¿Cuánto Tiempo Debo Conservar Los Papeles?

Al ordenar y organizar archivos, una pregunta que comúnmente me hacen es, ¿cuánto tiempo debo conservar los documentos? En este artículo, veremos los documentos más comunes que las personas tienen en sus hogares y consideraremos cuánto tiempo deberíamos guardarlos. Esta publicación está diseñada para proporcionar asesoramiento general solamente, los documentos que necesita conservar pueden variar dependiendo de sus circunstancias personales. Si tiene dudas, debe buscar asesoramiento profesional.

Documentos son una de esas cosas que limar, y rara vez volver. Eso es hasta que el espacio se convierta en una preocupación o tengas que moverte. Caen en la categoría de «fuera de la vista, fuera de la mente».

La siguiente lista le ayudará a identificar qué registros necesita conservar y durante cuánto tiempo debe conservarlos.

Declaraciones de Impuestos Personales y Documentos Fiscales

La Oficina de Impuestos de Australia (ATO, por sus siglas en inglés) recomienda que conserve los documentos que pertenecen a sus registros de impuestos durante 5 años a partir de la fecha en que presenta su declaración de impuestos. Esto incluye cualquier documento, como certificados de grupo, recibos y estados de cuenta bancarios.

Nóminas

La mayoría de las leyes relacionadas con su empleo tienen un estatuto de limitaciones de 7 años. Esto significa que después de 7 años, generalmente no puede presentar una reclamación contra su empleador. Por esta razón, solo necesita conservar las nóminas durante siete años. Cualquier cosa más antigua que esto se puede triturar y desechar.

Declaraciones de impuestos comerciales y Documentos Fiscales

Si dirige un negocio o tiene activos/inversiones que producen ingresos, la ley le exige que pueda explicar todas las transacciones. Por lo tanto, debe mantener una copia electrónica o en papel de todos los registros. Como regla general, la ATO requiere que mantenga registros durante 5 años a partir de la fecha en que presenta su declaración de impuestos.

Facturas

No hay un marco de tiempo establecido en el que deba conservar las facturas una vez que se hayan pagado. Puede optar por recibir una copia digital de las facturas, en lugar de las versiones en papel. Esta es una excelente manera de reducir el desorden de papel.

Si existe una disputa por el pago de una factura, la transacción generalmente se puede rastrear utilizando el extracto de su banco o tarjeta de crédito. A veces puede ser útil guardar algunas facturas para que pueda volver a revisarlas y comparar cargos y tarifas. Una buena regla general es mantener cualquier factura que desee revisar en una fecha posterior durante 12 a 24 meses.

Estados de cuenta bancarios, de Tarjetas de Crédito y de Jubilación

¿Ha hecho la transición a estados de cuenta sin papel? Si no es ahora, puede ser el momento de llamar y solicitar copias electrónicas de sus declaraciones por ahora.

¿Con qué frecuencia hace referencia a un estado de cuenta bancario en papel cuando revisa sus cuentas de todos modos? En estos días, la mayoría de las personas tienen acceso a sus cuentas en línea o a través de una aplicación. Estas plataformas generalmente le dan la opción de buscar las transacciones realizadas entre dos fechas especificadas. Así que uno puede preguntarse si realmente necesitan mantener una copia física de las declaraciones.

Si necesita una declaración en papel, la mayoría de las instituciones se la reimprimirán y emitirán por una pequeña tarifa de investigación. Puede consultar con su banco o institución financiera para averiguar cuál es la tarifa. Vale la pena considerar si el tiempo y el esfuerzo que se necesita para presentar y mantener copias en papel de sus estados de cuenta bancarios son mayores que el costo de reemplazarlos en el caso de que surja una situación inusual.

Recibos

El tiempo que conserve los recibos depende realmente del tipo de recibos del que estemos hablando. Si los recibos se utilizaron para fines fiscales, debe conservarlos durante 5 años.

Debe conservar los recibos de compras más grandes mientras la garantía los cubra.

Los recibos de compras más pequeñas se pueden conservar durante períodos de tiempo mucho más cortos. Los recibos de alimentos y artículos para el hogar deben guardarse durante 1 a 2 semanas, en caso de que necesite devolver un artículo a la tienda.

Los recibos de ropa y otros artículos para el hogar pierden la mayor parte de su valor una vez que los ha sacado de su embalaje original, se ha quitado las etiquetas o los ha usado. Una vez que esto haya sucedido, podría considerar conservar el recibo por un corto tiempo. Esto podría ser lo suficientemente largo como para garantizar que los productos no estén defectuosos. Una vez que esté satisfecho de que no va a devolver un artículo, puede deshacerse del recibo. Guardar recibos en papel que no va a usar en el futuro ocupa un espacio valioso en su hogar y nadie quiere eso.

Papeleo Oficial y Documentos de Identificación

Siempre debe conservar documentos, como su certificado de nacimiento u otros documentos que prueben su identidad.

