El potencial de Excels es bien conocido en el mundo de los negocios. De hecho, Excel ha crecido hasta convertirse posiblemente en la herramienta de uso múltiple más prominente disponible.
El programa de hojas de cálculo se ha desarrollado para almacenar, analizar, organizar, informar y visualizar datos. Excel es un programa de software que puede realizar tareas de negocios simples y complejas. No es de extrañar que se describa como el elemento básico de los negocios.
El Excel actual se puede combinar con otras aplicaciones de Microsoft Office como Word, Outlook, PowerPoint y otras plataformas, proporcionando potentes combinaciones y posibilidades ilimitadas. Con su interfaz simple, Excel no solo es útil en diferentes industrias, sino también en diferentes departamentos dentro de su negocio.
Repasemos seis usos principales de Excel en los negocios, que se describen a continuación. Tenga en cuenta que no hay un orden particular para esto.
Análisis de negocios
Excel es fundamental para el análisis y la planificación de negocios.
Los datos, fórmulas y cálculos recopilados en la hoja de cálculo pueden guiar las acciones, la toma de decisiones y ayudar a encontrar soluciones a problemas complejos.
Las empresas utilizan Excel para traducir los datos recopilados en información y conclusiones clave. El rendimiento del negocio pasado o los datos de los clientes se manipulan para tomar una decisión específica y comparar tendencias. Los datos también pueden incluir tráfico del sitio web, gastos en suministros, ventas de productos, seguimiento de gastos, reclamaciones de seguros, etc.
En otras palabras, los analistas de negocios profesionales convierten los datos en informes útiles para informar su proceso de toma de decisiones. Estas decisiones pueden incluir estrategias de inversión como la asignación de activos, la financiación o el establecimiento de presupuestos.
Por ejemplo, un informe de rentabilidad podría mostrar dónde está perdiendo dinero la empresa. Además, se pueden analizar y comparar diferentes tendencias estadísticas para pronosticar, planificar y tomar decisiones clave.
Excel tiene amplias capacidades analíticas y buenas funcionalidades de generación de informes, que pueden ayudar a los analistas de negocios a extraer información valiosa de la base de datos.
Gestión de operaciones
Excel tiene un papel esencial en la gestión de operaciones de fabricación o servicio.
Las operaciones comerciales implican la gestión tanto estratégica como cotidiana de la producción de bienes o servicios, desde el diseño de productos hasta la logística. Por ejemplo, el seguimiento del inventario; las empresas pueden confiar en Excel para controlar el flujo de inventario y mantener el sistema funcionando sin problemas.
Debido a la complejidad de la gestión de operaciones, las grandes corporaciones utilizan otro software sofisticado para eliminar errores humanos y ahorrar tiempo.
Sin embargo, las pequeñas empresas o startups tienden a usar MS Excel porque todavía puede manejar muchas tareas relevantes, como administrar horarios y horarios, transacciones con proveedores y clientes, y fechas críticas, etc. Además, Excel es una opción confiable y asequible para iniciar un negocio.
Gestión de personas
Las empresas son conscientes de que la funcionalidad de Excel está por encima de las cifras y la computación.
Excel es una herramienta poderosa cuando se trata de administrar personas, y las personas son el activo. Las hojas de cálculo de Excel se utilizan para almacenar, mantener y recuperar información personal. Es una excelente manera de organizar y hacer un seguimiento de la información sobre empleados, prospectos, clientes, seguidores y asistentes a la capacitación.
Esto significa que se pueden exportar y administrar grandes cantidades de datos en Excel. Las hojas de cálculo se pueden usar para registrar información individual, como nombre, correo electrónico, dirección, fecha de inicio, horarios de trabajo, tiempo de vacaciones, último contrato, estado de suscripción y más.
La gestión de recursos humanos puede beneficiarse enormemente de Excel como un recurso útil para administrar eficazmente a las personas en la empresa.
MS Excel ayuda a los gerentes de recursos humanos a mantenerse al tanto de sus tareas y responsabilidades diarias, desde la gestión de la capacitación hasta la rotación de empleados. No solo eso, sino que los departamentos de recursos humanos también pueden tomar decisiones más informadas utilizando Excel, ya que la gestión de recursos humanos se ha vuelto más basada en datos en la última década.
