Organizar Exposiciones de Automóviles: ¿Cómo planificar una Exposición de Automóviles?

Organizar exhibiciones de autos puede ser un animal complicado. En este post explicaré el proceso de planificación para organizar un evento exitoso, así como cubrir trofeos, marketing y algunas otras áreas clave en este post. También voy a tocar la base en la definición de la diferencia entre las reuniones de coches y los espectáculos de coches.

Las ferias de autos versus las reuniones de autos

Los tiempos han cambiado a lo largo de los años y las reuniones de autos están comenzando a hacerse cargo de las ferias de autos. ¿Cuál es la diferencia? Las reuniones de autos no son diferentes a un crucero. Sin embargo, los cruceros generalmente se asocian con clásicos y la comunidad de hot rod que, han estado sucediendo durante años.

En el lado de importación de la casa, cada vez aparecen más reuniones y están más adaptadas a la comunidad / género de stanced. No hay trofeos involucrados, solo una reunión organizada que puede tener vendedores presentes también. Por lo general, no hay requisitos para asistir a una reunión, siempre y cuando tenga ruedas (y no tengan que ser rectas), puede asistir. Algunas reuniones ofrecen estacionamiento VIP, que es un método utilizado para cobrar un precio más alto por el estacionamiento «premium».

Las exhibiciones de autos se organizan generalmente con un presupuesto más alto con una competencia juzgada para ganar esencialmente un premio en efectivo o un trofeo. Hay requisitos para ingresar a su viaje en los espectáculos de automóviles que, por lo general, requieren modificaciones personalizadas, pero hay clases de stock que generalmente se adaptan a los clásicos.

Prepárese

Plan de negocios: Organizar exposiciones de automóviles no significa necesariamente que necesite un plan de negocios. Algunos pueden decir que esto es excesivo, pero, al final del día, desea estar preparado. Un espectáculo que una vez tuvo 100 autos, puede llegar a ser de 1000 o más; quieres estar preparado para ese día. Lo que trae un buen punto, la mayoría de las personas que organizan espectáculos de automóviles quieren obtener la mayor participación posible, pero tienes que estructurarte a ti mismo y a tu equipo para la escalabilidad; para poder manejar todos los aspectos del «negocio».»

Identificar socios en este plan es muy importante. Cuando el dinero comienza a tirarse, la codicia se lleva lo mejor de algunas personas. No siempre son arcoíris y unicornios, así que asegúrese de tener un enfoque de negocios, un plan y un acuerdo(s) bien definidos.

En este plan de negocios definirás tu público objetivo. Clásicos, Hot Rods, Importaciones, Camiones, etc. y, esencialmente, averigua qué tipo de programa de género te gustaría presentar.

Caridad, Con Fines de Lucro o Ambos: Determina la causa de tu evento. Si es para recaudar dinero para una causa o si está buscando obtener un beneficio. Los espectáculos benéficos de autos harán un largo camino con la gente de los autos. Dependiendo de la causa, conseguirá que la gente salga de la nada para ayudarlo a recaudar dinero. La clave de esto es ser honesto. Quieres que la gente sepa a dónde va el dinero y cuánto has recaudado. Hay espectáculos que engañan a la gente y solo buscan ganar dinero. No seas uno de ellos. Incluso si no lo está haciendo a propósito, este es el punto de delinear un plan de negocios sólido y un presupuesto por adelantado para que todo esté contabilizado.

Personal: Es importante identificar a los actores clave que ayudarán con el proceso de planificación de su evento cuando organice espectáculos de automóviles. Definir roles y quién es capaz de cuidar de qué y ser capaz de depender de esas personas para cumplir con su parte del trato. Planificar un evento exitoso puede ser mental y físicamente agotador, ¡tener un fuerte sistema de apoyo de personas a su alrededor que puedan cumplir con su parte del trato es muy, muy importante!

