Licencia sin sueldo (Guía de Recursos Humanos sobre los Derechos de los Empleados)

La licencia sin sueldo es cuando un empleado se toma un tiempo libre de su trabajo sin sueldo. En algunas situaciones, como en el caso del tiempo libre para cuidar a un dependiente en una emergencia, debe conceder el tiempo libre, aunque puede decidir si es remunerado o no. En otras situaciones, como una solicitud de descanso profesional o viaje, tiene derecho a rechazar la solicitud.

Si bien las solicitudes de licencia no remunerada pueden provenir del empleado, la crisis del coronavirus está viendo a los empleadores considerar sus opciones laborales, que pueden incluir considerar la licencia no remunerada.

Esta guía resume las normas sobre licencias no remuneradas y los riesgos que la legislación laboral debe tener en cuenta para los empleadores.

¿Puede un empleador exigir a un empleado que tome una licencia sin sueldo?

En algunas circunstancias, un empleador puede exigir a un empleado que tome una licencia sin sueldo, pero solo cuando haya una sección en el contrato de trabajo del empleado que lo prevea expresamente. Se llama «despido» y ocurre cuando el empleador no tiene suficiente trabajo para el empleado, por lo que le pide que se quede en casa.

Si un empleado es despedido durante más de cuatro semanas seguidas, o seis semanas en un período de trece semanas cuando no más de seis semanas son consecutivas, tendrá derecho a considerar que su contrato de trabajo se rescinde y a solicitar una indemnización por despido. Para tener derecho a una indemnización por despido, el empleado tendrá que tener dos o más años de servicio continuo con el empleador.

Un empleador también puede suspender a un empleado del trabajo por motivos médicos, es decir, exigirle que permanezca en casa por un motivo médico, en virtud del artículo 64 de la Ley de Derechos laborales de 1996. Sin embargo, si lo hace, tiene que pagar al empleado por un período no superior a veintiséis semanas. Si le proporciona al empleado trabajo para hacer en casa, ya no se considerará que está en suspensión médica.

Licencia sin sueldo por coronavirus

Es posible que tenga que pedir a sus empleados que se queden en casa, ya sea porque alguien en la oficina ha tenido coronavirus por lo que todos los demás deben mantenerse alejados, o porque el propio empleado tiene síntomas que podrían hacerlos contagiosos (incluso si están lo suficientemente bien como para venir a trabajar). Esto se conoce como autoaislamiento.

Cuando un empleador pide a los empleados que se queden en casa

Cuando los empleados tienen que quedarse en casa a pesar de que no tienen Coronavirus, la solución más obvia es tratar de equiparlos para trabajar desde casa. De esta manera, los empleados todavía califican para recibir el salario completo. Si no es posible para un empleado hacer su trabajo en casa, y su lugar de trabajo está cerrado, entonces no tiene que pagar a esos empleados.

Sin embargo, los empleadores responsables deben considerar las posibles ramificaciones legales, reputacionales y morales del personal remunerado cuyos trabajos les permiten trabajar desde casa, pero no aquellos que tienen que estar físicamente presentes en el trabajo, por ejemplo, limpiadores. Los empleadores también deben verificar con frecuencia las directrices del gobierno, ya que se actualizan constantemente.

Empleados que se autoaislan

Si un empleado se autoaislan en casa porque tiene el virus, debe pagarle de acuerdo con la política de pago por enfermedad de su organización. No se debe pedir a los empleados que tomen licencia sin sueldo si se autoaislan. La razón principal de esto es que es mucho menos probable que un empleado se aísle por sí mismo si sabe que no le pagarán, lo que corre el riesgo de infectar a más empleados y, potencialmente, costarle más al empleador y a la sociedad a largo plazo.

¿Cuándo puede un empleado tomar licencia sin sueldo?

