Una empresa puede creer que el mero hecho de tener procesos definidos los hace más eficientes y efectivos. Esta creencia errónea puede llevar a la estandarización de todo tipo de pasos y acciones dentro de la organización. Sin embargo, este tipo de exageración tendrá efectos contraproducentes. La atención debe centrarse en la calidad y no en la cantidad de procesos y definiciones de procesos. Tener un proceso definido no significa automáticamente que el proceso sea bueno. Por lo tanto, una cuestión crítica es: ¿Qué hace que un proceso sea «bueno»? ¿Cómo se puede evaluar y mejorar la calidad de los procesos?
Los procesos están en todas partes, ¿pero los buenos?
El diseño de procesos y la Optimización de procesos existen desde hace tiempo. El diseño de un proceso es uno de los primeros pasos de muchos proyectos, especialmente cuando se trata de la implementación de nuevos sistemas de TI. Se ha convertido en sentido común que un diseño de proceso incorrecto causará un Costo Total de Propiedad innecesario. Sin embargo, la gestión de procesos aún no está muy bien integrada en las metodologías de proyecto conocidas. Además, el conocimiento sobre el buen diseño de procesos a menudo no es un área de competencia clave de los actores involucrados en un proyecto de implementación clásico, que se centra más en una buena combinación de habilidades funcionales y técnicas.
Entonces, ¿qué constituye un buen proceso? Y qué trampas se deben evitar al diseñar un nuevo proceso o rediseñar uno existente
Eficaz y eficiente – eso es lo que debe ser un proceso
La calidad de los procesos se puede resumir en dos pilares principales:
- Eficacia de los procesos: ¿Los procesos ayudan a la empresa a alcanzar sus objetivos? La pregunta aquí es: «¿estamos haciendo las cosas correctas?»
- Eficiencia de procesos: Son los procesos diseñados de manera que sus objetivos se alcancen con los menores insumos posibles (tiempo, material, equipo, financiación, esfuerzo humano, etc.) o, para cambiar el argumento: ¿Se utilizan los recursos de la empresa de la mejor manera posible? La pregunta aquí es: «¿Estamos haciendo las cosas bien?»
Hemos identificado 8 características críticas que los procesos deben tener para ser eficientes y efectivos:
#1 – Los procesos deben estar orientados a objetivos
#2-La simplicidad es clave
#3 – Un buen proceso se puede comunicar, explicar y diseñar fácilmente
#4 – Un proceso debe ser robusto
#5 – Diseñar procesos reutilizables y adaptables
#6 – Asegúrese de que sus procesos sean medibles
#7-Un buen proceso debe ser controlable
#8-Relevancia y valor añadido
En nuestro último documento de punto de vista, mis colegas Elio Campos y André Almeida, dos profesionales de diseño de procesos a largo plazo, explican lo está detrás de estas reglas y cómo evaluar si los procesos de una empresa siguen estas reglas o no.
Este documento inicia una serie de documentos que proporcionarán información fácil de entender sobre el tema del diseño de procesos. Se dirigen a organizaciones y consultores que, principalmente en el curso de la implementación o rediseño de un sistema, desean repensar sus procesos antes de consolidarlos en estructuras de TI. Suscríbase a nuestro boletín de noticias para mantenerse informado sobre próximas publicaciones en este o en otros temas de interés.
Por Andreas Krüger