También se recomienda que solo atraiga a las personas que necesita para ciertas tareas. Por ejemplo, no es necesario que todos asistan al planificar su presupuesto. He descubierto que cuanta más gente has involucrado, es más difícil llegar a un punto en común. Las personas tienen su propia agenda la mayor parte del tiempo y hace que sea difícil que todos estén de acuerdo.

Puede estructurar su personal casi como un organigrama corporativo. Este gráfico no tiene que ser publicado o visto por su personal, pero en el fondo de su mente tiene un equipo que tiene una estructura y sabe quién responde a quién cuando se trata de ello.

Aquí hay algunos roles recomendados para su programa:

• Gerente General: Supervisa toda la operación y coordina entre los diferentes líderes de equipo, si es necesario.
• Marketing-Necesita varias personas para ayudar con el marketing. Tener una persona clave en el equipo para dirigir este esfuerzo y coordinar con los socios, etc. ayudará a que su plan de marketing se desarrolle sin problemas.
• Juzgar-Este es probablemente el papel más importante de todo el espectáculo. Sin un personal de evaluación bien informado, experimentado y muy minucioso, la reputación de sus espectáculos podría ir por los desagües. Asegúrese de seleccionar personas confiables también. No hay nada más molesto que un juez no presentarse a juzgar.
• Personal de eventos: Estacionamiento, Registro, Flujo de Tráfico, Seguridad son ejemplos de miembros del personal que necesitará el día de su evento.
• Patrocinador / Coordinador de publicidad: Para ayudar a aliviar algunas de las tensiones presupuestarias que tendrá al organizar su propio evento, buscar patrocinadores y / o anunciantes es una fuerza impulsora importante para organizar su propio espectáculo. Algunos ejemplos de lo que puede buscar de los patrocinadores:
  • Dinero: Para ayudar con su carga general, puede buscar patrocinadores que estén dispuestos a contribuir monetariamente. Tenga en cuenta que la mayoría de los patrocinadores querrán un recibo para fines fiscales, así que asegúrese de tener a sus patos en fila y no estar ejecutando un espectáculo de autos subterráneos para obtener dinero «gratis».
  • Bolsas de regalos: Obsequios para los primeros 100 competidores que se registren. Koozies, camisetas, sombreros, cupones, etc. el cielo es el límite. ¡A la gente del coche le encantan las cosas GRATIS!
  • Servicios-Dependiendo de los negocios a los que se comunique, tal vez tengan un servicio que puedan proporcionar durante el espectáculo. Entretenimiento, seguridad, eliminación de basura, lo que sea.

Presupuesto: Siéntese con los jugadores clave de su personal que ha identificado anteriormente. No todos los miembros tienen que estar presentes. Se describen algunas de las funciones clave que desea ser parte del show. Obviamente, los artículos que enumere tendrán un valor monetario, que potencialmente podría convertirse en su sobrecarga inicial para la planificación del espectáculo. Por ejemplo:

• Seguro
• Alquiler / Arrendamiento de propiedad
• Entretenimiento
• Comida
• Vendedores
• Personal
  • Registro
  • Estacionamiento
  • Seguridad
  • Equipo de limpieza
• Comunicación-Walkie-Talkies

Esbozar el presupuesto al principio es importante para más adelante, especialmente cuando buscas patrocinadores y anunciantes. Determinar cuánto necesita traer, equilibrado con la cantidad de entretenimiento que va a proporcionar, en última instancia, lo ayudará a determinar sus tarifas.

Ubicación de la muestra de automóviles: Lo primero que debe hacer es asegurar una ubicación. Al elegir una ubicación, tenga en cuenta que la escalabilidad es importante. Desea que su espectáculo pueda crecer, ya sea su primer espectáculo o que planee organizar varios espectáculos de automóviles en el mismo lugar. Negociar un lugar privilegiado puede ser agotador mentalmente. Desea que el propietario de la tierra / negocio se beneficie del evento, así como que su espectáculo se convierta en una experiencia positiva para los «asistentes al espectáculo» para que continúen regresando a sus eventos futuros.

