Sus oradores desempeñan un papel fundamental en el éxito de su evento. Los grandes oradores pueden hacer que su evento sea atractivo para los asistentes. Atraen a los huéspedes que desean aprender y relacionarse.
Pero reclutar a los oradores adecuados es difícil, especialmente si estás organizando tu primer evento. el 89% de los creadores de conferencias dicen que encontrar oradores de calidad es su mayor desafío. Desafortunadamente, comunicarse con los oradores del evento no es tan simple como enviar un correo electrónico rápido.
Si quieres altavoces de calidad, tendrás que acercarte a ellos estratégicamente siguiendo estas prácticas recomendadas.
Si quieres altavoces de calidad, tendrás que acercarte a ellos estratégicamente siguiendo estas prácticas recomendadas. Haga clic para Twittear
Llegar a los oradores correctos
La mayoría de los oradores no están en el «negocio de habla profesional».»Si hablan para ganarse la vida, es probable que sean caros.
La mayoría de los oradores son personas que lo hacen cuando la oportunidad correcta llega a su bandeja de entrada. Es posible que limiten su discurso público a una gama limitada de eventos, o que solo asistan a eventos que se adapten a su horario. Obtendrás los mejores resultados cuando te comuniques con oradores de eventos dirigiéndote a los que tienen más probabilidades de responder a tu evento.
Esto significa que tendrás que investigar un poco, lo que llevará algún tiempo. Pero, en última instancia, pasará menos tiempo investigando que los altavoces de pitching fríos que no son adecuados para su evento.
Aquí hay algunas formas en que puede buscar altavoces de calidad:
- Navegar por los foros de discusión en línea.
- Desplácese por los grupos de Facebook y LinkedIn.
- Encueste a sus huéspedes registrados actuales.
- Encueste a los invitados de su último evento.
- Si trabajas en casa, pídele recomendaciones a la gente de tu empresa.
- Busque los próximos lanzamientos de libros en su nicho / industria.
- Navega por blogs populares de tu industria. Tome nota especial de los autores de blogs invitados, ya que esas personas buscan activamente expandir su alcance.
- Revisa tus contactos de LinkedIn o haz una publicación buscando recomendaciones.
Para obtener más información, consulte estas dos guías:
- Cómo Saber Si un Orador Es el Adecuado para Su Evento
- Cómo Atraer a Excelentes Oradores para Sus Eventos
Establecer Su Propuesta de Valor
Su primer paso es determinar cómo se beneficia el orador al hablar en su evento. Tendrás que saberlo cuando te comuniques por primera vez.
Su valor puede ser tan simple como un pago generoso. Hay muchas personas que hablan para ganarse la vida que consideran que la compensación es una parte crítica del trato. (Cosas como viajes gratis, alojamiento, comida y bebidas también cuentan como compensación.)
También es útil incluir algunas razones por las que el orador se beneficiaría al asistir a su evento, aparte del dinero. Si están ocupados, necesitarán saber por qué deben elegir tu evento en lugar de otro.
Por ejemplo, puedes dejar que los oradores potenciales sepan a quién más ya has alineado. El orador puede emocionarse si cree que tendrá la oportunidad de estar al lado de algunas personas influyentes.
Haga lo que haga, no use la «exposición» como beneficio. A las personas creativas no les gusta que se les ofrezca exposición como compensación. Los encontraste, así que claramente no necesitan exposición.
Presenta los detalles Claramente
No fuerces a los posibles oradores a leer párrafos de información sobre tu evento que no les importen. No les importa por qué elegiste organizar el evento en octubre. No necesitan conocer su proceso de pensamiento para elegir un tema.
En tu correo electrónico frío, presenta los detalles de tu evento en viñetas fáciles de digerir. Estos son algunos puntos de datos que querrá incluir:
- El tema del evento
- La fecha, hora y lugar
- Quién más hablará/presentará
- El tamaño del lugar / Cuántas personas hablarán
- Detalles sobre su audiencia esperada
- El compromiso de tiempo que requerirá
- Cómo promocionará el evento
- Si está preparado para satisfacer sus necesidades tecnológicas
- Si ayudará con sus viajes y alojamiento
- El tipo de charla que está buscando
- Cualquier fecha límite que necesite que cumplan
Sea absolutamente claro sobre tus expectativas. No querrás subestimar su compromiso de incorporarlos, de lo contrario, podrían retirarse en el último minuto cuando se den cuenta de que necesitas más de lo que dijiste originalmente.
