Las Mejores Soluciones para Copias de seguridad de Datos empresariales

Descubra por qué las copias de seguridad de datos son tan importantes y qué debe hacer para proteger su empresa.

A ninguno de nosotros nos gusta pensar en perder datos. Pero ya sea por fallas en el equipo, eliminación accidental o infección por virus, es una posibilidad muy real. La mejor manera de hacerlo es tener una copia de seguridad en línea actualizada, segura y de fácil acceso.

No hace mucho tiempo, los datos se guardaban en cintas o discos físicos y se almacenaban lejos del sistema. Más recientemente, Internet y la disponibilidad de almacenamiento en la nube han cambiado radicalmente la forma en que muchas personas llevan a cabo sus procedimientos de copia de seguridad de datos.

La copia de seguridad a menudo se puede ver como una tarea, pero tener copias de seguridad en línea para sus datos es vital para la continuidad del negocio en caso de desastre. Hay una serie de cosas a considerar al planificar una estrategia de copia de seguridad, así como un plan de recuperación ante desastres más amplio, y las analizaremos con más detalle.

Estrategias de copia de seguridad

Es fácil asumir que la estrategia de copia de seguridad de datos es solo una cuestión de ahorrar tanto como sea posible con la mayor frecuencia posible. Y si bien esto es cierto hasta cierto punto, es importante analizar con más detalle lo que necesita ahorrar y por qué, por lo que lo primero que debe considerar es qué sistemas deben respaldarse.

Si la mayoría de sus datos se mantienen centralmente en un servidor, entonces ese es el lugar más importante para comenzar. Los archivos de producción deben guardarse regularmente, diariamente o con mayor frecuencia, según la tecnología que esté utilizando. Los archivos del programa y del sistema operativo se pueden guardar con menos frecuencia. Mensualmente suele ser suficiente, pero debe estar en condiciones de realizar copias de seguridad adicionales antes y después de las actualizaciones y cambios.

Planificación de sus copias de seguridad en línea

También debe considerar si necesita hacer copias de seguridad de la información que también se almacena en los equipos de punto final. Si bien es probable que la mayor parte de la información de su negocio principal se mantenga centralizada en servidores, es posible que haya elementos como correspondencia, hojas de cálculo, etc. que se generen en escritorios, por lo que debe pensar en cuán importantes son, si es necesario realizar copias de seguridad y, en caso afirmativo, con qué frecuencia.

También está el problema de las computadoras portátiles y otro hardware móvil. ¿Cómo los respalda cuando es posible que solo se conecten a la red corporativa con poca frecuencia?

Cuando haya identificado lo que necesita hacer una copia de seguridad, ahora debe considerar con qué frecuencia debe hacerse. Esto depende de lo crítica que sea la información para su operación; cuanto más vitales sean los datos, más a menudo se necesitan guardar.

La sabiduría convencional se inclina hacia lo que se conoce como una estrategia de copia de seguridad 3-2-1, donde siempre tendrá tres copias de cualquier archivo, al menos uno de los cuales debe almacenarse fuera del sitio. Esto podría significar que su copia de trabajo original y dos copias están en unidades de copia de seguridad separadas, o una en una unidad de copia de seguridad local y otra en la nube.

Tecnología en la nube

El uso de la tecnología en la nube significa que automáticamente tiene una copia externa y que es más fácil guardar con más frecuencia. Aun así, vale la pena considerar guardar los archivos más importantes en un medio local, como un disco duro externo para mayor tranquilidad.

Por supuesto, siempre es importante almacenar copias de seguridad lejos del sistema con el que se relacionan. Esto significa que en caso de incendio, robo u otros problemas imprevistos, no perderá su copia de seguridad ni su sistema principal.

Si algún dato que almacene es confidencial, también debe pensar en cómo se protegen sus copias de seguridad. Por ejemplo, es necesario cifrar la información que se guarda es? Si está utilizando almacenamiento en la nube, otra consideración es observar qué medidas de seguridad tiene implementado su proveedor.

Tecnologías de copia de seguridad

En los últimos años, la disponibilidad de almacenamiento en la nube de bajo costo y fácil acceso ha experimentado un cambio, y muchas empresas han recurrido a soluciones de copia de seguridad en la nube empresarial para guardar sus datos. La solución tradicional ha sido usar cinta o disco externo para hacer copias de seguridad. Esto significa tener varias copias de los medios para que pueda volver a las versiones anteriores de los archivos si es necesario. Por lo general, esto significa un sistema abuelo-padre-hijo en el que hay tres copias de la información que se sobrescriben en secuencia.

El inconveniente de este enfoque de hardware para la copia de seguridad de datos es que necesita una intervención humana constante para intercambiar los medios. Incluso si automatiza el software de copia de seguridad para que se ejecute de forma programada, alguien tiene que asegurarse de que el disco apropiado esté conectado en el momento adecuado, lo que aumenta la posibilidad de que se produzcan errores.