Ejemplo de ubicaciones: Recomendaría elegir un negocio automotriz como ubicación. Por ejemplo, un negocio de audio para automóviles, una tienda de piezas de automóviles como Pep Boys, en algún lugar con un gran estacionamiento. Es más fácil negociar con un negocio relacionado con la automoción porque está llevando a los clientes a su ubicación. En una iglesia local en su comunidad también funciona, especialmente para recaudar fondos.

Si puede asegurar un edificio interior para albergar su espectáculo, ese sería el lugar ideal, pero tenga en cuenta que sus costos generales serán inicialmente más altos.

La ubicación de la ubicación: Debe considerar elegir un lugar que sea de fácil acceso para mostrar a los competidores y espectadores. Un estacionamiento fuera de una carretera principal donde las direcciones son fáciles de seguir y los espectadores potenciales pueden ver su espectáculo fuera de la carretera es ideal.

Un estacionamiento que no tiene agujeros de olla, rocas sueltas y escombros por todo el lugar. Los campos de césped generalmente están mal vistos debido a la limpieza adicional que los competidores tienen que hacer (especialmente después de que haya llovido), pero, si es una opción para usted, aún puede hacer que suceda. Solo asegúrate de que no haya agujeros ocultos y de que no haya césped suelto por todo el lugar si el campo estaba recién cortado. A veces no se puede evitar, pero todo lo que pueda hacer marcará una gran diferencia en la asistencia, especialmente para su próximo evento.

Su coche Muestra el diseño: Esto es importante desde la perspectiva de la planificación y también desde la perspectiva del participante / espectador.

Debes asegurarte de tener un diseño que promueva el tráfico ambulante de flujo libre alrededor de tu evento. No quieres que la gente se frote contra los autos porque un pasillo es demasiado estrecho. Desea que el campo del espectáculo esté separado por un callejón de vendedores, mezclar comida cerca de los automóviles no es una buena cosa; por no mencionar el gran volumen de tráfico peatonal cuando la gente tiene hambre. Cubos de basura colocados estratégicamente en todas partes, así como áreas de descanso para que las personas se sienten y coman.

Recomendaría publicar el diseño de su evento para que la gente pueda planificar su día en consecuencia. Esto también ayudará al personal a dirigir a los proveedores y mostrar a los participantes a sus lugares de manera oportuna.

Fechas y horas

Elegir una fecha y hora es tan importante como encontrar una ubicación al organizar exposiciones de automóviles. Tiene que hacer su investigación para asegurarse de que no haya otros eventos importantes que sucedan en o alrededor del mismo tiempo. no quieres competir con otros espectáculos de coches o festivales. Echa un vistazo a nuestro registro de exhibiciones de autos aquí: ¡Encuentra exhibiciones de autos en tu área!

Clima: Tenga en cuenta su ubicación, si su área es propensa a la lluvia en la primavera, es posible que desee considerar la celebración de un espectáculo de verano. Si su ubicación es flexible, puede planificar una fecha para la lluvia. Los espectáculos de autos de verano pueden ser calurosos, asegúrese de tener áreas sombreadas junto con un vendedor de cono de nieve / golosinas frescas y muchos líquidos (preferiblemente agua) para beber para refrescarse de su multitud.

Espectáculos de coches y Clásicos

Expandiéndose desde «elige tu género», tienes que dividir las clases de espectáculos de coches para que la mayoría de los competidores se registren mientras equilibran la competencia.

Por ejemplo, dependiendo de su público objetivo y ubicación, puede obtener una cantidad predominante de empleados domésticos para asistir. Si ese es el caso, debe asegurarse de cubrir todos los aspectos de esa clase. No quieres ofrecer solo 1 trofeo para, digamos, Dodge sabiendo que tienes un club de autos Mopar completo apareciendo. Quieres ser capaz de dar a la gente la oportunidad de competir, pero con un equilibrio que les permita competir dentro de su clase, respectivamente.

