22 Ago ¿Cuánto Tiempo Tiene Que Conservar los Registros de Nómina?
La Administración del Seguro Social y el IRS han publicado una publicación conjunta que ofrece consejos valiosos para los empleadores que desean limpiar sus antiguos archivos de nómina. En la mayoría de los casos (pero no en todos), eso significa seguir una regla de retención de cuatro años.
La publicación advierte que el incumplimiento de los requisitos de retención de registros puede resultar en multas considerables y grandes premios de acuerdo para los empleadores que no pueden proporcionar la información requerida cuando lo solicita el IRS o como parte de una demanda relacionada con el empleo. (Los registros también pueden ser solicitados por agencias estatales.)
La Regla General de Registros
Según se aplica a los empleadores que retienen y pagan impuestos federales sobre los ingresos, el Seguro Social y Medicare, el Reportero de la SSA/IRS dice que los registros relacionados con dichos impuestos deben conservarse durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos sobre la renta personal del empleado (generalmente, 15 de abril) para el año en que se realizó el pago.
De acuerdo con el Reportero de SSA/IRS, estos registros incluyen:
- El Número de Identificación del Empleador;
- Nombres, direcciones, ocupaciones y números de Seguro Social de los empleados;
- Los montos y fechas totales de pagos de compensación y montos retenidos por impuestos u otros, incluidas las propinas reportadas y el valor justo de mercado de los pagos no monetarios;
- Los montos de compensación sujetos a retención por impuestos federales sobre ingresos, Seguro Social y Medicare, y los montos correspondientes retenidos para cada impuesto (y la fecha retenida si la retención se produjo en un día diferente a la fecha de pago);
- El período de pago cubierto por cada pago de indemnización;
- Cuando corresponda, las razones por las que la compensación total y la base imponible para cada tasa impositiva son diferentes;
- El Formulario W-4 del empleado, el Certificado de Asignación de Retención del empleado;
- Las fechas de inicio y finalización del empleo de cada empleado;
- Declaraciones proporcionadas por los consejos de reporte recibidos del empleado;
- Beneficios complementarios proporcionados a los empleados y cualquier justificación requerida;
- Ajustes o liquidaciones de impuestos; y
- Importes y fechas de los depósitos fiscales.
Los empleadores también deben seguir la regla de retención de cuatro años para los registros relacionados con los pagos de continuación del salario hechos a los empleados por el empleador o un tercero bajo un plan de accidente o de salud. Dichos registros deben incluir las fechas de inicio y finalización del período de ausencia, y el monto y la tarifa semanal de cada pago (incluidos los pagos realizados por terceros). Los empleadores también deben conservar copias del Formulario W-4 del empleado, Solicitud de Retención de Impuestos Federales sobre la Renta del Pago por Enfermedad y, cuando corresponda, copias del Formulario 8922, Resumen del Pago por Enfermedad de Terceros.
Se aplica una regla diferente para los registros que corroboran cualquier declaración de información y declaraciones del empleador a los empleados con respecto a la asignación de propinas. Según el código tributario, estos registros deben conservarse durante al menos tres años después de la fecha de vencimiento de la declaración o declaración a la que se refieren.
Reclamaciones de Reembolso de Impuestos Retenidos
El Reportero de la SSA/IRS dice que los empleadores que presentan una reclamación de reembolso, crédito o reducción de impuestos retenidos sobre los ingresos y el empleo deben conservar los registros relacionados con la reclamación durante al menos cuatro años después de la fecha de presentación de la reclamación.
Registros de Beneficios complementarios
El código tributario proporciona un requisito explícito de mantenimiento de registros para los empleadores con planes de beneficios complementarios enumerados, como seguro médico, cafetería, asistencia educativa, asistencia para la adopción o plan de asistencia para el cuidado de dependientes. Están obligados a mantener los registros necesarios para determinar si el plan cumple con los requisitos para excluir los montos de los beneficios de los ingresos.
Nota: Las disposiciones del código tributario con respecto a los registros de beneficios complementarios no especifican cuánto tiempo deben mantenerse los registros correspondientes a los beneficios complementarios especificados. Presumiblemente, están sujetos a la regla de los cuatro años en virtud de la regla general de registros citada anteriormente y, por lo tanto, deben conservarse al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento de dicho impuesto para el período de declaración al que se refieren los registros o la fecha en que se paga dicho impuesto, lo que ocurra más tarde.
Precaución: En la medida en que los registros de beneficios complementarios también deben cumplir con el Título I de ERISA, se aplica un período de retención más largo de seis años.
Registros de Impuestos de Desempleo
La Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA) requiere que los empleadores conserven registros relacionados con la compensación ganada y las contribuciones de desempleo realizadas. Bajo la regla de registros en general, dichos registros deben conservarse durante cuatro años después de la fecha de vencimiento del Formulario 940, la Declaración Anual de Impuestos Federales de Desempleo del Empleador o la fecha en que se pagó el impuesto FUTA requerido, la que sea posterior.
Los registros deben conservarse justificando:
- El importe total de la remuneración de los empleados pagada durante el año civil;
- El monto de la compensación sujeto al impuesto FUTA;
- Las contribuciones estatales de desempleo realizadas, con totales separados para los montos pagados por el empleador y los montos retenidos de los salarios de los empleados (actualmente, Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania requieren contribuciones de los empleados);
- Toda la información que se muestra en el Formulario 940 (con el Anexo A y/o R, según corresponda); y
- Si corresponde, la razón por las cantidades son diferentes.
El Reportero de la SSA/IRS recuerda a los empleadores que los requisitos de retención de registros también son establecidos por el Departamento Federal de Trabajo y las agencias estatales de seguro de desempleo y de horas de salario.
Tres Años
Lo siguiente debe conservarse durante al menos tres años: Las declaraciones de información de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (Formularios 1094-B, 1095-B, 1094-C y 1095-C). Conservarlos durante al menos tres años a partir de la fecha de presentación de la información. También conserve las declaraciones de información y las declaraciones del empleador a los empleados sobre las asignaciones de propinas durante al menos tres años después de la fecha de vencimiento de la declaración o declaración a la que se refieren.
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