¿Cuáles son los 7 Pasos para Preparar un Estado de Flujos de Efectivo?

Un estado de flujo de efectivo es un estado financiero que muestra la entrada y salida de efectivo dentro de una empresa. Se considera uno de los documentos de informes esenciales, junto con la cuenta de resultados y el balance, para obtener una idea de las finanzas de la empresa.

Por lo general, una empresa prepara el estado de los flujos de efectivo al final del ejercicio contable. Aprender a preparar un estado de flujo de efectivo es una tarea crucial para que cualquier empresa ejecute sus operaciones sin problemas y realice un seguimiento de las fuentes de entrada y salida del efectivo.

Sin embargo, hacer un estado de flujo de efectivo puede ser una tarea desafiante. Se requiere mucha preparación, recopilación de documentos y cálculos para crear un formato establecido de estado de flujo de efectivo. Por lo tanto, en este artículo, lo guiaremos sobre cómo preparar el estado de flujo de efectivo:

Hay dos métodos utilizados para preparar estados de flujo de efectivo:

Método directo: En este método, recibo de efectivo operativo (ejemplo: recibo de clientes) y pagos en efectivo (ejemplo: pagos realizados a empleados, proveedores, etc.) se enumeran en la sección de actividades operativas del estado de flujo de efectivo. Este método también incluye los pagos de intereses sobre deudas pendientes. Este método también se conoce como el método de la cuenta de resultados.

Método indirecto: El método indirecto para generar estados de flujos de efectivo utiliza información contable devengada, es decir, donde se incluyen los ingresos o gastos cuando se realiza una transacción en lugar de cuando se recibe el dinero. Siempre comienza con el ingreso neto tomado de la cuenta de resultados. Después de eso, el ingreso neto se ajusta para la cuenta de cambios en activos y pasivos en el balance, ya sea sumándolo o restándolo para obtener el flujo de efectivo de las operaciones.

Componentes de un Estado de Flujo de Efectivo

Operaciones comerciales: El estado proporciona información sobre los fondos generados a partir de las operaciones cotidianas de una organización. Las actividades operativas se consideran aquellas que generan ingresos o implican el costo directo de un producto/servicio. Los recibos de consumo de compras de bienes y servicios esenciales, los recibos de ingresos por intereses y dividendos y otros recibos de efectivo de operación forman parte de los procesos operativos que producen entradas de efectivo. Las salidas de efectivo de la compañía incluyen pagos a proveedores, pagos a trabajadores, impuestos y otros pagos operativos.

Actividades de inversión: Las inversiones implican la compra y venta de activos a largo plazo o la compra y venta de activos no equivalentes en efectivo, como los valores de compra y venta utilizados para generar ingresos durante un largo período de tiempo. Las entradas de efectivo de inversión comprenden activos no corrientes, incluidas propiedades, plantas y equipo de fabricación. La adquisición o venta de acciones o valores también puede estar involucrada en la actividad de inversión. Aparte de esto, prestar dinero o cobrar los pagos de préstamos también forman parte de las actividades de inversión.

Operaciones de financiación: Las operaciones de financiación incluyen préstamos y reembolsos, emisión de acciones (activos) y dividendos pagados. Por ejemplo, el estado de flujo de efectivo puede ayudarlo a calcular la cantidad de efectivo producido o gastado debido a los fondos prestados para comprar maquinaria o pagar un crédito.

Flujo de efectivo y de ingresos: El estado de resultados y el balance se basan en el método de contabilidad en valores devengados (Cuentas en un balance que muestra pasivos o activos no basados en efectivo), que se obtiene sobre la base del principio de concordancia. El principio de equiparación sostiene que los ingresos devengados y los gastos incurridos para crear esos ingresos deben registrarse en la misma cuenta de resultados. También destaca la relación de causa y efecto entre los ingresos y los gastos.

Hay muchos casos en los que los ingresos y gastos resultantes del devengo y las asignaciones no implican efectivo. De hecho, una empresa puede estar obteniendo enormes ganancias mientras tiene una grave escasez de efectivo. En otras palabras, una empresa puede tener grandes entradas de efectivo pero entrar en pérdidas. Aquí, un estado de flujo de efectivo ayuda a comprender cómo se producen estos cambios en la cuenta de resultados.

Hay dos grandes categorías de elementos que conducen a la diferencia entre la entrada de ingresos y la salida de ingresos, es decir., ingresos o gastos no monetarios e ingresos o gastos no operativos.

Un ejemplo de ingresos o gastos no monetarios puede ser la depreciación, y el ejemplo de ingresos o gastos no operativos puede ser el beneficio obtenido por la compra de un activo.

Es crucial incluir todas estas transacciones en la preparación del estado de flujo de efectivo para comprender cómo funciona una empresa y qué se puede hacer para moverla hacia arriba.

