Cuánto tiempo debe mantener sus registros de seguro de automóvil

Es importante saber cuánto tiempo debe mantener sus registros de seguro de automóvil y si está bien descartar los documentos de su póliza durante la vida de la póliza de seguro. En algunos casos, puede desechar documentos rápidamente, pero debe conservar otros documentos por un período más prolongado. Es fácil determinar cuáles conservar y cuáles descartar.

Documentos que debe conservar

Saber cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta del seguro de automóvil y cuánto tiempo debe conservar las pólizas de seguro requiere que determine por qué es posible que los necesite en el futuro. Hay una serie de documentos que recibirá como parte de su cobertura de seguro de automóvil que debe guardar:

• Su tarjeta de seguro de auto. Esta pequeña tarjeta cabe fácilmente en una billetera o guantera y debe guardarse con usted cuando maneje su vehículo. También puede tener acceso a una tarjeta de seguro digital a través de su aseguradora de automóviles, aunque una copia en papel es beneficiosa como respaldo si olvida su teléfono celular. En algunos estados, la ley le exige que lleve la tarjeta en su vehículo. Si es detenido por la policía, solicitarán prueba de seguro. También necesitará su tarjeta de seguro de automóvil si tiene un accidente, ya que contiene su número de póliza y otra información pertinente que deberá intercambiar con el otro conductor.
• La página de declaraciones de su póliza de seguro de automóvil. Recibirá esta página junto con los demás documentos de su póliza cuando compre una nueva cobertura de seguro o renueve su póliza. Además de su nombre y dirección, descripción de su(s) vehículo (s) asegurado (s) y número de póliza, la página de declaraciones incluye un resumen de las coberturas y deducibles de su póliza, y también explica el proceso de presentación de reclamaciones. Guarde este documento en un lugar seguro hasta que reciba uno nuevo cuando renueve su póliza.
• Documentos relativos a una reclamación. Si tiene un reclamo abierto con su aseguradora de automóviles, guarde todos los recibos, facturas de reparación y cualquier otro papeleo relacionado con el reclamo. Estos documentos se pueden desechar una vez que haya recibido un cheque y el reclamo se haya cerrado oficialmente.
• Su estado de cuenta mensual. Puede ser una buena idea mantener un archivo de sus estados de cuenta de facturación para fines fiscales si su seguro está relacionado con un negocio (si usa su automóvil para fines comerciales, por ejemplo, o tiene una oficina en casa).) Si es auditado, es posible que deba mostrar sus facturas de los últimos siete años. Dependiendo de su aseguradora, es posible que pueda acceder a copias de facturas pasadas en el sitio web de su compañía.
• Tu premium. Esta información en realidad no es un documento, está en su estado de cuenta de facturación, pero vale la pena hacer un seguimiento a largo plazo. Mantenerse al tanto de sus tarifas a lo largo de los años le da una idea clara de la frecuencia con la que cambian sus tarifas, lo que podría hacerle pensar en comprar su cobertura si sus tarifas son altas. Analizar el costo promedio que pagó en 2019 en comparación con lo que está pagando ahora puede ayudarlo a determinar si está pagando demasiado o está obteniendo un buen trato.

Documentos que no necesita conservar

Determinar cuánto tiempo debe conservar los registros del seguro también implica saber qué puede desechar y cuándo. Aquí hay algunos artículos que no tiene que conservar indefinidamente:

• Su documento de política principal. Este es el documento de varias páginas que incluye todos los detalles sobre los límites de su póliza, descuentos, cobertura, endosos y más. Muchas personas se aferran a estas páginas hasta que renuevan su política — y eso está bien. Pero no es realmente necesario, ya que muchas aseguradoras ofrecen acceso digital a estos documentos a través de su cuenta en el sitio web de la compañía. Si su aseguradora no tiene esta funcionalidad, quédese con ellas hasta que reciba un nuevo paquete de pólizas por correo cuando renueve. Una vez que su póliza haya expirado y ya no esté pagando por ella, también puede descartar estos documentos.
• Cheques cancelados de primas pagadas. Muchos bancos ya no devuelven sus cheques cancelados. Si el suyo lo hace, puede triturar los cheques una vez que los haya reconciliado con su cuenta.