Vehículos de clasificación: Para ser franco, obtendrás los «Cazadores de trofeos» personas que solo quieren el trofeo y no quieren ganarlo. Obtendrá autos de clase élite que intentarán registrarse en una «clase callejera» inferior para poder dominar esa clase. Es la naturaleza de la bestia y siempre hay unos pocos en la multitud. Para ayudar a aliviar esto, recomendaría realizar una revisión previa de los vehículos durante su proceso de registro o tomarse un tiempo antes de que comience el espectáculo para evaluar el campo del espectáculo y ver quién está clasificado y dónde. Evaluar el campo del espectáculo le permite no solo verificar que los autos están clasificados correctamente, sino también examinar los autos presentes para que no se olvide de juzgar a alguien.

Ejemplos de clases: Hay un montón de opciones cuando se trata de organizar clases para exhibiciones de autos. Con nuestra experiencia, las clases divididas a fondo es lo que se recomienda y lo más deseable con los competidores del salón de autos. Para espectáculos más pequeños, puede salirse con la suya haciendo una clase de premios «Top 50» y la mayoría están vinculados a eventos de recaudación de fondos. Aquí hay algunas ideas para las clases:

• Mejor Ofs
  • Lo mejor del Show Doméstico
  • Lo Mejor del Show Importado
  • La Mejor Pintura
  • La Mejor Envoltura / Inmersión – Que no sea pintura
  • El mejor Interior
  • El Mejor Entretenimiento en el automóvil: Audio, televisores, Sistemas de juegos, etc.
  • Mejor Rueda & Paquete de neumáticos
• Fabricante
  • Honda
  • Acura
  • Toyota
  • Scion
  • Nissan
  • Subaru
  • Mitsubishi
  • Dodge
  • Ford
  • Chevy
  • Importar Otro: es importar para tener una clase única para cubrir cualquier vehículo para el que no tenga una clase.
  • Otros productos domésticos-Véase la nota anterior.
• Camiones
  • Mini Camión
  • 4X4
  • Jeep
  • Diesel
• Motocicleta
  • Nacional
  • Import
  • Scooter / Ruckus – Ruckus son muy populares en la importación de la escena.

Lo anterior es para darte una idea de cómo puedes estructurar tus clases. Si es posible, intente hacer un análisis de mercado y capturar lo que cree que serán los vehículos más registrados y adapte sus clases a eso. Por ejemplo, clásicos / hot rods que puedes desglosar por década: 1930, 40, 50, etc. en lugar de hacer el fabricante.

Exposiciones de automóviles y Registro

La preinscripción para exposiciones de automóviles es importante. Ayuda a aliviar el estrés del día de su evento y le da tiempo para prepararse para sus clases de espectáculos de automóviles. Un par de ideas para la preinscripción es tener un formulario en línea donde las personas puedan registrarse y pagar por adelantado. Otra sugerencia es tener un formulario de registro en línea donde las personas impriman y envíen por correo su registro.

Normalmente, la preinscripción viene con un descuento, por ejemplo, $15 para la preinscripción y 2 20 para el día del espectáculo.

Organizar exposiciones de automóviles y Marketing

Hay un montón de vías de marketing por ahí, pero nada supera la interacción cara a cara en estos días. Entre la entrega de folletos a tiendas locales, tiendas, etc., a redes sociales, foros, anuncios de radio, comerciales, etc. hay un montón de maneras de promocionar tu evento. No hay nada como acercarse a alguien en persona para mostrarle de qué se trata y para ganarse su confianza desde el principio. Esto se aplica tanto a los solicitantes de registro de la exposición de automóviles hasta los patrocinadores. Si puede permitirse el tiempo y el dinero para viajar a algunos lugares y hablar con la gente personalmente, lo recomendaría encarecidamente. La clave aquí es cubrir una variedad de áreas también. Volviendo de nuevo a su público objetivo, puede enfocarse en diferentes áreas de su estado, estados vecinos, a nivel nacional, etc.

Marca: No puedo enfatizar lo suficiente que tu marca lo significa todo. Las primeras impresiones sobre de qué se trata su programa determinarán si la gente va a venir o no. Elegir un nombre, un logotipo bien reconocible es muy importante.