Ciertos documentos de identificación, como pasaportes y licencias, caducan. Puede deshacerse de estos una vez que los haya reemplazado. Sin embargo, asegúrate de deshacerte de ellos de una manera sensata. No quieres que caigan en las manos equivocadas.

Nunca deseche certificados de matrimonio, calificaciones universitarias, declaraciones policiales o cualquier documento que pueda necesitar para comparecencias actuales o pendientes ante la corte.

Garantías y manuales de instrucciones

Debe mantener las garantías durante el período que cubre el artículo. Esto podría ser entre 1 año y una garantía de por vida. Las garantías deben tratarse caso por caso.

En Australia, usted tiene derechos en virtud de las garantías para el consumidor. Esto significa que es posible que pueda solicitar una devolución, reemplazo o reparación incluso después de que haya expirado cualquier garantía que haya obtenido de una empresa. Puedes encontrar más información sobre esto AQUÍ.

Es una buena idea fotocopiar su recibo o comprobante de compra y adjuntarlo a la garantía para que si necesita hacer una reclamación, todos los documentos que necesita estén en un solo lugar y sean fáciles de localizar.

La mayoría de los aparatos tienen folletos de instrucciones en línea en estos días. Si compra un dispositivo nuevo, haga una búsqueda rápida en Google de la versión PDF. Si el manual de instrucciones está disponible en línea, puede deshacerse del manual de instrucciones. ¿Con qué frecuencia se refiere a estos libros de instrucciones de todos modos?

Registros médicos

Es posible que deba evaluar si necesita conservar documentos relacionados con sus registros médicos caso por caso. Debe mantener cualquier registro de sus vacunas, inmunizaciones y alergias o de las de sus familias. Probablemente necesitará esta información en algún momento en el futuro. Cuando los niños crezcan, pueden pasarles esta información.

También debe mantener cualquier registro médico que se relacione con una enfermedad o lesión grave o cualquier afección crónica y degenerativa. Puede ser útil que sus médicos tengan acceso a los resultados de exámenes antiguos o a radiografías para hacer comparaciones. También debe mantener cualquier registro médico que se haya utilizado para reclamos de seguros o Centrelink, a menos que esté seguro de que puede acceder a esta información de otra manera en el futuro.

Muchos estados en Australia requieren que su médico mantenga registros médicos durante siete años desde la fecha de la última entrada o hasta que el niño cumpla 25 años de edad. Por lo tanto, hay otra vía para obtener copias de sus registros médicos, pero hay un límite de tiempo y es posible que tenga que pagar a la consulta una tarifa para acceder e imprimir su archivo.

Puede tirar cualquier recibo viejo de facturas médicas o medicamentos una vez que los haya reclamado a través de Medicare o de su seguro médico privado.

Su hogar

Hay ciertos documentos relacionados con el hogar que debe conservar, como títulos, registros legales y pólizas de seguro.

Las tarifas, el agua y las facturas corporativas de personas físicas generalmente se pueden acceder a través de su consejo local o gerente corporativo de personas físicas si es necesario. Es útil guardar de 1 a 2 años para que pueda consultarlos y usarlos para hacer su presupuesto familiar.

Su automóvil

Vale la pena guardar una copia de los documentos de registro de los últimos 1 a 2 años y un registro de sus pólizas de seguro y las fechas que cubren.

Puede reclamar su seguro aunque el período de cobertura haya pasado. Esto significa que si alguien hace un reclamo en su contra por un incidente que ha ocurrido en el pasado, aún puede reclamar esto en contra de su póliza para ese año. No es necesario mantener necesariamente una copia impresa de las pólizas antiguas, pero debe mantener un registro de la compañía con la que estuvo, el número de su póliza y las fechas que cubre la póliza.

Arte infantil

El arte infantil es uno de esos objetos que se acumulan comúnmente. ¿Qué tan difícil es deshacerse de las obras maestras de tu pequeño? No hay reglas establecidas para cuántos documentos conservar y de cuántos deshacerse. Esta es una elección personal y que solo tú puedes decidir.

Si desea guardar más de lo que se siente cómodo, considere tomar fotos de ellos y almacenarlos digitalmente o convertirlos en un libro de fotos.

Correo basura y periódicos

El correo basura se llama correo «basura» por una razón. Los catálogos antiguos, los folletos promocionales, las cartas de correo basura y los periódicos deben desecharse tan pronto como los haya revisado. Muchos de estos artículos se vuelven inútiles una vez que ha pasado un cierto período de tiempo. 99.el 9% de las veces no hay razón para guardar estos papeles en su casa y deben reciclarse tan pronto como tenga la oportunidad.

Eliminación de sus documentos

Si está desechando documentos, es posible que desee alquilar o comprar una trituradora. Podrías usarlos para encender tu fuego en invierno. También puede contratar un contenedor con cerradura o una bolsa segura, llenarlo con el papeleo no deseado y una empresa como National Document Shredding Service puede triturar y deshacerse de los registros por usted. Sea cual sea el método que decidas, lo más importante es sacarlos de la puerta de una vez por todas.

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