Existen, en líneas generales, tres categorías de licencia sin sueldo:

• licencia no remunerada que tiene que conceder por ley
• no remuneradas que usted tiene que considerar por la ley
• licencia no remunerada, que es totalmente discrecional

Un empleado debe ser permitido tomar una licencia no remunerada en las siguientes circunstancias:

• Selección para el servicio de jurado
• Donde son un magistrado, tiempo razonable para llevar a cabo sus funciones
• Para lidiar con una emergencia que involucre un dependiente; y
• Para pasar el tiempo con un niño menor de 18 años (conocido como el permiso parental), sujeto a ciertas condiciones.

Licencia sin sueldo que debe tener en cuenta por ley:

• Una solicitud de capacitación o estudio en virtud de la sección 63D de la Ley de Derechos Laborales de 1996.

Licencia sin sueldo totalmente discrecional:

• Una interrupción de la carrera o un período sabático
• Citas con el médico o dentista (a menos que la empleada esté embarazada, en cuyo caso debe permitir tiempo libre remunerado para las citas prenatales)
• Licencia por razones humanitarias; y
• Licencia por duelo.

¿A cuántos días de licencia no remunerada tiene derecho un empleado?

El número de días de licencia sin sueldo a los que tiene derecho un empleado depende de si está obligado o no a conceder el tiempo libre en primer lugar.

Donde el empleado no tiene derecho a tomar una licencia no remunerada

En el caso de excedencia que es totalmente discrecional, usted puede decidir si se debe dar esta licencia en todos y si es así, cuánto.
Se recomienda encarecidamente contar con una política que establezca claramente los derechos de sus empleados, ya que no está establecida en la ley.

Por ejemplo, su organización podría tener una política de licencia sin sueldo que incluya el derecho de un empleado con más de diez años de servicio a solicitar una interrupción de carrera de hasta doce meses de duración. Esto puede ser un incentivo real para retener a buenas personas.

Puede elegir si un empleado que se encuentra en una pausa profesional conserva algún derecho en virtud de su contrato de trabajo, por ejemplo, a un aumento salarial. Sin embargo, un año es mucho tiempo, por lo que la póliza debe dejar en claro que no podría haber trabajo para el empleado al final de su pausa profesional, y que no tienen derecho a demandarlo en este escenario.

La misma póliza también debe cubrir el derecho de un empleado a tiempo libre para citas con médicos y dentistas. Por ejemplo, puede decidir permitir uno de cada año. Depende de usted, en función de las necesidades de su organización.

En el caso de la licencia por motivos humanitarios, esto puede establecerse en una política, pero también podría dejarse a la discreción de la dirección. Es posible que si no permite tiempo libre pagado por razones compasivas, un empleado pueda visitar a su médico de cabecera para ser despedido por enfermedad, si el pago por enfermedad de su compañía es más generoso.

Cuando el empleado tenga derecho a tomar licencia sin sueldo

En el caso de tiempo libre que tenga que conceder por ley, de nuevo, la razón será la clave.

Para servir como jurado, tendrá que permitir que el empleado esté fuera del trabajo durante el tiempo que sea necesario para servir como miembros del jurado. Los empleados que también son magistrados tendrán que estar fuera del trabajo durante al menos 13 días completos o 26 días y media al año. No es obligatorio pagar a sus empleados durante este tiempo, pero muchos empleadores lo hacen.

En el caso de otros deberes públicos, como ser concejal local, miembro de una junta de visitas a prisiones o director de escuela, se le requiere que permita una cantidad de tiempo libre «razonable». Debe acordarse con su empleado por adelantado. Si considera que la cantidad de tiempo libre que el empleado ha solicitado no es razonable, a la luz de su efecto en su negocio, puede rechazar la solicitud del empleado. Una vez más, no es obligatorio pagar a sus empleados cuando están desempeñando sus funciones públicas, pero la mayoría de los empleadores lo hacen. Es importante tener en cuenta que algunas categorías de trabajadores, como la policía y los trabajadores de agencias, no pueden tomarse tiempo libre para realizar tareas públicas.