Sitio Web de Exposiciones de automóviles & Folletos: Uno de los mayores errores que cometimos aquí en CarShowz.com es evidente la falta de información en los sitios web y folletos de los espectáculos de automóviles. Organizar exhibiciones de autos es esencialmente un negocio. Desea promocionar su evento para obtener la máxima participación y ser visto, al igual que cualquier corporación por ahí.

Diría que más del 50% de los programas que encontramos en línea o en folletos, falta la mitad de la información. Por ejemplo, lo creas o no, la ciudad y el estado del espectáculo desaparecerán por completo. Nos encontramos con él todo el tiempo al ingresar espectáculos en nuestro registro. Tenga en cuenta que algunas personas pueden estar dispuestas a viajar, no tener toda la información necesaria en un volante resultará en menos personas que asistan a su evento.

Un sitio web y / o un folleto deben diseñarse y publicarse como un resumen. Está destinado a poner el pie de la gente en la puerta, si falta información o es difícil de leer, el volante se tirará a la basura. Esto es clave, especialmente si eres un espectáculo nuevo.

Redes sociales: Facebook Instagram, Twitter e Instagram son probablemente las tres herramientas más populares para beneficiarte al organizar espectáculos de autos y promocionar tu evento cuando se trata de redes sociales, y explicaré por qué. Por un lado, todos son gratuitos, y por otro, puedes llegar a una amplia variedad de personas con solo un par de publicaciones. La clave para establecer una presencia en las redes sociales es como diseñar un sitio web y un folleto; debes asegurarte de que tus páginas de redes sociales sean fáciles de entender y de que TODA la información esté justo delante de tu audiencia. Mantenga las publicaciones limitadas para mostrar solo información, no envíe spam a la página con el nuevo producto para el cabello de su tía que está vendiendo. La información no relacionada apagará a la gente muy rápido.

Otra pieza importante para el marketing en redes sociales es NO publicar fotos de autos que asistan a su espectáculo. Si publicas algunas » tomas de avance «de los autos que asisten, la gente va a pensar,» bueno, si están publicando estos autos, probablemente sean los mejores autos de las personas que se han registrado. Entonces, por qué debería ir, puedo verlos en línea.»Las redes sociales han matado absolutamente ese aspecto de los espectáculos, no hay misterio en lo que va a estar presente porque, la gente está publicando fotos en todas las redes sociales antes del evento. Eso es lo que pasa con «car people», en las redes sociales es una comunidad muy unida, todos son amigos de todos, si alguien dice, estoy registrado para este programa, entonces la gente ya sabe lo que va a estar allí. Así que para concluir mi diatriba sobre los presentadores de programas de redes sociales, no haga que sea aún más fácil para la gente ver lo que hay en su evento, no publique fotos antes de. Deje un poco de misterio para la gente y permítales ver los autos cuando vengan al evento.

Medios de comunicación: La cobertura de los medios de comunicación es importante para su evento y para su futura expansión. Este es un tema delicado para mí personalmente porque, a lo largo de los años, hemos proporcionado una cobertura valiosa de los programas y siento que no reconocen el valor proporcionado. No solo en lo que hacemos, sino en fotógrafos y videógrafos de toda la industria. Es importante capturar los momentos de los espectáculos de automóviles para comercializarlos en el futuro. Recomendaría revisar al personal de los medios para asegurarse de que tengan el equipo adecuado y un sitio web de buena reputación para publicar su trabajo.

Exhibiciones de autos y Juicios

¡PLANIFIQUE UNA CANTIDAD ADECUADA DE TIEMPO PARA JUZGAR!

Hay un montón de construcciones de gama alta, los competidores con más de 100K en sus recorridos merecen un poco de respeto. Muestre a los constructores el respeto invirtiendo el tiempo y el dinero en juzgar a fondo su viaje. La elección de un equipo de jueces imparcial y conocedor se clasifica como una de las piezas más críticas de la organización de espectáculos de automóviles. Asegúrese de que conozcan el género que juzgan y se especialicen en áreas específicas si es necesario. Por ejemplo, motores , pintura / carrocería, interior, audio para automóvil, etc.