7 Pasos para Preparar un Estado de Flujo de Caja

Por lo tanto, ahora vamos a aprender el procedimiento para preparar el estado de flujo de caja paso a paso con el método indirecto:

1. Comience por recopilar documentos y datos básicos
2. Calcule los cambios del Balance
3. Agregue cada cambio del balance al estado de flujo de efectivo
4. Ajuste los gastos no monetarios del Estado de Pérdidas y Ganancias
5. Basándose en otros datos, ajuste todas las transacciones no monetarias
6. comprobar todos los pasos con respecto a los cambios en el balance
7. Hacer la comprobación final

Paso 1: Comience por recopilar documentos y datos básicos

En este primer paso, tienes que recopilar todos los documentos financieros básicos y relevantes, como el balance, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, como se indica a continuación:

• En primer lugar, se necesitan dos balances, es decir, el balance de apertura y el balance de cierre, que pueden actuar como el estado de la situación financiera de una empresa elaborado al final del ejercicio.
• También necesita tener una declaración para informar de los cambios en el patrimonio para el período actual.
• A continuación, necesita una cuenta de resultados completa, también conocida como la cuenta de pérdidas y ganancias.
• También necesita el estado de flujo de efectivo del período de información anterior disponible. No es un documento obligatorio, pero le ayuda a realizar los ajustes potenciales necesarios para sus operaciones comerciales en el período actual.
• También es necesario incluir en su estado de flujo de efectivo información relacionada con las transacciones no monetarias u otras transacciones importantes realizadas en el período en curso. Ejemplos de transacciones importantes incluyen:
  1. Los libros de contabilidad de su cuenta bancaria y de efectivo para buscar compras, ventas, activos fijos o activos a largo plazo importantes.
  2. Todos los datos financieros del departamento legal relacionados con cualquier procedimiento contra su empresa, si lo hubiera.
  3. Datos o memorandos sobre todas las reuniones, como las reuniones de accionistas o las reuniones del consejo de administración realizadas dentro o fuera de las instalaciones de la empresa.
  4. Memorándum de todos los contratos en los que la empresa ha estado, incluidos todos los contratos menores y también los principales. Por ejemplo, los contratos firmados con un influencer para el marketing de tu empresa también se deben informar aquí.
• Algunos también podrían sugerir tener elementos inmateriales en su declaración. No tendrían un impacto significativo en el estado de flujo de efectivo en comparación con los otros factores, por lo que es una opción si desea conservarlo o no.

Es importante tener en cuenta que parte de la información, como las actas de las reuniones, los contratos pueden no afectar el flujo de efectivo, pero ayudan enormemente en la clasificación correcta del flujo de efectivo en actividades operativas, financieras o de inversión.

Paso 2-Calcular los cambios en el Balance

En el segundo paso de preparar un estado de flujo de efectivo, debe generar una tabla con tres columnas del balance de cierre y apertura. La primera columna tendrá el título de la leyenda en el balance, la segunda incluirá el saldo de esta leyenda del balance de cierre, y la tercera incluirá el saldo de esta leyenda del balance de apertura.

Examine la tabla para ver si ha introducido los dígitos y las cantidades con precisión en el lado derecho. Obtendrá el total del balance cero si ha hecho todas las partes de cálculo correctamente. Esto se debe a que:
Activos = (Patrimonio + Pasivo)

Ahora agregue otra columna a la tabla de tres columnas para anotar los cambios en el Balance durante el período actual. Para hacer esto, simplemente calcule todos los cambios con precisión utilizando la fórmula:
Balance de Apertura-Balance de cierre.
Tenga en cuenta que no debe hacer lo contrario. Como control, la suma de todos los cambios en el Balance debe ser Cero.

Nota: Puede usar su libro mayor en lugar del balance para informar los detalles con precisión, ya que el balance tiene cifras agregadas. También depende del tipo de detalles que necesite en su estado de flujo de efectivo.

Paso 3-Añadir cada cambio de balance al estado de flujo de caja

Es importante tener en cuenta que incluso un pequeño cambio en el balance tiene un enorme impacto en el estado de flujo de efectivo. Incluso si ha hecho una adición de elementos no monetarios al balance, debe incluirla en su estado de flujo de efectivo.

Si mantiene un estado de flujo de efectivo por un tiempo, simplemente puede usar el estado del período anterior y copiar y pegar los títulos individuales de los subtítulos. A continuación, tendrá todos los mismos títulos (elementos) para el período actual también, y para cualquier elemento nuevo, simplemente puede crear líneas adicionales.

Ahora, debe echar un vistazo a cada uno de los cambios en su balance y luego anotar cada cantidad de efectivo en el nuevo estado de flujo de efectivo. Por ejemplo, tiene – 15000 como gasto en compras de equipos. Por lo tanto, debe ingresar esta cantidad en el lado de inversión de su estado de flujos de efectivo.