A los empleados que necesitan tiempo libre para cuidar a un dependiente en una emergencia se les permite una cantidad razonable de tiempo para este propósito.
Los ejemplos de una emergencia familiar incluyen el accidente de un niño en la escuela y la interrupción de los arreglos de cuidado. Se considera que 1-2 días serán adecuados para esto.

¿Puede un empleador rechazar una solicitud de licencia sin sueldo?

Sí, como se indicó anteriormente, hay situaciones en las que el empleador tiene el derecho absoluto de negarse a permitir que el empleado tome licencia sin sueldo.
Estos son:

• una interrupción de la carrera o un año sabático;
• citas con el médico o dentista (a menos que la empleada esté embarazada, en cuyo caso debe permitir tiempo libre remunerado para las citas prenatales);
• licencia por motivos de compasión; y
• licencia por duelo.

Un empleador también puede rechazar una solicitud de licencia no remunerada en caso de emergencia familiar o para desempeñar funciones públicas si considera que el empleado se tomaría una cantidad excesiva de tiempo libre.

Un empleador también puede rechazar la licencia no remunerada con fines de estudio y formación si considera que la formación no beneficiaría a la empresa y no podría satisfacer las demandas de los clientes si se concediera la formación. Para ser elegible para hacer la solicitud en primer lugar, la persona debe ser un empleado con al menos 26 semanas de servicio y trabajo para una organización con más de 250 empleados. Si decide conceder tiempo libre para estudiar o capacitarse, puede ser remunerado o no, y puede optar por pagar la capacitación en sí, contribuir a ella o no pagar nada en absoluto.

Permiso parental no remunerado

Para solicitar un permiso parental no remunerado, un empleado debe haber estado empleado por usted durante al menos un año y ser el padre del niño o tener la responsabilidad parental. Los trabajadores cedidos por empresas de trabajo temporal y los contratistas no tienen derecho a solicitar la licencia parental.

El empleado tiene derecho a 18 semanas de licencia sin sueldo por cada hijo menor de 18 años. El derecho está conectado al niño y no se reinicia cuando un empleado comienza un nuevo trabajo.
Por ejemplo, si un empleado tomó ocho semanas de licencia parental en su trabajo anterior, le quedan diez semanas para asumir su función actual o futura.

Un padre puede tomar un máximo de cuatro semanas de licencia al año, en bloques de una o dos semanas, aunque el empleador puede acordar variar estas cantidades si lo desea.

El empleado debe notificarle con 21 días de antelación la fecha prevista de inicio de su permiso parental, y también informarle cuándo finalizará el permiso parental.

Puede retrasar la fecha de inicio de la licencia parental, pero no puede cambiar la duración de la licencia solicitada por su empleado. Si desea retrasar la fecha de inicio, debe sugerir una nueva fecha de inicio que debe ser dentro de los seis meses posteriores a la fecha de inicio original, y responder a su empleado dentro de los siete días posteriores a la recepción de la solicitud.

No se puede posponer la licencia parental del empleado si se prolonga más allá de los dieciocho años de edad de su hijo y resulta en la pérdida de su derecho. Tampoco puede un empleador aplazar el permiso parental si no tiene una «razón significativa» para hacerlo, y si la solicitud es presentada por un padre o pareja inmediatamente después del nacimiento de su hijo.

En el caso de todas las solicitudes de licencia sin sueldo, el proceso puede ser complicado. Por lo tanto, es muy recomendable contar con una política que establezca los derechos de los empleados en su organización. Esto debería evitar que los empleados malinterpreten sus derechos, al tiempo que aprecian la flexibilidad que usted muestra como empleador.

¿Necesita ayuda?

Si le preocupa el uso de la licencia no remunerada, ya sea pidiendo a sus trabajadores que se tomen un tiempo libre del trabajo no remunerado o si un empleado ha presentado una solicitud, podemos ayudarlo si necesita orientación sobre las reglas y las implicaciones para su negocio. Nuestro equipo de abogados de empleo está a su disposición para responder a sus preguntas.

Preguntas frecuentes sobre licencia sin sueldo

Última actualización: 23 de Marzo de 2020