Sin entrar en más detalles, el mejor ejemplo que puedo dar de jueces sobresalientes es el Northeast Rod y el Salón de Autos Personalizados. Tuve el privilegio de presenciar a tres jueces con luces de destello recorriendo a fondo un 1983 Pro Street S-10 (Caja de juguetes de Big Al). Cada lugar, alféizar de la puerta, pozo de rueda, etc. fue inspeccionado con un peine de dientes finos, que es como debe ser en todos los espectáculos de automóviles. Los entusiastas de los automóviles gastan un montón de dinero y tiempo para conseguir su viaje juntos, no hay nada más molesto cuando un juez mira al automóvil, escribe algunas cosas en un portapapeles y se aleja. Tómese el tiempo para ver lo que hay en el viaje cuando esté juzgando y no tenga miedo de hacer preguntas.

La comunicación es casi un arte perdido en las exposiciones de automóviles cuando se trata de juzgar. Expandiendo desde la primera línea de esta sección, «planifique una cantidad adecuada de tiempo para juzgar» significa precisamente eso. En la mayoría de los eventos locales, los jueces se presentan tarde o no se presentan en absoluto. Los eventos están luchando para encontrar a alguien que juzgue, » pregúntame cómo lo sé.»Como resultado, un juez de espectáculos de automóviles es elegido y, por lo general, es un competidor el que compite o vende en el espectáculo y posee una tienda de automóviles. Ven a la hora del trofeo, todos los vendedores amigos obtienen un trofeo y luego te quedas con los competidores molestos. En las etapas de planificación de la presentación de espectáculos de automóviles anteriores, mencioné que es importante seleccionar un juez confiable que planifique y se presente a tiempo.

Las exposiciones de automóviles y Trofeos

No son baratos. A los chicos y chicas de coches les encanta ganar trofeos en los espectáculos de coches. No me importa lo que te digan, «no se trata del trofeo.»Eso es una tontería! A la gente le encanta poder mostrar lo que han logrado de todos los espectáculos de automóviles a los que han asistido. ¡Es el derecho de presumir para ellos!

Los trofeos personalizados siempre son populares. La gente del automóvil es creativa, les gusta recibir cosas creativas / únicas para presumir, pero asegúrese de que no sea un trofeo personalizado barato tirado junto con picos de dientes y un automóvil de caja de fósforos.

Los trofeos grabados en cristal siempre son un bonito recuerdo, se ven profesionales y son diferentes de los trofeos de plástico de nivel 1 estándar, auto en la parte superior. El grabado en los trofeos también es importante.

Asegúrese de que la información que está grabada en el trofeo es pertinente para el automóvil muestra información. Merodear por su garaje o sótano en busca de trofeos antiguos que no coinciden y el grabado no tiene nada que ver con el espectáculo no es un buen aspecto.

Su debut en la Feria del Automóvil

Una reunión de personal / recorrido es importante antes del inicio de la feria del automóvil. Debes asegurarte de que todos conozcan su papel y sepan a quién acudir si necesitan algo. No hay tal cosa como la planificación excesiva para los espectáculos de automóviles, la preparación para todos los escenarios diferentes es importante y le ahorrará tiempo y estrés a largo plazo.

El enfoque debe ser el flujo de tráfico, conseguir que los autos estén estacionados, los competidores registrados y mantener a la gente feliz. Si hay gente esperando en la fila y el personal no puede responder preguntas, la gente no va a estar feliz.

La conclusión de organizar exposiciones de automóviles

Organizar exposiciones de automóviles no es fácil. Esperamos que haya encontrado útil esta información y que le haya ayudado a establecer su plan de juego para organizar un evento. Tenga en cuenta que tocamos varias áreas diferentes, pero es posible que no se hayan cubierto todos los escenarios.