Lo único que hay que recordar aquí es que el total de cambios en el balance debe ser cero. Si tienes el total como cero, entonces has hecho los cálculos correctos. Si no se calcula a cero, definitivamente ha cometido algunos errores o errores que debe revisar. Simplemente regrese a la tabla y verifique todos los valores por separado.

Paso 4: Ajuste los gastos No monetarios del Estado de Pérdidas y Ganancias

Ahora tiene una buena base para completar su estado de flujo de efectivo de manera efectiva. Sin embargo, hay más trabajo que debe hacer para hacer un estado de flujo de efectivo efectivo que pueda brindarle un análisis detallado de sus ingresos y gastos en efectivo.

Ahora, tome el estado de pérdidas y ganancias. Después de sacar estos documentos, debe anotar cualquiera de las transacciones que no sean en efectivo que vea en esos registros.

Los siguientes son los tipos de transacciones no monetarias:

• Transacciones de trueque (intercambio de bienes).
• Ingresos e intereses.
• Fluctuaciones de los tipos de cambio al final del período.
• Gasto por depreciación
• Revalorización de activos y pasivos
• Gasto en impuesto sobre la renta

Una vez identificada una transacción no monetaria, simplemente ajústela en el estado de flujo de efectivo en blanco. Realice cambios en cada columna. Hacer cambios en cada columna simplemente incluye asignar un número a un título y restarlo de otro, como la contabilidad doble.

La clave aquí es encontrar qué elementos deben agregarse y cuáles restar y qué flujos de efectivo se ven afectados por los elementos no monetarios.

Continúe ingresando los datos hasta que reconozca todos los elementos no monetarios de la cuenta de resultados completa. Asegúrese de verificar la cantidad total después de cada cambio. Lo que hay que recordar aquí es que se hacen ajustes en ambos lados de una manera que siempre debe mantener el total como cero.

Paso 5: En función de otros datos, ajuste todas las transacciones no monetarias

Este paso es similar al anterior. Sin embargo, aquí debe buscar otras fuentes de información. La mayoría de ellos se indicaron en el primer paso anterior. Por ejemplo, si ve en los registros financieros de su empresa que tiene un nuevo contrato de arrendamiento de equipo, definitivamente habrá un ajuste sin efectivo fuera de la vista. Por lo tanto, tiene que hacer ajustes para esta financiación de una manera similar en el paso anterior.

Aquí también, debe tener en cuenta que el total siempre debe ser cero. Esto puede continuar hasta que se revise toda la información pertinente. Recuerde que debe realizar todos los ajustes en columnas separadas.

Paso 6-Verifique todos los pasos con respecto a los cambios en el balance

Este no es un paso obligatorio a seguir al hacer su estado de flujo de efectivo. Si está seguro de que ha realizado ajustes de todos los departamentos disponibles en su negocio a su estado de flujo de efectivo, puede omitir este paso. Sin embargo, si desea asegurarse de haber incluido todos los ajustes no monetarios en el estado de flujo de efectivo sin omitir nada importante, se recomienda realizar este paso.

Aquí todo lo que tiene que hacer es simplemente tomar los elementos no monetarios más grandes de su balance y equilibrar sus movimientos desde el saldo de apertura hasta el saldo de cierre. Compruebe que cada cambio en su estado de flujos de efectivo se ha tenido en cuenta hasta la fecha.

Paso 7 – Haga la comprobación final

Ahora que ya ha gastado mucho esfuerzo y hecho un poco de ajuste en su estado de flujo de efectivo de modo que el total de ajustes no monetarios siempre sea cero.

Cuando llegue al paso 7, tendrá una hoja grande con la primera columna – subtítulos o títulos de su estado de flujos de efectivo, la segunda columna – cambios en el balance y las columnas subsiguientes (columna 3-columna X) para ajustes individuales.

Es hora de que hagas una última columna. El estado de flujos de efectivo será en última instancia la última columna. Puede hacer una línea «horizontal» entre los elementos individuales del estado de flujos de efectivo que resume las cifras de las columnas 2 a x a lo largo de las secciones o elementos separados del estado de flujos de efectivo.

Por último, verifique la última línea vertical y verifique el total. Si es cero, ha hecho un gran trabajo y su estado de flujo de efectivo está completamente listo.

Conclusión

Un estado de flujo de caja es un documento financiero esencial de una empresa que determina su solidez financiera y rentabilidad. Ayuda a entender si una empresa tiene suficiente efectivo o liquidez para llevar a cabo sus operaciones diarias. Al mantener un estado de flujo de efectivo, un inversor o acreedor puede estimar la cantidad de efectivo que genera una empresa y obtener información valiosa sobre su situación financiera.

Ahora que conoce el formato de un estado de flujo de efectivo en detalle, es hora de que cree un estado de flujo de efectivo por su cuenta con los pasos descritos anteriormente. Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender cómo preparar un estado de flujo de efectivo.