La información necesita contexto, y necesitamos proporcionar ese contexto de una manera que no agote a los usuarios, sino que los apoye. Esto significa que debemos aprovechar al máximo las tecnologías de reconocimiento y análisis para optimizar y automatizar la forma en que desarrollamos ese contexto.
Una de estas herramientas son los metadatos. Los metadatos ofrecen beneficios significativos en términos de entender la información de nuevas maneras y de poder aprovechar esa inteligencia para impulsar la innovación y la experiencia del cliente.
¿Qué son los Metadatos?
No hay una definición de» Metadatos » que sea internacional y universalmente aceptada, sino que hay muchas definiciones o descripciones similares que en su mayoría cubren los mismos puntos. Debe adoptar el más adecuado y relevante para el contexto de sus actividades de gestión de la información y la organización en la que trabaja.
El Estándar de Gestión de Registros ISO 15489 proporciona esta definición simple:
» Datos que describen el contenido, el contenido y la estructura de los registros y su gestión a través del tiempo.»
El Departamento de Defensa de los Estados Unidos tiene una definición de metadatos en su estándar DoD 5015.2, que también es similar a las normas ISO, a saber:
«Datos que describen datos almacenados: es decir, datos que describen la estructura, los elementos de datos, las interrelaciones y otras características de los registros electrónicos.»
Esto ilustra varios de los otros propósitos de los metadatos en los sistemas de Gestión Electrónica de Registros (ERM).
Finalmente, NISO, la Organización de Estándares Nacionales de Información de los Estados Unidos, define los Metadatos como:
» Información estructurada que describe, explica, localiza o facilita la recuperación, el uso o la administración de un recurso de información.»
Observe las similitudes y diferencias en estas definiciones y piense en cómo se relacionan con el contexto de su propio trabajo. Los metadatos a menudo se llaman datos sobre datos o información sobre información.
¿Cuál es el Valor Empresarial de los Metadatos?
El valor principal de los metadatos viene con la forma en que se alinean y apoyan las metas y objetivos empresariales específicos. Estas son algunas de las formas en que los metadatos aportan valor al negocio:
- Clasificación: los metadatos desempeñan un papel clave en la clasificación u organización de la retención de contenido: los metadatos se pueden utilizar para realizar un seguimiento de cosas como las fechas asociadas a la programación de registros asociada de un documento.
- Seguridad de la información: Los metadatos se pueden usar para marcar una configuración de seguridad, validar los derechos de acceso y edición y, por lo tanto, controlar la distribución.
- Experiencia del cliente: Los metadatos también se pueden utilizar como una forma de capturar la calificación del contenido de los usuarios, por ejemplo, indicando que el contenido es «valioso o «inútil» o incluso «anticuado».»
- «Encontrabilidad» de la información: Los metadatos son extremadamente valiosos como mecanismo de mejora de la búsqueda y la recuperación, ya que permiten a los usuarios dirigir una consulta a un campo determinado, como el autor, el tema, la fecha, etc.
Los metadatos son una parte importante de las fases de captura, creación y organización de contenido del ciclo de vida del contenido. Si los metadatos asociados no se capturan al mismo tiempo que el contenido, creará rápidamente una colección de contenido que es difícil de administrar, encontrar y recuperar.
En resumen, los metadatos son una de las bases para gestionar la información de manera eficiente y eficaz.