Cuánto tiempo conservar los registros del seguro

Bankrate analizó cuánto tiempo conservar los estados de cuenta del seguro y observó que algunos de los más extensos, como los documentos reales de su póliza, no necesitan conservarse durante más de un año. Una vez que tenga la nueva póliza a mano, la antigua generalmente se puede desechar si no tuvo un reclamo durante el plazo de su póliza. También se pueden descartar los registros de las políticas que ya no estén en vigor. Por ejemplo, si todavía tiene los documentos de un vehículo que ya no tiene, es poco probable que necesite conservar estos documentos.

Por lo general, recibirá un nuevo conjunto de documentos de política anualmente o, en algunos casos, semestralmente. Una vez que haya recibido estos, ya no es necesario conservar los antiguos. Debería ser una práctica habitual que presente las copias nuevas al mismo tiempo que descarta las antiguas.

Si, por alguna razón, descarta accidentalmente documentos de política actuales, no se preocupe. Su aseguradora tendrá copias de todos los documentos archivados, y es posible que también pueda acceder a ellos en línea. Una llamada rápida a su agente debería ser suficiente para que se le emita una nueva copia para reemplazar la descartada.

Sin embargo, hay una excepción importante a estas reglas. Si tiene un reclamo abierto relacionado con un accidente o accidente automovilístico, o existe la posibilidad de que otro conductor abra un reclamo en su contra, conserve todos los documentos del seguro y todo lo relacionado con el accidente, como facturas de reparación o cargos por remolque, hasta que se resuelva el reclamo. Esto se aplica incluso si la póliza ya no está activa.

Las reclamaciones pueden tardar años en resolverse. Por ejemplo, si está en un accidente que incluye costos médicos, puede tomar varios años liquidar todas las facturas y facturas médicas. Mientras tanto, es posible que haya vendido el vehículo y cerrado la cuenta de seguro. Conserve los documentos de su póliza hasta que esté seguro de que no se aplicarán más costos al reclamo.

Cómo deshacerse adecuadamente de pólizas de seguro antiguas

El robo de identidad está creciendo en todo Estados Unidos, según el Instituto de Información de Seguros. Sus documentos de póliza pueden contener nombres y direcciones, números de póliza y otros datos personales, y un ladrón emprendedor puede usarlos para beneficio personal si sus documentos se encuentran en la basura o en un vertedero. En general, siempre debe triturar cualquier cosa que tenga su nombre o detalles identificativos.

Una pequeña trituradora casera es adecuada para este trabajo. Algunas tiendas de oficina ofrecen servicios de trituración, y los bancos o empresas locales ofrecen días de trituración gratuitos regularmente para los residentes en muchas áreas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor compañía de seguros de auto?

Aunque no hay una «mejor» compañía de seguros de automóviles que funcione para todos, Bankrate ha identificado las compañías que ofrecen los mejores precios, las opciones de cobertura más completas y un servicio al cliente superior en nuestra lista de Mejores Compañías de Seguros de automóviles para 2021. Un buen lugar para comenzar su búsqueda de seguro de automóvil sería obtener cotizaciones de estas compañías.

¿Puedo desechar pólizas de seguro antiguas?

Cuando reciba su nueva póliza por correo en cada renovación, puede descartar la anterior. Sin embargo, mantenga los estados de cuenta y la página de declaraciones y asegúrese de tener su tarjeta de seguro de automóvil cuando conduzca. Puede triturar los documentos de la póliza si cierra la póliza a menos que haya una reclamación abierta o la posibilidad de una reclamación abierta en la póliza.

¿Cómo debo almacenar los documentos que necesito guardar?

Hay varias opciones para almacenar sus documentos de seguro. Si necesita almacenar copias en papel, una caja de seguridad pequeña, portátil y resistente al fuego es una gran idea. Nunca guarde esto en su sótano, en caso de que su hogar experimente inundaciones. También es posible que desee considerar el almacenamiento digital externo en la nube o en una unidad flash u otro dispositivo de almacenamiento portátil. Por una pequeña tarifa, sitios como Dropbox e iCloud almacenarán sus documentos electrónicos de forma segura y estarán accesibles sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté utilizando.