Guardar en la nube elimina muchos de estos problemas. Las copias de seguridad se pueden ejecutar automáticamente con una intervención mínima del operador. También pueden ser continuas para que los archivos se respalden tan pronto como se cambien. También hay beneficios en la escalabilidad; no es necesario comprar más discos o discos más grandes a medida que aumenta la cantidad de datos que necesitan copias de seguridad.

Por supuesto, una copia de seguridad en la nube es tan buena como la empresa que la proporciona. No solo hay consideraciones de costo, sino también las medidas de rendimiento y seguridad que el proveedor de copias de seguridad tiene implementadas. La ubicación también es importante.

Por ejemplo, cuando se trata de la retención de datos, es posible que algunos tipos de datos confidenciales no se almacenen en el extranjero por razones de cumplimiento, por lo que debe considerar qué mecanismos existen para restaurar los datos en caso de que lo necesite.

Otro ejemplo es lo fácil que es restaurar un archivo individual en caso de que se corrompa o se elimine accidentalmente, en lugar de restaurar una biblioteca completa.

Hay varios problemas que debe considerar relacionados con la retención de datos, especialmente cuando se asegura de que cumple con las reglas de cumplimiento. Las copias de seguridad en la nube son una excelente manera de reducir las preocupaciones relacionadas con el cumplimiento, pero aún así debe tener cuidado.

Archivado frente a copias de seguridad en línea

Mientras estamos en el tema de las copias de seguridad, también es útil considerar la diferencia entre una copia de seguridad y un archivo. Si bien hay similitudes, también hay distinciones importantes. La información archivada generalmente consiste en copias antiguas de archivos que ya no son necesarios para los sistemas de producción actuales, pero que deben conservarse por motivos de cumplimiento o referencia.

Si bien los datos archivados deben almacenarse de la misma manera que una copia de seguridad, deben estar protegidos de tal manera que puedan leerse, pero no cambiarse ni sobrescribirse. También debe considerar el volumen de información que necesita conservar y cómo se expandirá con el tiempo.

Una vez más, la nube ha revolucionado la industria en esta área con soluciones de archivo como servicio cada vez más disponibles para simplificar la gestión del almacenamiento de archivos, pero también aquí hay cosas que tener en cuenta. Los archivos, por su propia naturaleza, son a largo plazo, por lo que debe asegurarse de elegir un proveedor de confianza que no desaparezca en algún momento futuro y se lleve sus datos con él.

Recuperación ante desastres para la continuidad del negocio

Si bien las copias de seguridad son una parte importante del funcionamiento de sus sistemas, debemos analizar el panorama general de la planificación de la recuperación ante desastres. Por supuesto, una copia de seguridad es una parte clave de esto, ya que los datos son el alma de su negocio, pero esos datos no sirven de nada si no tiene un sistema para acceder a ellos. Con sus sistemas que sufren períodos de inactividad, sufrirá rápidamente una pérdida de ganancias, por lo que debe poder volver a encarrilarse lo antes posible.

La planificación ante desastres, por lo tanto, debe mirar más allá de la copia de seguridad. Las empresas más grandes, como los bancos, generalmente tendrán disposiciones de «recuperación en caliente» que implican un sitio en la sombra que puede hacerse cargo de la operación en cuestión de minutos de un problema que afecte a la operación principal. Sin embargo, para las empresas más pequeñas, esta no es una opción práctica o asequible, pero todavía necesita haber un plan para continuar trabajando en caso de un problema importante.

Va más allá de encontrar un nuevo espacio de oficina:

• ¿Tiene otro sitio que pueda usar o necesita alquilar?
• ¿Tal vez podría operar teniendo personal que trabaje de forma remota desde casa?
• Por supuesto, una oficina es solo el comienzo, necesitará teléfonos, conexión a Internet y hardware informático. Una copia de seguridad en la nube no le hará ningún bien si no tiene los sistemas en su lugar para permitirle acceder a ella.

Debe pensar en quién dentro de la empresa será responsable de administrar un desastre y comenzar el proceso de volver a encarrilar la empresa. En las empresas más grandes, esto podría ser un trabajo a tiempo completo, mientras que en las empresas más pequeñas, alguien que pueda administrar la operación de recuperación y tenga suficiente autoridad dentro de la empresa para poder hacer las cosas y reunir los recursos necesarios es la mejor opción.

Además de decidir quién está a cargo, debe decidir qué le pasará a otro personal en el negocio en caso de que ocurra un desastre:

• ¿Qué personal necesita para ponerse en marcha de nuevo primero y cuál puede esperar un poco más?
• ¿Cuáles son los deberes individuales de las personas en caso de un problema?
• ¿Saben a dónde deben ir y con quién deben ponerse en contacto y necesitarán capacitación adicional para poder completar las tareas que se esperan de ellos en caso de desastre?