que debe estar seguro de que está triturando o destruyendo.

Cualquier cosa que pueda usarse para el robo de identidad

Ya sea que revelen información personal sobre un empleado o un cliente, los documentos que contengan información que pueda usarse para el robo de identidad son una obviedad para la trituradora. Piense en registros de nómina para su personal, copias de identificaciones con foto o información de tarjeta de crédito y domicilio para sus clientes. Si crees que algo escrito o impreso en un pedazo de papel es lo menos sensible, no tiene sentido no triturarlo.

Documentos relacionados con la banca, las finanzas y los impuestos

Ya se trate de registros de nómina, presupuestos anuales, declaraciones de impuestos y auditorías antiguas, o estados de cuentas bancarias y cheques anulados, no querrá que este tipo de documentos estén intactos dentro de un contenedor de basura o un contenedor de reciclaje. Si tienes papel con detalles financieros de cualquier tipo, incluso información caducada, ¡no pagues el precio de la eliminación descuidada! Envíalo a la trituradora y mantén a todos a salvo.

Documentos con detalles confidenciales sobre su negocio

Proteja el arduo trabajo que está haciendo su pequeña empresa al desechar adecuadamente todos los documentos que contienen información de propiedad que podría beneficiar a sus competidores. Esto significa archivos relacionados con la investigación y el desarrollo de nuevos productos e ideas, o planes y propuestas para proyectos futuros. Otros documentos en esta categoría incluyen todo lo relacionado con informes y pruebas internas, fórmulas exclusivas, incluso manuales de entrenamiento y operación.

Documentos relacionados con la salud y los recursos humanos

Cualquier registro médico de su personal o clientes debe tratarse con la sensibilidad que se merecen. Lo mismo ocurre con los elementos relacionados con el personal, ya sean currículums y solicitudes, informes disciplinarios o evaluaciones de rendimiento y revisiones de empleados. Proteja el derecho de todos a la privacidad asegurándose de que los documentos de esta descripción se traten antes de su eliminación.

Documentos legales y contratos

Aquí hay una regla general muy simplista que podría ahorrarle un serio dolor de cabeza más adelante: si un abogado estuvo involucrado con un documento, asegúrese de que se deshaga de él correctamente. No querrá perder el tiempo con documentos legales, contratos o cualquier cosa similar, así que tenga cuidado y envíelos a la trituradora cuando esté seguro de que ya no los necesita.

Información y facturas de seguros

Los registros relacionados con el seguro de su pequeña empresa y su contenido siempre deben destruirse, no desecharse. Lo mismo ocurre con las facturas de servicios públicos antiguas o cualquier otra cosa relacionada con su lugar de trabajo, como las facturas de Internet y el servicio de teléfono celular. Dichos documentos suelen contener números de cuenta y detalles de dirección, que siempre deben mantenerse en privado.

¿Necesita un lugar para tratar sus documentos confidenciales? Las tiendas de UPS en todo Canadá ofrecen servicios de trituración seguros impulsados por Iron Mountain, lo que le permite deshacerse de documentos personales y comerciales de la manera correcta. Póngase en contacto con su ubicación más cercana para obtener más detalles.