Lo más importante es explicar por qué estás organizando tu evento. ¿Cuál es tu objetivo? ¿Qué sentido tiene todo esto? Si explica bien el propósito de su evento, los oradores potenciales pueden estar dispuestos a renunciar a otras oportunidades para ser parte de su misión.
Dale a tu orador algo de latitud
Como planificador de eventos, naturalmente quieres controlar el evento hasta el más mínimo detalle para asegurarte de que salga bien. Es posible que se sienta tentado a asignar temas a sus oradores, pero eso sería un error.
Los oradores tienen su propia experiencia, intereses y objetivos. Si les das instrucciones sobre qué hablar, es muy probable que se retiren de tu evento. Incluso una recomendación fuerte puede parecer demasiado controladora.
Está bien hacer algunas sugerencias, pero hazlo ofreciendo información sobre el tipo de audiencia a la que esperas asistir. Por ejemplo, podría decir: «A partir de nuestra encuesta temprana, nuestros clientes registrados dicen que están interesados en la IA, el aprendizaje automático y las aplicaciones prácticas de la realidad virtual.»
Este tipo de enfoque le da al orador algo con lo que trabajar para que pueda crear contenido o adaptar su charla habitual para complacer a su audiencia, pero no es microgestión.
«Siéntase libre de dar comentarios sobre los títulos de las presentaciones y los resúmenes, pero no juegue al director creativo cuando se trate de su presentación», dice Susannah Shattuck, gerente de marketing que ayuda a los oradores a crear presentaciones. «Lo más probable es que sus oradores hayan dado alguna versión de su presentación antes. Confíe en ellos para entregar su mensaje de la manera correcta.»
Conéctese a través de Organizaciones Profesionales
Hay una organización profesional para todo. De hecho, es probable que haya varias organizaciones en cada industria. Muchos de ellos se aplican a regiones específicas.
Este tipo de organizaciones pueden ser recursos fantásticos para llegar a los oradores. Tienen miles (a veces cientos de miles) de miembros. Pueden ponerte en contacto con personas de las que no has oído hablar o personas que nunca han hablado en público antes. Dado que muchas organizaciones profesionales organizan eventos, también puede solicitar sus recomendaciones personales.
Si no tienes mucha suerte con una organización profesional en tu industria, explora una oficina general de oradores, como…
- American Program Bureau
- Keppler Speakers
- Macmillan Speakers
- National Speaker Bureau
- Washington Speakers Bureau
- Premiere Speakers Bureau
Si organiza eventos regulares en la misma industria o nicho, querrá hacer algunas conexiones en las organizaciones profesionales relacionadas. Con el tiempo, estos pueden ser fuentes lucrativas de oradores y asistentes.
Haga un seguimiento varias veces
Algunos oradores están bastante ocupados, especialmente si viajan mucho. Es posible que no puedan responder a su correo electrónico de inmediato. Si no te conocen, es posible que ignoren tu correo electrónico a menos que seas persistente.
Haga un seguimiento si no recibe una respuesta en una semana. Envía un recordatorio sencillo y amigable para que sepas si están interesados o si les gustaría obtener más información.
Está bien enviar un segundo seguimiento (que sería tu tercer correo electrónico) después de otros siete días,pero evita enviar más. Si eres demasiado insistente, es posible que se molesten y se quejen. Definitivamente no quieres que le digan a otros oradores que no hablen en tu evento.
Si su tercer correo electrónico no recibe respuesta, asuma que el posible orador no está interesado y pase a otros.
Tome sus Rechazos con gracia
Sin duda recibirá algunas respuestas de «No gracias». Eso era de esperar. Los oradores potenciales declinarán por muchas razones. A algunos no les gustará la compensación. Otros no pensarán que son adecuados para tu evento. Y algunos declinarán porque simplemente no quieren venir.
Rechazo facial con la cabeza en alto. Agradézcales su consideración, pregúnteles si pueden recomendar a alguien y pase al siguiente orador potencial en su lista.
No pierdas el tiempo tratando de atraer a un orador que no quiere hablar en tu evento. Incluso si de alguna manera los convences para que hablen, hay una buena probabilidad de que no hagan su mejor esfuerzo.
Comida para llevar clave
Como puedes imaginar, llegar a los oradores de eventos puede llevar algún tiempo. Lo mejor es comenzar este proceso lo antes posible para que tenga tiempo para el inevitable ida y vuelta. Estas prácticas recomendadas le ayudarán a encontrar excelentes oradores que harán que su evento sea un éxito.