Gestión de Relaciones con los clientes
Los profesionales utilizan Excel como una herramienta práctica para mantener y compartir registros de clientes, manteniendo una relación efectiva con los clientes.
El objetivo de CRM es retener a los clientes y aumentar las ventas. El proceso de interacción con el cliente se basa normalmente en el análisis de datos, datos como la información del cliente y los trabajos.
El software Excel y CRM se puede integrar, manejando diferentes procesos como la clasificación de datos de contacto, informes, registros de comunicación, creación de eventos y más.
Por ejemplo, Excel se puede utilizar para compilar listas de correo y contactos. Las campañas de marketing por correo electrónico se pueden crear y administrar en Excel. Puede enviar correos electrónicos de todo tipo a contactos específicos utilizando una hoja de cálculo de Excel.
Contabilidad
Los contadores tienden a usar MS Excel, ya que es compatible con el software de contabilidad.
Las empresas llevan a cabo sus actividades contables utilizando programas informáticos de hojas de cálculo, deduciendo análisis técnicos de negocios, como la supervisión del rendimiento y la presentación de informes.
Algunos incluso consideran la contabilidad como la función principal de la aplicación, haciendo un seguimiento de las transacciones financieras y el presupuesto de la organización.
Para ser más específicos, los contadores utilizan MS Excel para preparar estados financieros, establecer presupuestos, llevar a cabo el seguimiento de gastos, hacer pronósticos, calcular préstamos, y también para crear tablas dinámicas, balances, etc.
Finalmente, Excel tiene varias plantillas de hojas de cálculo y se puede usar para generar gráficos y tablas con el fin de comparar la trayectoria del negocio a lo largo del tiempo. Varias tareas, como las mencionadas aquí y otros procedimientos similares, también se pueden automatizar en Excel.
Administración de oficina
Teniendo en cuenta las tareas diarias de un administrador de oficina, Excel se presenta como una herramienta increíblemente útil para administrar las actividades de oficina.
Como jugadores clave, los administradores de oficina manejan una gran cantidad de sus tareas utilizando MS Excel. Estas tareas incluyen facturación, facturación, mantenimiento de registros, planificación financiera y más.
Los administradores de Office utilizan Excel para describir el proceso de negocio mediante listas de verificación y listas de tareas. Excel se puede usar para vigilar el progreso, rastrear diferentes proyectos, enumerar y hacer un seguimiento de diferentes ofertas, registrar y verificar el progreso en tareas individuales que deben cubrirse diariamente.
Por lo tanto, Excel es la herramienta de uso múltiple utilizada por los administradores de oficina para garantizar que las actividades se ejecuten sin problemas y de manera eficiente dentro de la organización.
MS Excel vs otros Programas avanzados
Los expertos creen que Excel está aquí para quedarse.
Si camina por una oficina de una pequeña empresa o incluso por diferentes departamentos de una oficina corporativa importante, verá al menos una o dos pantallas de computadora llenas de hojas de cálculo.
Excel es una herramienta indispensable en la era del big data, donde el «contenido» es conocido por ser el «rey».»A pesar de la competitividad que se pone con el surgimiento de una variedad de programas analíticos avanzados, no podemos ignorar la capacidad de un programa establecido y profundamente arraigado como Excel.
Lo que hace de Excel una herramienta poderosa hoy en día es su compatibilidad con otros software y aplicaciones empresariales líderes. Excel se utiliza en colaboración con otros programas especializados, ya que los datos se mueven constantemente dentro y fuera de Excel.
Es por eso que Excel todavía se considera central para la gestión de datos colaborativa. Además, los complejos procesos de Excel se pueden automatizar para eliminar tareas repetitivas, lo que hace que la manipulación de datos sea fácil de implementar y sin errores.
Excel se actualiza para estar en línea con el entorno actual basado en datos. Puede parecer irónico que este tipo de software con una interfaz simple y familiar requiera expertos con amplios conocimientos que tengan experiencia práctica. De lo contrario, no llegará tan lejos.
Para poder aprovechar MS Excel y beneficiarse de sus capacidades, es importante someterse a una capacitación avanzada. Nuestro equipo de expertos capacitados está aquí para brindarle soluciones optimizadas y ayudarlo a administrar sus tareas particulares, ahorrándole tiempo y esfuerzo.